Besturings- en Managementconcept gemeente Sittard-Geleen

In het besturings- en managementconcept (BMC) is de hoofdlijn vastgelegd hoe de sturing en beheersing in Sittard-Geleen is georganiseerd en van welke kernwaarden daarbij wordt uitgegaan.

1. Bestuurlijk kader

• 1.1

  De gemeenteraad bepaalt jaarlijks de kaders voor het beleid en de realisatie in de programmabegroting. Hiermee liggen de gewenste resultaten van het gemeentelijke beleid vast. De stadsdeelplannen zijn integraal onderdeel van de programma-begroting. Met de vaststelling van de programmabegroting draagt de raad het college van burgemeester en wethouders op om de uitvoering te realiseren conform de vastgestelde programma’s en binnen de vastgestelde financiële kaders.

• 1.2

  Voor zover het in de uitvoering van de programmabegroting noodzakelijk is om tussentijds de kaders van het beleid te wijzigen of aan te scherpen, ontvangt de gemeenteraad nadere voorstellen van het college.

• 1.3

  Het college van burgemeester en wethouders draagt collectieve verantwoordelijkheid voor de realisatie van de programma’s zoals opgedragen door de gemeenteraad. Daartoe stelt het college jaarlijks de productbegroting met productbladen en projectbladen vast. In deze productbegroting staan de resultaten vermeld die binnen een jaar moeten worden behaald en de budgetten die hiervoor beschikbaar zijn. De uitvoering van de productbegroting draagt het college op aan de ambtelijke organisatie.

• 1.4

  De burgemeester heeft als zelfstandig bestuursorgaan eigen wettelijke taken en bevoegdheden op het terrein van openbare orde en veiligheid. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft als bestuursorgaan collectieve wettelijke taken en bevoegdheden. Individuele collegeleden hebben geen individuele formele bevoegdheden, tenzij zij door het college worden gemandateerd om op een onderdeel namens het college op te treden. Het college blijft collectief verantwoordelijk voor de in mandaat genomen besluiten.

• 1.5

  Voor zover het gewenst is om tussentijds de kaders en opdrachten uit de productbegroting aan te scherpen of te wijzigen, ontvangt het college nadere voorstellen van de ambtelijke organisatie.

  Bij de voorbereiding van collegevoorstellen sturen de portefeuillehouders de inhoudelijke koers in het verlengde van de vastgestelde doelen. De ambtelijke organisatie volgt deze sturing en is daarbij verantwoordelijk voor de professionaliteit van de voorstellen (toetsen op effectiviteit, doelmatigheid, rechtmatigheid, besluitvormingstraject, financiële haalbaarheid en overeenstemming met vastgestelde beleidskaders voor zover die er zijn).

  De ondertekening van de collegevoorstellen door het clusterhoofd en de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur heeft betrekking op deze professionaliteit. Indien er sprake zou zijn van spanning tussen de inhoudelijke sturing en deze ambtelijke professionaliteit wordt dit door steller van het betreffende B&W-voorstel zorgvuldig aangetekend in een door de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur te accorderen oplegnotitie, die gelijktijdig met het collegevoorstel aan het college wordt voorgelegd.

• 1.6

  Periodiek rapporteert de ambtelijke organisatie in de vorm van management-rapportages aan het college over de realisatie van resultaten binnen gestelde financiële kaders en doet zo nodig voorstellen tot bijstelling, conform de planning- en controlcyclus. Na afloop van het begrotingsjaar legt de ambtelijke organisatie verantwoording af aan het college in de vorm van een jaarrekening en jaarverslag.

• 1.7

  Periodiek rapporteert het college in de vorm van bestuursrapportages aan de gemeenteraad over het behalen van resultaten binnen de gestelde financiële kaders, conform de planning- en controlcyclus. Na afloop van het begrotingsjaar legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af aan de raad in de vorm van een jaarverslag. Aanvullend op de reguliere cyclus kunnen bestuursorganen besluiten tot beleidsevaluatie of onderzoek.

2. Managementsturing

• 2.1

  De organisatievisie Één stad, één organisatie geeft aan welke managementsturing wordt ingezet. Tevens is in het coalitieprogramma een opdracht opgenomen voor de ambtelijke organisatie samengevat met de term A-L-L-E-S:

  Alertheid:

  oog en oor voor wat speelt in de maatschappij en daarop inspelen.

  Loyaliteit aan bestuur en politiek:

  gericht op het adviseren vanuit de eigen deskundigheid en de politiek-bestuurlijke uitgangspunten. Het ruimhartig en loyaal uitvoeren van de uitgezette lijnen en genomen besluiten op basis van eenduidige aansturing door het management.

  Kortom: vertrouwenwekkende ondersteuning van het bestuur.

  Lenigheid van geest en van handelen:

  om snel en passend in te kunnen spelen op wat wordt gevraagd, transparant te werken en duidelijke adviezen en documenten te maken, mede vanuit de context van het moment.

  Erkenning van de positie van de burger:

  zijn terechte wens geholpen en goed behandeld te worden indachtig de rol van de overheid.

  Samenwerking:

  vanuit het besef dat de gemeente voor de burgers één geheel is en dat de interne verhoudingen en processen zodanig geregeld zijn en de onderlinge samenwerking zo vanzelfsprekend is dat de burger daar niets van merkt.

  Zowel de organisatorisch visie als deze wensen uit het coalitieprogramma zijn input voor een nader uit te werken nieuwe set van kernwaarden voor het management en de medewerkers.

• 2.2

  De in de ambtelijke organisatie voorkomende niveaus van leidinggeven worden uitgewerkt in het Organisatiebesluit.

• 2.3

  De programmabegroting is een opdracht van de raad aan het college. De productbegroting is een opdracht van het college aan de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur. De realisatie van de productbegroting wordt onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur opgedragen aan de clusterhoofden.

  De programmabegroting beschrijft de te realiseren beleidsprogramma’s. Alle producten en projecten worden verbonden aan één van deze programma’s. Alle gebiedsgebonden productonderdelen en projecten maken daarnaast deel uit van één van de stadsdeelplannen. Tot slot is er in de programmabegroting een bedrijfsvoeringparagraaf waaronder de interne producten vallen.

• 2.4

  Waar het bestuur bepaalt wat er moet gebeuren c.q. kiest, is de ambtelijke organisatie gericht op de voorbereiding van die keuzen en op de realisatie van die keuzen: het hoe. Feitelijk gaat het in de ambtelijke organisatie om twee niveaus van sturing en beheersing die tegelijk nauw met elkaar verbonden zijn. De programmabegroting richt zich op de clusteroverstijgende programma’s waarbij de samenhang tussen de afzonderlijke producten en projecten wordt gerealiseerd.

  De productbegroting is gericht op de voorbereiding en realisatie van producten en projecten binnen de gemeentelijke clusters.

• 2.5

  De hoogste hiërarchische verantwoordelijkheid in de ambtelijke organisatie ligt bij de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur. De Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de concernsturing en geeft leiding aan de Adjunct Gemeentesecretaris/Directeur, de clusterhoofden en de onder het cluster Concern ressorterende teammanagers.

  In het Managementoverleg overlegt de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur met de Adjunct Gemeentesecretaris/Directeur, de clusterhoofden en het hoofd Concernstaf. Deze laatste neemt hieraan deel vanwege het adviseren over, het doen van voorstellen voor en de bewaking van de bedrijfsvoeringskaders.

  De clusterhoofden dragen bij aan de programmasturing en –beheersing, zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de aan hen toegewezen producten en projecten en geven hiërarchisch leiding aan de clusters. Binnen clusters geven teammanagers hiërarchisch leiding aan teams.

  Waar nodig wordt de inhoudelijke en/of processturing opgedragen aan een unit-coördinator of een projectmanager. Het Domein, de Stadsschouwburg en het Euregionaal Historisch Centrum maken deel uit van de organisatie. In het Organisatiebesluit is de positionering van deze onderdelen aangegeven.

• 2.6

  De sturing van de clusters verloopt altijd via de hiërarchie. Voor zover meerdere clusters bijdragen aan programma’s, vindt afstemming plaats in het Managementoverleg.

• 2.7

  Het hiërarchische leidinggeven geschiedt op een coachende manier, gericht op bevordering van de inhoudelijke bekwaamheid, de inzetbaarheid, zelfstandigheid, resultaatgerichtheid, betrokkenheid en persoonlijke ontwikkeling van teams, units en medewerkers, één en ander met inachtneming van de HRM-kaders.

  2.8De integrale verantwoordelijkheid van clusterhoofden uit zich enerzijds in een verantwoordelijkheid voor de leiding van hun cluster en voor de bedrijfsvoerings-budgetten en anderzijds in de verantwoordelijkheid voor helder geformuleerde product- en/of projectresultaten met de bijbehorende budgetten. De clusterhoofden kunnen product- of projectverantwoordelijkheid opdragen aan de teammanagers, aan projectmanagers of aan de coördinatoren. Alle budgetten zijn taakstellend.

• 2.9

  De concernmanagementsturing wordt geborgd door middel van gestructureerd overleg. De communicatie verloopt volgens een tweetal sporen:

  • 1.

    Over algemene onderwerpen of organisatieontwikkelingen die iedereen aangaan, vindt organisatiebrede informatie-uitwisseling plaats.

  • 2.

    Via een linking-pin systeem vindt op directie-, cluster- en teamniveau periodiek overleg plaats tussen en binnen deze organisatieonderdelen, gericht op het bereiken van resultaten, de wijze van samenwerking, de inzet van middelen etc.

• 2.10

  In het belang van het goed functioneren van de organisatie in al haar doelstellingen vindt, naast het werkoverleg op de verschillende niveaus, conform het bepaalde in de Wet op de ondernemingsraden, structureel overleg plaats met de ondernemingsraad.

3. Verdere uitwerking

In dit Besturings- en Managementconcept (BMC) is de visie voor de sturing en beheersing in de gemeentelijke organisatie neergelegd.

Aan de diverse onderdelen ervan is uitwerking gegeven in respectievelijk het Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen 2013, het Mandaat-,volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013, het P&C-besluit gemeente Sittard-Geleen en de Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen.