Verordening op de ambtelijke bijstand 2004

Ondertekening

TOELICHTING

1. Inleiding

In het duale stelsel zijn de taken van raad en college gescheiden. Om de raad in staat te stellen zijn taken adequaat te kunnen uitoefenen is in de gewijzigde Gemeentewet de positie van de raad versterkt. In artikel 33 lid 1 Gemeentewet is opgenomen dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijk bijstand. Artikel 33 lid 2 Gemeentewet bepaalt dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning.

Met betrekking tot het recht op fractieondersteuning uit artikel 33 lid 2 Gemeentewet heeft de raad in de door hem op 7 januari 2003 vastgestelde Eindrapportage van de raadscommissie Dualisme gesteld dat inhoudelijke ondersteuning van de griffier belangrijker is dan fractieondersteuning en is een zware griffie verkozen die ondersteuning kan geven bij het vorm en inhoud geven van initiatiefmogelijkheden boven fractieassistenten.

De ambtelijke ondersteuning van de raad heeft in de eerste plaats vorm gekregen door middel van het verplicht stellen van een griffier die de raad ondersteunt. Deze griffier vervult een "spilfunctie" tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Er zal immers behoefte blijven bestaan aan bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere ambtelijke organisatie, beperkt van omvang, zodat zij zich bij het verlenen van bijstand met name richt op algemene ondersteuning op het gebied van amendementen, moties en regelingen. Voor specialistische hulp zal een beroep op de reguliere ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd in artikel 33 lid 1 Gemeentewet. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De Verordening op de ambtelijke bijstand 2004 is niet vatbaar voor een referendum, aangezien de verordening geen algemeen verbindende voorschriften bevat en ook niet aan het overige gestelde in artikel 8 van de Tijdelijke referendumwet voldoet. De verordening heeft betrekking op het interne functioneren van de gemeenteraad en de verhouding tussen de griffie en de reguliere ambtelijke organisatie.

2. Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In de verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie, zodat duidelijk is over welke medewerkers wordt gesproken en onder wiens verantwoordelijkheid (college of raad) zij vallen. Dat neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Het begrip "informatie" is afgeleid uit de Wet Openbaarheid van Bestuur.

Artikel 2 Leden van de raadscommissies, niet zijnde raadsleden

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3 Opdracht tot bijstandverlening

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 4 Verzoek aan de griffier

De begrippen "document" en "openbaar" worden gebruikt in de betekenis die zij in de Wet openbaarheid van bestuur hebben. Voor niet-openbare documenten wordt een regeling gegeven in artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze regelingen zijn onder andere uitgewerkt in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies.

Algemeen uitgangspunt is dat raadsleden zich voor bijstand wenden tot de griffier. Alleen in de in lid 2 genoemde uitzonderingsgevallen kunnen zij zich rechtstreeks tot de ambtenaar wenden, al kunnen zij ook voor deze vormen van bijstand gewoon bij de griffie terecht. De griffie regelt vervolgens, indien nodig, met de reguliere ambtelijke organisatie dat de gevraagde bijstand er komt.

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Dat zou immers een beperking opleveren van het recht op ambtelijke bijstand, daar waar het mogelijk maken hiervan de intentie is. Om ambtenaren te beschermen en hen niet in de bekende spagaat te brengen, is het echter goed om alleen feitelijk-technische vragen bij hen te leggen. De politiek-tactische vragen horen bij het college thuis en moeten dan ook daar worden neergelegd. Indien dergelijke vragen onverhoopt toch bij de reguliere ambtelijke organisatie terechtkomen en de secretaris beslist dat het verzoek om bijstand niet valt onder de in het tweede lid onder a en b genoemde gevallen, maar dat er sprake is van een politiek-tactische vraag, zal de griffier deze vraag dan ook rechtstreeks bij het college neerleggen. Zo wordt de vraag toch beantwoord, alleen niet op het ambtelijke maar het politiek-bestuurlijke niveau.

Indien een verzoek vanwege de omvang volgens de secretaris niet onder de in het tweede lid onder a en b genoemde gevallen valt, zal de procedure van artikel 5 worden gevolgd.

Artikel 5 Verzoek aan de secretaris

Zoals eerder is aangegeven, zal de griffie voor specialistische vormen van bijstand vaak een beroep moeten doen op de reguliere ambtelijke organisatie. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Om te voorkomen dat een ambtenaar "in de knel" komt, verdient het daarbij aanbeveling om, indien mogelijk, de ondersteuning aan de raad door een andere ambtenaar te laten doen dan degene die met een bepaald onderwerp is belast voor het college. Dit is echter ter beoordeling van de secretaris. Mocht een ambtenaar die daartoe door de secretaris wordt aangewezen geen bijstand willen verlenen dan betreft dit een rechtspositioneel probleem dat binnen het ambtelijk apparaat zelf moet worden opgelost.

Met de secretaris maakt de griffier nadere afspraken over de gewenste vorm van de bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

De politieke oordeelsvorming over beleidsontwikkelingen is een specifieke aangelegenheid van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Met de in het derde lid genoemde bepaling wordt voorkomen dat ambtenaren daarvoor worden ingeschakeld. Door de omschrijving wordt ook voorkomen dat de ambtelijke organisatie wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.

Artikel 6 Geen geheimhouding bij verzoeken aan de secretaris

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden loyaal bijstand verleend in de richting van het raadslid en derhalve op het gevraagde punt terughoudend richting het college opereert. Het college is, als bevoegd gezag, echter wel op de hoogte van het feit dat er bijstand wordt verleend. Er ontbreekt een wettelijke grondslag om inbreuk te kunnen maken op de gezagsrelatie tussen het college en de betreffende ambtenaren en de daarbij behorende interne openheid, zodat in deze gevallen geen geheimhouding kan worden opgelegd.

Om te voorkomen dat een ambtenaar onder druk komt te staan door vragen vanuit (leden van) het college over de werkzaamheden die hij in het kader van verzoeken om ambtelijke bijstand verricht, is bepaald dat (de leden van) het college zich met dergelijke vragen richt tot het raadslid. Dit zorgt ervoor dat het raadslid in zijn (politieke) dialoog met het college de regie op zijn verzoek behoudt. Indien raadsleden wensen dat het college helemaal niet op de hoogte is van het feit dat zij bijstand wensen, zullen zij dit bij de griffier moeten aangeven. Deze zal dan zelf de bijstand moeten verlenen.

Artikel 7 Weigeringsgronden

Uitgangspunt is dat zoveel als mogelijk aan een verzoek om ambtelijke bijstand moet worden voldaan en alleen zwaarwegende argumenten tot weigering mogen leiden.

Sub a

Deze weigeringsgrond betreft verzoeken om ambtelijke bijstand zonder dat duidelijk is dat een dergelijk verzoek voortvloeit uit of bijdraagt aan de kaderstellende, controlerende of volksvertegenwoordigende rol van raadsleden. De ambtelijke bijstand is met andere woorden niet bedoeld voor andere werkzaamheden dan die rechtstreeks voortvloeien uit het raadslidmaatschap, en andere belangen dan het algemeen, gemeentelijk belang dat zij primair stellen.

Sub b

Deze weigeringsgrond is opgenomen om in een bijzonder geval het belang van de gemeente te beschermen.

Sub c

Er kan zich een situatie voordoen dat de benodigde ambtelijke ondersteuning zo omvangrijk is of zo veel van een specifieke deskundigheid vraagt dat daardoor het normaal functioneren van het gemeentelijk apparaat in het geding komt. Daarom is een bepaling opgenomen dat bijstand kan worden geweigerd indien daardoor de normale taakuitoefening van het ambtelijk apparaat aanmerkelijk zou worden belemmerd. Als alternatief zou ook een beroep kunnen worden gedaan op de weigeringsgrond "het schaden van het belang van de gemeente".

Sub d

In de modelverordening van de VNG is ook voorzien in een beperking van de ambtelijke bijstand door per raadslid een bepaald aantal uren beschikbaar te stellen. Deze beperking is niet overgenomen. Dit omdat het de mogelijkheden van de raad teveel zou beperken en dit – nu de positie en werkwijze van de raad nog in ontwikkeling zijn – niet wenselijk is. Ook wordt het moeilijk de bijstand toe te rekenen naar raadsleden indien de ambtelijke bijstand moet worden verleend op verzoek van meerdere raadsleden. Daarnaast vereist een dergelijke regeling dat er zowel een centraal registratiesysteem moet worden bijgehouden als een urenregistratie door de ambtenaren die de bijstand verlenen. Door geen beperking in uren op te nemen kan zich wel een situatie voordoen dat één of meer raadsleden overmatig verzoeken tot ambtelijke bijstand indienen en hiermee een onevenredig beslag op de capaciteit van de griffie dan wel de reguliere ambtelijke organisatie leggen. Daarom is een bepaling opgenomen dat bijstand in dat geval kan worden geweigerd.

Artikel 8 Beoordeling

De beoordeling of een verzoek om bijstand in strijd is met één van de limitatief opgesomde gronden is aan de griffier als hoofd van de griffie respectievelijk de secretaris als hoofd van het ambtelijk apparaat. Alleen zij bevinden zich in een positie waarin deze afweging kan worden gemaakt. Bij een weigering moet het besluit gemotiveerd aan het betrokken raadslid worden medegedeeld. De griffier zal bij een afwijzing in overleg treden met het betrokken raadslid.

Artikel 9 Geschillenregeling

Het kan zijn dat een raadslid het niet eens is met het besluit tot weigering van bijstand en de daaraan ten grondslag liggende motieven. Daarom wordt voorzien in een beroepsmogelijkheid voor het raadslid. De burgemeester is – als voorzitter van zowel de raad als het college – de aangewezen persoon om een eindoordeel te vellen.

Uiteraard zal de burgemeester hierover overleg voeren met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). De raad kan ook via de gebruikelijk weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Indien aan een raadslid bijstand wordt verleend kan het zijn dat de geleverde bijstand naar het oordeel van het raadslid kwalitatief onvoldoende is. Betreft het een medewerker van de eigen griffie kan het raadslid zich uiteraard wenden met zijn klacht tot de griffier. De griffier is belast met de leiding van de griffie. Indien de klacht echter betrekking heeft op een ambtenaar van het ambtelijk apparaat zal het raadslid zich moeten wenden tot de secretaris. Dit doet het raadslid door tussenkomst van de griffier. Alleen zo kan de griffier het zicht houden op de geleverde ambtelijke bijstand en de kwaliteit daarvan en de aan hem opgedragen taak adequaat uitvoeren.

De verwachting is dat meestal overleg met de griffier en de secretaris tot een bevredigende oplossing zal leiden. Mocht dit onverhoopt niet lukken dan wordt ook hier voorzien in een beroepsmogelijkheid bij de burgemeester.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 12 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.