Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2005

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Hoofdstuk 2 De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Hoofdstuk 3 De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Hoofdstuk 4 Het beheer van de archiefbewaarplaats

Hoofdstuk 5 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Algemene toelichting

1 De fusie van de waterschappen in het Noorderkwartier

Op 1 januari 2003 is het hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier gevormd door samenvoeging van de waterschappen Hollands Kroon, Groot-Geestmerambacht, Het Lange Rond, Westfriesland, De Waterlanden en het hoogheemraadschap van Uitwaterende Sluizen in Hollands Noorderkwartier.

Bij de samenvoeging is ook de gezamenlijke belastingdienst van de genoemde waterschappen, de gemeenschappelijke regeling Dienst Centrale Omslagheffing, opgeheven. De dienst vormt thans een organisatieonderdeel van het nieuwe hoogheemraadschap.

De samenvoeging heeft tot gevolg dat vanaf 1 januari 2003 een nieuw archief van het hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier wordt gevormd. Daarnaast heeft het nieuwe hoogheemraadschap – als rechtsopvolger van de opgeheven waterschappen – de zorg overgenomen voor de archieven van die waterschappen en hun rechtsvoorgangers en van de voormalige Dienst Centrale Omslagheffing.

2 De Archiefwet 1995

De Archiefwet 1995 en het daarop gebaseerde Archiefbesluit 1995 bevatten voorschriften voor het beheer van overheidsarchieven en het toezicht daarop.

De Archiefwet 1995 bevat een aantal algemene verplichtingen omtrent het beheer van overheidsarchieven. De wet is de opvolger van de Archiefwet 1962 en heeft vooral tot doel de wetgeving aan te passen aan de nieuwe informatietechnologie. Gevolg van die nieuwe technologie is dat informatie niet meer alleen wordt vastgelegd in traditionele documenten, maar ook op tal van andere wijzen, zoals op microfiche, microfilm of diskettes, of in elektronische bestanden. Dit vereist een nieuwe benadering van begrippen als ‘archief’ en ‘archiefbescheiden’, maar ook nieuwe voorschriften voor beheer en toegankelijkheid.

Belangrijkste wijzigingen in de Archiefwet 1995 zijn:

• •

  uitbreiding van het begrip archieven tot alle gegevensbestanden, ongeacht op welke wijze deze

• •

  zijn vastgelegd;

• •

  invoering van de verplichting archieven in toegankelijke staat te beheren en te bewaren;

• •

  verkorting van de termijn waarbinnen archieven naar een openbare archiefbewaarplaats dienen te

• •

  worden overgebracht van 50 naar 20 jaar;

• •

  invoering van de mogelijkheid archiefstukken te vervangen door andere gegevensdragers;

• •

  invoering van nieuwe voorschriften voor vernietiging van archiefgegevens.

De wet bevat een aantal specifieke bepalingen over het archiefbeheer door waterschappen. Hierin is bepaald dat het dagelijks bestuur de zorg heeft voor de archiefbescheiden van een waterschap. Het algemeen bestuur dient een verordening vast te stellen waarin wordt geregeld op welke wijze door het dagelijks bestuur inhoud wordt gegeven aan die zorg. Verder dient de verordening voorschriften te bevatten over de aanwijzing van een archiefbewaarplaats en het beheer daarvan. Ook dient de verordening bepalingen te bevatten over het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Het Archiefbesluit 1995 bevat een aantal concrete beheersvoorschriften, zoals over selectie en vernietiging van archiefbescheiden, overbrenging, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, en de inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Verder verplicht het besluit de dragers van zorg voor archiefbescheiden nadere regels voor het beheer vast te stellen.

Ter voldoening aan de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 hadden alle voormalige waterschappen een archiefverordening en een beheersregeling vastgesteld. De Dienst Centrale Omslagheffing had geen eigen archiefvoorschriften vastgesteld.

In verband met de fusie dienen thans een archiefverordening en een beheersregeling voor het hoogheemraadschap te worden vastgesteld. Daarbij geldt dat het algemeen bestuur de nieuwe verordening vaststelt en het dagelijks bestuur de nieuwe beheersregeling.

3 De verordening

De verordening bestaat in hoofdzaak uit vier gedeelten, achtereenvolgens regelende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de zorg van het dagelijks bestuur voor de archieven van de organen van het hoogheemraadschap, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De verordening is gebaseerd op de modelarchiefverordening gemeenten/waterschappen, deel uitmakend van de Modellen archiefregelingen voor archieven van provincies, gemeenten, waterschappen, organen van gemeenschappelijke regelingen en de politie, opgesteld door de VNG in overleg met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. De systematiek van de verordening sluit aan bij de Archiefwet.

De verordening stemt vrijwel geheel overeen met de archiefverordeningen van de voormalige Noorderkwartier-waterschappen, die eveneens op voornoemd model gebaseerd waren. De fusie brengt dan ook geen fundamentele wijzigingen in het archiefbeheer met zich mee. Wel noodzaakt de fusie tot een bezinning op het beheer van de archieven van de voormalige waterschappen, die thans in verschillende archiefbewaarplaatsen in het gebied zijn ondergebracht. Daar zal verderop in deze toelichting nader op worden ingegaan.

4 Archiefbescheiden

Een belangrijk element van de nieuwe Archiefwet is uitbreiding van het begrip ‘archiefbescheiden’. De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben geleid tot een gewijzigde definitie van deze term. Onder dit begrip valt thans alle informatie die op enigerlei wijze is vastgelegd, inclusief die welke alleen via informatietechnologie toegankelijk is.

Door de ruimere interpretatie van het begrip ‘archiefbescheiden’ hebben ook begrippen als ‘beheer’ en ‘toegankelijkheid’ een ruimere inhoud gekregen. Zo omvat een term als beheer thans ook het beheer van machineleesbare of digitale bestanden en heeft het begrip toegankelijkheid ook betrekking op de toegang tot elektronisch opgeslagen informatie en de leesbaarheid daarvan.

De informatietechnologie heeft belangrijke consequenties voor de archiefzorg. De snelle ontwikkelingen op het gebied van informatievastlegging en –beheer kunnen ertoe leiden dat elektronisch opgeslagen gegevens na relatief korte tijd niet meer toegankelijk zijn, bijvoorbeeld omdat bepaalde informatiedragers niet meer gangbaar zijn of de daarvoor benodigde afleesapparatuur of -programmatuur niet meer in gebruik is. In dat geval zal ter verzekering van de openbaarheid en toegankelijkheid overzetting van de gegevens op nieuwe informatiedragers moeten plaatsvinden.

5 Aanwijzing archiefbewaarplaats

Met het oog op de openbaarheid en toegankelijkheid van archiefbescheiden van de overheid is in de wet de verplichting opgenomen om archiefbescheiden die ouder zijn dan 20 jaar over te brengen naar een zogenoemde archiefbewaarplaats. Een archiefbewaarplaats is bestemd voor blijvende bewaring van openbare archieven en moet daarom aan hoge eisen voldoen op het gebied van beveiliging, inrichting en toegankelijkheid. Verder gelden hoge eisen op het gebied van beheer, vakbekwaamheid van personeel e.d. Een archiefbewaarplaats dient dan ook onderscheiden te worden van een archiefruimte, een ruimte die bestemd of aangewezen is voor tijdelijke opslag van archiefbescheiden. Overigens gelden ook voor archiefruimten eisen op het gebied van brandveiligheid, klimaatbeheersing e.d.

Om te kunnen voldoen aan de eisen die gesteld worden aan archiefbewaarplaatsen hadden de rechtsvoorgangers van het hoogheemraadschap geen eigen archiefbewaarplaats(en) ingericht, maar hun archieven ondergebracht in regionale archiefbewaarplaatsen. Als gevolg hiervan zijn thans waterschapsarchieven ondergebracht in het Streekarchief Alkmaar, het Westfries Archief en het Waterlands Archief. Deze situatie is krachtens overgangsrecht bij de fusie gecontinueerd.

Op zichzelf maakt de fusie het gewenst de bewaring van de archieven van het hoogheemraadschap en zijn rechtsvoorgangers op één plaats te concentreren. Daarbij kan gedacht worden aan onderbrenging bij één regionale archiefbewaarplaats of inrichting van een archiefbewaarplaats in eigen beheer. Op korte termijn bleken hiervoor echter geen reële mogelijkheden te bestaan. Daarnaast acht de provinciale archiefinspectie het gewenst dat de archieven bewaard worden in de regio waar zij zijn gevormd. Om die reden wordt de bestaande situatie, waarbij de oud-archieven zijn verspreid over verschillende regionale archiefbewaarplaatsen, gecontinueerd.

De aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen geschiedt bij de verordening. Omdat het archiefbeheer bij het hoogheemraadschap gevoerd wordt vanuit de hoofdvestiging in Purmerend, wordt het Waterlands Archief primair aangewezen als archiefbewaarplaats van het hoogheemraadschap. In afwijking daarvan worden het Regionaal Archief Alkmaar en het Westfries Archief te Hoorn aangewezen als archiefbewaarplaats voor de daar ondergebrachte archieven van de voormalige waterschappen Het Lange Rond, Groot-Geestmerambacht, Hollands Kroon en Westfriesland.

6 Benoeming waterschapsarchivaris

De archiefbewaarplaats dient te worden beheerd door een daartoe gekwalificeerde waterschapsarchivaris. De wet bepaalt dat deze door het algemeen bestuur wordt benoemd. Ter voldoening hieraan hadden de voormalige waterschappen de archivarissen van de regionale archiefbewaarplaatsen waar hun archieven zijn ondergebracht benoemd tot (onbezoldigd) waterschapsarchivaris. Aangezien de verspreide bewaring van de waterschapsarchieven gehandhaafd blijft, dient ook die benoeming van kracht te blijven. Wel wordt deze geactualiseerd en omgezet in een benoeming door het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap.

De waterschapsarchivaris is krachtens de wet ook belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Daartoe kent de verordening de waterschapsarchivaris verschillende bevoegdheden toe. Uit een oogpunt van een doelmatige taakuitoefening is het gewenst dat slechts één van de benoemde archivarissen met dit toezicht wordt belast. Gezien de huidige vestigingsplaats van het hoogheemraadschap ligt het in de rede de archivaris van het Waterlands Archief hiermee te belasten. De verordening voorziet hierin.

7 Nadere beheersvoorschriften

Het Archiefbesluit 1995 voorziet in vaststelling van drie ministeriële regelingen, waarin nadere regels worden gesteld omtrent de duurzaamheid van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen, voor het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden en voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. Hiertoe zijn vastgesteld:

• •

  de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001/180);

• •

  de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002/43);

• •

  de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Stcrt. 2001/180 en 2001/209).

Het Archiefbesluit 1995 bepaalt verder dat degene die zorg draagt voor het beheer van archiefbescheiden nadere beheersvoorschriften dient vast te stellen. Het dagelijks bestuur heeft daartoe vastgesteld het Besluit informatiebeheer, dat gelijktijdig met deze verordening in werking treedt.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in de verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het begrip archiefbewaarplaats.

Artikel 2

Met de aanwijzing van de archiefbewaarplaats wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 36 van de wet. Zoals aangegeven in het algemene deel van de toelichting wordt het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats voor het nieuw te vormen archief van het hoogheemraadschap. In deze archiefbewaarplaats zijn ook reeds de archieven van het voormalige hoogheemraadschap van Uitwaterende Sluizen in Hollands Noorderkwartier en het voormalige waterschap De Waterlanden ondergebracht. De voormalige waterschappen Het Lange Rond, Groot-Geestmerambacht en Hollands Kroon maakten gebruik van het Regionaal Archief Alkmaar, het voormalige waterschap Westfriesland van het Westfries Archief in Hoorn. Krachtens overgangsrecht is deze situatie bij de fusie gecontinueerd (art. 8 Verordening overgangsrecht). Via de aanwijzing in artikel 2 wordt deze situatie ook thans gecontinueerd.

Artikel 3

De eisen waaraan een archiefbewaarplaats of een archiefruimte moeten voldoen vloeien voort uit het Archiefbesluit 1995 en de daarop gebaseerde ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Stcrt. 2001/180 en 2001/209). In de verordening behoeven daarover dus geen voorschriften te worden opgenomen.

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder geschiedt in het Besluit informatiebeheer dat op grond van artikel 8 door het dagelijks bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 6

Nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vloeien voort uit het Archiefbesluit 1995 en de daarop gebaseerde Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001/180).

Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts voor interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is in het tweede lid bepaald dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. Het hoogheemraadschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit informatiebeheer dat door het dagelijks bestuur wordt vastgesteld.

De voorschriften voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden gegeven in de Archiefverordening zelf, omdat het algemeen bestuur ook de archivaris benoemt.

Artikel 9

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

Bij documentaire verzamelingen dient gedacht te worden aan bibliotheken, fotocollecties, kaartenverzamelingen, videobanden enz.

Artikel 12

De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden die bij een bewaarplaats berusten afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Dit artikel regelt aanvullend dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 14

Dit artikel beoogt een juridische basis te vormen voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.

Artikelen 15, 20 en 22

Deze artikelen voorzien in een regelmatige rapportage door de archivaris aan de beheerder en/of aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van taken op grond van de verordening.

Artikel 16

Op grond van de wet is de archivaris mede belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De aanwijzing van verschillende archiefbewaarplaatsen in artikel 2 heeft echter tot gevolg dat ook meer archivarissen moeten worden benoemd. Uit een oogpunt van een doelmatige taakuitoefening is het gewenst dat slechts één van de benoemde archivarissen met het toezicht wordt belast. Aangezien post- en archieftaken worden verricht vanuit de hoofdvestiging van het hoogheemraadschap in Purmerend wordt het beheerstoezicht uitsluitend opgedragen aan de archivaris van het Waterlands Archief.

Om alle twijfel daarover uit te sluiten is in het tweede lid bepaald dat dit toezicht ook betreft het beheer van archiefbescheiden die behoren tot de archieven die berusten bij de andere archiefbewaarplaatsen, maar nog niet daarheen zijn overgebracht.

Artikel 19

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben geleid tot een gewijzigde definitie van de term ‘archiefbescheiden’ in de wet. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van het begrip ‘archiefbescheiden’ kan de materie veelal met traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder meer gevolgen voor een term als ‘beheer’. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte waarin deze worden bewaard is verzekerd. Ook begrippen als ordening, toegankelijkheid, hulpmiddelen en systemen hebben een ruimere betekenis gekregen en kunnen ook betrekking hebben op computersystemen en digitale bestanden.

Dit artikel verplicht de beheerder van archiefbescheiden de waterschapsarchivaris of diens vervanger in staat te stellen het beheerstoezicht zo goed mogelijk uit te oefenen, onder meer door inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, de werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen, toegang te verlenen tot archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 21

Met het oog op een adequaat beheerstoezicht dient de beheerder de archivaris tijdig te informeren over voornemens die gevolgen hebben voor het archiefbeheer. In dit artikel zijn slechts die aspecten vermeld die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die onherstelbare schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Artikel 23

Op grond van de Waterschapswet treden besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden niet in werking dan nadat zij zijn bekendgemaakt. De bekendgemaakte besluiten treden in werking op de achtste dag na die van de bekendmaking, tenzij in die besluiten een ander tijdstip is aangegeven. In verband hiermee is in het eerste lid bepaald dat de verordening in werking treedt op de eerste dag na die van de bekendmaking.

Genoemde bepaling laat de mogelijkheid open dat aan een besluit terugwerkende kracht wordt verleend. Dit mag evenwel geen nadelige gevolgen voor burgers hebben. Aangezien de verordening dergelijke gevolgen niet heeft, wordt hieraan terugwerkende kracht verleend tot de fusiedatum, 1 januari 2003. Daarmee dekt de verordening de feitelijke beheersituatie zoals die op de fusiedatum is ontstaan.

Bij de fusie is geen overgangsregeling vastgesteld. Dat houdt in dat de Archiefverordeningen van de voormalige waterschappen formeel van kracht zijn gebleven. Deze dienen thans te worden ingetrokken.