Instructie raadsgriffier gemeente Hulst

Artikel 2. Algemene taken

• 1. De griffier verleent advies, bijstand en ondersteuning aan de gemeenteraad, zijn leden, de raadscommissies en het presidium.

• 2. De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen alsook de uitvoering van besluiten van de gemeenteraad en de raadcommissies.

• 3. De griffier staat de raad bij en is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures, vergaderwijze, afspraken, planningen en processen (ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad).

Artikel 3. Bijstand raadsvoorzitter en voorzitters raadscommissies

• 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

• 2. De griffier ondersteunt de voorzitters van de raadscommissies bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van de vergaderingen van de raadscommissies.

• 3. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4. Vergaderingen van de raad en raadscommissies

• 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2. De griffier is commissiegriffier van de binnen de gemeente Hulst ingestelde raadscommissies (Verordening op de raadscommissies). De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5. Ondersteuning Presidium

• 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van de raadsvergadering.

• 3. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

• 4. Indien nodig bespreken de griffier en het presidium de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie.

Artikel 6. Ondersteuning Onderzoek ingesteld door de gemeenteraad

• 1. De griffier is de ambtelijke secretaris van de Rekenkamercommissie Hulst, zoals ingesteld door de gemeenteraad op grond van artikel 81o Gemeentewet.

• 2. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7. Interne afstemming /Ambtelijke bijstand

• 1. De griffier vervult een spilfunctie in de contacten tussen de raad en het college, de burgemeester, de secretaris, de ambtelijke organisatie.

• 2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris (de zogenaamde driehoek).

• 3. De griffier en de secretaris hebben wekelijks overleg over de planning van de raadsagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, de uitvoering van raadsbesluiten, de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, de informatieverstrekking door het college en het nakomen van toezeggingen en afspraken tussen gemeenteraad en college.

• 4. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

• 5. De griffier beheert de budgetten van de gemeenteraad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de gemeenteraad over de wijze van omgaan hiermee.

• 6. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

• 7. De griffier geeft functionele leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die op dat moment ingezet worden ter ondersteuning van de gemeenteraad.

• 8. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

Artikel 8. Externe contacten

• 1. De griffier vervult desgewenst en indien nodig een spilfunctie in de contacten tussen de raad en externe partijen.

• 2. De griffier is het aanspreekpunt voor burgers inzake het spreekrecht tijdens vergaderingen van raadscommissies en gemeenteraad.

• 3. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en agenda’s, voorstellen en verslagen van vergaderingen van gemeenteraad en de raadscommissies.

• 4. De griffier is bevoegd om de ingekomen stukken aan de raad af te doen binnen de daartoe door het presidium afgesproken regels.

• 5. De griffier draagt, op verzoek van de gemeenteraad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting of inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4. van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Artikel 9. Verantwoording, verhindering en vervanging

• 1. De griffier legt verantwoording af over zijn handelen aan het presidium. De griffier wordt jaarlijks geëvalueerd door het presidium.

• 2. Indien de griffier meer dan 5 werkdagen dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

• 3. Bij afwezigheid van de griffier wordt hij vervangen door de plaatsvervangende griffier, zijnde de Manager Financiële Bedrijfsvoering van de Gemeente Hulst.