Privacyreglement GBA 2010

Geldend van 14-04-2010 t/m heden

Intitulé

Privacyreglement GBA 2010

PRIVACYREGLEMENT GBA 2010

Burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening GBA 2010

besluiten:

Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) 2010 van de gemeente Beuningen vast te stellen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • ·

    de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • ·

    verordening: de Verordening GBA 2010, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 9 maart 2010;

  • ·

    GBA-V: de verstrekkingvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;

  • ·

    aangehaakte gegevens: in de GBA opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet, deze gegevens maken geen deel uit van de persoonslijst;

  • ·

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • ·

    beheerder:een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • ·

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de GBA van de gemeente is opgenomen;

  • ·

    afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA;

  • ·

    binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een organisatieonderdeel is van de gemeente Beuningen;

  • ·

    derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

  • ·

    protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de GBA aan een afnemer of derde;

  • ·

    authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in de Beheerregeling GBA, artikel 2.

De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  • a.

    (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

  • b.

    (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

  • c.

    Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Aangehaakte gegevens

  • 1. Naast de gegevens die op grond van de wet worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals aangegeven in bijlage 1.

  • 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 5 GBA

1.De GBA heeft tot doel:

  • a.

    Informatie te leveren aan de (gegevens)beheerder en aan de beheerder GBA aangewezen medewerkers werkzaam op het werkveld Burgerzaken en het telefonisch informatie centrum ten behoeve van de vervulling van hun taken;

  • b.

    De binnengemeentelijke afnemers, genoemd in bijlagen 2 en 3, te voorzien van persoonsgegevens, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taken zoals genoemd in de bijlagen.

  • c.

    De derden, genoemd in bijlage 4, te voorzien van persoonsgegevens, in die gevallen bedoeld in de bijlage. De genoemde gegevens worden op verzoek verstrekt ten behoeve van een gerechtvaardigd, zijnde niet commerciële belang. Bij verstrekking van persoonsgegevens van natuurlijke personen moet vooraf uitdrukkelijk toestemming zijn verkregen van de ingeschrevene;

  • d.

    Een ingeschrevenen over hem betreffende gegevens te informeren;

  • e.

    Informatie te leveren ten behoeven van wettenschappelijk onderzoek (zie bijlage 4).

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

  • 1. Op grond van artikel 96 van de wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2. De betreffende gegevens zijn in bijlage 5 van deze privacyreglement vastgelegd.

  • 3. De persoonsgegevens worden uit de GBA direct aangeleverd aan de basisregistratiesysteem (BRS). Deze gegevens worden ten dienste van de binnengemeentelijke afnemers aangeboden voor het uitoefenen van hun (wettelijke c.q. publiekrechtelijke) taken.

  • 4. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (raadpleegmogelijkheid)

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

    • a.

      de (persoonsgegevens) beheerder;

    • b.

      de door de beheerder aangewezen medewerkers van het werkveld Burgerzaken en medewerkers telefonisch informatie centrum;

    • c.

      de tijdelijke (uitzend) krachten en stagiaires werkzaam onder toezicht van en bij het werkveld Burgerzaken;

    • d.

      voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in de bijlage 2 bij deze reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden;

    • e.

      zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 8 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben of waar systematisch gegevens aan worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden aan de in de bijlage 3 bij deze privacyreglement vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (ad-hoc) of waar systematisch gegevens aan worden verstrekt de in de bijlage aangegeven gegevensset verstrekt ten behoeve van de eveneens in de bijlage 3 aangegeven doeleinde.

Artikel 9 Vrije derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100 van de wet GBA kunnen de in de bijlage 4 bij deze privacyreglement aangegeven vrije derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 10 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 11 Terugmeldverplichting

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met in achtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

  • 4. In bijlage 6 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die teven mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Artikel 12 Protocollering/verstrekking gegevens aan de burger/geheimhouding

De privacyprocedures zoals beschreven in de wet, artikelen 103 en 110, gelden ook voor gebruik door de binnengemeentelijke afnemers. Via andere geautomatiseerde toepassingen worden de verstrekkingen aan de binnengemeentelijke afnemers bijgehouden en kunnen herleid worden. Een burger kan niet rechtstreeks om inzage vragen bij de beheerder van andere geautomatiseerde toepassingen. Indien een burger inzage wil in de gegevens die in het afgelopen jaar vanuit andere geautomatiseerde toepassingen over hem verstrekt zijn aan interne afnemers, moet hij de gegevens opvragen bij het werkveld Burgerzaken van de gemeente van inschrijving. Indien er sprake is van geheimhouding zal dit gerespecteerd moeten worden en de omgang met deze gegevens overeenkomstig de wet moeten worden gehandeld.

Artikel 13 Beveiliging

  • 1. De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging als vermeld in het krachtens besluit van B&W dd 11 maart 2008 Informatiebeveiligingsplan GBA.

  • 2. De beheerder beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer in het krachtens besluit van B&W dd 11 maart 2008 Beheerregeling GBA.

Artikel 14 Slotbepaling

  • 1.

    Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA”.

  • 2.

    Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen,

de secretaris, de burgemeester,

A.H.W.M. Kocken RA mr. drs. H.N.A.J. Zijlmans

Bijlagen

BIJLAGE 1

Aangehaakte gegevens zijn:

  • ·

    Binnengemeentelijke afnemersindicaties

  • ·

    Stemdistricten

  • ·

    PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)

  • ·

    Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.)

BIJLAGE 2

Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Beuningen hebben rechtstreeks toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens:

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

afdeling Financiën

werkveld Belasting

BHW (gemeenschappelijk belastingskantoor)

Hoofdstuk XV Gemeentewet, Artikel 22 en 38 Wet waardering onroerende zaken, Wet milieubeheer, BW Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening

Wet milieubeheer, BW, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening, Titel IV, Hoofdstuk XV Gemeentewet.

Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,

verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.

Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,

verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.

afdeling VROM

werkveld Bouw- en woningtoezicht

werkveld Ruimtelijke Ordening

afdeling Veiligheid

werkveld Openbare Orde en Veiligheid

Besluit Min v Justitie tot aanwijzing buitengewoon opsporingsambtenaar,

Woning Wet, Wet Ruimtelijke Ordening, Wet milieubeheer,Monumenten Wet, en APV

Huisvestingswet

Winkeltijdenwet, Gemeentelijke legesverordening, Drank- en Horecawet, Wet op Kansspelen, en APV.

Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens,verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens en reisdocumentgegevens.

Persoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens,huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagsverhoudinggegevens, verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

Persoonsgegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudinggegevens, en verwijsgegevens.

afdeling Inwoners

welzijn en onderwijs

Burgerzaken en CRIB medewerkers

Burgerzaken

Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995.

Wet rampen en zware ongevallen

Wet GBA,Burgerlijke Wetboek, besluit gevonden voorwerpen, Kieswet, Paspoortwet, Nationaliteitswet, Archiefwet, , Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Regelgeving rijbewijzen, toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815

Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw

Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens,

persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

Werkveld Algemeen Juridische Zaken

afdeling Sociale Zaken

werkveld Werk en Inkomen

werkveld Zorg

Secretariaat Commissie van de bezwaarschriften

Wet Werk en Bijstaand, Wet Inburgering,

Wet Inkomensvoorziening, Wet kinderopvang

Artikelen 49 en 53 van het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer, Wet Maatschappelijk Ondersteuning,

Persoonsgegevens, huwelijksgegevens,verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens,

Persoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudinggegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens

Persoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudinggegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens

afdeling Beheer Openbare Ruimte

BW

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

afdeling Openbare Werken

Kadasterwet

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

brandweer Beuningen

Uitvoer van wettelijke taken

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

afdeling Personeel en Organisatie

werkveld Informatie en automatisering

werkveld Personeel en organisatie

werkveld Documentaire Informatie voorzieningen

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties

Algemene Pensioenwet, Gemeentewet, Ambtenarenwet.

Ter uitvoering van de opgedragen taken, postregistratie. Archiefwet 1995

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 3

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar (systematisch) gegevens aan worden verstrekt uit de GBA.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

afdeling Sociale Zaken

werkveld werk en inkomen

Uitvoering Sociale Wetten

Inburgering Nieuwkomers

Selectie briefadressen:

Persoonsgegevens, Adresgegevens

Selectie eerste inschrijvingen:

Persoonsgegevens, Nationaliteitgegevens

afdeling VROM

Woningwet en het BW

Selectie bewoners recreatiepark:

Persoonsgegevens, Adresgegevens en verwijsgegevens.

afdeling Inwoners

werkveld welzijn en onderwijs

Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995.

Selectie 4-jarigen:

Naam en Adresgegevens

werkveld communicatie

aanschrijving nieuwe inwoners, i.v.m. kermis

Selectie nieuwe inwoners:

Naam en adresgegevens

toegang sociale voorzieningen

Selectie 75-plussers:

Naam en adresgegevens

Bestuurssecretariaat

Jubilea

50, 60, 65, 70 en 75 huwelijken en 90-jarigen en 100-plussers:

Naam, adresgegevens, huwelijksdata,

overlijdensgegevens.

uitnodiging als gast bij de raad

Selectie 19-plussers

Naam en adresgegevens

BIJLAGE 4

Lijst van vrije derden waar gegevens aan verstrekt kunnen worden uit de GBA.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Bibliotheek

(geen onderdeel van de gemeente)

Voor de bijhouding van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens, artikel 76 WBP) www.cbpweb.nl

Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang.

Advies: toestemming burger vragen.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Bureau voor Rechtshulp

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Culturele organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Fondsverwervende organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

-Maatschappelijke dienstverlening

-Algemene/geestelijke gezondheidszorg

-Kinderopvang

-Jeugdwelzijnswerk

-Ouderenzorg

-Gehandicaptenzorg

-Werkvoorziening

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Kerken

(niet zijnde de SILA)

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Kredietbank

(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Migrantenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Ouderenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Patiëntenverenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Pensioenfondsen (tenzij art. 34 Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is)

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Reclassering/verslaafden-zorg

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Sportorganisaties en

-verenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Stichting Bureau Nieuwkomers

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Vakorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

BIJLAGE 5

Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

BRS

GIS (geografische informatie systeem)

In proces klacht en meldingen systeem

Diverse gemeentelijke taken.

Diverse gemeentelijke taken.

Koppelen van de geautomatiseerd meldingenregistratie systeem.

persoonsgegevens, burgerlijke staat gegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, de indicatie geheimhouding van gegevens, adresgegevens , verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

Naam en adresgegevens.

Naam en adresgegevens.