Regeling vervallen per 27-06-2015

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie

Geldend van 27-06-1996 t/m 31-12-1997 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-1996

Provinciale staten van Groningen: Gelezen de voordracht van gedeputeerde staten van 23 april 1996, nr. 96/5689, CD; Gelet op de Provinciewet, de artikelen 27, 28, 33, 38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993; Besluiten vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie.

Hoofdstuk I

Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, en in artikel 27 van de wet, voor zover zij tevens bedoeld zijn in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;

  • c.

    de inspecteur: de provinciale inspecteur, bedoeld in artikel 28 van de wet, alsmede degene die een machtiging heeft gekregen hem te vervangen;

  • d.

    zorgdrager: degene die ingevolge artikelen 30, 35 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet 1993 is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover het toezicht bij gedeputeerde staten berust;

  • e.

    beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;

  • f.

    beheerseenheid: een door gedeputeerde staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. 

Hoofdstuk II

De zorg van gedeputeerde staten voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 4

Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbe¬scheiden van de provinciale organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 5

  • 1 Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2 Ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op bescheiden waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archief¬bewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 8

Gedeputeerde staten doen ten minste eenmaal per jaar aan provinciale staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel 11. 

Hoofdstuk III

De inspecteur

Artikel 9

De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid, en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet..

Artikel 10

Gedeputeerde staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur ten minste eenmaal de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert.

Artikel 11

De inspecteur doet eenmaal per jaar aan gedeputeerde staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties.

Hoofdstuk IV

Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 12

De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 13

  • 1 De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2 De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 14

De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 15

De beheerders doen in ieder geval aan de inspecteur tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

  • f.

    vervreemding van archiefbescheiden. 

Hoofdstuk V

Toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie.

Artikel 16

  • 1 De zorgdragers verstrekken aan gedeputeerde staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.

  • 2 De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

     

Artikel 17

  • 1 De inspecteur deelt aan gedeputeerde staten mede, welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde staten geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager.

  • 2 De zorgdragers stellen gedeputeerde staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.

  • 3 Wanneer gedeputeerde staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan gedeputeerde staten ter zake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, kunnen gedeputeerde staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 18

Gedeputeerde staten doen aan provinciale staten eenmaal per jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over.

Artikel 19

  • 1 De zorgdragers geven aan gedeputeerde staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris, bedoeld in artikel 32 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

  • 2 Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, geschiedt onder leiding van de inspecteur.

Artikel 20

  • 1 De zorgdragers doen in ieder geval aan gedeputeerde staten tijdig mededeling van het voornemen tot:

    • a.

      opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

    • b.

      uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid, van de wet, indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien;

    • c.

      bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

    • d.

      verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

  • 2 Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het eerste lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt indien hij daartoe aanleiding ziet advies uit aan gedeputeerde staten.

  • 3 Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.

Artikel 21

Gedeputeerde staten winnen het advies in van de inspecteur inzake aanvragen door de zorgdragers tot:

  • a.

    machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

  • b.

    machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar dan wel verlenging van deze machtiging;

  • c.

    machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, langer dan voor 75 jaar;

  • d.

    goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats alsmede tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats. 

Hoofdstuk VI

Overige bepalingen

Artikel 22

De inspecteur kan aan gedeputeerde staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid, bedoeld in artikel 29 van de wet.

Artikel 23

  • 1 De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

  • 2 De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.

Hoofdstuk VII

Slotbepalingen

Artikel 24

  • 1 De Archiefverordening van de provincie Groningen wordt ingetrokken.

  • 2 De Verordening archiefinspectie wordt ingetrokken.

Artikel 25

Deze verordening treedt in werking met ingang van 27 juni 1996 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.

Artikel 26

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening provincie Groningen 1996.

Ondertekening

Groningen, Provinciale staten voornoemd: , voorzitter. , griffier.  

Per 1 januari 1996 zijn de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 als uitvoeringsbesluit van kracht geworden. Dit als opvolgers van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit 1968. De belangrijkste veranderingen zijn dat overheidsorganen voortaan hun archiefbescheiden niet alleen in goede geordende staat maar voortaan ook in toegankelijke staat moeten houden, dat de openbaarheidstermijn van archiefbescheiden wordt teruggebracht van 50 naar 20 jaar, dat voortaan ook digitaal opgemaakte bescheiden uitdrukkelijk als archiefbescheiden worden gerekend en dat onder bepaalde voorwaarden te bewaren archiefbescheiden na overzetting op microfilm of optische schijf mogen worden vernietigd. De nieuwe wetgeving brengt ook met zich mee dat de in de Archiefwet voorgeschreven provinciale archiefverordening moet worden aangepast. De vorige verordening is door u vastgesteld in 1986. Zowel deze verordening uit 1986 als de nieuwe die u nu wordt aangeboden bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel, hoofdstuk II in de nieuwe verordening, betreft de zorg van Gedeputeerde Staten voor de archiefbescheiden van de provinciale organen. Dit onderdeel van de verordening is voorgeschreven in de Archiefwet 1962 en Archiefwet 1995, art. 21 resp. 27. Hierin wordt geregeld dat Gedeputeerde Staten zorgen voor voldoende archiefruimten, deskundig personeel, beheersvoorschriften en geldelijke middelen. Nieuw is dat in artikel 5 wordt voorgeschreven dat archiefbescheiden zodanig worden vervaardigd en bewaard dat behoud voldoende is gewaarborgd. Dit is een uitvloeisel van de artikelen 11-13 in het Archiefbesluit 1995. 23-1 Het tweede onderdeel, hoofdstukken III-V in de nieuwe verordening, betreft het toezicht door Gedeputeerde Staten op de archiefzorg van de lagere overheden, zoals dit wordt uitgevoerd door de provinciaal archiefinspecteur, en het toezicht van deze inspecteur op het beheer van de provinciale archiefbescheiden. Dit onderdeel van de verordening is voorgeschreven in de Archiefwet 1962 en de Archiefwet 1995 art. 22, 26, 33 resp. 28, 33, 38. Vanwege wijzigingen in de Grondwet en de Algemene Wet Bestuursrecht was het noodzakelijk een aantal artikelen uit het Archiefbesluit 1968, te weten 55-62, in de nieuwe provinciale verordening op te nemen. In een aan de nieuwe archiefwetgeving aangepaste vorm zijn deze artikelen onder deze hoofdstukken III-V opgenomen, samen met de bepalingen uit hoofdstuk III van de verordening uit 1986. Nieuw is dat in artikel 21 Gedeputeerde Staten advies van de inspecteur inwinnen bij door lagere overheden of de provincie zelf gevraagde machtigingen voor vervangen van archiefbescheiden door reproducties, zoals microfilm of optische schijf. Daarnaast dat in artikel 22 de inspecteur aan Gedeputeerde Staten voorstellen kan doen inzake het beheer van de provinciale archieven in de rijksarchiefbewaarplaats conform Archiefwet 1995 art. 29. Tenslotte delen wij mee dat deze verordening vanwege het belang van landelijke en noordelijke uniformiteit bij regelgeving door een aantal landelijk werkende overlegorganen van archivarissen is opgesteld en bij de provincies zal worden ingediend ter vaststelling. Wij zullen u op de hoogte houden van de uitvoering van deze regels, onder meer via de jaarlijkse verslagen van onze archiefinspectie. Wij stellen u voor de ontwerp-verordening vast te stellen. Aan deze ontwerp-verordening is een toelichting toegevoegd. Groningen, 23 april 1996. Gedeputeerde Staten der provincie Groningen: H.J.L. Vonhoff, voorzitter. L.P.A. van Kats, griffier.