Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp

Artikel 1 - Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad benoemde

  • 1.

    registeraccountant of

  • 2.

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • 3.

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  accountantscontrole:

• de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • 1.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte ensamenstelling van het vermogen;

  • 2.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • 3.

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • 4.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

• het in overeenstemming zijn van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in de administraties met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten;

• d.

  deelverantwoording:

• een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• e.

  goedkeuringstolerantie:

• het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

• f.

  rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.

Artikel 2 - Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor onbepaalde tijd, met de mogelijkheid van tussentijdse opzegging per 1 januari. Daarbij wordt een opzeggingstermijn in acht genomen van één kalenderjaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bijde controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases engoedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de gemeentelijke producten met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

•    

  Indien gewenst, wordt voor het aanbesteden van het programma van eisen, door de raad overleg gevoerd met de accountant met betrekking tot het gestelde onder a tot en met g.

• 4.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 - Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Waar mogelijk ontvangt de accountant tussentijdse overzichten.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en hetverslag van bevindingen uiterlijk vóór 1 juni aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 - Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voerencontroles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt tijdens de controle - indien noodzakelijk - (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) de raad, de griffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, het hoofd Financieel en Personeelsbeheer en het hoofd Organisatiebeleid.

Artikel 5 - Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerdetoegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hunmedewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties, het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 - Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, dan wel wanneer de opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheidseis van de accountant.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, Ministeries, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, dan wel wanneer de opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheidseis van de accountant.

Artikel 7 - Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur respectievelijk het hoofd van het organisatie-onderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd Financieel en Personeelbeheer, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 - Verantwoording en decharge ambtenaren

• 1.

  Het verslag van iedere controle wordt door de accountant in een door het college van burgemeester en wethouders te bepalen aantal toegezonden.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de doorzending aan de ambtenaar, van wie het geldelijk beheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, ten behoeve van zijn mede-ondertekening en eventueel van de toevoeging van een verklaring.

• 3.

  De ambtenaar zendt terstond de door hem ontvangen exemplaren (verminderd met één, dat hij voor zijn archief behoudt), na plaatsing van zijn handtekening voor gezien en eventueel voorzien van een toelichting aan het college van burgemeester en wethouders terug.

• 4.

  Indien de ambtenaar aan zijn ondertekening een verklaring heeft toegevoegd, deelt het college van burgemeester en wethouders deze in afschrift mede aan de accountant.

• 5.

  Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de jaarrekening impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

• 6.

  Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 9 - Inwerkingtreding en intrekking

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

• 2.

  De Controleverordening 2002 wordt met ingang van 1 januari 2004 ingetrokken.

Artikel 10 - Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004.”