Beleidsregel sponsoring van evenementen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• a.

  evenement: elke voor publiek toegankelijke vertoning of gebeurtenis in Steenwijkerland van tijdelijke aard die doelbewust is georganiseerd, gericht is op een relatief groot publiek die bijdraagt aan verbetering van de identiteit van de gemeente en een (boven)lokale, regionale of (inter)nationale uitstraling heeft;

• b.

  organisator: een rechtspersoon onder wiens verantwoordelijkheid een evenement wordt georganiseerd;

• c.

  sponsoring: het verstrekken van financiële en materiele bijdrage aan een evenement waar een duidelijke tegenprestatie tegenover staat ;

• d.

  sponsoraanvraag: een aanvraag voor het sponsoren van een evenement;

• e.

  sponsorcontract: een verbintenisrechtelijke overeenkomst met een vereniging, stichting of organisatie over een financiële en/of materiele bijdrage die is gekoppeld aan een tegenprestatie die de doelen van de gemeente Steenwijkerland op het vlak van promotie en relatiebeheer ondersteunt;

• f.

  imago Steenwijkerland: de gemeente Steenwijkerland profileert zich als vijfsterrengemeente. Daarmee wordt geappelleerd aan een gevoel van kwaliteit. In alles wat de gemeente doet of uitdraagt wil ze kwaliteit uitstralen.

Artikel 2 Doelstelling

Sponsoring van (bestaande en nieuwe) evenementen in de gemeente Steenwijkerland heeft als doel om:

• ·

  het toeristisch-recreatief product te versterken (bekendheid gebied en aantrekkingskracht van gemeente Steenwijkerland) en

• ·

  de naamsbekendheid van de gemeente Steenwijkerland te vergroten (regionaal en (inter)nationaal.

Daarbij zorgen evenementen voor stimulering van de lokale economie (consumptieve bestedingen en bestellingen).

Artikel 3 Categorie-indeling

De gemeente Steenwijkerland maakt, naar het oordeel van het college, het volgende onderscheid bij sponsoring voor evenementen:

• a.

  Vijfsterren evenement: betreft een grootschalig evenement (meer dan 1000 bezoekers) die onder meer een breed publiek vanuit de regio aantrekt, de naamsbekendheid van Steenwijkerland vergroot, past bij het imago van Steenwijkerland, een economische meerwaarde heeft en die minimaal regionale, liefst (inter)nationale media-aandacht genereert;

• b.

  Driesterren evenement: betreft een middelgroot evenement (meer dan 50, minder dan 1000 bezoekers) die onder meer een breed publiek vanuit de gemeente aantrekt, de naamsbekendheid van Steenwijkerland vergroot, past bij het imago van Steenwijkerland, een economische meerwaarde heeft en die minimaal lokale, liefst regionale media-aandacht genereert.

Artikel 4 Voorwaarden sponsoring evenementen

Bij de behandeling van een sponsoraanvraag gelden de volgende voorwaarden:

• ·

  het evenement vindt plaats in de gemeente Steenwijkerland;

• ·

  het evenement dient een niet-gesubsidieerd evenement te zijn via het reguliere subsidiebeleid van de gemeente Steenwijkerland;

• ·

  met het evenement dient de gemeente Steenwijkerland zich te profileren in promotionele zin;

• ·

  het evenement mag niet uitsluitend of in overwegende mate afhankelijk zijn van het verkrijgen van een gemeentelijke bijdrage. Meerdere sponsoren moeten een bijdrage leveren;

• ·

  het evenement past in de spreiding van evenementen in tijd en ruimte;

• ·

  het evenement heeft een niet-commercieel karakter.

Artikel 5 Hoogte sponsorbedrag

De hoogte van het sponsorbedrag, dat een evenement kan ontvangen, is mede afhankelijk van in welke categorie het evenement past. De volgende indeling wordt gehanteerd:

• ·

  vijfsterren evenement: maximaal € 7.500,--;

• ·

  driesterren evenement: maximaal € 1.500,--.

Artikel 6 Materiële sponsoring

Naast de geldelijke sponsoring in de vorm van een sponsorbedrag kunnen de evenementen die passen binnen artikel 3 genoemde categorieën ook materiële ondersteuning verkrijgen. Deze materiele sponsoring betreft ondersteunende diensten die de gemeente Steenwijkerland aan de organisatoren van de evenementen aanbiedt. Afhankelijk van de categorie van het evenement kan een evenement hier een beroep opdoen. Dit is als volgt:

• ·

  Vijfsterren evenement:

  • •

    veegbeurt en maaibeurt ter plekke vooraf aan het evenement verzorgd door gemeente;

  • •

    wanneer mogelijk gebruik van openbare ruimten (onder voorwaarden)en indien aanwezig tegen kostprijs gebruik van stroom en water;

  • •

    gratis gebruik van dranghekken, verkeersborden, afvalcontainers, vlaggenmasten (zelf ophalen of tegen kostprijs door de gemeente te leveren);

  • •

    afvalverwijdering na evenement verzorgd door gemeente.

• ·

  Driesterren evenement:

  • •

    wanneer mogelijk gebruik van openbare ruimten (onder voorwaarden)en indien aanwezig tegen kostprijs gebruik van stroom en water.

  • •

    gratis gebruik van dranghekken, verkeersborden, afvalcontainers, vlaggenmasten (zelf ophalen of tegen kostprijs door de gemeente te leveren);

  • •

    afvalverwijdering na evenement verzorgd door gemeente.

Artikel 7 Tegenprestaties sponsoring

De tegenprestatie voor het sponsoren van een evenement wordt aangeboden in een sponsorpakket. Zo’n sponsorpakket kan de volgende promotiemogelijkheden bieden:

• a)

  plaatsing van een advertentie logo van de gemeente Steenwijkerland op het PR-materiaal van het evenement zoals affiches/brochures/internetsite ed.;

• b)

  vermelding van naam ‘gemeente Steenwijkerland’ op PR-materiaal van het evenement of vermelden dat het ‘mede mogelijk is gemaakt door de gemeente Steenwijkerland’;

• c)

  vermelding van algemene promotietekst van de gemeente Steenwijkerland in bijvoorbeeld promotie- en informatiemateriaal van het evenement, waar mogelijk ondersteund met beeldmateriaal;

• d)

  duidelijk zichtbaar ophangen van vlag(gen) van de gemeente Steenwijkerland en/of plaatsen van meerdere spandoeken/borden met logo van de gemeente Steenwijkerland tijdens het evenement;

• e)

  het verspreiden van promotiemateriaal van de gemeente Steenwijkerland tijdens het evenement en/of verstrekken aan deelnemers van het evenement;

• f)

  het plaatsen van een promotiestand van de gemeente Steenwijkerland bij het evenement waar tevens promotiemateriaal kan worden uitgereikt aan bezoekers en deelnemers van het evenement;

• g)

  een uitnodiging voor de sponsor om aanwezig te zijn bij het evenement;

• h)

  mogelijkheden voor de gemeente Steenwijkerland om relaties uit te nodigen voor en te ontvangen op het evenement.

Artikel 8 Voorwaarden sponsoraanvraag

Lid 1 Aanvraag

• a.

  Een sponsoraanvraag voor evenementen dient schriftelijk te worden gericht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland, tenminste drie maanden vóór aanvang van het evenement door de organisator van het evenement.

• b.

  In deze aanvraag zal de organisatie moeten beschrijven wat de inhoud van het evenement is, de begroting, de locatie, de doelgroep(en), vermelding van duur van het evenement, de verwachte bezoekersaantallen en de sponsormogelijkheden (met bijbehorende prijslijst).Indien mogelijk ook informatie en kopieën van publicaties over het evenement van voorgaande jaren. Op basis van deze informatie kan de gemeente een afweging maken op basis van prijs en prestaties op basis van genoemde punten in de artikelen 3 en 4.

Lid 2 Sponsorovereenkomst

De afspraken worden gezamenlijk vastgelegd in een sponsorovereenkomst. Vanzelfsprekend dient de organisatie te voldoen aan alle (wettelijke) regels zoals het hebben van de benodigde vergunningen voor het te organiseren evenement. Hiervoor is de organisatie zelf verantwoordelijk.

Lid 3 Actief benaderen

Naast dat de organisatoren de gemeente benaderen als sponsor voor hun evenement, kan de gemeente natuurlijk ook pro-actief organisatoren van evenementen benaderen met de vraag of de gemeente het evenement kan sponsoren.

Artikel 9 Betaling

Zodra de organisatie heeft voldaan aan de in de het sponsorcontract gemaakte afspraken en prestatie kan de rekening hiervoor betaald worden.

Artikel 10 Hardheidsclausule

Wanneer er sprake is van een bijzondere, eenmalige gebeurtenis van internationaal, nationaal, regionaal of plaatselijk belang kan het college van burgemeester en wethouders afwijken van de bepalingen van deze beleidsregel. Het college houdt daarbij wel zoveel mogelijk rekening met de bepalingen van deze beleidsregel.

Artikel 11 Citeertitel

Deze beleidsregel kan worden aangehaald als: ‘Beleidsregel sponsoring van evenementen’.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de eerste dag na dien van de bekendmaking.