Verordening Bezwaarschriftencommissie

Ondertekening

Toelichting

Deze verordening geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door een adviescommissie. In deze verordening is de voorgaande Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften Almere aangepast en geactualiseerd. Zo is de zittingsduur van de commissieleden nu losgekoppeld van de zittingsduur van de gemeenteraadsleden. De bezwaarschriftencommissie is niet alleen een adviescommissie maar ook een bestuursorgaan. In deze verordening zijn regels opgenomen met betrekking tot de adviestaak van de commissie. De raad, het college en de burgemeester stellen de commissie in en hebben daarmee zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben geen zeggenschap over de uitoefening van de bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan.

Artikelgewijze toelichting

In de aanhef van de verordening is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente: de raad, het college en de burgemeester, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. De raad heeft de verordende bevoegdheid. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de bezwaarschriftencommissie. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen één en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening van de verordening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

In deze bepaling wordt de commissie als zodanig geïntroduceerd. Enkele categorieën bezwaarschriften hebben betrekking op een zo specifieke materie of op onderwerpen waarover zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn dat het wenselijk is om daarvoor een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren. Dit is het geval bij personeelszaken, belastingzaken en sociale zaken. Om die reden is ervoor gekozen om deze categorieën van bezwaarschriften in het tweede lid uit te zonderen.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb.

De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb)

• 2.

  De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb)

Er is gekozen voor een adviescommissie die volledig bestaat uit leden die geen deel uit maken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Het voordeel van een externe commissie is dat de schijn van partijdigheid wordt vermeden.

In het derde lid wordt bepaald dat de raad de commissieleden benoemt op voordracht van het college. De raad is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan de raad om op te treden.

De commissie heeft als adviseur een onafhankelijke rol ten opzichte van de raad en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. De raad mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuurorgaan onwelgevallig standpunt. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op het bezwaar bij het bestuursorgaan.

Als, bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen bezwaarschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp, daaraan behoefte bestaat, kan de commissie besluiten zich in kamers op te splitsen. Een kamer van de commissie is zelfstandig bevoegd hoorzittingen te houden en adviezen uit te brengen.

Artikel 4 Secretaris

De commissie beschikt over een aantal secretarissen dat de commissieleden ondersteunt bij de werkzaamheden.

Artikel 5 Zittingsduur

De commissieleden worden voor een termijn van vier jaar benoemd. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om twee keer herbenoemd te worden. Hiervoor is gekozen om een zekere mate van continuïteit te garanderen en ervoor te zorgen dat niet op één moment de gehele commissie dient te worden vervangen. Door natuurlijk verloop zal dit moment meer gespreid zijn.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn.

De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 6 Ontvangst bezwaarschrift

Er wordt naar gestreefd om bezwaarmakers in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure. De gevolgde procedure heeft als gevolg dat met toepassing van artikel 7:13, tweede lid van de Awb de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken.

Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 van de Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid van de Awb. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel van de verordening dan ook niet genoemd.

De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt.

Artikel 2:1, tweede lid

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Toelichting:

Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting:

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.

Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 van de Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Toelichting:

Deze bepaling spreekt voor zich. Voorzover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter. Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).

Artikel 7:4, tweede lid

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

Toelichting:

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.

Artikel 7:6, vierde lid

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].

Het derde lid van dit artikel luidt:

Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.

Toelichting

In het tweede lid van artikel 7:6 van de Awb wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

In het tweede lid van artikel 7 is bepaald dat indien een hoorzitting plaatsvindt waarbij enkelvoudig wordt gehoord, de bevoegdheden die aan de voorzitter toekomen, zoveel mogelijk worden uitgeoefend door het lid dat enkelvoudig hoort.

Artikel 8 Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. De normale kosten van de commissie zijn opgenomen in de begroting. Bijzondere kosten worden niet gemaakt voordat het college de gelegenheid heeft gehad deze kosten te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is bepaald dat voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf nodig is. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door deze toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Artikel 9 Plaats en tijd hoorzitting

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

• a.

  het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is,

• b.

  het bezwaar kennelijk ongegrond is,

• c.

  de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• d.

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Ad d.

Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 van de Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan een intrekking- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid van de Awb, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 van de Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 10 Uitnodiging zitting

In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van twaalf weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 van de Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb.

Artikel 11 Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel spreekt voor zich, zie ook artikel 2:4 van de Awb.

Artikel 12 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid van de Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid van de Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend. In de deze bepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De hoorzitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 15 van de verordening achter gesloten deuren plaatsvindt.

Artikel 13 Schriftelijke verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Het verslag, indien niet opgenomen in het advies, wordt ondertekend door voorzitter en secretaris. Gelet op de definitie in artikel 1 kan ook de plaatsvervangend voorzitter het verslag ondertekenen. Omdat het college meerdere secretarissen kan aanwijzen (artikel 4), vindt medeondertekening op grond van artikel 13, vijfde lid, door een van de benoemde secretarissen plaats.

Artikel 14 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen.

Artikel 15 Raadkamer en advies

De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie; de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621).

De commissie adviseert ook over een verzoek voor vergoeding van de kosten in de rechtsbijstand en zal aangeven of er recht is op een vergoeding. Tevens adviseert de commissie over de hoogte van het vergoedingsbedrag. De hoogte van het vergoedingsbedrag wordt ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Het advies wordt ondertekend door voorzitter en secretaris. Gelet op de definitie in artikel 1 kan ook de plaatsvervangend voorzitter het advies ondertekenen. Omdat het college meerdere secretarissen kan aanwijzen (artikel 4), vindt medeondertekening op grond van artikel 15, derde lid, door een van de benoemde secretarissen plaats.

Artikel 16 Uitbrengen advies

Het advies van de commissie wordt samen met het verslag van de hoorzitting schriftelijk uitgebracht aan het verwerend orgaan.

Artikel 7:11 van de Awb bepaalt dat indien het bezwaar ontvankelijk is, op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit dient plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Indien de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit.

De toetsing dient niet beperkt te blijven tot louter een toetsing tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet dient de toetsing zich ook uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten. Daarnaast dient de heroverweging ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening moet worden gehouden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang.

Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim naar hun strekking moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening moeten worden gehouden.

Verder is het de bedoeling dat er geen verslechtering van de positie van degene die het bezwaarschrift indient tijdens de bezwaarschriftenprocedure mag optreden (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden. Dit is niet in strijd met genoemd beginsel.

In artikel 7:12 van de Awb is voorgeschreven dat de beslissing op het bezwaarschrift dient te berusten op een deugdelijke motivering die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. Daarbij is het van belang dat indien van het advies van de commissie wordt afgeweken in de beslissing de reden van die afwijking wordt vermeld en het advies met de beslissing wordt meegezonden.

Artikel 17 Jaarverslag

De bezwaarschriftencommissie doet jaarlijks aan de raad, het college en de burgemeester verslag van haar werkzaamheden. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 18 Intrekking oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 19 Overgangsrecht

De commissieleden die op grond van de oude verordening (“Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften Almere”) waren benoemd, kunnen op grond van deze verordening worden herbenoemd. Op grond van de oude verordening liep de termijn van de commissieleden gelijk met de raadsperiode. Deze verordening gaat uit van een termijn van vier jaar, ongeacht of hiermee verschillende raadsperiodes worden overlapt. Indien commissieleden op grond van deze verordening worden herbenoemd, telt het aantal raadsperiodes dat zij lid waren van de commissie mee voor het aantal malen dat zij op grond van deze verordening kunnen worden herbenoemd.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 21 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Bezwaarschriftencommissie.