Regeling betreffende het beheer van documenten van de waterschapsorganen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Rijn en IJssel

Geldend van 14-02-1997 t/m 27-12-2018

Intitulé

Regeling betreffende het beheer van documenten van de waterschapsorganen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Rijn en IJssel

Volledige tekst Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel

Hoofdstuk I - Algemene bepalingen

Artikel 1

  • Dit besluit verstaat onder:

  • a. wet: Archiefwet 1995;

  • b. Archiefverordening: de in de artikel 35 eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet bedoelde verordening (Archiefverordening Rijn en IJssel);

  • c. documenten: de in artikel 1, sub c, van de wet bedoelde, daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • d. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • e. informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

  • f. informatievoorzieningen: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.

Hoofdstuk II – Verantwoordelijkheid

Artikel 2

Als beheerder wordt in verband met dit besluit het hoofd van het organisatieonderdeel Unit Interne Zaken aangemerkt.

Artikel 3

De beheerder is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4

De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer medewerkers.

Artikel 5

De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 6

De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegevens regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7

Van in aanmerking komende documenten, waarvan één exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 8

De beheerder draagt, voor zover van toepassing, zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van documenten

Artikel 9

  • 1. De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat zij met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3. Het eerste en het tweede lid hebben geen betrekking op documenten die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 10

De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 11

De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 12

De beheerder ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 13

Uit de in het vorig artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk III - Beheer van documenten

Bewaring van documenten

Artikel 14

De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 15

De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 16

De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 17

De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheden, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 18

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 19

  • 1. De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3. De beheerder draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

  • Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 20

  • 1. De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.

Artikel 21

De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

Overbrenging van documenten

Artikel 22

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk IV – Slotbepaling

Artikel 23

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel.

Toelichting op het Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel

Het Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Rijn en IJssel. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en archiefordening en inzake het beheer van documenten.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Sub c

De wet definieert archiefbescheiden als volgt:

  • 1.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorgaan ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instelling of personen, wier rechten of functies op enige overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4.

    reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.

  • 5.

    De aanduiding "ongeacht hun vorm" duidt erop dat alle vormen van vastlegging van informatie, hetzij schriftelijk, digitaal op beeld- of geluidsdrager of anderzijds, archiefbescheiden zijn.

Sub e en f

  • 6.

    Informatiebestand en informatievoorzieningen: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te stellen.

Artikel 2

Het waterschap Rijn en IJssel kent centraal archiefbeheer. Er is een beheerseenheid: de Unit Interne Zaken. Er kunnen op gedeconcentreerde plekken wel archiefdelen bijgehouden worden, maar deze vallen onder de verantwoordelijkheid van de beheerder.

Artikel 5

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 (Ab 1995) bedoelde ministeriële regeling.

Artikel 6

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen zijn ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 7

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de expeditie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd.

Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

Artikel 8

De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 9

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

Artikel 10

De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 11

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de beheerder.

Artikelen 12 en 13

De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

Artikel 15

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Ab 1995 genoemde ministeriële regeling.

Artikel 16

De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 18

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 19

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 20

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 21

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Ab 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het concept toepassen van de selectielijst.

Artikel 22

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Ab 1995 te stellen ministeriële regels.