Regeling begroting en verantwoording verbonden partijen

1.Waar gaat het over?

Assen maakt voor de uitvoering van bepaalde taken met een maatschappelijk of publiek belang gebruik van zelfstandige organisaties en betaalt daarvoor een financiële bijdrage. Voorbeelden daarvan zijn de intergemeentelijke sociale dienst, theater de Nieuwe Kolk, de openbare bibliotheek en het ICO. Een groot aantal van deze organisaties is verbonden partij voor de gemeente. Voor deze organisaties geldt deze regeling.

2.Wat is een verbonden partij?

Een organisatie is een verbonden partij als:

• 1.

  de jaarlijkse bijdrage aan deze organisatie meer dan € 50.000,-- euro bedraagt;

• 2.

  de deelname in het kapitaal van deze organisatie meer dan € 50.000,-- bedraagt;

• 3.

  de gemeente deze organisatie heeft aangewezen als verbonden partij in verband met het maatschappelijk en/of publiek belang van de taken en het risico daarbij.

De gemeente houdt een lijst van verbonden partijen aan, die zij bekend maakt. De gemeente kan een verbonden partij naar aanleiding van een ingediende begroting voor een financiële bijdrage alsnog als verbonden partij aanmerken, waardoor deze regeling ten aanzien van deze ingediende begroting en de verantwoording daarvan van toepassing is.

Voor deze verbonden partijen wordt voor het indienen van de stukken zoals begroting, voortgangsverslag en jaarverslag zo veel mogelijk aangesloten bij de P&C cyclus (begroting, voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening) van de gemeente Assen.

3.Werking van deze regeling

Voor de werking van deze regeling is de rechtsvorm van de verbonden partij en de vorm van de betaling voor de uitvoering bepalend. De volgende tabel geeft aan wat de werking van deze regeling is:

4.SMART

Uitgangspunt is dat de verbonden partij haar activiteiten en daarmee te bereiken doelstellingen SMART begroot en verantwoord, zo veel mogelijk met behulp van objectief meetbare kengetallen. SMART staat voor:

5.Begroting

De begroting van de verbonden partij bestaat uit:

• 1.

  een activiteitenplan met alle activiteiten van de verbonden partij en daarmee te bereiken doelen in het begrotingsjaar;

• 2.

  een financiële begroting met de baten en lasten van aan alle activiteiten van de verbonden partij;

• 3.

  een meerjarenraming bestaande uit het begrotingsjaar en de drie daarop volgende kalenderjaren;

• 4.

  een toelichting met zowel een beleidsinhoudelijke als een financiële analyse.

ad a) activiteitenplan

Het activiteitenplan bevat:

* alle activiteiten en daarmee te bereiken doelen van de verbonden partij, waaronder begrepen de activiteiten en doelen die de verbonden partij door deelname aan en of samenwerking met andere organisaties respectievelijk wil uitvoeren en bereiken;

* afzonderlijk en per subsidieaanvraag de activiteiten en daarmee te bereiken doelen, waarop deze aanvraag betrekking heeft.

ad b) financiële begroting

De financiële begroting bevat:

* alle activiteiten van de verbonden partij, inclusief de deelnemingen en samenwerkingsrelaties met andere organisaties;

* een overzicht van alle baten en lasten bestaande uit drie kolommen:

- de begroting voor het komende kalenderjaar (begrotingsjaar);

- de begroting van het huidige kalenderjaar;

- verantwoording jaarrekening over het kalenderjaar voorafgaand aan het huidige kalenderjaar;

* een overzicht van de activiteiten van de verbonden partij waarop de financiële bijdrage betrekking heeft en die voldoet aan de hiervoor gestelde eisen voor een financiële begroting.

* een overzicht van toerekening aan producten als de verbonden partij daarvan gebruik maakt voor de toerekening van baten en baten aan verschillende activiteiten (productbegroting).

ad c) meerjarenraming, zowel inhoudelijk als financieel

De meerjarenraming heeft betrekking op de drie jaren volgend op het begrotingsjaar en omvat een prognose van de te verwachtte activiteiten en daarmee te bereiken doelen inclusief toelichting, alsmede de baten en lasten voor deze drie jaren, inclusief analyse en toelichting. De inrichting van de meerjarenbegroting is overeenkomstig de inrichting van het activiteitenplan en de financiële begroting.

De gemeente kan met een brief ‘begrotingsrichtlijnen’ nadere richtlijnen en uitgangspunten geven waar de in te dienen begroting aan moet voldoen, zoals toe te passen indexeringen voor loon en prijsstijgingen.

6.Verantwoording

I. algemene actieve meldingsplicht

Een verbonden partij meldt direct belangrijke inhoudelijke en/of financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting aan de gemeente.

II. voortgangsverslag

In overleg met en per verbonden partij stelt de gemeente het aantal voortgangsverslagen en de data van het aanleveren van deze verslagen vast.

Een voortgangsverslag geeft de stand aan van de voortgang van het beleid en de uitputting van de budgetten en bestaat uit:

a. een inhoudelijk voortgangsverslag waaruit blijkt of en in welke mate de verbonden partij de activiteiten en doelstellingen gerealiseerd heeft, inclusief toelichtingen;

b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden baten en lasten  (financieel voortgangsverslag), inclusief analyse en toelichtingen.

ad a) inhoudelijk voortgangsverslag

Het inhoudelijk voortgangsverslag geeft een overzicht van en toelichting op de afwijkingen tussen:

* begrote en gerealiseerde activiteiten;

* beoogde en behaalde doelstellingen;

* voor zover de verbonden partijen subsidies ontvangt een overzicht van de genoemde afwijkingen per subsidiebeschikking;

* de oorzaken van de afwijkingen en de daaraan te verbinden conclusies.

ad b) financieel voortgangsverslag

Het tussentijds financieel verslag bevat:

▫       alle activiteiten

Het financieel voortgangsverslag bevat alle activiteiten van de verbonden partij. Daaronder begrepen de activiteiten die de verbonden partij ondernam door deelname aan samenwerkingsverbanden via rechtspersonen of contracten.

▫         een staat van baten en lasten met:

-    drie kolommen:

-     begroting verslagjaar;

-     voortgang realisatie verslagjaar;

-     eindejaarsprognose.

▪    een indeling van de staat van baten en lasten die gelijk is aan de door de gemeente goedgekeurde begroting op basis waarvan de gemeente haar financiële bijdrage verleend heeft;

▪    voorzover een verbonden partij subsidies ontvangt - van andere overheden dan de gemeente daaronder begrepen - een verantwoording per subsidiebeschikking van de activiteiten en doelen;

▫         een overzicht van toerekening aan producten als de verbonden partij daarvan gebruik maakt voor de toerekening van baten en lasten aan de verschillende activiteiten;

▫         een toelichting met een cijfermatige analyse van de financiële voortgangsresultaten:

de cijfermatige analyse betreft de financiële voortgangsresultaten van het verslagjaar in vergelijking met de begroting over de periode waarover verslag wordt gedaan op basis waarvan de financiële bijdrage aan de verbonden partij verleend is. De analyse vermeldt niet alleen deze verschillen maar ook de oorzaken en gevolgen daarvan;

▫         een afzonderlijke weergave en toelichting van:

bijzondere en/of incidentele baten en lasten.

III. Jaarverslag

De verbonden partij levert haar verantwoording binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar in tenzij anders is vastgesteld.

De verantwoording bestaat uit:

*  een inhoudelijk jaarverslag waaruit blijkt of en in welke mate de verbonden partij de activiteiten en doelstellingen gerealiseerd heeft, inclusief toelichtingen;

* een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden baten en lasten (financieel verslag of jaarrekening) inclusief analyse en toelichtingen;

*  een balans naar de stand aan het einde van het kalenderjaar, inclusief toelichtingen;

* een accountantsverklaring (en indien van toepassing de managementletter van de accountant.)

ad a) inhoudelijk jaarverslag

Het inhoudelijk jaarverslag geeft een overzicht van en toelichting op de afwijkingen tussen:

* begrote en gerealiseerde activiteiten;

* beoogde en behaalde doelstellingen;

* voor zover de verbonden partijen subsidies ontvangt een overzicht van de genoemde afwijkingen per subsidiebeschikking;

* de oorzaken van de afwijkingen en de daaraan te verbinden conclusies.

ad b) financieel jaarverslag of jaarrekening

Het financieel jaarverslag of de jaarrekening bevat:

▫       alle activiteiten

Het financieel jaarverslag of de jaarrekening bevat alle activiteiten van de verbonden partij. Daaronder begrepen de activiteiten die de verbonden partij ondernam door deelname aan samenwerkingsverbanden via rechtspersonen of contracten.

▫         een staat van baten en lasten met:

▪    vier kolommen:

-          jaarrekening vorig verslagjaar,

-          begroting verslagjaar;

-          jaarrekening verslagjaar en

-          verschillen begroting en jaarrekening verslagjaar.

▪    een indeling van de staat van baten en lasten die gelijk is aan de door de gemeente goedgekeurde begroting op basis waarvan de gemeente haar financiële bijdrage verleend heeft;

▪    voorzover een verbonden partij subsidies ontvangt - van andere overheden dan de gemeente daaronder begrepen - een verantwoording per subsidiebeschikking van de activiteiten en doelen;

- een overzicht van toerekening aan producten als de verbonden partij daarvan gebruik maakt voor de toerekening van baten en lasten aan de verschillende activiteiten

- bestemming van een positief resultaat of dekking van een negatief resultaat;

▫         een toelichting met een cijfermatige analyse van de financiële resultaten:

de cijfermatige analyse  betreft de financiële resultaten van het verslagjaar in vergelijking met de begroting op basis waarvan de financiële bijdrage aan de verbonden partij verleend is. De analyse vermeldt niet alleen deze verschillen maar ook de oorzaken en gevolgen daarvan;

▫         een afzonderlijke weergave en toelichting op:

- bijzondere en/of incidentele baten en lasten;

- toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen, waarbij aangegeven het exploitatiesaldo voor en na deze toevoegingen en onttrekkingen.

ad c) balans

De balans geeft inzicht in de bezittingen en schulden,de samenstelling en opbouw van het vermogen en mutaties ten opzichte van het voorgaande jaar.

De balans bevat:

▫       indeling

Een indeling die gelijk is aan de jaarrekening van het voorafgaande kalenderjaar. Verandering van deze indeling is alleen mogelijk met een duidelijke motivering en een cijfermatige analyse van de verschillen als gevolg van deze andere indeling.

▫       overzicht reserves en voorzieningen

Het overzicht verschaft inzicht in eventuele reserves en voorzieningen en de plannen tot aanwending daarvan. De balans bevat een toelichting van de toename en afname van reserves en voorzieningen.

▫       het vormen van reserves en voorzieningen

Voor zover de verbonden partij een bijdrage ontvangt in de vorm van een subsidie van de gemeente is daarvoor toestemming van de gemeente nodig.

▫       samenwerkingsverbanden

De toelichting vermeldt de samenwerkingsverbanden en de eventuele financiële gevolgen en risico’s daarvan.

▫          een beschrijving van eventuele risico’s en niet uit de balans blijkende verplichtingen

De toelichting vermeldt de gevolgen van deze risico en niet uit de balans blijkende verplichting voor de komende (begrotings)jaren.

De gemeente kan met de brief ‘richtlijnen jaarverslag’ nadere richtlijnen en uitgangspunten geven waaraan het jaarverslag moet voldoen.

ad d) accountantsverklaring

De accountantscontrole richt zich op de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie.

Een accountant kan vier soorten verklaringen afgeven (goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeurend) afhankelijk van de geconstateerde onjuistheden in de verantwoording/besteding of onzekerheden in de controle, gemeten in procenten van de omzet (zie verder onder punt 8. Accountantsverklaring).

Per verbonden partij worden afspraken gemaakt ten aanzien van het aan de gemeente beschikbaar stellen van de Management Letter van de accountant aan de verbonden partij.

7.Review van de accountantscontrole

De gemeente kan haar externe accountant of een aan te wijzen toezichthouder opdragen de accountantscontrole te toetsen (een review) om na te gaan of de accountantscontrole overeenkomstig de daaraan gestelde wettelijke eisen waaronder deze regeling is uitgevoerd. De verbonden partij verstrekt alle inlichtingen en bescheiden die de aangewezen externe accountant of toezichthouder voor deze toetsing vraagt op de door hem wenselijke geachte wijze.

8.Accountantsverklaring

Voor de strekking van de accountantsverklaring zijn de volgende toleranties bepalend:

De verbonden partij corrigeert de bij de accountantscontrole vastgestelde onjuistheden. Dit geldt ook voor de onjuistheden waarbij de tolerantiegrenzen niet worden overschreden. De niet herstelde onjuistheden wegen mee in de oordeelsvorming over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording.

De accountantsverklaring bevat specifiek een oordeel over de financiële bijdrage van de gemeente voor activiteiten. De accountantsverklaring kan daarom na vermelding van de opdracht en werkzaamheden als volgt luiden:

Voor een aantal (vooral rijks-)regelingen zijn een aantal deelverklaringen vereist. Deze deelverklaring kan samen met de algemene accountantsverklaring over de jaarrekening van de verbonden partij worden afgegeven met dien verstande dat deze deelverklaring voldoet aan de gestelde - wettelijke - eisen.

Naast het oordeel over de financiële verantwoording vermeldt de accountant in een toelichtende paragraaf, of in een afzonderlijk verslag, alle bevindingen uit de controle die voor de verantwoording van de financiële bijdrage van belang kunnen zijn. Dit geldt ook voor bevindingen die geen invloed hebben op de getrouwheid en rechtmatigheid.

9.Verantwoording SiSa

De verbonden partijen, waarop de Single Information Single Audit (SiSA) van toepassing is, leveren de gegevens die voor het voldoen aan deze audit nodig zijn.

10.Consolidatie met gemeentelijke begroting en jaarrekening

Met de verbonden partijen waarvan de begroting en jaarrekening moeten worden geconsolideerd met de gemeentelijke begroting en jaarrekening worden per verbonden partij afspraken gemaakt ten aanzien van het aanleveren van deze gegevens.

11.Indienen stukken

De verbonden partij levert in 2-voud stukken die zij op grond van deze regeling moet overleggen aan door toezending aan bij voorkeur aan www.verbondenpartijen.nl of anders:

Gemeente Assen

Front Office Subsidies

Postbus 30018

9400 RA Assen

*********************