Instructie voor de griffier van de gemeente Arnhem 2003

Toelichting op de instructie voor de griffier van de gemeente Arnhem

Inleiding

In de Gemeentewet zijn de volgende bepalingen opgenomen inzake de griffier:

Artikel 107a:

• 1.

  De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 2.

  De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Artikel 107b:

De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig.

Artikel 107c:

De stukken die van de raad uitgaan worden door de griffier meeondertekend.

Artikel 107d:

• 1.

  De raad regelt de vervanging van de griffier.

• 2.

  De artikelen 101 en 107a tot en met 107c zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.

Artikel 107e:

• 1.

  De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie.

• 2.

  De raad is bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

De artikelen 107a tot en met 107d zijn nader uitgewerkt in bijgaande instructie voor de griffier.

Het ligt in de rede, dat regels over de organisatie van een griffie in een afzonderlijke organisatieverordening worden ondergebracht.

Algemene toelichting

In het nieuwe duale stelsel in de Gemeentewet functioneert de griffier (en de in te stellen griffie) naast de gemeentesecretaris en de gemeentelijke diensten alsmede naast de specifieke ondersteuning van de individuele fracties in de raad. De verhoudingen tussen de verschillende actoren dienen helder te zijn.

De voorliggende instructie is daarom zoveel mogelijk afgestemd op de instructie voor de gemeentesecretaris en rekening gehouden met de fractieondersteuning.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is in beginsel het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Met de gemeentesecretaris zal geregeld kunnen/moeten worden, dat raadsleden voor meer “technische” informatie rechtstreeks bij de diensten te rade kunnen gaan en dat de diensten de informatie leveren.

Artikel 2

De raadsagenda wordt ter vergadering vastgesteld door de raad. De raadsagenda’s (en de agenda’s van de raadscommissies) worden voorbereid door de agendacommissie (zie de toelichting op artikel 4 en 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn/haar functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier.

In zijn/haar functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij/zij net als voorheen bijgestaan door de secretaris (instructie secretaris).

De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor de verslaglegging en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens de raadsvergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

De commissiegriffiers zijn aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en ondersteunen de voorzitters van de raadscommissies. De griffier zal -afhankelijk van het onderwerp- eveneens aanwezig zijn in een commissievergadering

Artikel 5

Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.

Het seniorenconvent –gekoppeld aan de raadscommissie VOAB- bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester. In het seniorenconvent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen.

Het is daarom van belang, dat de griffier bij de vergaderingen van deze organen aanwezig is en zorg draagt voor een adequate ondersteuning.

In de praktijk zal de griffier ook bij belangrijke bijeenkomsten buiten het stadhuis aanwezig zijn. Te denken valt hierbij aan raadscontactdagen, hoorzittingen, raadswerkgroepen en (overige) bijeenkomsten waarbij het contact met de burgers plaatsvindt. In voorkomend geval zal in overleg tussen de Agendacommissie en de griffier bepaald worden bij welke bijeenkomst zijn aanwezigheid in elk geval gewenst is.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het ligt voor de hand dat deze ondersteuning door de griffier (c.q. onder verantwoordelijkheid van de griffier door een medewerker van de griffie) verschaft wordt. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie.

Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden.

Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Een dergelijke verordening wordt de raad afzonderlijk ter vaststelling voorgelegd.

Artikel 7

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden.

De regeling hiervoor is c.q. wordt –onverminderd de instructie voor de gemeentesecretaris- uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier (griffie) is de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Voor informatie van meer “technische” aard kunnen raads- en commissieleden rechtstreeks bij de diensten terecht; de griffier kan daarover met de gemeentesecretaris (en het directieteam) nadere afspraken maken.

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier.

De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de gemeentesecretaris en zijn/haar organisatie.

Artikel 9

Dit artikel beoogt nadrukkelijk vast te leggen, dat de griffier en de gemeentesecretaris structureel periodiek overleg voeren in het belang van een goed functioneren van de gemeenteraad en het college/directieteam. In de instructie van de gemeentesecretaris is deze bepaling eveneens opgenomen.

Artikel 10

Indien de griffier (gepland) langer dan vijf dagen verhinderd is, dient meer structureel in de vervanging te worden gezien.

Artikel 11

Dit artikel spreekt voor zich.