Regeling vervallen per 02-03-2016

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Goeree-Overflakkee

Geldend van 09-01-2013 t/m 01-03-2016 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2013

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Goeree-Overflakkee

De raad van de gemeente Goeree-Overflakkee;

gelezen het voorstel van de stuurgroep herindeling Goeree-Overflakkee van 29 november 2012

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Goeree-Overflakkee

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente voor de verantwoording die daarover wordt afgelegd;

  • b.

    administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding;

  • c.

    financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van de rechten van de gemeente;

  • d.

    financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en het verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens omvat van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1°

      de financieel-economische positie;

    • 2°

      het financiële beheer;

    • 3°

      de uitvoering van de begroting;

    • 4°

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • e.

    rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten, voor zover deze collegebesluiten betrekking hebben op een noodzakelijke uitwerking van Europese, rijks-, provinciale of door de gemeenteraad vastgestelde regelgeving. Daarnaast kunnen ook door de raad gewenste collegebesluiten hieraan toegevoegd worden;

  • f.

    doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • g.

    doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Programma-indeling

  • 1. Indien gewenst stelt de raad bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een (herziene) programma-indeling vast.

  • 2. De raad stelt per programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten (Wat willen we bereiken?);

    • b.

      de te leveren goederen en diensten (Wat gaan we daarvoor doen?);

    • c.

      de baten en lasten (Wat mag het kosten?).

  • 3. De raad stelt op voorstel van burgemeester en wethouders per programma waar mogelijk een of meerdere indicatoren vast voor het meten en het afleggen van verantwoording over de beoogde maatschappelijke effecten, de uitvoering van het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke productie van goederen en diensten.

  • 4. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

  • 1. Burgemeester en wethouders bieden in het eerste halfjaar de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

  • 2. De raming van de onderhoudsbudgetten in de ontwerpbegroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen.

Artikel 5 Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen voor het volgende begrotingsjaar, inclusief de lasten van de in het bestedingsplan voor het begrotingsjaar opgenomen investeringskredieten.

  • 2. De nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3. Voor lasten, baten en investeringskredieten die niet in de programma’s of in het overzicht van algemene dekkingsmiddelen zijn opgenomen, leggen burgemeester en wethouders vooraf een afzonderlijk voorstel ter autorisatie aan de raad voor.

Artikel 6 Tussentijdse bestuursrapportages

  • 1. Burgemeester en wethouders informeren de raad door middel van twee tussentijdse bestuursrapportages in het lopende jaar over de realisatie van de begroting van de gemeente.

  • 2. De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3. De bestuursrapportage gaat per programma in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

    • a.

      de voortgang van de in de begroting gestelde doelen;

    • b.

      de ontwikkeling van de baten en lasten;

    • c.

      de ontwikkeling van de algemene dekkingsmiddelen.

Artikel 7 Jaarstukken

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de programmaverantwoording.

  • 2. Burgemeester en wethouders leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geven burgemeester en wethouders aan:

    • a.

      wat bereikt is;

    • b.

      welke goederen en diensten geleverd zijn;

    • c.

      wat de kosten zijn.

Artikel 8 Financiële positie

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

Artikel 9 Nota’s

Burgemeester en wethouders bieden tenminste eens in de vier jaar de volgende nota’s aan waarin nadere regels over de uitvoering opgenomen zijn:

  • a.

    afschrijven en waarderen;

  • b.

    reserves en voorzieningen;

  • c.

    onderhoud kapitaalgoederen;

  • d.

    verbonden partijen;

  • e.

    grondbeleid;

  • f.

    lokale heffingen;

  • g.

    M&O-beleid (Misbruik & Oneigenlijk gebruik);

  • h.

    risicomanagement.

Artikel 10 Financieringsfunctie

  • 1. Burgemeester en wethouders zorgen bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde beleids- en budgettaire kaders in de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van voldoende rendement op uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen burgemeester en wethouders indien mogelijk zekerheden. Burgemeester en wethouders motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • 3. Burgemeester en wethouders stellen regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid en leggen deze regels en de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut.

Artikel 11 Administratie

De opzet en inrichting van de administratie is zodanig dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onder andere activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, voorraden, vorderingen, en schulden;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren voor de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 12 Interne controle

Burgemeester en wethouders zorgen voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel.

Artikel 13 Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

Artikel 14 Aanbesteding en inkoop

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor en leggen de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Artikel 15 Steunverlening, subsidies en garanties

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor en leggen de interne regels vast voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en het verstrekken van subsidies of garanties.

Artikel 16 Nieuwe situaties

Als op enig moment een situatie optreedt waarin deze verordening niet voorziet dan wordt dit ter besluitvorming via een voorstel aan de raad voorgelegd.

Artikel 17 Vervallen regelingen

De volgende regelingen vervallen:

  • a.

    Financiële beheersverordening gemeente Dirksland;

  • b.

    Financiële verordening Goedereede;

  • c.

    Financiële verordening gemeente Middelharnis 2007;

  • d.

    Financiële verordening 2009, van de gemeente Oostflakkee;

  • e.

    Financiële verordening ISGO 2008;

  • f.

    Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningschap Binnenhof;

met dien verstande dat zij van toepassing blijven voor de jaarrekeningen en deelverantwoordingen van respectievelijk de gemeente Dirksland, gemeente Goedereede, gemeente Middelharnis, gemeente Oostflakkee, het ISGO en het Binnenhof van het verslagjaar 2012.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Goeree-Overflakkee.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van de gemeente Goeree-Overflakkee op 2 januari 2013.

de griffier, de voorzitter,

J.Mimpen C.A. Kleijwegt

Toelichting Financiële verordening Goeree-Overflakkee (artikel 212 Gemeentewet)

Algemene toelichting

Het doel van het artikel 212 Gemeentewet is dat de raad de uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de financiële functie.

Financiële functie

De financiële functie omvat alle directe en indirecte activiteiten en processen ter uitvoering van de onderwerpen die zijn opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De kernonderwerpen in het besluit zijn de begroting en rekening, de paragrafen en de financiële positie en in relatie daarmee de balans. Het zijn onderwerpen waarbij vooral de raad een centrale rol vervult. De begroting betreft immers het vaststellen van de beschikbare gelden en de programma's die daarmee gerealiseerd moeten worden. Om de financiële positie te beoordelen, moet de vraag beantwoord worden of de financiën van de gemeenten op, met name, de langere termijn gezond zijn. De begroting en de financiële positie hangen nauw samen. Zo kan de begroting sluitend zijn, terwijl de meerjarige financiële positie kwetsbaar is. Andersom kan de financiële positie gezond zijn en de rekening een tekort laten zien. De raad zal de begroting steeds in relatie moeten bezien met de financiële positie. De begroting en de financiële positie zijn in onderlinge samenhang van belang voor het inzicht in de gemeentelijke financiën.

De paragrafen gaan over onderwerpen die van invloed zijn op de begroting en de financiële positie en waarbij sprake is van bestuurlijke en financiële risicofactoren.

Financieel beleid

Het financieel beleid omvat de uitgangspunten voor de financiële functie. In de eerste plaats zijn dat de algemene uitgangspunten en doelen voor uitoefening, organisatie en werking van de financiële functie en de daarbij behorende informatievoorziening. Ten tweede gaat het specifiek om uitgangspunten die de budgettaire ruimte beïnvloeden. Artikel 212 noemt in dat verband drie onderwerpen: de doelstellingen, richtlijnen en limieten voor de financieringsfunctie; de regels voor de waardering en afschrijving van activa; en de grondslagen voor de berekening van de tarieven, heffingen en prijzen die gemeenten heffen.

Financieel beheer

Het financieel beheer omvat de activiteiten die moeten bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvinden en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is. Die activiteiten dienen er voor te zorgen dat de financiële situatie onder controle is. Zeker voor de begroting hangen de activiteiten nauw samen met de cyclus van planning & control. Het gaat daarbij niet alleen om de financiële aspecten, maar evenzeer om de programmatische: welke maatschappelijke effecten worden beoogd en welke prestaties moeten daarvoor geleverd worden?

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s kan bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad worden vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat burgemeester en wethouders de producten aan de programma’s toewijzen. Overigens bepaalt het artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de indeling van de begroting en jaarstukken moet worden gewijzigd.

Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

De verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen wordt nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

De Kadernota vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt. Hieronder kan worden verstaan het aangeven van op te nemen nieuw beleid, het aanpassen van bestaand beleid, het bijstellen c.q. actualiseren van het investeringsplan, bepalen formatieomvang, ontwikkeling tarieven ed.

Artikel 5 Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen

Artikel 5 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau. Voor begrotingswijzigingen doen burgemeester en wethouders gedurende het jaar voorstellen aan de raad.

Naast lopende uitgaven doet een gemeenten investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Burgemeester en wethouders zijn nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

Artikel 6 Tussentijdse bestuursrapportages

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

Het derde lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.

Artikel 7 Jaarstukken

Dit artikel is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door burgemeester en wethouders of. de controle van de raad daarop.

Artikel 8 Financiële positie

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 9 Nota’s

De verordening bevat volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval:

  • 1.

    de “regels voor waardering en afschrijving activa”. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa.

  • 2.

    de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer.

  • 3.

    regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening (zie artikel 10 van deze verordening).

Om hieraan te kunnen voldoen bieden burgemeester en wethouders tenminste eens in de vier jaar de opgesomde nota’s in artikel 9 van deze verordening aan waarin nadere regels over de uitvoering opgenomen zijn.

Artikel 10 Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Uitvoering is hieraan gegeven door een afzonderlijk treasurystatuut vast te stellen. Dit statuut is gebaseerd op artikel 212. In dit statuut worden de doelstellingen verwoord, alsmede het risicobeheer, de administratieve organisatie en de daarbij behorende informatievoorziening.

Artikel 11 Administratie

Onder artikel 11 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 12 Interne controle

De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 12 draagt burgemeester en wethouders op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 13 Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan burgemeester en wethouders bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moeten geven. De uitgangspunten vormen kaders voor burgemeester en wethouders, waaraan men zich moet houden.

Artikel 14 Aanbesteding en inkoop

Het aanbesteden van werken is een belangrijke en kwetsbare activiteit die een groot budgettair effect kan hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd; het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Artikel 15 Steunverlening, subsidies en garanties

Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4:23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. De gemeente heeft op basis van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening vastgesteld.

Artikel 16 Nieuwe situaties

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 17 Vervallen regelingen

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordeningen.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 19 Citeertitel

Dit artikel bevat de naam waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.