Regeling betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats

Geldend van 15-08-2013 t/m 14-08-2013

Intitulé

Regeling betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats

Volledige tekst Archiefverordening Rijn en IJssel

Hoofdstuk I - Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. wet: Archiefwet 1995;

b. besluit: Archiefbesluit 1995;

c. waterschapsorganen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

d. archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

e. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

f. beheerseenheid: het door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II - De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt te Terborg, in het districtsgebouw Midden van het waterschap Rijn en IJssel.

Hoofdstuk III - De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.

Hoofdstuk IV - Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10

Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 11

De secretaris-directeur is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 12

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris-directeur desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen.

Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Artikel 13

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen.

Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Artikel 14

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris-directeur verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de legesverordening. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen wordt de verzoeker van het tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 15

De secretaris-directeur brengt éénmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V - Toezicht van de secretaris-directeur op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 16

De secretaris-directeur heeft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 17

De secretaris-directeur is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren.

Artikel 18

1. De beheerder verstrekt aan de secretaris-directeur of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De secretaris-directeur en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 19

De secretaris-directeur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede - indien hij hiertoe aanleiding vindt - aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20

De beheerder doet aan de secretaris-directeur tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering of wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 21

De secretaris-directeur doet éénmaal per twee jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI - Slotbepaling

Artikel 22

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Rijn en IJssel.

Toelichting op de Archiefverordening Rijn en IJssel

De Archiefverordening Rijn en IJssel, die door het algemeen bestuur dient te worden vastgesteld op grond van de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en Stb. 277), sluit aan bij de wet en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671). Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het algemeen bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

De verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de secretaris-directeur opdraagt. Hoewel dit besluit beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook de documentaire collecties onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.

Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt de secretaris-directeur als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden is het nuttig dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 3

Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige eisen en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften.

Zij zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel.

Artikel 6

Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt kan het eerste lid van artikel 5 vervallen, waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Rijn en IJssel, omdat het algemeen bestuur ook de secretaris-directeur aanstelt.

Artikelen 9, 15 en 21

Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus ten minste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Artikel 10

De wet draagt de secretaris-directeur het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris-directeur.

Artikel 13

De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair dat de secretaris-directeur in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 18

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie kan worden opgevraagd.

Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.

De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.

Artikel 20

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.