Regels over de ambtelijke organisatie van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Artikel 1.1 - Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  directieteamplan: de op basis van de productenraming uitgewerkte doelstellingen en activiteiten van het directieteam;

• b.

  afdelingsplan: de op basis van de productenraming, per taakveld uitgewerkte activiteiten van de desbetreffende afdeling;

• b.

  bedrijfsvoering: planmatige inzet en het beheer van de middelen personeel, informatie, juridisch, communicatie, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting (PIJCOFAH) en materieel teneinde de gestelde doelen en de beoogde resultaten te bereiken;

• c.

  productenraming: een door het college vastgesteld samenstel van beleids- en beheersmatige activiteiten gericht op de sturing en beheersing van de ambtelijke organisatie, dat als "contract" dient tussen het college en het directieteam;

• d.

  project: resultaatgerichte, interdisciplinaire samenwerking, begrensd qua inhoud, doelstelling, tijd en geld, onder leiding van een projectleider, die over het resultaat van het geheel verantwoording aflegt.

Artikel 2.1 - Structuur van de ambtelijke organisatie

• 1.

  Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie1* ingedeeld in de volgende afdelingen:

  • a.

    afdeling Burgerzaken en Belastingen;

  • b.

    afdeling Bouwen, Wonen en Bedrijven;

  • c.

    afdeling Sociale Zaken;

  • d.

    afdeling Wijkbeheer;

  • e.

    afdeling Beheer Openbare Ruimte;

  • f.

    afdeling Maatschappelijk Beleid;

  • g.

    afdeling Ruimtelijk Beleid;

  • h.

    afdeling Ontwikkeling;

  • i.

    afdeling Financiën;

  • j.

    afdeling Personeel, Communicatie en Juridische zaken;

  • k.

    afdeling Dienstverlening, Informatievoorziening en Automatisering;

  • l.

    afdeling Brandweer;

  • m.

    afdeling Concernstaf.

• 2.

  Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de secretaris/algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

Artikel 3.1 - Hoofdtaken

• 1.

  De hoofdtaken van de secretaris/algemeen directeur3* zijn:

  • a.

    zorgen voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

  • b.

    ontwikkeling van de organisatie;

  • c.

    voorzitten van het directieteam, het leiding geven aan de directeuren, het hoofd van de Concernstaf, de concerncontroller en de commandant van de brandweer; uit dien hoofde is hij tevens beoordelaar en draagt hij zorg voor het periodiek houden van beoordelings- en functioneringsgesprekken;

  • d.

    zijn van bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden;

  • e.

    verantwoordelijk voor het opstellen van het directieteamplan.

• 2.

  De secretaris draagt zorg voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en (meerjaren)middelenbestand.

• 3.

  De secretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college.

• 4.

  De secretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de organisatie.

• 5.

  De secretaris kan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ondermandateren.

Artikel 3.2 - Informatieverstrekking aan de secretaris

Alle medewerkers verstrekken de secretaris desgevraagd de inlichtingen die voor een goede vervulling van diens taak nodig is.

Artikel 3.3 - De relatie tot het college en de burgemeester

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college en de individuele leden van het college.

• 2.

  De secretaris ziet toe op een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan.

• 3.

  De secretaris zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen.

Artikel 3.4 - De relatie college, burgemeester en griffie - ambtenaren

De secretaris is verantwoordelijk voor:

• a.

  de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie;

• b.

  de verstrekking aan het college van complete en besluitrijpe voorstellen;

• c.

  de tijdige en adequate afhandeling van vragen van het college en de burgemeester aan het ambtelijk apparaat;

• d.

  de uitvoering van verzoeken om bijstand of informatie van raadsleden door tussenkomst van de griffier.

Artikel 3.5 - Ambtelijke coördinatie

• 1.

  Met het oog op eenheid van beleid ziet de secretaris, ondersteund door de Concernstaf, toe op de coördinatie van ambtelijke adviezen en de uitvoering van besluiten.

• 2.

  Ambtelijke adviezen worden door de secretaris of namens hem door de Concernstaf getoetst.

• 3.

  Als het advies niet voldoet aan de door hem gestelde eisen, zal hij het advies, met vermelding van zijn bevindingen, niet doorgeleiden naar het college en terugsturen naar het verantwoordelijke afdelingshoofd.

Artikel 4.1 – Samenstelling directieteam

• 1.

  Het directieteam (DT) bestaat uit:

  • a.

    de secretaris/algemeen directeur;

  • b.

    twee directeuren in algemene dienst

• 2.

  De secretaris is voorzitter van het directieteam en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van het directieteam.

• 3.

  De eerste en tweede loco-secretaris zijn respectievelijk eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter.

• 4.

  De leden van het directieteam regelen onderling hun vervanging.

• 5.

  De secretaris stelt de agenda samen. Directeuren dragen agendapunten aan.

• 6.

  Het hoofd van de Concernstaf woont, als adviseur, de vergaderingen van het directieteam bij

• 7.

  Indien een onderwerp daartoe aanleiding geeft kan het directieteam medewerkers, collegeleden en externe sprekers uitnodigen om ter vergadering een bijdrage te leveren bij de behandeling van het betreffende agendapunt.

• 8.

  Het secretariaat wordt gevoerd door een medewerker van de Concernstaf.

Artikel 4.2 – Taken directieteam

• 1.

  Het directieteam is binnen bestuurlijk vastgestelde kaders gezamenlijk primair verantwoordelijk voor de volgende taken:

  • a.

    aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;

  • b.

    kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;

  • c.

    facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;

  • d.

    toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen overeenkomstig de planning en control cyclus; monitoring programma’s uit de programmabegroting;

  • e.

    strategie-ontwikkeling: ondersteunen van de strategie-ontwikkeling van het college;

  • f.

    planning: vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het directieteamplan.

• 2.

  Het directieteam kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen ter voorbereiding of ter uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat.

• 3.

  Het directieteam voert minimaal viermaal per jaar afstemmend overleg met het college.

• In dit overleg wordt tenminste aan de orde gesteld:

  • a.

    de realisering van politieke doelstellingen en de strategische beleidsvorming;

  • b.

    de (kwaliteit van de) dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan het college;

  • c.

    de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor de) ambtelijke organisatie;

  • d.

    ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor bestuursorganen en ambtelijke organisatie.

• 4.

  De leden van het directieteam streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij het ontbreken van overeenstemming neemt de secretaris het besluit.

Artikel 4.3 – Samenstelling en taken managementoverleg

• 1.

  Het managementoverleg (MO) bestaat uit de secretaris, de directeuren en de afdelingshoofden.

• 2.

  Artikel 4.1, tweede tot en met vierde, zesde en zevende lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  In het managementoverleg vindt:

  • a.

    terugkoppeling plaats uit de vergaderingen van het directieteam, het college en, via de bestuurlijke planning, uit de vergaderingen van de raadscommissies en de raad;

  • b.

    onderlinge informatieuitwisseling, consultatie en afstemming over de bedrijfsvoering plaats;

  • c.

    een vertaling plaats van college- en DT-besluiten van strategisch naar operationeel niveau.

Artikel 5.1 - Directeur

• 1.

  De directeur wordt in algemene dienst benoemd en ontslagen door het college.

• 2.

  De directeur:

  • a.

    is lid van het directieteam;

  • b.

    draagt bij aan beleidsadviezen, procedures en integrale concernadviezen van het directieteam;

  • c.

    is voor zijn bijdrage aan het directieteam verantwoording schuldig aan de secretaris.

• 3.

  Daartoe gemandateerd door het directieteam geeft de directeur hiërarchisch leiding aan afdelingshoofden conform de portefeuilleverdeling binnen het directieteam.

• 4.

  De directeur is beoordelaar van afdelingshoofden en draagt zorg voor het periodiek houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken.

• 5.

  De directeur is hiërarchisch ondergeschikt aan de secretaris en legt aan hem verantwoording af.

• 6.

  In een door het college vastgestelde functiebeschrijving is de functie verder uitgewerkt.

Artikel 5.2 - Afdelingshoofd

• 1.

  Het afdelingshoofd is als integraal manager verantwoordelijk voor het opstellen van het afdelingsplan en het realiseren van de daarin opgenomen doelstellingen en activiteiten. Daarbij is hij bevoegd tot het inzetten van middelen op het vlak van personeel, informatie, juridisch, communicatie, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting en materieel binnen de centraal vastgestelde kaders.

• 2.

  Het afdelingshoofd treedt, namens de afdeling, op als aanspreekpunt voor de portefeuillehouders en coördineert de inhoudelijke overleggen met deze.

• 3.

  Het afdelingshoofd zorgt voor de vertaling van het geformuleerde strategisch beleid naar uitvoering binnen de afdeling, rekening houdend enerzijds met de ambities en anderzijds met de realiseerbaarheid.

• 4.

  Het afdelingshoofd stuurt op levering van producten, diensten en de inhoudelijke kwaliteit daarvan.

• 5.

  Het afdelingshoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers en de planning van de werkzaamheden.

• 6.

  Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend overleg binnen de afdeling.

• 7.

  Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en de juiste personeelsbezetting.

• 8.

  Het afdelingshoofd stimuleert, instrueert en corrigeert de medewerkers van zijn afdeling en voert met hen gesprekken over klachten, problemen en andere aangelegenheden.

• 9.

  Het afdelingshoofd is beoordelaar van het personeel van de afdeling en draagt zorg voor het periodiek houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken.

• 10.

  Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

• 11.

  Het afdelingshoofd kan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ondermandateren, overeenkomstig het bepaalde in het Ondermandaatbesluit.

• 12.

  Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten uit het afdelingsplan en de afstemming in en tussen afdelingen.. Hieronder worden tevens specifiek aangewezen “projecten” verstaan, waarbij het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor het bewaken van het tijdig opstellen, c.q. actualiseren van de projectplannen en voor het aanwijzen van aspecten van samenhang.

• 13.

  Het afdelingshoofd is over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden verantwoording schuldig aan een lid van het directieteam; op basis van de portefeuilleverdeling binnen het directieteam kan dit lid een directeur of de secretaris zijn.

• 14.

  Het afdelingshoofd informeert het directieteam over de uitvoering van het afdelingsplan in periodieke gesprekken met het directieteam.

• 15.

  Het afdelingshoofd wijst een plaatsvervanger aan.

• 16.

  In een door het college vastgestelde functiebeschrijving is de functie verder uitgewerkt.

Artikel 5.3 - Concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller is functioneel ondergebracht bij de Concernstaf en valt rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de secretaris.

• 2.

  De concerncontroller werkt in opdracht van en ter ondersteuning van het college, de secretaris en het directieteam

• 3.

  De concerncontroller draagt zorg en is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de ontwikkeling van concerncontrol en de vormgeving van het concernbeleid ter zake in meerjarenperspectief;

  • b.

    de ontwikkeling van het plannings- en controlinstrumentarium en het zorgdragen voor de instandhouding daarvan;

  • c.

    het toetsen van de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de planning en control en het rapporteren daarover;

  • d.

    het adviseren en ondersteunen bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages;

  • e.

    het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en de rechtmatigheid van het beheer van de administratie;

  • f.

    het ontwikkelen van instrumenten ter verbetering van de bedrijfsvoering zoals benchmark, prestatiemanagement en kwaliteitstoetsen;

  • g.

    het adviseren over risicomanagement;

  • h.

    het adviseren en ondersteunen bij monitoring/evaluatie van de uitvoering van het vastgestelde beleid.

• 4.

  Indien de concerncontroller bij de uitoefening van de hierboven genoemde werkzaamheden een ten opzichte van de secretaris afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na overleg met de secretaris, mededeling aan het college.

• 5.

  Voor de gewenste afstemming van de planning- en controltaken is een auditorenoverleg ingesteld; de concerncontroller coördineert het auditorenoverleg. In het auditorenoverleg hebben, naast de concerncontroller de auditoren zitting.

• 6.

  In een functiebeschrijving is de functie verder uitgewerkt.

Artikel 5.4 – Teamleider Wijkbeheer

• 1.

  Omdat sprake is van een te grote span of control bij het afdelingshoofd, zijn bij de buitendienst van de afdeling Wijkbeheer twee teamleiders aangesteld, die van het afdelingshoofd afgeleide taken op het gebied van operationele aansturing uitoefenen.

• 2.

  De teamleider:

  • a.

    stelt prioriteiten, verdeelt, coördineert en controleert de werkzaamheden van de medewerkers;

  • b.

    stuurt de medewerkers aan bij de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden;

  • c.

    borgt de kwaliteit van de producten en dienstverlening;

  • d.

    ondersteunt het afdelingshoofd bij het leidinggeven aan de afdeling.

• 3.

  De teamleider is over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd Wijkbeheer.

Artikel 5.5 - Senior

• 1.

  De senior coacht binnen een afdeling de medewerkers van een taakveld vakinhoudelijk, vervult coördinerende taken met betrekking tot de planning, werkverdeling en voortgangsbewaking van werkzaamheden van een taakveld en zorgt voor de afstemming van producten en diensten in en tussen afdelingen.

• 2.

  In een functiebeschrijving is de functie verder uitgewerkt.

Artikel 6.1 - Projecten

• 1.

  Het directieteam stelt afdelingsoverstijgende (strategische) projecten vast. Politiek gevoelige projecten legt het directieteam ter instemming aan het college voor.

• 2.

  Het college wijst per project een projectverantwoordelijk bestuurder aan.

• 3.

  De op grond van het tweede lid aangewezen bestuurder is namens het college verantwoordelijk voor alle aspecten van het project en koppelt terug naar en stemt af met het college indien er afwijkingen zijn van het afgesproken kader dan wel zich nieuwe sterk afwijkende ontwikkelingen voordoen.

• 4.

  De overige leden van het college houden op deelterreinen van hun eigen portefeuille hun verantwoordelijkheid ten aanzien van een project en koppelen ter zake terug naar en stemmen af met de projectverantwoordelijk bestuurder.

• 5.

  Het directieteam voegt per project een ambtelijk projectleider toe. Deze is verantwoordelijk voor de voortgang van het proces en het te bereiken resultaat.

• 6.

  De projectplannen worden jaarlijks door de projectleider geactualiseerd en via het directieteam aan het college ter vaststelling aangeboden .

• 7.

  Tweemaal per jaar biedt de projectleider via het directieteam een voortgangsrapportage over het project aan het college aan .

Artikel 7.1 - Primatenstelsel

• 1.

  Elk product wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied conform de productenraming het desbetreffende product behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

• 2.

  Indien een product zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt en ten aanzien van dat product geen toepassing is gegeven aan artikel 6.1 kan het directieteam een afdeling aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 7.2 - Integrale advisering

• 1.

  Indien een product het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan de andere afdeling teneinde te komen tot geïntegreerde advisering, waarin de argumenten voor de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

• 2.

  De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt in overleg met de afdeling die is belast met de voorbereiding of uitvoering van het beleid.

• 3.

  Het aanvullende advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

• 4.

  Een afdeling kan ook uit eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het directieteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures worden beïnvloed.

• 5.

  Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.

• 6.

  De afdelingshoofden zijn er voor verantwoordelijk dat de bij de secretaris ingediende collegevoorstellen zijn getoetst op:

  • a.

    de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  • b.

    rechtmatigheid;

  • c.

    doelmatigheid;

  • d.

    doeltreffendheid

  • e.

    financiële-, juridische- en personele aspecten;

  • f.

    de juistheid van de te volgen procedure;

  • g.

    communicatieve aspecten;

  • h.

    de mate van aandacht die is geschonken aan relevante beleidsalternatieven;

  • i.

    de integraliteit van het voorgestelde beleid of de voorgestelde beleidswijziging;

  • j.

    de juiste toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel beoogt te leiden.

Artikel 7.3 – Bestuursopdrachten

Voor aangelegenheden waarvoor naar het oordeel van het college of het directieteam een kader nodig is voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid, stelt het college, op voorstel van het directieteam, een zogenoemde bestuursopdracht vast. Daarbij wordt gehandeld conform het vastgestelde format en processchema voor een bestuursopdracht.

Artikel 7.4 - Mandaat

• 1.

  Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college of de burgemeester voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren.

• 2.

  Mandatering vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken ambtenaar en voor zover van toepassing van diens afdelingshoofd.

• De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

• 3.

  Het college en de burgemeester verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in het Mandaatbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad.

Artikel 8.1 - Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 november 2005 en kan worden aangehaald als de ‘Organisatieregeling 2006’.

• 2.

  Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de op 27 september 2005 vastgestelde “Organisatieregeling 2005” ingetrokken.