Algemene bepalingen bij de verstrekking van opdrachten door de gemeente Pijnacker-Nootdorp

nummer 2009.04707

Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

overwegende dat het college bevoegd is te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen voor de gemeente;

overwegende dat het in dit verband wenselijk is algemene bepalingen op te stellen die de gemeente hanteert bij het verstrekken van opdrachten;

gelet op artikel 160, eerste lid, onder e, van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de volgende algemene bepalingen bij de verstrekking van opdrachten door de gemeente Pijnacker-Nootdorp:

• 1.

  De gemeente Pijnacker-Nootdorp (hierna te noemen: de gemeente) verstrekt opdrachten aan marktpartijen (hierna te noemen: wederpartij) voor levering of uitvoering van producten, diensten en werken. Op alle opdrachten zijn de onderstaande bepalingen van toepassing. Het aanvaarden van een opdracht betekent het hebben kennis genomen van deze bepalingen en de instemming daarmee.

• 2.

  De gemeente hecht veel waarde aan de integriteit van de eigen medewerkers en verwacht deze ook van (de medewerkers van) een wederpartijen die in opdracht van de gemeente prestaties leveren.

• 3.

  De gemeente verstrekt opdrachten transparant. Uitvoering van opdrachten gebeurt altijd op basis van wederzijds vertrouwen. Daarbij hoort het rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van elkaar en een open wijze van communiceren.

• 4.

  Bij iedere opdracht van de gemeente stuurt de gemeente op drie elementen:

• a)

  kwaliteit;

• b)

  tijd;

• c)

  geld.

• 5.

  De gemeente omschrijft het begrip kwaliteit per opdracht, zowel in de offertefase als in de opdrachtbevestiging. De gemeente verwacht in iedere fase van een (potentiële) wederpartij een actieve opstelling om het begrip kwaliteit in een opdracht zo scherp mogelijk te formuleren. Voor aanvang van de uitvoering van een opdracht moet door een open communicatie de verwachting van beide partijen over de kwaliteit eenduidig zijn.

• 6.

  De gemeente verstrekt alle opdrachten binnen een overeengekomen kader van tijd en geld. Om controle te houden over zowel tijd als geld, deelt de gemeente iedere opdracht in fasen op. Aan iedere fase koppelen de gemeente en wederpartij een bepaalde tijd en geld. Na afloop van ieder fase mag de gemeente de omvang van de opdracht aanpassen of deze beëindigen als de uitvoering van de opdracht buiten de kaders van tijd of geld dreigt te komen. Dat gebeurt niet dan na overleg met de wederpartij.

• 7.

  Primaire basis van de rechtsverhouding tussen de gemeente en een wederpartij vormt hetgeen door de gemeente is gevraagd en door de wederpartij daarop is aangeboden, inclusief de in de opdrachtbevestiging opgenomen afspraken.

• 8.

  Algemene of bijzondere voorwaarden van een (beoogde) wederpartij zijn, in welk stadium ook aangeboden, dan ook expliciet NIET van toepassing op de rechtsverhouding tussen de gemeente en de wederpartij.

• 9.

  Indien er bepalingen staan in de algemene voorwaarden van een (beoogde) wederpartij die hij wenst op te nemen in de rechtsverhouding, verwoordt de beoogde wederpartij deze in zijn aanbieding aan de gemeente. In onderling overleg bespreken de gemeente en de wederpartij vervolgens of deze voorwaarden in de opdrachtbevestiging zullen worden opgenomen.

• 10.

  Bij een aanpassing van de opdracht maken de gemeente en de wederpartij schriftelijk nieuwe afspraken over kwaliteit, tijd en geld.

• 11.

  Indien de gemeente overgaat tot ontbinding van de opdracht, rekenen de gemeente en de wederpartij de uitgevoerde werkzaamheden af op basis van de afspraken.

• 12.

  Alleen in het geval een wederpartij niet presteert volgens de wederzijds overeengekomen voorwaarden (kwaliteit en/of tijd en/of geld), ontbindt de gemeente de opdracht.

• 13.

  Verschillen van inzicht gedurende de uitvoering van de opdracht bespreken de gemeente en de wederpartij in eerste instantie in onderling overleg. Beide partijen spannen zich in een verschil in inzicht in onderling overleg praktisch op te lossen.

• 14.

  Bij een verschil van inzicht voldoet de gemeente de financiële vergoeding over het deel van de werkzaamheden waarover geen discussie bestaat. Alleen de financiële vergoeding over dat deel van de werkzaamheden waarover verschil van inzicht bestaat, wordt gereserveerd tot het moment waarop overeenstemming is bereikt.

• 15.

  De gemeente heeft het recht op kosten van de wederpartij een (deel)opdracht door een derde te laten afronden, indien de wederpartij de opdracht niet binnen de overeengekomen kaders van tijd afrondt. De gemeente maakt van dit recht overigens geen gebruik dan na overleg met de wederpartij.

• 16.

  De gemeente onderschrijft de doelstelling tot duurzaam inrichten van de samenleving. In iedere te verstrekken opdracht geeft de gemeente waar mogelijk aandacht aan duurzaamheid.

• 17.

  De gemeente vraagt uitdrukkelijk iedere wederpartij tijdens de uitvoering van een opdracht alternatieven aan te bieden die de opdracht een meer duurzaam karakter kunnen geven.

• 18.

  Eigendomsoverdracht vindt pas plaats op het moment dat de gemeente volledig beschikt over het geleverde.

• 19.

  Voor alle in het kader van een opdracht vervaardigde producten, inclusief conceptversies, draagt de wederpartij het intellectuele eigendomsrecht over aan de gemeente. De wederpartij vrijwaart de gemeente voor aanspraken van derde. Als er rechten van derden een rol spelen, wijst de wederpartij de gemeente daar vooraf op.

• 20.

  Voor iedere opdracht geldt dat vergoeding van de geleverde prestatie achteraf en pas na goedkeuring van de geleverde prestatie door de gemeente plaatsvindt.

• 21.

  Bij het ter beschikking stellen van personeel aan de gemeente, komt nooit een arbeidsrelatie tot stand met de gemeente. Bij het ter beschikking stellen van personeel vrijwaart de wederpartij de gemeente voor alle aanspraken, zoals die van belastingdienst.

• 22.

  De gemeente gaat er van uit dat alle aanbiedingen die zij ontvangt exclusief BTW zijn, maar inclusief alle overige kosten. Een beoogde wederpartij geeft in zijn aanbieding duidelijk aan welke kosten hij, als hij de opdracht krijgt, in rekening zal brengen en in welke fase.

• 23.

  Er is pas sprake van meer- of minderwerk als daar door de gemeente en de wederpartij schriftelijk afspraken over zijn gemaakt.

• 24.

  De gemeente stelt ontvangen facturen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen dertig dagen, betaalbaar.

• 25.

  Eventuele publiciteit over een verstrekte opdracht vindt pas na onderling overleg plaats.

• 26.

  Wanneer de gemeente en de wederpartij onderling er niet in slagen een geschil te beslechten leggen zij dit voor aan de bevoegde rechter in Den Haag.

• 27.

  Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt het besluit van 11 april 2006 inzake de algemene inkoopvoorwaarden gemeente Pijnacker-Nootdorp 2006 ingetrokken.

• 28.

  Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na publicatie.