Verordening op de ambtelijke bijstand Zutphen 2005

Ondertekening

Artikelgewijze toelichting

Artikelen 1, 2 en 3

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verstrekken van informatie en advies en het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijkt.

Als het gaat om een verzoek om informatie van feitelijke aard dan wel inzage in of kopie van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier, de commissiegriffier of de betrokken ambtenaar.

Als het gaat om advies kan een raadslid zich behalve tot de griffier ook rechtstreeks wenden tot de betrokken directeur die bevoegd is één of meer ambtenaren aan te wijzen die in zijn plaats de informatie en het advies kan verlenen.

Het begrip “document” wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met “openbaar” wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van Orde voor de raad, en de verordening op de raadscommissies.

Het ligt voor de hand de griffier aan te wijzen als centrale functionaris bij het verlenen van bijstand. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Artikelen 4 en 5

Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier en indien nodig ook met het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 6

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie de meest aangewezen instantie voor.

Artikelen 7 en 8

Dualisering betekent niet dat de bestuursorganen elkaar gaan tegenwerken, maar handelen vanuit een veranderde rol om te komen tot een beter bestuur. Voorop moet dan ook blijven staan dat het handelen van een bestuurder transparant is opdat optimale verantwoording mogelijk is. Als uitgangspunt is daarom gekozen – evenals in de gedragscode voor ambtelijke hulp aan raadsleden - dat de ambtenaar van de door hem mondeling of schriftelijk verstrekte informatie advies of bijstand kennis geeft aan de portefeuillehouder als dat in het belang is van een goede bestuursvoering.

Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen

gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities.

In de vorige verordening van zowel Zutphen als Warnsveld was, conform het model van de VNG, een geheimhoudingsverplichting opgenomen. Die is nu vervallen, omdat er bij nader inzien geen wettelijke basis voor bleek te zijn.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak.

Artikelen 9, 10 en 11

De Verordening ambtelijke bijstand Zutphen 2003 en de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Warnsveld 2002 komen te vervallen.