Handvest actieve informatieplicht

• * over de strategische projecten, die lopen binnen de gemeente Hulst

• * wanneer één van de hieronder genoemde kenmerken van toepassing is op enig ander

  gemeentelijk onderwerp:

  • -

    Omvangrijk

  • -

    Complex

  • -

    Consequenties: maatschappelijke aandacht, media aandacht (publiciteitsgevoelig),..

  • -

    Voor de gemeente relevante veranderingen: bestuurlijk, financieel, juridisch, …

  • -

    Risico’s: politiek gevoelig, integriteit,…

Specifieke informatieplicht

• Artikel 9: De raad wordt altijd actief geïnformeerd en om wensen en bedenkingen gevraagd over debesluitvorming inzake jaarmarkten en gewone marktdagen alsook over de civiele verdediging(respectievelijke bevoegdheden van het college genoemd in artikel 160, eerste lid onder h en g).

  Artikel 10: De raad wordt actief geïnformeerd en om wensen en bedenkingen gevraagd over deuitoefening van de bevoegdheden van het college genoemd in artikel 160, eerste lid onder e(privaatrechterlijke handelingen) en f (besluiten tot voeren van rechtsgedingen) Gmw wanneer deuitoefening ervan ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.

  Artikel 11: In tegenstelling tot de algemene informatieplicht wordt bij de bijzondereinformatieplicht naast het inlichten de raad ook om bedenkingen en wensen gevraagd. Indien eenvoorgenomen besluit van het college aan de raad werd voorgelegd om wensen en bedenkingen tevragen en indien blijkt dat bij de commissiebehandeling dat de bevoegde raadscommissie geenafwijkende bedenkingen formuleert ten opzichte van het voorgenomen besluit, wordt het voorstelniet geagendeerd voor de volgende raadsvergadering en wordt de raad automatisch geacht geenbezwaar te hebben tegen het voorgenomen besluit van het college.

Algemene bepalingen

• Artikel 12: Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met hetopenbaar belang, zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.

  Artikel 13: Bij inlichtingen van enige omvang maakt het college duidelijk waarom het college dezeinformatie actief verstrekt.

  De gemeenteraad van de gemeente Hulst, 11 november 2004

  De Raadsgriffier, De Raadsvoorzitter,

  Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst,

  De secretaris, De Burgemeester,

  De burgemeester van de gemeente Hulst,

TOELICHTING BIJ HET HANDVEST

Algemene informatieplicht

• 1. 1.Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft

  Het college heeft deze verplichting op grond van artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet en de burgemeester op grond van artikel 180, tweede lid, van de Gemeentewet. Beide organen hebben de verplichting de raad actief te informeren.

• 2. Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van deinformatie.

  Voor deze bepaling is het nodig als raad en college samen te definiëren wat onder tijdig wordt verstaan. Het college kan de raad informeren zodra een verkoop, incident, voorval of onderzoeksresultaat bekend is.

• 3. Het college verstrekt de raad de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college een week na de vergadering.

  Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken op grond van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet. Dit gebeurt twee weken na de vergadering. De termijn van verzending van een afschrift van een week na de collegevergadering zorgt er voor dat de raad tijdig op de hoogte is.

  Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken door publicatie aan alle inwoners van de gemeente. Alleen een besluitenlijst toesturen aan de raad is niet voldoende voor het actief informeren van de raad. Belangrijke zaken dient het college ook uit zichzelf en los van de besluitenlijst direct aan de raad te vermelden. De raadsleden krijgen ook digitaal elk persbericht van de gemeente toegezonden.

• 4. Een voorstel voor een raadsagendapunt wordt minimaal 48 uur voor de raadsvergadering aan de raad gemeld door het college.

  De raad stelt zelf zijn agenda vast, maar het college kan wel aan het presidium via zijn voorzittervan het presidium aangeven dat zij adviseren een punt op de agenda te zetten. Indien dit 2x24 uurvan tevoren gebeurt, kunnen raadsleden zich nog op dit punt voorbereiden. Deze bepaling sluit aanop artikel 8, lid 2 van het Reglement van Orde, waarin uitdrukkelijk gesteld wordt dat het gaat omspoedeisende gevallen. Uitgangspunt is en blijft dat een raadsvoorstel eerst besproken wordt in eencommissievergadering.

• 5. Het college informeert de raad volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie.

  Het college draagt er zorg voor dat de raad niet overspoeld wordt met informatie, maar dat de raad met de gegeven informatie wel zijn taak kan uitvoeren. Bijvoorbeeld bij raadsvoorstellen kijkt het college dat de bijlagen (de stukken gevoegd bij het raadsvoorstel en het conceptraadsbesluit) en achterliggende stukken (de zogenaamde onderliggende stukken in de blauwe mappen) de raad in staat stellen om een gedegen besluit te nemen, zonder de raadsleden te bedelven onder gedetailleerde en voor de te nemen beslissing irrelevante en onnodige informatie.

  Om de te verspreiden raadsstukken te beperken zal er naar gestreefd worden om de bijlagen bij de raadsvoorstellen te beperken tot het strikt noodzakelijke. Het criteria daarbij kan zijn dat een bijlage meegestuurd wordt als ze onderdeel uitmaakt van het te nemen besluit. Indien dit niet het geval wordt het betreffende document bij de onderliggende stukken gevoegd.

• 6. Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen. De uitgangspunten bij hetinformeren van de raad op grond van de actieve informatieplicht zijn dat de raad:

  • -

    op hoofdlijnen wordt geïnformeerd;

  • -

    op korte bondige wijze informatie wordt verstrekt;

  • -

    achterliggende informatie krijgt via ter inzage legging;

  • -

    algemene informatie via Intranet/Internet krijgt;

  • -

    actief om gedetailleerde informatie vraagt.

  Deze uitgangspunten zijn om verschillende redenen genoemd en gelden naast het actief informeren ook voor de raadsvoorstellen komende vanuit het college ( d.i immers ook een vorm van actief informeren – het college dient de raad de nodige informatie te verstrekken om tot een gefundeerd besluit te komen).

  Het op hoofdlijnen informeren voorkomt, dat de raad wordt overspoeld met informatie en gaat meebesturen. Te veel aan informatie kan voor de raadsleden tot gevolg hebben dat de door de bomen het bos niet meer zien. Wanneer informatie echter politiek relevant is, zullen details

  eventueel moeten worden verstrekt.

  De ter inzage legging zal vaak via de leeszaal worden geregeld, maar kan ook zo ingevuld worden dat de informatie bij een ambtenaar is te verkrijgen.

  Het verstrekken van algemene informatie via Internet/Intranet zorgt voor vermindering van de hoeveelheid informatie. Een raadslid moet zelf de selectie maken wat hij/zij naast de gegeven informatie nog nodig heeft. Dit wordt aangevraagd via de raadsgriffier.

• 7. De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd.

  Het gehele beleidsproces bestaat uit de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie. Dit zorgt er voor dat de raad in staat wordt gesteld zijn controlerende en kaderstellende rol uit te voeren.

• 8. De raad wordt in ieder geval geïnformeerd:

• * over de strategische projecten, die lopen binnen de gemeente Hulst;

• * wanneer één van de hieronder genoemde kenmerken van toepasing is op enig ander gemeentelijk onderwerp:

  • -

    Omvangrijk

  • -

    Complex

  • -

    Consequenties: maatschappelijke aandacht, media aandacht (publiciteitsgevoelig),..

  • -

    Voor de gemeente relevante veranderingen: bestuurlijk, financieel, juridisch, …

  • -

    Risico’s: politiek gevoelig, integriteit,…

  Deze opsomming is niet uitputtend. Afhankelijk van de omstandigheden of het beleidsterrein kan de interpretatie van de hierboven genoemde criteria verschillend zijn. Het is onmogelijk om voor elk specifiek en concreet geval een pasklaar criterium op te stellen aan de hand waarvan bepaald kan worden of de raad geïnformeerd moet worden.

  • -

    Omvangrijk: kan bijvoorbeeld slaan op een financieel aspect

  • -

    Complex: kan bijvoorbeeld slaan op als het een wijziging van beleid tot gevolg heeft, als er een groot aantal betrokken actoren zijn, als er veel belanghebbenden zijn of als er een groot aantal raakvlakken zijn met andere beleidsvelden

  • -

    Consequenties: kan betrekking hebben op maatschappelijke aandacht of media aandacht (publiciteitsgevoelig)

  • -

    Voor de gemeente relevante veranderingen op bestuurlijk, financieel of juridisch vlak

  • -

    Risico’s heeft doordat het politiek gevoelig is of mogelijk de integriteit van het bestuur in het geding komt

Specifieke informatieplicht

• 9. De raad wordt altijd actief geïnformeerd en om wensen en bedenkingen gevraagd over de besluitvorming inzake jaarmarkten en gewone marktdagen alsook over de civiele verdediging(respectievelijke bevoegdheden van het college genoemd in artikel 160, eerste lid onder h en g,gmw).

  Besluitvorming over deze onderwerpen wordt geacht steeds ingrijpende gevolgen te hebben dus wordt de procedure van wensen en bedenkingen altijd gevolgd, tenzij noodmaatregelen op het vlak van civiele verdediging deze voorafgaandelijke procedure omwille van praktische of procedurele redenen niet toelaat.

• 10. De raad wordt actief geïnformeerd en om wensen en bedenkingen gevraagd over de uitoefening van de bevoegdheden van het college genoemd in artikel 160, eerste lid onder e (privaatrechterlijkehandelingen) en f (besluiten tot voeren van rechtsgedingen) gmw wanneer de uitoefening ervaningrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van deze bevoegdheid geenuitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit.

  Besluit het college in vertrouwelijkheid tot het voeren van gerechtelijke procedures, wordt de raaddaarover zo spoedig mogelijk separaat ingelicht, indien nodig onder oplegging van geheimhouding.

  De voorwaarde om enkel te informeren bij ingrijpende gevolgen voor de gemeente (169, vierde lid Gemeentewet) is gesteld, zodat bijvoorbeeld niet elk contract (koop, huur, lening) of aanbesteding aan de raad hoeft te worden gemeld. Dit zou tot gevolg hebben dat de raad wordt overspoeld met informatie. Naast de criteria die de Financiële verordening (artikel 7, lid 4 en 5) kent geldt artikel 10 net zoals de algemene informatieplicht indien de materie één van de volgende kenmerken heeft (criterium ingrijpende gevolgen):

  • -

    Omvangrijk: bijvoorbeeld als het financieel boven een bepaald bedrag komt (zie artikel 7 van de financiële verordening)

  • -

    Complex: als het wijziging van beleid tot gevolg heeft, als er een groot aantal betrokken actoren zijn, als er veel belanghebbenden zijn of als er een groot aantal raakvlakken zijn met andere beleidsvelden

  • -

    Consequenties wat betreft maatschappelijke aandacht of media aandacht (publiciteitsgevoelig)

  • -

    Voor de gemeente relevante veranderingen op bestuurlijk, financieel of juridisch vlak

  • -

    Risico’s heeft doordat het politiek gevoelig is of mogelijk de integriteit van het bestuur in het geding komt

  Ook deze opsomming is niet uitputtend. Afhankelijk van de omstandigheden of het beleidsterrein kan de interpretatie van de hierboven genoemde criteria verschillend zijn. Ook bij deze is het

  onmogelijk om voor elk specifiek en concreet geval een pasklaar criterium op te stellen aan de hand waarvan bepaald kan worden of de raad geïnformeerd moet worden. Deze criteria kunnen ook aangewend worden als publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden aangegaan worden.

• 11. In tegenstelling tot de algemene informatieplicht wordt bij de bijzondere informatieplicht naast het inlichten de raad ook om bedenkingen en wensen gevraagd. Indien een voorgenomen besluit vanhet college aan de raad werd voorgelegd om wensen en bedenkingen te vragen en indien blijkt datbij de commissiebehandeling blijkt dat de bevoegde raadscommissie geen afwijkende bedenkingenformuleert ten opzichte van het voorgenomen besluit, wordt het voorstel niet geagendeerd voor devolgende raadsvergadering en wordt de raad automatisch geacht geen bezwaar te hebben tegen hetvoorgenomen besluit van het college.

  Deze bepaling vermijdt dat dergelijk voorgenomen besluit nogmaals op een agenda gezet moet worden.

Algemene bepalingen

• 12. Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar

  belang, zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.

Artikel 169, derde lid, Gemeentewet regelt dat het college informatie op grond van strijd met het

• openbaar belang kan achterhouden.

• 13. Bij inlichtingen van enige omvang maakt het college duidelijk waarom het college deze informatie actief verstrekt.

  Deze aanvulling kan de informatievoorziening van college aan raad verbeteren. Hierdoor weet de raad snel waar het document over gaat en wat hij er mee dient te doen. Deze mededeling vermijdt ook dat willekeurig welke informatie dan ook ter kennisname aan de raad wordt verstrekt. Indien informatie vertrouwelijk is, dient dit expliciet vermeld te worden.