Verordening Accountantscontrole Provincie Groningen

1 De accountantscontrole wordt opgedragen aan een accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

2 Gedeputeerde Staten bereiden in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3 Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

• f.

  de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• g.

  de provinciale producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt.

4 In afwijking van het derde lid, onder de letters f en g kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat zij jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt en welke rapporteringstoleranties hij daarbij hanteert.

5 In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen Provinciale Staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

1 Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overleggen deze jaarrekening aan de accountant voor controle.

2 Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van Gedeputeerde Staten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3 Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming door de accountant is verstrekt.

4 Gedeputeerde Staten leggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan Provinciale Staten voor 1 mei van het jaar volgend op het dienstjaar.

5 Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond aan Provinciale Staten en de accountant gemeld door Gedeputeerde Staten.

1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

1 De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

2 De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3 Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden de accountant alle verlangde informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1 Gedeputeerde Staten kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Zij informeren Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2 Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

3 Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn zij bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

1 Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze afwijkingen terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt hij een afschrift van de melding aan Gedeputeerde Staten.

2 In aanvulling op het in de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles of deelcontroles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

3 De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

4 De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door Provinciale Staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de op grond van artikel 56 van het Reglement van orde PS Provincie Groningen aangewezen Statencommissie.