Verordening fractieondersteuning 2006

Toelichting behorende bij de Verordening fractieondersteuning

Artikel 2

In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. De tegemoetkoming is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming in de fractiekosten. De jaarlijkse tegemoetkoming wordt jaarlijks op aanvraag verstrekt. Het aanvraagformulier wordt telkens door de Raadsgriffier aan de fracties toegezonden. In de in de Awb geregelde gevallen, kan het college evenwel de subsidie lager, en in uitzonderlijke gevallen zelfs op een bedrag van € 0,- vaststellen.

Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. De voorschotten worden ten gunste van de fractie uitbetaald.

Artikel 3 lid 1

Voor alle kosten geldt, dat het om kosten moet gaan die door de fractie ten behoeve van het raadswerk gemaakt worden. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met 1 fte administratieve ondersteuning per fractie en 0,4 fte beleidsondersteuning per raadslid en bijhorende bureaukosten. De tegemoetkoming zal in hoofdzaak gebruikt worden voor de navolgende kosten (niet limitatief):

• -

  personeelskosten; het betreft zowel de kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract als de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van personeelsbeheer en personeelsadministratie behoren bij deze kostenpost;

• -

  bureaukosten; het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek, voorzover niet reeds ter beschikking gesteld door de Gemeente Rotterdam, en de kosten van kantoorbehoeften zoals papier en schrijfmaterialen;

• -

  verzekeringen;

• -

  kosten die verband houden met het oprichten en instandhouden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan);

• -

  telefoonkosten van de fractie;

• -

  administratiekosten.

In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen, is het raadzaam om de accountant te consulteren of dit voor te leggen aan het presidium, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan, is voorbehouden aan de raad.

Artikel 3 lid 2

Bijdragen aan politieke partijen (…). Op grond van de Wet Subsidiëring politieke partijen is het niet toegestaan, dat ten gunste van (landelijke) politieke partijen, daarmee verbonden instellingen of natuurlijke personen, uitgaven worden gedaan ten laste van de tegemoetkoming voor fractiekosten, tenzij facturen kunnen worden onderbouwd met aantoonbaar geleverde prestaties ten behoeve van de lokale fractieondersteuning. Dit ter voorkoming dat lokale partijen betalen voor ondersteuning vanuit de landelijke partij.

Uitgaven die bij of krachtens de gemeentewet worden ontvangen. De wettelijke grondslag voor de rechtspositie van raads- en commissieleden zijn de artikelen 95, 97, 98 en 99 van de Gemeentewet. Het rechtspositiebesluit bevat een limitatief stelsel voor vergoedingen en onkosten voor raadsleden. De tegemoetkoming is niet bedoeld voor uitgaven die raadsleden geacht worden te voldoen uit hun inkomsten ex artikel 95 van de Gemeentewet. Ingevolge artikel 95 van de Gemeentewet ontvangen de raadsleden namelijk een vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in hun kosten. Uit dit bedrag moeten de raadsleden hun individuele kosten, zoals kosten van reizen binnen de gemeente, parkeergelden, lunches, diners, telefoongesprekken, portokosten, rechtsbijstand en representatie voldoen. Kosten die worden geacht te zijn vergoed uit de raadsvergoeding die op basis van het rechtspositiebesluit wordt verstrekt, kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning worden gebracht.

Op grond van de Verordening voorzieningen raadsleden, artikel 20b, zijn raadsleden desgevraagd in de gelegenheid gesteld om op kosten van de gemeente deel te nemen aan cursussen en congressen die noodzakelijk zijn in verband met de vervulling van het raadslidmaatschap. De raad stelt hiervoor jaarlijks in de begroting een budget per raadslid vast. Dergelijke uitgaven worden dus reeds van gemeentewege verstrekt en kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming worden gebracht.

Uitgaven aan raadsleden. Op grond van de gemeentewet (rechtspositiebesluit) is het niet toegestaan ten laste van de tegemoetkoming vergoedingen aan raads- of commissieleden te verstrekken. Ook niet in geval zij als beleidsmedewerker of anderszins werkzaamheden voor een fractie hebben verricht.

Giften. Giften of leningen aan maatschappelijke organisaties, goede doelen of anderszins stroken niet met de doelstelling van fractieondersteuning.

Buitenlandse reizen. Fractiewerk en –ondersteuning wordt geacht binnen het Nederlandse grondgebied plaats te vinden.

(Her)verkiezing van raadsleden. Partijpolitieke uitgaven mogen niet ten laste van de tegemoetkoming gebracht worden. Als grens wordt gehanteerd het geven van publieke bekendheid aan de bijdrage van de fractie aan (de totstandkoming van) het gemeentebeleid en het algemeen informeren over het fractiebeleid.

Uitingen, direct of indirect, gericht op (her)verkiezing van (kandidaat) raadsleden mogen niet ten laste worden gebracht van de tegemoetkoming.

Opleidingen voor raads- en commissieleden. Kosten voor opleidingen, cursussen of seminars vormen een separaat onderdeel van de raadsbegroting. Deze kosten kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming worden gebracht. Dergelijke kosten voor fractiemedewerkers, niet zijnde raads- of commissieleden, komen wel in aanmerking.

Artikel 3 lid 3

Gemengde kosten kunnen volledig worden bekostigd uit de tegemoetkoming, voor zover het fractieaandeel in deze kosten 80% of meer bedraagt. Verrekening van het resterende aandeel in de kosten wordt boven deze grens niet zinvol geacht. Ingeval het fractieaandeel lager is dan deze grens, dient het partijaandeel te worden verrekend.

De accountant is belast met de controle van de fractieverantwoordingen. Hij geeft daarbij ook een oordeel over de mate waarin aan bovengenoemd criterium is voldaan. De accountant let daarbij onder andere op onder wiens beheer, gezag of initiatief de uiting of activiteit tot stand is gekomen, toegangsbeleid bij activiteiten, adressering van facturen, aard van de uiting of activiteit en verwijzing daarbij naar de fractie en de kwaliteit en vormvereisten van (gespecificeerde) declaraties, etc.

Het fractieaandeel in de gemengde kosten dient te allen tijde helder te worden verantwoord. Dit met het oog op een eenduidige (en eenvoudige) wijze beoordeling van deze kosten. Hiervoor is het tenminste noodzakelijk, dat de kosten op basis van een gespecificeerde declaratie door de fractie worden overgelegd. Het fractieaandeel dient daaruit te blijken. Dit geldt ook voor eventueel doorbelaste kosten door derden, bijvoorbeeld een politieke partij. Indien declaraties waaruit het fractieaandeel moet blijken niet kunnen worden overgelegd of als het fractieaandeel niet eenduidig is af te leiden, komen de gemengde kosten in het geheel niet voor vergoeding in aanmerking. In het algemeen geldt, dat de onderbouwing van gemaakte kosten c.q. het overleggen van relevante declaraties behoort tot de verantwoordelijkheid van de fractie.

Artikel 4

De tegemoetkoming bestaat uit een vaste component per fractie en een variabele component per fractielid. De vaste component wordt toebedeeld aan fracties die zijn gevormd op basis van de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen. Hieruit volgt dat bij splitsing van een fractie tijdens de zittingsperiode, de nieuwe fractie maximaal aanspraak kan maken op de variabele component.

Artikel 5

Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de accountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de egalisatiereserve wordt eenmaal per zittingsperiode beoordeeld en vastgesteld. Dit gebeurt op basis van de verantwoording over het laatste volledige jaar voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen.

Gedurende de zittingsperiode kan het voorkomen dat de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan. In die gevallen is sprake van een latente terugbetalingsverplichting.

De omvang van de egalisatiereserve wordt gecorrigeerd voor voorzieningen die zijn getroffen voor de financiële afwikkeling van personele verplichtingen die ontstaan als gevolg van de verkiezingen.

Anders gezegd, als de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan als gevolg van personele verplichtingen, dan volgt geen verrekening met de bevoorschotting. Bij de toetsing door de accountant, zal de hoogte van de verstrekte uitkering in het kader van personele verplichtingen op redelijkheid worden getoetst. De kantonrechterformule wordt daarvoor als ijkpunt genomen.

Artikel 6

Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Gemeenteraadsleden kunnen bijvoorbeeld uit hun fractie treden en zelfstandig verder gaan of zich aansluiten bij een andere fractie in de gemeenteraad. Voor die situaties is in artikel 6 geregeld, dat die raadsleden slechts aanspraak kunnen maken op de variabele component voor de ondersteuning bij hun raadswerkzaamheden. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde egalisatiereserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking.

Artikel 7

De administratie dient zodanig te zijn ingericht, dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd.

Artikel 8

De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid.

De accountant stelt bij de afzonderlijke fractieverantwoording een rapport van bevindingen op. De inhoud van dit rapport wordt besproken met de desbetreffende fractie, alvorens het rapport aan de raad wordt gezonden. De bevindingen van de accountant krijgen weerslag in een integrale rapportage welke aan het presidium beschikbaar wordt gesteld voor besluitvorming. Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling in het presidium onder opgaaf van redenen voor de vertraging.

Overschrijding van de indieningtermijn kan gepaard gaan met het (tijdelijk) stopzetten van de bevoorschotting en korting op de tegemoetkoming. Ingeval van overschrijding van de indieningtermijn, volgt het stopzetten van de bevoorschotting per de gestelde datum voor het indienen van de verantwoording. De bevoorschotting wordt op grond van advies van het presidium hersteld, nadat de verantwoording is ontvangen.

Afhankelijk van de termijn van overschrijding, wordt een korting op de tegemoetkoming opgelegd, tenzij de raad anders besluit.

De korting wordt in dat geval verrekend met de tegemoetkoming voor het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft. Als gevolg wordt de tegemoetkoming voor het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd op een lager bedrag vastgesteld dan de som van de eerder verstrekte voorschotten in het verantwoordingsjaar en volgt verrekening van het verschil ten gunste van de gemeente. De korting bedraagt na 1 maand overschrijding van de gestelde termijn 10% van de tegemoetkoming, na 2 maanden 20%. Na 3 maanden wordt de tegemoetkoming volledig als onverschuldigde betaling aangemerkt. Er ontstaat dan een terugbetalingsverplichting aan de gemeente voor het volledige bedrag van de verstrekte tegemoetkoming.

Artikel 9

Voor de fractie die ten gevolge van verkiezingen uit de gemeenteraad verdwijnt, houdt de tegemoetkoming voor bijstand bij haar raadswerkzaamheden op met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling voor het eerst bij elkaar komt. Met die fractie vindt verrekening van de tegemoetkoming plaats. In het tweede lid is expliciet aangegeven dat eventueel opgebouwde egalisatiereserves teruggestort moeten worden in de gemeentekas, behoudens het bedrag dat nodig is voor de financiële afwikkeling van de personele lasten.

Bij de toetsing door de dienst Audit Services Rotterdam, zal de redelijkheid van de hoogte van de verstrekte uitkering ingevolge personele verplichtingen worden getoetst aan de kantonrechterformule.

Artikel 10

De raad kan het besluit nemen over te gaan tot terugvordering of verrekening van uitgekeerde voorschotten indien door de fractie verantwoorde uitgaven op basis van de verordening fractieondersteuning niet toelaatbaar worden geacht. Uitgangspunt is het herstellen van de onrechtmatigheid van die uitgaven die ten laste van de fractievergoeding zijn gebracht. Onder verrekenen wordt primair verstaan, dat het genoemde bedrag wordt teruggestort in de fractiekas. Het herstel van de onrechtmatigheid kan op één manier, te weten door terugstorting van het betreffende bedrag in de fractiekas ten laste van een andere financieringsbron dan de tegemoetkoming zelf. Pas indien dat om moverende redenen niet mogelijk is, zijn er twee alternatieven denkbaar. Alternatief 2 is pas relevant als terugstoring in de fractiekast om moverende redenen geen soelaas biedt. Alternatief 3 is pas relevant als alternatief 2 om moverende redenen geen soelaas biedt.

-Herstel van onrechtmatigheid: terugstorting in fractiekas.

Indien een onrechtmatigheid in de uitgaven is vastgesteld, dan dient deze uitgave door een derde persoon/organisatie te worden gecompenseerd. Compensatie vindt plaats ten gunste van het fractievermogen (fractiekas). Van terugstorting in de fractiekas zal veelal sprake zijn indien het voordeel, dat met de uitgave ten laste van de fractievergoeding samenhangt, duidelijk ten deel valt aan (een) enkele fractieleden, zoals verstrekking van een abonnement voor openbaar vervoer.

• -

  Alternatief 1: terugstorting in gemeentekas

  Indien compensatie door een derde persoon/organisatie niet tot de mogelijkheden behoort, kan de raad besluiten tot terugstorting van een bedrag ter grootte van de betreffende uitgave in de gemeentekas. Terugstorting in de gemeentekas heeft tot gevolg dat het totaal van de fractievergoeding in het betreffende jaar lager is.

• -

  Alternatief 2: Korting van de fractievergoeding

  Indien de onrechtmatigheid in de uitgaven niet in hetzelfde jaar kan worden gecompenseerd, dan kan de raad besluiten om de compensatie te laten plaatsvinden in het eerstvolgende jaar. Dit betekent dat in het jaar, volgend op het jaar waarin de onrechtmatige uitgave werd gedaan, de uitkering van de fractievergoeding wordt gekort voor het gelijke bedrag. Daarnaast verplicht de fractie zich tot het nemen van maatregelen om de opgetreden onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen.

Indien een fractie in gebreke blijft bij verrekening, kan de raad overgaan tot dwangincasso.

Artikel 12

Uitbetaling van de tegemoetkoming geschiedt middels overschrijving aan een stichting. Dit ter voorkoming dat de tegemoetkoming gefiscaliseerd wordt voor de vermogensrendementsheffing. Voorts geldt de eis van een stichting voor het in dienst nemen van personeel. Met deze bepaling is de rechtszekerheid van de fractiemedewerkers beter geregeld.

Artikel 13

Er bestaat momenteel al een lijst met geregistreerde fractiemedewerkers bij de griffier. Artikel 13 biedt de mogelijkheid om dat door nadere regelgeving te formaliseren.