Regeling vervallen per 01-05-2017

Uitvoeringsvoorschrift kaderverordening subsidies Lisse 2009

Geldend van 01-01-2009 t/m 30-04-2017 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2009

Intitulé

Uitvoeringsvoorschrift kaderverordening subsidies Lisse 2009

HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit voorschrift en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • -

    instelling: een organisatie met volledige rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een publiekrechtelijke instantie, die zich de behartiging van door de gemeente erkende belangen van ideële of materiële aard ten doel stelt;

  • -

    subsidie: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • -

    activiteit: bezigheid van een aanvrager ter verwezenlijking van zijn doelstelling;

  • -

    prestatie: concreet en meetbaar voortbrengsel van het handelen van een instelling;

  • -

    deelnemer: een natuurlijke persoon ten behoeve van wie een instelling een prestatie of een activiteit aanbiedt;

  • -

    incidentele subsidie: subsidie die in beginsel wordt toegekend voor evenementen en incidentele activiteiten, die bijdragen aan gemeentelijke doelen;

  • -

    waarderingssubsidie: subsidie die beoogt de instemming en de waardering van de gemeente uit te drukken voor bepaalde activiteiten waar niet, of in mindere mate, resultaatgerichte activiteiten worden geëist, met het doel een bijdrage te geven in de kosten die de subsidieaanvrager denkt te hebben;

  • -

    prestatiesubsidie: subsidie die de intentie heeft een relatie te leggen tussen de door de gemeente essentieel geachte activiteiten/resultaten en de subsidie, veelal gekoppeld aan professionele organisaties;

  • -

    boekjaar: het jaar waarover een financieel verslag loopt, dit is gelijk aan een kalenderjaar.

Toelichting

Subsidie wordt in de regel verstrekt aan instellingen. Subsidiëring van natuurlijke personen is onder omstandigheden ook mogelijk. Het begrip natuurlijke persoon behoeft geen nadere definiëring. De definitie van een instelling is niet beperkt tot in Lisse gevestigde rechtspersonen. De mogelijkheid moet bestaan om subsidie te verlenen aan niet-Lissese instellingen die (mede) voor de Lissese bevolking actief zijn. Met name in de maatschappelijke dienstverlening komen dergelijke, regionaal werkende, instellingen voor. Het betekent echter niet dat alle instellingen die voor Lisse werkzaam zijn, waar ook gevestigd, in aanmerking komen voor subsidie. In het algemeen geldt dat door het gemeentebestuur erkende belangen betrekking hebben op Lissese ingezetenen. Er moet sprake zijn van een substantieel aandeel van de activiteiten of producten binnen de niet-Lissese instelling dat ten dienste staat van de Lissese bevolking.

In instellingen die een zogenaamd "raad van toezicht"-model kennen, wordt een deel van de taken die normaliter door het bestuur worden vervuld opgedragen aan de directeur. Het ligt in de rede dat het waarmerken van de jaarrekening ook in deze constructie niet door de directeur, maar door de Raad van Toezicht plaatsvindt. Dit betreft immers bij uitstek een toezichthoudende taak.

Uitgangspunt voor de subsidiëring zijn de activiteiten die door de aanvrager worden uitgevoerd. Met activiteiten bedoelen wij alle werkzaamheden die nodig zijn om de afgesproken doelen te bereiken. Deze doelen moeten passen binnen het gemeentelijk beleid.

De producten en activiteiten die een instelling levert komen ten goede aan een kring van personen die wordt omvat door het begrip deelnemer. Deze personenkring omvat gebruikers van voorzieningen, deelnemers aan activiteiten, en cliënten van maatschappelijke dienstverlening.

Artikel 2 Democratisering

  • 1.

    Bij de subsidieverstrekking kan worden bepaald dat een instelling deelnemers, vrijwilligers en beroepskrachten in voldoende mate betrekt bij het beleid van de instelling en bij de uitvoering daarvan.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde participatie dient te zijn geregeld in statuten, huishoudelijk reglement of een afzonderlijk bestuursbesluit.

Toelichting

In verband met de wenselijkheid van controle of de eigen regels waarnaar de instelling zich moet gedragen op voldoende wijze in de interne democratische besluitvorming zijn voorzien is het tweede lid van dit artikel geformuleerd. Deze bepaling is niet zo geformuleerd dat alle instellingen op elkaar moeten lijken. De veelzijdigheid van de samenleving zal ook tot uiting kunnen komen in de wijze waarop aan de democratische regelgeving wordt vormgegeven.

Het eerste lid geeft ons de mogelijkheid de instelling aan te spreken op de eisen van democratisering. Wij kunnen voor deze controle zo nodig ambtenaren aanwijzen die met een dergelijke taak worden belast.

Artikel 3 Antidiscriminatie

Een instelling draagt binnen haar doelstelling zorg voor het voorkomen en het tegengaan van enige activiteit, die discriminatie oplevert wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, leeftijd, seksuele voorkeur of op welke grond dan ook.

Artikel 4 Emancipatie

Een instelling voert een beleid ten aanzien van de emancipatie van vrouwen, ouderen en migranten. Dit dient te blijken uit het personeelsbeleid, de werkwijze en de bestuurssamenstelling.

Artikel 5 Ontheffingen

Wij kunnen ontheffing verlenen van:

  • a.

    de eisen welke aan de subsidieaanvraag worden gesteld;

  • b.

    hetgeen is bepaald met betrekking tot de inrichting van de administratie;

  • c.

    het verbod tot doorgeven of overboeking van subsidiegelden;

  • d.

    de eisen welke aan de subsidievaststelling worden gesteld;

  • e.

    de verplichting tot verzekering.

Toelichting

De begripsomschrijving van instelling maakt namelijk subsidiëring van bedrijven mogelijk. In die gevallen waarin de subsidie slechts een gering aandeel in de omzet betreft, kan expliciete toepassing van deze bepalingen op bezwaren stuiten. Er kunnen zich situaties voordoen waarin het wenselijk is om ontheffing te verlenen. Overigens zullen wij uitdrukkelijk en gemotiveerd moeten afwegen waarom ontheffing noodzakelijk is. Zonodig zal om politieke redenen het advies van de commissie Maatschappij en Financiën worden ingewonnen.

Artikel 6 Bekendmaking vorm

Bij het besluit tot subsidieverlening geven wij aan van welke subsidievorm van hoofdstuk 3, dan wel van welke andere subsidievorm, sprake is.

HOOFDSTUK 2 Aanvullende bepalingen bij Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht

Artikel 7 Regels subsidievaststelling; vereisten aanvraag

Op een aanvraag tot subsidievaststelling wordt, mits deze aan alle wettelijke voorschriften voldoet, uiterlijk binnen negen maanden beslist.

Toelichting

Als een aanvraag tot subsidievaststelling voldoet aan al hetgeen bij of krachtens de Kaderverordening Subsidies Gemeente Lisse (KSL) is bepaald, stellen wij uiterlijk binnen negen maanden de subsidie vast. Op deze wijze is de subsidie welke over het voorafgaande boekjaar werd verstrekt steeds vastgesteld voor de aanvang van het op de vaststelling volgende boekjaar.

Artikel 8 Toetsingsgronden (algemene voorwaarden waaraan wordt getoetst)

Subsidie kan worden verleend wanneer voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

  • a.

    de subsidieontvanger voert een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en de ontvangsten kunnen worden nagegaan;

  • b.

    de subsidieontvanger is verplicht roerende zaken, in dienst zijnd personeel en bij de activiteiten betrokken vrijwilligers te verzekeren tegen schade en het risico van aanvullende persoonlijke aansprakelijkheid.

Artikel 9 Weigeringsgronden

  • 1.

    Onverminderd het bepaalde in artikel 10 van de Kaderverordening vindt subsidieverstrekking niet of slechts gedeeltelijk plaats indien de aanvrager over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden, kan beschikken om de kosten van de activiteiten te dekken.

  • 2.

    Gelet op het bepaalde in artikel 10 van de Kaderverordening worden onder eigen middelen verstaan de aanwezige reserves, voorzover deze meer bedragen dan 10% van het totaal van de lasten van de jaarlijkse begroting, berekend over het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidieaanvraag wordt ingediend.

  • 3.

    Het college stelt nadere regels omtrent het treffen van reserves en voorzieningen, het opnemen van jaarlijkse dotaties in de begroting, alsmede het verplicht reserveren voor het vervangen van bijvoorbeeld inventaris op basis van een door de gemeente te bepalen afschrijvingspercentage.

  • 4.

    Indien signalen worden ontvangen dat mogelijk oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van ontvangen subsidiegelden, wordt de een Bibobtoets (fase III) gehanteerd en worden de daaruit voortvloeiende stappen gezet.

Artikel 10 Verlenen en vaststellen

  • 1.

    De aanvraag tot vaststelling dient voor 1 mei van het jaar, volgend op het jaar waarover de subsidie verleend is, te worden ingediend.

  • 2.

    Bij de aanvraag tot vaststellen van de verleende subsidie worden tenminste de volgende bescheiden meegezonden:

    • a.

      de rekening/ verantwoording over de activiteiten zoals die hebben plaatsgevonden in het kader van de kader subsidieverlening;

    • b.

      een financieel verslag en een verantwoording van de overige subsidieverplichtingen;

    • c.

      Indien de subsidieontvanger op jaarbasis een subsidie van € 75.000 lager of meer ontvangt, dient het financieel verslag uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het subsidiejaar, dan wel zes maanden na afloop van de periode waarvoor subsidie werd verleend, voorzien te zijn van een beoordelingsverklaring van een accountant of een accountantsadministratie met certificerende bevoegdheid als bedoeld in artikel 393, vijfde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Art 4:78. Awb is van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    Het college kan nadere voorwaarden stellen aan het vaststellen van subsidies.

  • 4.

    De subsidie kan naast de gevallen, vermeld in art 4:46, tweede en derde lid Awb, lager worden vastgesteld, indien:

    • a.

      is gebleken, dat de subsidie aan andere activiteiten is besteed dan waarvoor zij is aangevraagd, dan wel verstrekt, en hierin ondanks schriftelijke waarschuwing geen verandering heeft plaatsgevonden;

    • b.

      de subsidieontvanger feitelijk niet of niet voldoende overeenkomstig zijn doelstellingen werkzaam is en hierin ondanks ontvangen schriftelijke waarschuwing geen verandering brengt;

    • c.

      de subsidieontvanger een financieel wanbeleid voert, en hierin ondanks ontvangen schriftelijke waarschuwing geen verandering brengt;

    • d.

      de instelling bij rechterlijk vonnis is ontbonden;

    • e.

      bij de subsidieontvanger conservatoir of executoriaal beslag is gelegd op het vermogen of een deel ervan;

    • f.

      aan de subsidieontvanger surseance van betaling is verleend;

    • g.

      de subsidieontvanger in staat van faillissement is verklaard.

  • 5.

    De subsidievaststelling vindt plaats binnen uiterlijk 12 weken na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling.

Artikel 11 Overleg en samenwerking

De instelling neemt, indien naar ons oordeel daartoe noodzaak bestaat, deel aan onderling overleg en samenwerking met de gemeente of met door ons aan te wijzen organen en instellingen.

Toelichting

In dit artikel wordt voorgeschreven dat instellingen, indien daartoe de noodzaak bestaat, deelnemen aan onderling overleg of aan overleg met de gemeente. De bedoeling van deze bepaling is om overleg en samenwerking aan te gaan als dat in het belang is van het werk of van de afstemming daarvan. Het is niet al bij voorbaat te voorzien in welke situaties bedoeld overleg of bedoelde samenwerking nodig zijn. Het geven van een limitatieve opsomming zou onjuist zijn.

Artikel 12 Meerjarigheid subsidies

  • 1.

    Subsidieverlening vindt plaats voor een tijdvak van ten hoogste een boekjaar.

  • 2.

    Indien door het college een subsidiebedrag is vastgesteld voor een termijn van twee, drie of ten hoogste vier boekjaren, vindt subsidieverlening en, voor zover van toepassing, subsidievaststelling jaarlijks plaats.

  • 3.

    Bij de vaststelling van het subsidieperspectief kan worden bepaald of en zo ja hoe de subsidie jaarlijks wordt aangepast aan het door ons vastgestelde loon en prijspeil.

  • 4.

    Instellingen die op jaarbasis meer dan € 50.000 subsidie ontvangen kunnen in principe in aanmerking komen voor een meerjarensubsidie op voorwaarde dat de subsidierelatie tussen de gemeente en de instelling voldoet aan de volgende criteria:

    • a.

      de subsidierelatie bestaat enkele jaren en heeft inmiddels geresulteerd ineen door beide partijen ontwikkeld en geaccepteerd pakket prestatieafsrpaken;

    • b.

      de instelling heeft een stabiele financiële positie.

    • c.

      De prognose luidt dat er op korte termijn geen fusies zullen plaatsvinden waarbij de instelling betrokken is.

Toelichting

Bij een subsidieperspectief voor meerdere jaren hoeft niet ieder jaar overleg plaats te vinden, wel jaarlijkse subsidieverlening, controle en vaststelling. Voor de subsidies bedoeld in de beleidsregel maatschappelijke activiteiten onder 8.3. geldt in principe:

  • -

    subsidieperspectief voor een periode van vier jaren;

  • -

    subsidieverlening is tevens subsidievaststelling;

  • -

    jaarlijkse controle marginaal, eenmaal per vier jaren intensief.

Het verdient aanbeveling om af te spreken of en zo ja hoe het budget in de loop van de periode wordt aangepast aan de ontwikkelingen van het loon- en prijspeil. Op grond van artikel 4:51 van de Awb kunnen (meerjarige) subsidieverplichtingen tussentijds worden gewijzigd of opgezegd. Er moet dan bijvoorbeeld sprake zijn van omstandigheden zoals genoemd in de artikelen over wijziging en intrekking van de subsidie of een zodanige beleidswijziging dat deze zich tegen (ongewijzigde) voortzetting van de subsidie verzet. Wanneer daarvan sprake is valt niet in het algemeen aan te geven. De noodzaak tot bezuinigingen kan voldoende zijn, maar is dat niet per definitie. De specifieke omstandigheden van het geval zullen uiteindelijk bepalend zijn. Uit artikel 4:51 van de Awb volgt dat tussentijdse wijziging of beëindiging voor het bestuursorgaan de plicht met zich brengt een redelijke termijn in acht te nemen, alsmede de verplichting om eventuele schade te vergoeden. Onder omstandigheden kan een kortere termijn aanvaardbaar zijn, indien vergoed wordt de daaruit voortvloeiende schade, welke de subsidieontvanger lijdt doordat hij in vertrouwen op de subsidie anders heeft gehandeld dan hij zonder de subsidie zou hebben gedaan. Van schade is bijvoorbeeld sprake als de instelling voor de levering van een product personeel in dienst heeft genomen en aantoonbaar in directe relatie tot de tussentijdse wijziging van de subsidie wachtgeldverplichtingen ontstaan.

Artikel 13 Doorgeven en overboeking van subsidiegelden

Het is de subsidieontvanger niet toegestaan om subsidiegelden, anders dan wegens betaling van geleverde goederen en diensten, door te geven aan of over te boeken naar anderen.

Toelichting

De subsidieontvanger is verplicht de verleende subsidie zelf te besteden. Het is in principe niet toegestaan om gelden over te maken aan anderen, met uitzondering van betaling voor diensten en goederen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend.

HOOFDSTUK 3 Subsidievormen

§ 1 Incidentele subsidie

Artikel 14 Incidentele subsidie

Een incidentele subsidie wordt toegekend voor evenementen en incidentele activiteiten, die bijdragen aan gemeentelijke doelen en kan gedurende het jaar worden aangevraagd zolang het subsidieplafond niet is bereikt.

Toelichting

Het gaat hier om activiteiten waaraan de gemeente veel belang hecht en die zonder gemeentelijke bijdrage geen doorgang zouden vinden. Het betreft een eenmalige subsidie die wordt verleend zo lang het subsidieplafond niet is bereikt. Deze subsidievorm is bedoeld voor subsidies ten behoeve van experimenten en van evenementen, waaraan bijvoorbeeld ook sponsors kunnen bijdragen. De gemeente is dan een van de financiers. In dat geval moet duidelijk worden afgesproken voor welk onderdeel van het evenement de subsidie is bedoeld, dan wel welke bijzondere verplichtingen voor de subsidieontvanger gelden. Dit in verband met de subsidievaststelling achteraf.

Artikel 15 Subsidieaanvraag

Een aanvrager die in aanmerking wenst te komen voor een incidentele subsidie voor het komende of binnen het lopende boekjaar, legt bij de aanvraag in ieder geval de volgende bescheiden over:

  • a.

    een beschrijving van de aard, omvang en intensiteit, het doel en het gewenste resultaat van de activiteiten en een opgave van het aantal deelnemers

  • b.

    een opgave van de contributie van de leden of de bijdrage die van de deelnemers aan activiteiten wordt gevraagd.

Toelichting

Er kunnen nog nadere richtlijnen voor de subsidieaanvraag worden vastgesteld of nadere stukken worden gevraagd voor de beoordeling van de subsidieaanvraag. Tot de over te leggen stukken zal onder meer een opgave van het aantal deelnemers behoren.

Artikel 16 Subsidievaststelling en termijn

  • 1.

    Bij de vaststelling van de incidentele subsidie worden geheel of gedeeltelijk buiten beschouwing gelaten lasten, welke:

    • a.

      niet of niet in voldoende mate in de begroting van de subsidieontvanger waren voorzien;

    • b.

      niet in voldoende mate verband houden met activiteiten, waarvoor subsidie is verstrekt; of

    • c.

      zonder noodzaak zijn opgevoerd.

  • 2.

    Indien een aanvraag om subsidie betrekking heeft op het lopende kalenderjaar wordt op de aanvraag beslist binnen 8 weken na ontvangst van de subsidie aanvraag, tenzij het college een andere termijn heeft gesteld.

Toelichting

Indien de subsidie bij afzonderlijke beschikking is verleend, nemen wij na afloop van het boekjaar of nadat de prestatie of de activiteit is gerealiseerd, een besluit tot vaststelling van de subsidie over dit boekjaar. Dit omvat mede een oordeel of de verleende subsidie is besteed aan het doel of de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. Het is, ingevolge artikel 4:29 van de Algemene wet bestuursrecht, tevens mogelijk om de subsidie zonder voorafgaande verlening vast te stellen.

§ 2 Waarderingssubsidie

Artikel 17 Waarderingssubsidie

  • 1.

    Een waarderingssubsidie is een bijdrage in de kosten van een activiteit, ongeacht de feitelijke kosten daarvan.

  • 2.

    Het besluit tot verlening van subsidie is tevens de vaststelling.

Toelichting

De waardering van activiteiten staat voorop. Het gaat om subsidies waarbij de gemeente minimale inhoudelijke verplichtingen oplegt en controle uitvoert. De gemeente wil via deze subsidies bepaalde activiteiten stimuleren zoals vrijwilligerswerk, kunst en cultuur of sportstimulering. Kenmerkend voor de waarderingssubsidie is dat deze, ingevolge de in art. 4:29 van de Awb geboden mogelijkheid, zonder voorafgaande verlening wordt vastgesteld. Er worden geen eisen aan een subsidieontvanger gesteld ten behoeve van een subsidievaststelling. Wij controleren wel steekproefsgewijs of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. De subsidieontvanger is verplicht de gevraagde stukken aan te leveren.

Nieuwe aanvragen worden op basis van de jaarrekening, de begroting, het begrote tekort en de reservepositie op de balans verleend. Het subsidiebedrag kan nooit meer bedragen dan de subsidiebehoefte en zal nooit meer bedragen dan de van toepassing zijnde grondslagen.

Artikel 18 Subsidieaanvraag

  • 1.

    Een aanvrager die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor een subsidie voor het komende boekjaar, legt aan ons voor 1 april in ieder geval de volgende bescheiden over:

    • a.

      beschrijving van de aard, omvang en intensiteit van de activiteiten en een opgave van het aantal deelnemers, en

    • b.

      een opgave van de eventuele contributie van de leden of de bijdrage die van de deelnemers aan activiteiten wordt gevraagd.

  • 2.

    Indien een waarderingssubsidie meerjarig is toegekend dient een subsidie voor een volgende termijn vóór 1 juni te worden aangevraagd.

Toelichting

Er kunnen nadere richtlijnen voor de subsidieaanvraag worden vastgesteld of nadere stukken worden gevraagd voor de beoordeling van de subsidieaanvraag.

§ 3 Prestatiesubsidie

Artikel 19 Prestatiesubsidie

  • 1.

    De prestatiesubsidie is bedoeld om een relatie te leggen tussen beleid en de subsidieverlening en wordt toegekend voor activiteiten die voortvloeien uit gemeentelijke doelstellingen en beleid.

  • 2.

    De hoogte van een prestatiesubsidie wordt bepaald aan de hand van een activiteitenplan, dat bij de subsidieaanvraag wordt overgelegd.

  • 3.

    Vaststelling van de subsidie vindt plaats naar rato van het behaalde niveau naar aard, omvang en kwaliteit van de activiteiten.

  • 4.

    De afdeling 4.2.8. van de Awb is op dit artikel van toepassing.

Artikel 20 Subsidieaanvraag

  • 1.

    Een instelling die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor een prestatiesubsidie voor het komende boekjaar, legt ons vóór 1 april in ieder geval de volgende bescheiden over:

    • a.

      een beschrijving van de aard, omvang en intensiteit van de activiteiten en een opgave van het aantal deelnemers, de doelgroepen waarop de activiteiten worden gericht, het verwachte aantal deelnemers en de locatie(s) waar de activiteiten plaats vinden;

    • b.

      een opgave van de contributie van de leden of de bijdrage die van de deelnemers aan activiteiten wordt gevraagd.

  • 2.

    Een instelling die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor subsidie, legt bij haar schriftelijk en gemotiveerd verzoek daartoe aan ons tevens het volgende over:

    • a.

      een gewaarmerkt exemplaar van de oprichtings- of stichtingsakte waarin de statuten zijn opgenomen en een exemplaar van het huishoudelijk reglement;

    • b.

      een opgave van de samenstelling van het bestuur;

    • c.

      een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;

    • d.

      een beschrijving of een plattegrond van de beschikbare of beoogde accommodatie;

    • e.

      de jaarrekening met balans en het accountantsrapport over het voorafgaande boekjaar met toelichting.

  • 3.

    Indien een prestatiesubsidie met een meerjarenperspectief is toegekend dient jaarlijks een aanvraag te worden ingediend vóór 1 juni.

Toelichting

De subsidieaanvraag is gebaseerd op de activiteiten waaraan de door de instelling te maken kosten zijn toegerekend. Wij toetsen of de aangeboden activiteiten helpen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te bereiken. Voor een goede en duidelijke besluitvorming is het van belang dat wij in iedere collegeperiode het politieke beleidsprogramma vertalen in concrete beleidsplannen. Daarin moeten de beleidsdoelen helder worden beschreven en zal worden aangegeven met welke inzet die doelen moeten worden bereikt. Voor de voorbereiding van deze uitwerking van het beleidsprogramma is overleg met particuliere organisaties vanzelfsprekend, met name als het gaat om het beschrijven van de activiteiten. De raad stelt deze uitwerking van het beleidsprogramma vast. Voorafgaande aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door ons aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de offerte zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de offerte zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is. Gelet zal worden op de kwantitatieve en op de kwalitatieve aspecten van de offerte. Wij zullen allereerst toetsen of de aangeboden activiteiten helpen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te bereiken. De vertaling van beleidsdoelstelling naar daarvoor noodzakelijk aanbod vindt plaats in genoemde beleidsplannen. Daarom zal de eerste toetsing daaraan kunnen plaatsvinden.

Artikel 21 Beoordeling subsidieaanvraag; subsidieverlening

  • 1.

    Naar aanleiding van de subsidieaanvraag vindt overleg plaats tussen de gemeente en de instelling. De beslissing op de subsidieaanvraag wordt mede aan de hand van de resultaten van dit overleg genomen.

  • 2.

    Naast hetgeen daaromtrent is bepaald in de artikelen 4:30, 4:31 en 4:32 van de Awb, bevat het besluit tot subsidieverlening in ieder geval:

    • a.

      het activiteitenplan waarvoor subsidie wordt verleend, waarbij is aangegeven welke activiteiten tenminste moeten worden gerealiseerd en, indien van toepassing, tot welke resultaten de activiteiten moeten leiden;

    • b.

      de eisen welke kunnen worden gesteld aan de hoogte van de 1° contributie van leden van de organisatie; 2° bijdragen van deelnemers aan activiteiten; 3° tarieven, 4° indien van toepassing, de bijdragen van derden;

    • c.

      de wijze waarop en de momenten waarop tussentijds informatie moet worden verstrekt over de stand van zaken van de uitvoering van het activiteitenplan;

    • d.

      de betaling van het subsidiebedrag.

  • 3.

    Op grond van de subsidieverlening kan een overeenkomst ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening worden afgesloten waarin nadere verplichtingen worden vastgelegd.

  • 4.

    Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag vindt een vermogenstoets plaats, waarbij de procedure wordt gevolgd die in de bij dit uitvoeringsvoorschrift aangehechte bijlage 1 staat beschreven.

Toelichting

Voorafgaande aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door ons aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de aanvraag zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de aanvraag zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is. De te leveren prestaties (activiteiten) worden vooraf vastgesteld.

Artikel 22 Eisen subsidievaststelling

  • 1.

    Een instelling aan welke prestatiesubsidie is verleend, legt ter vaststelling daarvan binnen de vastgestelde termijn van het op de subsidieperiode volgende boekjaar aan ons een verslag van de in het boekjaar verrichte activiteiten over, alsmede een door het bestuur gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening dient minimaal te omvatten een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen daarop.

  • 2.

    Het verslag dient een beschrijving van de gevolgde werkwijze en van het verkregen resultaat te bevatten.

  • 3.

    De jaarrekening moet op dezelfde wijze zijn ingericht als de bij het verzoek om subsidie overgelegde begroting.

Toelichting

Wij kunnen:

  • a.

    nadere richtlijnen vaststellen waaraan het verslag, de financiële stukken en de beoordelingsverklaring dienen te voldoen;

  • b.

    binnen een door ons te bepalen termijn overlegging van andere stukken of anderszins nadere informatie verlangen indien zij dat voor de vaststelling van de subsidie nodig achten.

Artikel 23 Subsidievaststelling

  • 1.

    Wij stellen aan de hand van de door de instelling geleverde rapportages en overige bescheiden, alsmede van waarnemingen van door ons daartoe aangewezen ambtenaren, vast of de instelling de activiteiten zowel naar aard, omvang als kwaliteit tot stand heeft gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening.

  • 2.

    Indien ten minste de activiteiten tot stand zijn gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening, wordt de subsidie vastgesteld op het bij de verlening aangegeven bedrag.

  • 3.

    Indien de activiteiten zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening niet of in mindere mate tot stand zijn gebracht wordt de subsidie evenredig lager vastgesteld.

  • 4.

    Alvorens een besluit tot subsidieverlaging conform het derde lid wordt genomen, treden wij in overleg met de instelling.

  • 5.

    Indien toepassing van het derde lid niet het gevolg is van omstandigheden welke voor rekening van de instelling behoren te komen en het in het derde lid bedoelde besluit gevolgen heeft welke aantoonbaar niet door de instelling gedragen kunnen worden, kan in voor de instelling gunstige zin van het derde lid worden afgeweken.

Toelichting

Bij de subsidievaststelling van prestatiesubsidies vormen de door de instelling gerealiseerde activiteiten een belangrijk criterium. Immers bij de subsidieverlening is vastgelegd dat met het ingediende activiteitenplan is ingestemd dan wel welke activiteiten in elk geval gerealiseerd moeten worden. Naar rato van het (deels) gerealiseerde activiteitenplan of de (deels) gerealiseerde activiteiten die conform afspraak in elk geval zouden worden gerealiseerd wordt de subsidie vastgesteld. Wij kunnen de subsidie evenredig lager vaststellen. Over het voornemen om de subsidie lager vast te stellen zal met de instelling worden overlegd.

Artikel 24 Overschotten en tekorten in verband met de uitvoering van activiteiten

Bij prestatiesubsidies kunnen, ook bij volledige uitvoering van het activiteitenplan, aan de subsidie gerelateerde voordelige of nadelige verschillen ontstaan. De instelling kan, na toestemming van het college, daartoe een egalisatiereserve vormen.

Toelichting

Van een overschot is sprake indien de subsidieontvanger tenminste de gesubsidieerde activiteiten in de afgesproken omvang heeft gerealiseerd tegen een lager bedrag dan in de subsidieverlening is vermeld. De regeling voorziet in de mogelijkheid dat een overschot niet automatisch in de gemeentekas terugvloeit, omdat daarvan voor de subsidieontvanger geen stimulans uitgaat om efficiënt met subsidiegelden om te gaan. Verder zal de subsidieontvanger dan zijnerzijds verzoeken om een extra subsidie, indien de kosten onverhoopt hoger zullen uitvallen. Naar analogie van en in overeenstemming met de bestaande praktijk (te weten die met productsubsidie) bestaat daarom de mogelijkheid dat overschotten in volgende tijdvakken mogen worden besteed dan wel gereserveerd.

Artikel 25 Tussentijdse rapportages

  • 1.

    Een instelling geeft ons op de door ons aangegeven tijdstippen en op de door ons aangegeven wijze inzicht in de voortgang van de activiteiten.

  • 2.

    Een instelling brengt ons het voornemen tot het geheel of gedeeltelijk staken van de activiteiten onverwijld ter kennis.

Toelichting

Het realiseren van een activiteitenplan moet controleerbaar zijn. De instelling moet daarom verantwoording afleggen door middel van rapportages, jaarverslag, jaarrekening en andere (financiële) documenten. Maar het moet ook mogelijk zijn om tussentijds te bezien hoe de stand van zaken is, onder meer om de subsidieverlening tijdig aan te passen en/of het beleid en de uitvoering daarvan te evalueren.

Het kan voor een goed beeld nodig zijn inzicht te hebben en nader onderzoek te doen naar adviezen en verklaringen van (externe) deskundigen. In het bijzonder moeten de werkzaamheden van de accountant van de instelling kunnen worden beoordeeld. Daarom heeft de gemeente, met inzet van een eigen accountant, de bevoegdheid tot review op de werkzaamheden van de accountant van de instelling. De gemeentelijke accountant kan van deze bevoegdheid gebruik maken vanuit de eigen verantwoordelijkheid of op verzoek van of namens ons.

Artikel 26 Verzekering

  • 1.

    Een instelling is verplicht haar roerende en onroerende zaken te verzekeren en verzekerd te houden op basis van herbouw vervangingswaarde tegen de schade van brand, storm en inbraak.

  • 2.

    Wij kunnen verlangen dat nog andere risico´s worden verzekerd, zoals schade voortvloeiend uit aansprakelijkheid en fraude.

Toelichting

De instelling is verplicht tot het nemen van maatregelen ter voorkoming van vermogensschade.

Ondertekening

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Lisse op 25 november 2008,
De secretaris, De burgemeester,
P.C.P.M. van Hemert-de Bruin mevrouw C. Langelaar

Bijlage 1 bij Uitvoeringsvoorschrift kaderverordening subsidies

De volgende procedure wordt gehanteerd:

  • 1.

    voor jaarsubsidies boven € 100.000 en voor instellingen die overwegend van een gemeentelijke subsidie afhankelijk zijn dienen de betreffende instellingen bij de eerstvolgende aanvraag voor een jaarsubsidie een beleidsparagraaf met betrekking tot het risicoprofiel, het weerstandsvermogen, de bestemmingsreserves en de voorzieningen in te dienen. Deze beleidsparagraaf “weerstandsvermogen” bevat ook een beschrijving en onderbouwing van het doel van de reserve of voorziening, evenals de maximale omvang, en de hoogte van de dotaties en onttrekkingen;

  • 2.

    per instelling wordt bepaald of voor de normering van het weerstandsvermogen de vuistregel “10% van het totaal aan inkomsten” een afwijkend percentage moet worden bepaald;

  • 3.

    tot het vrij beschikbare reservevermogen worden tevens gerekend voorzieningen en bestemmingsreserves van de aanvrager c.q. begunstigde waarvan de noodzaak niet is aangetoond;

  • 4.

    slechts met voorafgaande toestemming, die door of namens het college van burgemeester en wethouders wordt verleend, is het toegestaan een voorziening of bestemmingsreserve te vormen. Voorzieningen en bestemmingsreserves waarvoor toestemming is verleend, worden niet beschouwd als vrij beschikbaar reservevermogen;

  • 5.

    een verzoek als bedoeld in punt 4 dient uiterlijk 31 december van het betreffende boekjaar te worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders. Het college neemt hierop binnen zes weken een beslissing;

  • 6.

    indien uit de bij de aanvraag gevoegde gegevens of anderszins blijkt dat het vrij beschikbare reservevermogen van de aanvrager meer bedraagt dan het genormeerde weerstandsvermogen gedurende het eerstvolgende jaar, dan wordt het bedrag aan te verlenen subsidie overeenkomstig verlaagd;

  • 7.

    indien uit de bij een rekening gevoegde balans blijkt dat het vrij beschikbare eigen vermogen van een begunstigde meer bedraagt dan het genormeerde weerstandsvermogen gedurende het verstreken jaar, brengt het college van burgemeester en wethouders bij de subsidieaanvraag voor het nieuwe subsidiejaar het meerdere op de subsidie in mindering.