Financiële verordening

Artikel 1. Definities

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Oldebroek en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en enkele collegebesluiten.

• c.

  doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• d.

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijk effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• e.

  product: een samenhangend geheel van goederen, diensten, activiteiten en voorzie-ningen, dat bijdraagt aan het realiseren van een programma, zo mogelijk meetbaar gemaakt in tijd, geld, kwantiteit en kwaliteit.

Artikel 2. Programma's

• 1.

  De raad stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken ?

  • b.

    de te leveren producten: wat gaan we daarvoor doen ?

  • c.

    de baten en lasten: wat mag het kosten ?

• 3.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde producten ter uitvoering van de programma's en de maatschappelijke effecten daarvan, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid kan worden getoetst.

Artikel 3. Paragrafen

• 1.

  De raad kan, aanvullend op wat in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplicht is gesteld, beheersmatige onderwerpen vaststellen die in de paragrafen worden behandeld.

• 2.

  De raad kan het college verzoeken het beleid met betrekking tot een paragraaf of onderdeel daarvan uiteen te zetten in een afzonderlijke beleidsnota.

Artikel 4. Financiële begroting

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de baten en lasten van al het beleid waartoe het gemeentebestuur heeft besloten in de financiële begroting zijn opgenomen.

• 2.

  De programma’s, het onderdeel algemene dekkingsmiddelen en de financiële begroting geven inzicht in de financiële gevolgen van het beleid voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

• 3.

  Het college geeft in de productenraming en productenrealisatie uitvoeringsinformatie op productniveau met betrekking tot de onderwerpen waarvoor de raad in de programma's het beleid op hoofdlijnen heeft vastgesteld.

• 4.

  De productenraming wordt meerjarig opgezet en dient aan te sluiten op de programma’s.

• 5.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële begroting de daarin opgenomen investeringskredieten.

Artikel 5. Planning en controlcyclus

• 1.

  Het college stelt jaarlijks na overleg met de griffie in de maand oktober de planning van de volgende aan de raad aan te bieden stukken vast: de programmabegroting en de financiële (meerjaren)raming, de tussentijdse rapportages, het jaarverslag en de jaarrekening, de voorjaarsnota en de najaarsnota.

• 2.

  In de voorjaarsnota worden de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opeenvolgende jaren opgenomen en worden de bevindingen uit tussentijdse rapportages en de jaarrekening van het vorige begrotingsjaar meegenomen.

Artikel 6. Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Naar aanleiding van tussentijdse rapportages over de uitvoering van de begroting en nieuwe onderwerpen doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten. Op begrotingswijzigingen is de door de raad vastgestelde regeling 'procedure begrotingswijzigingen' van toepassing.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting. De rapportages geven een uiteenzetting over de uitvoering en gewenste bijstelling van het beleid en een overzicht van het verloop van baten en lasten per programma en de algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de programmabegroting.

• 3.

  In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma's en investeringskredieten in de begroting groter dan 10% met een minimum van € 2.500 toegelicht.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1.

  Het college legt verantwoording af over de realisering van de begroting. In de verantwoording geeft het college per programma aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke producten zijn geleverd: wat is gedaan

  • c.

    wat de kosten zijn.

• 2.

  De raad bepaalt aan de hand van de jaarstukken of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven en of de inhoud van de paragrafen moet worden aangepast.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

Activeren

• 1.

  Het minimumbedrag voor het activeren van een investering is € 20.000,--.

• 2.

  De kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden direct ten gunste of ten laste van het resultaat gebracht in het jaar van het afsluiten van de geldlening.

  Waarderen

• 3.

  Bijdragen van derden worden direct in mindering gebracht op zowel investeringen met economisch nut als op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

  Op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden de ten behoeve van deze investeringen gereserveerde bedragen in mindering gebracht. Dit dient te gebeuren door de uitgave voor de investering als exploitatielast op te nemen in het programma waar deze last thuis hoort. Ter dekking van de last vindt bij resultaatbestemming de onttrekking aan de reserve plaats. Als voor investeringen met een economisch nut een reserve is opgebouwd, kunnen onttrekkingen aan deze reserve via resultaatbestemming plaats hebben ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten.

  Afschrijven

• 4.

  Met het afschrijven wordt begonnen in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed is gekomen of is verworven.

• 5.

  Op de waarde van gronden wordt niet afgeschreven, met uitzondering van de waarde van gronden van begraafplaatsen.

• 6.

  Indien de boekwaarde van een investering op 1 januari van het dienstjaar € 20.000,-- of lager is, vindt een extra afschrijving plaats zodat de boekwaarde op € 0,00 komt.

• 7.

  Bij het bepalen van de hoogte van de afschrijvingen wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde van het nieuwe actief.

• 8.

  Geactiveerde kosten worden lineair afgeschreven.

• 9.

  Bij investeringen met economisch nut wordt de componentenbenadering toegepast; dat houdt in dat verschillende samenstellende delen van een actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van de delen.

• 10.

  Afschrijvingstermijnen:

  Van toepassing zijn de termijnen zoals deze zijn opgenomen in de volgende beheerplannen:

  Beheer openbare ruimte

  wegen

  bewegwijzering

  rioleringsplan

  waterplan

  openbare verlichting

  groenplan

  begraafplaatsen

  speelvoorzieningen

  Gebouwen

  Onderwijshuisvesting

  Welzijnsgebouwen

  Zwembad

  Brandweerkazernes

  Gemeentewerf

  Gemeentehuis

  Aula's begraafplaatsen

  Buitensportaccommodaties

  Materieel

  Materieel buitendienst

  Meubilair / inventaris gemeentehuis

  Automatisering Gemeente

  I&A-plan

  Voor het overige zijn de volgende afschrijvingstermijnen van toepassing:

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt op eigen initiatief of op verzoek van de raad, een nota reserves en voorzieningen aan de raad aan.

• 2.

  Het instellen, opheffen en herschikken van reserves en voorzieningen vindt alleen plaats met expliciete toestemming van de raad.

• 3.

  De raad besluit tot toevoegingen en onttrekkingen aan reserves / voorzieningen via vaststelling van de programmabegroting of op voorstel van het college via apart raadsbesluit.

• 4.

  Het aantal reserves en voorzieningen wordt zoveel mogelijk beperkt.

• 5.

  Bij het instellen van een reserve of voorziening wordt tenminste de ontstaansreden, de gewenste omvang (boven- en ondergrens), de reden van toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve of voorziening en de reden van opheffing aangegeven.

• 6.

  Na realisatie van de bestemming wordt de reserve / voorziening opgeheven. Restant saldi worden verrekend met de algemene reserve.

• 7.

  Reserves en voorzieningen mogen geen negatief saldo hebben. Bij het opstellen van de jaarrekening worden negatieve saldi aangevuld vanuit de algemene reserve. Bij de volgende jaarrekening(en) wordt indien mogelijk het bedrag van het negatieve saldo uit het voorgaande jaar vanuit de betreffende reserve / voorziening toegevoegd aan de algemene reserve.

• 8.

  Het beleid ten aanzien van reserves wordt jaarlijks bij de opstelling van het jaarverslag geëvalueerd.

• 9.

  Het bedrag van de berekende rente over reserves wordt ten gunste gebracht van de exploitatie.

• 10.

  Aan voorzieningen ten behoeve van beheerplannen wordt jaarlijks een inflatiecorrectie toegevoegd, die overeenkomt met de helft van het percentage van de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Oldebroek wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de berekening van de tarieven voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen, de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen en de rente financieringssaldo. Het te hanteren rentepercentage wordt jaarlijks vastgelegd in de voorjaarsnota.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

• 2.

  Het college biedt de raad jaarlijks een voorstel aan voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het afstemmen van nieuwe leningen/uitzettingen op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

  • c.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitenrisico’s;

  • d.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • e.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

• b.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

• c.

  derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

• d.

  voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• e.

  overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro’s;

• f.

  voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden, die op grond van de Wet financiering decentrale overheden niet mogen worden overschreden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm (dreigt te) worden overschreden.

• 3.

  Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak aan door de raad goedgekeurde derde partijen. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 15. Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de inkoop- en aanbestedingsregels van de Europese Unie.

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het bevorderen van en het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 17. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 18. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 19. Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • b.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • c.

    de te maken afspraken met de algemeen directeur over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

  • d.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten.

Artikel 20. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2007. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Met deze verordening komen de volgende regelingen te vervallen: Financiële verordening gemeente Oldebroek (raadsbesluit 16 december 2003); Nota beheer investeringsgoederen (raadsbesluit 9 september 2003), Nota reserves en voorzieningen (raadsbesluit 8 september 1998), Treasurystatuut (raadsbesluit 26 juni 2001), Financieel Statuut (raadsbesluit 26 januari 1999).

  Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 20 november 2007.

  de burgemeester,

  de griffier,