Regeling vervallen per 01-01-2016

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden

Geldend van 04-01-2000 t/m 09-11-2010 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2000

Het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap Reest en Wieden;

gelezen het voorstel van het voorlopig dagelijks bestuur van het waterschap Reest en Wieden;

gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

B E S L U I T :

vast te stellen de 'Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats', luidende als volgt:

Aanhef

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • e.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

1

Hoofdstuk 2 De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats bevindt zich in de kelder van vleugel C van het kantoor van het waterschap Reest en Wieden, Blankenstein 540, 9743 PA Meppel. De bewaarplaats is goedgekeurd door gedeputeerde staten van Drenthe.

Hoofdstuk 3 De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

2

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

3

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

    4

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

5

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.

6

Hoofdstuk 4 Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10

Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

7

Artikel 11

Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documenten op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 12

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris-directeur desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Artikel 13

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen naar de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

8

Artikel 14

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris-directeur verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

9

Artikel 15

De secretaris-directeur brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

10

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen 

Artikel 16

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervallen de archiefverordeningen van de voormalige waterschappen.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking bij datum van vaststelling en werkt terug tot en met 1 januari 2000.

Artikel 18

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening waterschap Reest en Wieden.

Aldus vastgesteld door het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap

Reest en Wieden in de openbare vergadering van 4 januari 2000. 

M.M. Kool, dijkgraaf                                                                 mr. A.K. Schuttinga, secretaris-directeur

Toelichting

Algemene toelichting

De Archiefverordening waterschap Reest en Wieden sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de artikelen die genoemd zijn in de aanhef van de wet.

De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op de papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk 4 regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de secretaris-directeur opdraagt. Hoewel deze verordening zich beperkt tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook de overige documentaire collecties, die in het waterschap aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.

Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt bij de secretaris-directeur gelegd. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers gezien als beheerder van de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.

Noot
1

[Toelichting: Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.]

Noot
2

[Toelichting: Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).]

Noot
3

[Toelichting: De aanwijzing van de beheerder van de niet overgebrachte archiefbescheiden is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer waterschap Reest en Wieden. ]

Noot
4

[Toelichting: Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aan-merking komende archiefbescheiden.

Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 verval-len, waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.]

Noot
5

[Toelichting: De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer waterschap Reest en Wieden. Voor het beheer van de archiefbescheiden die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening waterschap Reest en Wieden.]

Noot
6

[Toelichting: Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.]

Noot
7

[Toelichting: De wet draagt de secretaris-directeur het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer vanuit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris-directeur.]

Noot
8

[Toelichting: De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris-directeur in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.]

Noot
9

[Toelichting: De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief de informatie die slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.]

Noot
10

[Toelichting: Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.]