Financiële verordening Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van het samenwerkingsorgaan HollandRijnland met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur.

b.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten be- hoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organi- satie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode een programma- indeling voor de komende algemeen bestuursperiode vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de projectenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de projectenrea- lisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven enwordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de ra- ming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders ontwerp-begroting

1.Het dagelijks bestuur biedt voor 1 april aan het algemeen bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor

het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming

2.Het algemeen bestuur stelt de in het eerste lid genoemde nota voor 15 april vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale las- ten en de totale baten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe inves- teringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskre- diet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerst- volgende algemeen bestuursvergadering aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investe- ringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn op- genomen, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen eeninvesteringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het samenwerkingsorgaan;

• 2.

  Eén tussenrapportage per 1 april van het lopende begrotingsjaar wordt aan het alge- meen bestuur aangeboden vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar;

  Daarnaast kan het dagelijks bestuur gedurende de loop van het begrotingsjaar tussen- rapportages aanbieden.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van hetbeleid en gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

• 5.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000,- toegelicht.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

De afschrijving van de niet genoemde soorten investeringen wordt afgestemd op de verwach- te economische levensduur.

• 4.

  De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde per 1 januari.

• 5.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij besluit van het algemeen bestuur wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door het al- gemeen bestuur aan te geven tijdsduur.

Artikel 8. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening wordennaast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voor- zieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallastenvan de in gebruik zijnde activa.

• 3.

  De rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door een jaarlijks met de nota bedoeld in artikel 4 vast te stellen rentepercentage (basis langlopende leningen op de kapitaalmarkt, looptijd 25 jaar lineair).

Artikel 9. Financieringsfunctie

In het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut zijn regels en richtlijnen op- genomen met betrekking tot de financieringsfunctie.

Hoofdstuk 4 Financieel beheer en interne controle

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het samenwerkingsor- gaan Holland Rijnland als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met eco- nomisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoort;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en inves- teringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het te voeren beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, debegroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en dedoeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toet- sing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de be- heershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 5 Financiëleorganisatie

Artikel 12. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast:

a.een eenduidige indeling van de organisatie van het samenwerkingsorgaan HollandRijnland en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehoren- de informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang vande activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de projecten van de projectraming en de projectrealisatie.

Hoofdstukken 6 Slotbepalingen

Artikel 13 Intrekking oude regeling

De Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland vastgesteld door het Alge- meen Bestuur op 20 december 2006, wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2011, in werking op 1 januari 2012.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening SamenwerkingsorgaanHolland Rijnland 2011”.