Uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester

De burgemeester, het college en de raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

gelet op artikel 169, tweede tot en met vijfde lid, en artikel 180, tweede en derde lid, van de Gemeentewet;

besluiten:

de volgende uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester vast te stellen:

• I.

  het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft;

• II.

  het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van de informatie;

• III.

  het college verstrekt de raad de verslagen van de vergaderingen van het college niet later dan een dag nadat zij zijn vastgesteld;

• IV.

  een voorstel voor een raadsagendapunt wordt tenminste acht dagen voor de raadsvergadering en in spoedgevallen minimaal 2x24 uur voor de raadsvergadering aan de raad gemeld door het college;

• V.

  het college en de burgemeester informeren de raad volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie;

• VI.

  het college en de burgemeester informeren de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geven daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen;

• VII.

  de raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd;

• VIII.

  de raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:

  • a.

    via de volgende instrumenten:

    • 1.

      kader- en najaarsnota;

    • 2.

      programmabegroting;

    • 3.

      doorlichtingen en onderzoeken naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid;

    • 4.

      nota’s ex artikel 212 van de Gemeentewet;

    • 5.

      (voortgangs)rapportages over diverse projecten;

    • 6.

      jaarrekening en -verslagen;

    • 7.

      persberichten;

  • b.

    over de uitoefening van de bevoegdheid:

    • 1.

      tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten;

    • 2.

      ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging;

    • 3.

      jaarmarkten of gewone marktdagen in te stellen, af te schaffen of te veranderen, voor zover de uitoefening van de bevoegdheid ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.

    • De aanbiedingsnota aan de raad en raadscommissie over een voorgenomen collegebesluit tot een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt digitaal naar de raadsleden verzonden. Het ontwerpbesluit en de daarbij behorende achtergrondinformatie worden, eventueel vertrouwelijk, gedurende een week ter inzage gelegd op de leestafel van de raad.

    • Raadsleden kunnen binnen een week nadat het ontwerpbesluit en de daarbij behorende achtergrondinformatie ter inzage zijn gelegd, via de griffie, aan het college wensen of bedenkingen kenbaar maken over het voorgenomen besluit.

    • Indien binnen genoemde termijn geen wensen of bedenkingen worden kenbaar gemaakt neemt het college een definitief besluit.

    • Worden wel wensen of bedenkingen kenbaar gemaakt dan neemt het college een definitief besluit wanneer het betrokken raadslid aangeeft geen behoefte te hebben aan bespreking van het voornemen in de raadscommissie. In de overige gevallen agendeert de agendacommissie het voorgenomen besluit voor de eerstvolgende vergadering van de betreffende raadscommissie. Na behandeling in de raadscommissie of de raad neemt het college een definitief besluit.

    • Van een collegebesluit tot een privaatrechtelijke rechtshandeling welke handeling betrekking heeft op een strategische aankoop en welk besluit voldoet aan de vier randvoorwaarden zoals genoemd onder 4.1.4 van de Nota grondbeleid Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2009-2013 worden de raadsleden direct na de besluitvorming door het college in kennis gesteld door toezending van een vertrouwelijke aanbiedingsnota raad & raadscommissie.

    • Indien naar het oordeel van het college in het belang van de strategische grondaankoop moet worden afgeweken van het reguliere vergaderschema van de raad en raadscommissies verzoekt het de voorzitter van de raad om een op de kortst mogelijke termijn een besloten raadsvergadering uit te schrijven.

    • De aanbiedingsnota aan de raad dient uiterlijk acht dagen voor deze raadsvergadering in het bezit van de raadsleden te zijn;

  • c.

    over de uitoefening van de bevoegdheid te besluiten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens de gemeente of het gemeentebestuur te voeren, of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van deze bevoegdheid geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;

  • d.

    wanneer één van de onderstaande punten van toepassing is op een onderwerp:

    • 1.

      omvangrijk;

    • 2.

      complex;

    • 3.

      consequenties hebbend:

      • -

        maatschappelijke aandacht;

      • -

        media aandacht (publiciteitsgevoelig);

    • 4.

      voor de gemeente relevante veranderingen bevattend:

      • -

        bestuurlijk;

      • -

        financieel;

      • -

        juridisch;

    • 5.

      risico’s bevattend, doordat:

      • -

        het politiek gevoelig is;

      • -

        het mogelijk de integriteit van het bestuur kan aantasten;

  • e.

    over de volgende onderwerpen:

    • 1.

      strategische nota's van het Stadsgewest Haaglanden en de Provincie Zuid-Holland;

    • 2.

      de agenda's en verslagen van het Algemeen en het Dagelijks Bestuur van het Stadsgewest Haaglanden;

• IX.

  wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang, zal het college of de burgemeester de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren;

• X.

  deze uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester kunnen worden aangehaald als “Handvest actieve informatieplicht Pijnacker-Nootdorp” en treden in werking met ingang van heden.