Nota Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2013

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

S amenvatting

De gemeente Geldrop-Mierlo heeft de deelnameverklaring “Duurzaam Inkopen” ondertekend. Daarmee is uitgesproken dat per 2015 de gemeentelijke inkoop 100% duurzaam zal worden uitgevoerd. Het begrip “duurzaam” valt uiteen in een drietal onderdelen: People (sociale criteria) , Planet (milieucriteria) en Profit (maatschappelijk verantwoord bestuur . Hier bij is het uitgangspunt dat niet slechts naar de directe aanschafkosten wordt gekeken, maar naar de totale kosten over de levenscyclus (de zogenaamde “Tota l Cost of Ownership” (TCO). De drie onderdelen van duurzame inkoop worden gezamenlijk aangehaald als “Maatschappelijk Verantwoord Inkopen” (MVI).

Deze nota is een uitwerking van het gemeentelijk Inkoopbeleid 2011 – 2013. De nota geeft uitleg, kaders en schetst de interne verantwoordelijkheden en rollen . D e doelstelling is om 100% duurzame inkoop te realiseren.

In de Uitvoeringswijzer behorende bij deze nota wordt aan de hand van het inkoopproces uitgel egd hoe het duurzaamheid een rol kan krijgen en worden tips gegeven. Naarmate de specificaties minder vast liggen, hoe hoger de potentiële duurzaamheidswinst is. De gedegen voorbereiding van de inkoopprocedure , het maken van heldere keuzes in de inkoopstrategie en het vervolgens helder specificeren van het uitgevraagde product, dienst of werk zijn daarbij essentieel. De Uitvoeringswijzer laat zien hoe de gemaakte keuzes in zowel de selectie- als gunningcriteria als in contractvoorwaarden kunnen worden opgenomen.

1. Inleiding

De Nederlandse overheden zetten jaarlijks voor vele miljarden overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken in de markt. Daarvan is ruim de helft afkomstig van gemeenten. Inkoop- en aanbesteding heeft een ontwikkeling doorgemaakt van een primaat op het zo goedkoop en tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden in de markt zetten van deze overheidsopdrachten naar de bewustwording dat de overheid door haar grote inkoopvolume in het kader van inkoop- en aanbesteding slagen kan maken voor wat betreft maatschappelijk verantwoord inkopen. De overheid kan door haar grote inkoopvolume de markt beïnvloeden en een stevige impuls geven aan het verduurzamen van producten en productieprocessen. Door het stellen van duidelijke doelen en het ontwikkelen van criteria die concreet aangeven wanneer producten duurzaam zijn, geeft de overheid duidelijkheid naar de markt. Het bedrijfsleven kan hierdoor gaan anticiperen wat tevens kan leiden tot het versnellen van marktontwikkelingen en innovaties. Bovendien kan door een grotere afname van duurzame producten en diensten de prijs daarvan (verder) afnemen, wat leidt tot een groter afnamevolume, meer omzet en verdere ontwikkeling van het duurzame product. Kortom: het kan een sneeuwbaleffect tot gevolg hebben. Met andere woorden: het besef is gegroeid dat de overheid in deze een voorbeeldfunctie heeft te vervullen. MVI is dan ook een politieke en bestuurlijke wens.

Een belangrijke stap in deze ontwikkeling voor de gemeentelijke praktijk vond plaats in 2007 door ondertekening van de deelnameverklaring “Duurzaam Inkopen”. Hierbij ligt de nadruk op het aspect “Planet” waarbij wordt beoogd te komen tot een 100% duurzaam inkoopproces. Feitelijk betekent dit dat ten minste de door Agentschap NL gepubliceerde minimumeisen verplicht worden gesteld. Hierop is slechts uitzondering mogelijk wanneer in de inkoopstrategie gemotiveerd wordt aangegeven waarom dit niet is gebeurd.

MVI valt uiteen in de zogenoemde “3 P’s”, namelijk Profit (maatschappelijk verantwoord bestuur), Planet (milieucriteria) en People (sociale criteria). Deze nota is een ontwikkeldocument en is primair bedoeld om de gemeentelijke organisatie handvatten te geven om in te kopen met adequate aandacht voor deze aspecten. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat in dit kader onder People het

stimuleren van duurzame en eerlijke productieprocessen wordt verstaan.

Naarmate er meer en meer ervaring komt met MVI zullen nieuwe ideeën, tips en voorbeelden kunnen leiden tot aanpassing, aanscherping en uitbreiding van deze nota.

2. Besluitvorming

Op 4 juli 2011 is het Inkoopbeleid 2011 – 2013 door de gemeenteraad vastgesteld. Hieraan gekoppeld hebben burgemeester en wethouders op 26 juli 2011 Inkoopprocedure 2011 – 2013 vastgesteld.

In de nu voorliggende nota wordt nadere invulling gegeven aan paragraaf 2.4 van het Inkoopbeleid: “Maatschappelijk Verantwoord Inkopen” (MVI).

Medio 2011 is binnen onze gemeentelijke organisatie het ambitieniveau op de drie aspecten van MVI uitgesproken: op al deze drie terreinen zo optimaal mogelijk maatschappelijk verantwoord inkopen. Er is sprake van een gefaseerde, stapsgewijze implementatie. Total Cost of Ownership (TCO) moet bij iedere aanbestedingsprocedure het uitgangspunt zijn. Een voorbeeld:

Het beoordelen van kosten van duurzaam inkopen is vooral een kwestie van hoe er tegen dingen aangekeken wordt. Kosten die gepaard gaan met het inkopen van een levering, dienst of werk, omvatten meer dan uitsluitend de directe aanschafkosten daarvan. TCO is een benaderingswijze waarbij men kijkt naar de totale kosten van een product. Het gaat dan om:

1) Aanschafkosten, al dan niet te boeken als jaarlijkse afschrijvingen

2) Gebruikskosten, en

3) Verwerkingskosten.

Onderzocht kan worden of er innovatieve oplossingen zijn of zuinige apparaten die zichzelf terug verdienen. De soms hogere aanschafkosten van een duurzaam product kunnen worden gecompenseerd door lagere gebruikskosten en/of lagere verwerkingskosten. Neem dus duurzaamheidscriteria direct bij de inkoopvoorbereiding mee en beperk bij het kostenoverzicht niet tot alleen de aanschaf maar kijk ook naar de totale kosten. Een voorbeeld van TCO bij gebouwen is dat naast de bouwkosten/huurprijs ook kosten voor energie, schoonmaakonderhoud, bouwkundig onderhoud, beveiliging, bouwkundige aanpassingen, parkeerkosten, enz. mee in beschouwing worden genomen.

Let er op dat het toepassen van TCO tot gevolg heeft dat ten tijde van het in de markt zetten van de overheidsopdracht voldoende budget beschikbaar moet zijn. Immers, er moet nu geld worden uitgegeven (geïnvesteerd) om over de langere termijn kostenvoordeel te behalen.

3 Juridisch kader

Het uitgangspunt is dat aan iedere inkoop conform het bepaalde in het Inkoopbeleid een vorm van aanbesteding ten grondslag ligt. De procedurele kenmerken daarvan zijn afhankelijk van een groot aantal factoren en afwegingen. Kort samengevat is alles mogelijk van gunning door middel van het doorlopen van een openbare of niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure op basis van het Besluit aanbesteding overheidsopdrachten (Bao) aan een buitenlandse onderneming tot een enkelvoudige (één-op-één) gunning aan de lokale eenmanszaak op de hoek van de straat.

Het Bao is de Nederlandse implementatie van Europese Richtlijn 2004/18 EG. In beginsel is dit Besluit alleen maar in zijn geheel van toepassing op zogenaamde “bovendrempelige” opdrachten. Maar dat wil geenszins zeggen dat de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, namelijk gelijkheid, transparantie, proportionaliteit en non-discriminatie, niet ook zouden gelden voor het in de markt zetten van opdrachten beneden de Europese drempel.

Uit deze algemene beginselen volgt dat de gemeente gebonden is aan haar eigen Inkoopbeleid. Afwijking kan slechts goed gemotiveerd plaatsvinden. Met name het transparantiebeginsel vraagt in dit kader om een duidelijke begrenzing van wat de gemeente onder “duurzaamheid”, “duurzame ontwikkeling”, “Maatschappelijk Verantwoord Inkopen” en “duurzaam inkopen” verstaat.

In 2013 zal de Aanbestedingswet in werking treden. Net als het Bao, vormt de Aanbestedingswet de implementatie van de Europese richtlijn 2004/18 EG. Ook in het kader van de Aanbestedingwet bestaat de mogelijkheid om, zowel in Europese, nationale als bij onderhandse procedures voorwaarden in het kader van MVI aan de uitvoering van een opdracht te verbinden (artikel 2.80 Aanbestedingswet). De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zijn in de Aanbestedingswet expliciet van toepassing op al deze procedures. De zelfbinding van een aanbestedende dienst aan

haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid blijft ook onder de werking van de Aanbestedingswet onverkort overeind.

4 Definiërende omschrijvingen

De in deze paragraaf opgenomen omschrijvingen vormen het referentiekader voor alle vormen waarop MVI op basis van deze nota aan inkoop- en aanbestedingsprocedures worden verbonden.

a. Duurzaamheid

Duurzaamheid heeft betrekking op de wereld als geheel en op de langere termijn en is niet begrensd in ruimte of tijd.

b. Duurzame ontwikkeling

Een duurzame ontwikkeling is een ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie, zonder daarmee voor toekomstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. Dit omvat alle ontwikkelingen - op technisch, economisch, ecologisch of sociaal vlak - die bijdragen aan een wereld die efficiënter, zuiniger en op de lange termijn meer

continu omgaat met de aarde.

c. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is een afgeleide van duurzame ontwikkeling, waarbij door het opnemen van milieucriteria (Planet), sociale criteria (People) en via maatschappelijk verantwoord bestuur (Profit) wordt gestreefd naar duurzame en eerlijke productieprocessen.

·Sociale criteria (People) gaan over:

• o

  het respecteren van mensenrechten

• o

  het voldoen aan regelgeving rondom arbeidsomstandigheden

• o

  het respecteren van regelgeving die kinderarbeid verbied

• o

  het respecteren van antidiscriminatie bepalingen

Voor de goede orde wordt opgemerkt dat onder de sociale criteria ook gedacht kan worden aan “Social Return of Investment”. Hiermee wordt beoogd om sociaal rendement te genereren door – bijvoorbeeld – het creëren van leerwerkplekken en reguliere functies voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (zoals WA-gerechtigden en WSW-ers). Dit aspect zal in een afzonderlijke nota aan de orde komen.

• ·

  Milieucriteria (Planet) gaan over:

  • o

    het handelen conform locale, nationale en internationale wet- en regelgeving op het gebied van gevaarlijke stoffen, milieuprestaties, artbeidsomstandigheden, veiligheid en welzijn van werknemers

  • o

    het handelen conform locatie, nationale en internationale wet- en regelgeving op het gebied van milieu met inbegrip van het treffen van de daarvoor noodzakelijk waarborgen in de bedrijfsprocessen die ter bescherming van het milieu bevorderen (bijvoorbeeld CO² -uitstoot, afval en milieuvervuilende bestanddelen van een product of productieproces beperken)

• ·

  Maatschappelijk verantwoord bestuur (profit) gaat over:

  • o

    Managementsystemen en certificering (zoals een ISO 14001-certificering)

  • o

    Ethiek (geen uitbuiting of omkoping)

  • o

    Kwalificatie en kennis (juiste kwalificaties en opleiding bij personeel leveranciers);

  • o

    Oog voor Total Cost of Ownership.

d. Duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is een onderdeel van MVI en kenmerkt zich door een resultaatverplichting. Er kan dus niet worden volstaan met een inspanningsverplichting. Alleen overheidsopdrachten waarvoor duurzaamheidscriteria zijn opgesteld en ook daadwerkelijk aan al deze criteria voldoen, tellen mee als

‘duurzaam ingekocht’. In het geval dat er geen duurzaamheidscriteria voorhanden zijn tellen deze niet mee in de duurzaamheidsmonitor.

Samenvattend wordt duurzaam inkopen als volgt gedefinieerd:

“Het toepassen van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot de levering van een product, dienst of werk dat aan deze criteria voldoet.”

Model van de genoemde begrippen:

4 . Borgen van MVI in de aanbestedingsstukken

Om het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen daadwerkelijk een rol te laten vervullen bij de aanbesteding van overheidsopdrachten moet dit aspect onderdeel uitmaken van de

aanbestedingsstukken. Hieronder worden de manieren uiteen gezet waarop dit vorm kan krijgen. Binnen één aanbestedingsprocedure kunnen meerdere manieren gelijktijdig worden ingezet.

1.MVI als uitsluitingsgrond. MVI kan in het kader van de uitsluitingsgronden van een ondernemer een rol spelen voor wat betreft de milieucriteria. Meer in het bijzonder kan uitsluiting plaatsvinden in het geval dat er sprake is van een “ernstige fout” in de uitoefening van hun beroep in de zin van een overtreding van de milieuregels. In dit geval moet in de aanbestedingsstukken (dus op voorhand) worden aangegeven wanneer er sprake is van zo’n “ernstige fout”.

Een (potentiële) opdrachtnemer kan in dit kader in de regel volstaan met het overleggen van een Eigen Verklaring. Een sjabloon van de Eigen Verklaring Uitsluitingsgronden is opgenomen in de bij deze nota behorende Uitvoeringswijzer. De figuur van de Eigen Verklaring komt er op neer dat de inschrijver of gegadigde verklaart dat geen van de uitsluitingsgronden op hem van toepassing is. De hieraan ten grondslag liggende bewijsmiddelen hoeven dan niet direct bij de inschrijving of aanmelding te worden overlegd, maar die kunnen op een later moment door de gemeente worden opgevraagd. De administratieve lasten voor de inschrijver of gegadigde voor het doen van een inschrijving of aanmelding verlagen hierdoor terwijl de gemeente een redelijke mate van zekerheid verkrijgt dat geen van de uitsluitingsgronden van toepassing zijn.

Na de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet wordt het gebruik van een Uniforme Eigen Verklaring verplicht gesteld. Ten aanzien van het toepassen van de facultatieve uitsluitingsgronden (waaronder die van de “ernstige fout” geldt in het kader van het proportionaliteitsbeginsel een nadrukkelijke motiveringsverplichting.

2.MVI als geschiktheidseis. MVI kan worden meegenomen in de geschiktheidseisen (eisen aan het bedrijf dat de overheidsopdracht zal gaan uitvoeren ten aanzien van de financiële of economische draagkracht en eisen aan de technische en beroepsbekwaamheid). Denk hierbij bijvoorbeeld aan de eis dat de potentiële opdrachtnemer beschikt over een

milieumanagementsysteem, studie- en beroepsdiploma’s van medewerkers van de potentiële opdrachtnemer.

Dezelfde eisen kunnen onder de werking van de Aanbestedingswet eveneens in een aanbestedingsprocedure worden meegenomen. Mits de geschiktheidseis is terug te voeren

op de van de (potentiële) opdrachtnemer gewenste competenties worden dergelijke eisen proportioneel geacht.

3.MVI als minimumeis c.q. knock-out criterium. MVI speelt in een aanbesteding een rol in de vorm van minimumeisen in een Programma van Eisen / bestek / offerteverzoek. Minimumeisen zijn specificaties waaraan een product, dienst of werk moet voldoen om mee te kunnen dingen naar gunning van de opdracht. Deze minimumeisen kunnen zowel technisch als functioneel worden geformuleerd.

In het geval dat uitsluitend de minimum geschiktheidseisen van Agentschap NL op het desbetreffende inkooptraject van toepassing worden verklaard, kan worden volstaan met het overleggen van een Eigen Verklaring Duurzaamheid. Een sjabloon van de Eigen Verklaring opgenomen in de bij deze nota behorende Uitvoeringswijzer.

In dat geval kan in het Programma van Eisen de navolgende passage worden opgenomen:

Op te nemen passage: “De overheid zet concrete stappen naar een duurzame samenleving.

De gemeente Geldrop-Mierlo geeft hierin het goede voorbeeld door in haar aankopen duurzame producten, werken of diensten te eisen. Het uitgangspunt is om 100% duurzaam in te kopen. AgentschapNL heeft hiervoor duurzaamheidcriteria ontwikkeld. De daarin opgenomen minimumeisen zijn vertaald in een Eigen Verklaring (bijlage xx van dit programma van eisen). Deze Eigen Verklaring moet volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend bij de inschrijving worden gevoegd om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen.”

4.MVI als (sub)Gunningcriterium. Een aanbesteding wordt gegund op hetzij het gunningcriterium laagste prijs hetzij het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige

Inschrijving (EMVI). Bij het vaststellen van gunningcriteria speelt MVI een rol in het aanbestedingsproces. Het gaat hierbij om eisen die betrekking hebben op het voorwerp van de overheidsopdracht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan emissie van motoren, energieverbruik;

Bovendien kan naast of samen met de minimumeisen er ook voor worden gekozen om de leverancier zelf te laten beschrijven hoe deze met duurzaamheid omgaat. In dat geval wordt duurzaamheid als gunningscriterium meegenomen. In de aanbestedingsstukken moet in zulke

gevallen op voorhand kenbaar op welke onderdelen zij een nadere toelichting door de leverancier wenst, en welke wegingsfactoren voor de beoordeling aan deze onderdelen worden toegekend. Bijvoorbeeld: wanneer de potentiële opdrachtnemer aangeeft voor een opdracht motoren met emissienorm Euro 5 in te zetten dan levert dat minder punten op dan de ondernemer die ter zake aangeeft motoren met emissienorm Euro 6 in te zullen zetten.

5.MVI als contractvoorwaarde. Voor het daadwerkelijk gunnen van de overheidsopdracht wordt met de opdrachtnemer een overeenkomst gesloten. In die overeenkomst kunnen een of meerdere contractvoorwaarden worden opgenomen die zien op MVI. Één van de bijlagen van een aanbestedingsdocument behoort een concept van de overeenkomst te zijn waarmee de gemeente de daadwerkelijke opdrachtverlening aan de winnende inschrijver beoogd vast te leggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de contractvoorwaarde bij de aanbesteding van cateringdiensten die regelt dat een communicatieplan opgesteld moet worden over de wijze waarop de duurzame catering aan de eindgebruiker wordt gecommuniceerd, een bonus/malus-regeling die is gekoppeld aan de verhoging van de duurzaamheid (bijvoorbeeld energiebesparing gedurende de contractperiode).

In de concept-overeenkomst kunnen contractvoorwaarden worden opgenomen conform het criteriadocument van AgentschapNL. De aanbestedingsstukken bevatten in de regel een passage dat de inschrijver/gegadigde door het doen van een inschrijving of aanmelding zich conformeert aan de inhoud van de aanbestedingsstukken (en daarmee met de concept-overeenkomst). Mocht zulke passage ontbreken kan een afzonderlijke conformiteitsverklaring worden opgenomen.

Uiteraard zijn potentiële inschrijvers en gegadigden in de gelegenheid om in het kader van de Nota van Inlichtingen vragen te stellen over de inhoud van de overeenkomst. In dat kader kan

de gemeente nadere uitleg geven en de concept-overeenkomst als ook de aanbestedingsstukken zelf (op ondergeschikte punten) aanpassen. Onder de werking van de Aanbestedingswet wordt uit oogpunt van proportionaliteit expliciet gemaakt dat (potentiële) inschrijvers de kans moeten krijgen om suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst. In de aanbestedingstukken behoort in dit geval in ieder geval te worden opgenomen dat de gemeente zich nadrukkelijk het recht voorbehoud om opmerkingen en tekstvoorstellen van de potentiële inschrijvers en gegadigden niet over te nemen en vast te houden aan de concepttekst.

Om meer nadruk te leggen op de maatschappelijke, ethische voortrekkersrol van de overheid op de drie aspecten van MVI (profit, planet en people) heeft deze nota als uitgangspunt dat onze leveranciers zich nadrukkelijk conformeren aan onze waarden en normen op dit vlak. Om dit te borgen en onderdeel van de aanbestedingsprocedure uit te laten maken, worden inschrijvers/gegadigden gevraagd zich te committeren aan een Gedragscode voor Leveranciers. De Gedragscode vormt integraal onderdeel van de overeenkomst. Een sjabloon van de conformiteitsverklaring met de Gedragscode is opgenomen in de bij deze nota behorende Uitvoeringswijzer.

6.MVI als kwalitatief selectie criterium. Naast de criteria in de vorm van geschiktheidseisen kan in concrete gevallen worden overwogen om enkele van die onderwerpen in de aanbestedingsprocedure op te nemen in de vorm van zogenaamde “kwalitatieve selectiecriteria”. Het verschil tussen een geschiktheidseis en een kwalitatief selectiecriterium is dat het niet of niet geheel voldoen aan een geschiktheidseis een uitsluiting van de aanbestedingsprocedure tot gevolg heeft terwijl het niet of niet geheel voldoen aan een kwalitatief selectiecriterium tot gevolg heeft dat daarvoor geen of niet het maximaal te

behalen punten wordt verdiend. Ook het kwalitatief selectiecriterium moet objectief en transparant worden geformuleerd, maar in deze vorm kunnen met name meer specifieke zaken worden gevraagd waardoor inschrijvers of gegadigden zich van elkaar kunnen onderscheiden. Kwalitatieve selectiecriteria spelen met name een rol in een niet-openbare procedure, maar kunnen – indirect – ook worden toegepast in de openbare procedure in de vorm van het inbouwen van een drempel.

5. Wijze van invulling MVI

Het is niet mogelijk om MVI ineens voor de volle 100% in de gemeentelijke organisatie in te voeren. Zoals gezegd is de ambitie om in 2015 volledig duurzaam in te kopen.

Met deze nota wordt beoogd om het inkoopbeleid verder uit te werken zodat bij iedere inkoop- en aanbesteding (dus zowel boven als onder de Europese drempel) MVI consequent onder de aandacht is zonder de doelmatigheid en rechtmatigheid van de in dat kader opgenomen eisen, voorwaarden en criteria uit het oog te verliezen. Bovendien is het mogelijk om in een inkoopstrategie te motiveren waarom de van toepassing zijnde duurzaamheidcriteria niet of niet geheel in het aanbestedingstraject worden meegenomen. Door deze manier van werken moet voor zoveel mogelijk inkoopsegmenten, voor leveranciers, en voor inkopers, juristen en vakspecialisten de uitgangspunten voor duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen uitvoerbaar en controleerbaar zijn.

Voor de praktische uitwerking is een Uitvoeringswijzer opgesteld die integraal onderdeel van deze nota uitmaakt.