Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR200652
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR200652/1
Regeling vervallen per 30-06-2016
Organisatieverordening gemeente Harlingen 2011
Geldend van 01-01-2011 t/m 29-06-2016
Intitulé
Organisatieverordening gemeente Harlingen 2011Organisatieverordening Gemeente Harlingen 2011
Burgemeester en wethouders van de gemeente Harlingen,
Gelet op de artikelen 103, 106 en 160 van de Gemeentewet;
B E S L U I T:
Vast te stellen de verordening betreffende de ambtelijke organisatie van de Gemeente Harlingen
Hoofdstuk
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
1. Concernplan: het jaarlijks sturingsinstrument voor de secretaris-directeur, opgesteld mede op basis van de
programmabegroting, waarin visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie zijn uitgewerkt.
2. Afdelingsplan: het jaarlijks sturingsinstrument voor de afdelingsmanagers opgesteld mede op basis van de
productenraming en het concernplan, waarin de activiteiten en middelen op afdelingsniveau en de relatie met de
andere afdelingen wordt weergegeven.
3. Concernkader: een door het college of de secretaris-directeur vastgestelde aanwijzing, richtlijn of instructie voor
de bedrijfsvoering.
4. Project: resultaatgerichte, interdisciplinaire samenwerking, begrensd qua inhoud, doelstelling, tijd en geld, onder
leiding van een projectleider, die over het resultaat verantwoording aflegt.
5. Integraal management: Afdelingsmanagers zijn resultaatverantwoordelijk en verantwoordelijk voor de
bedrijfsvoeringaspecten (personeel, informatievoorziening, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering,
communicatie en huisvesting binnen de door de secretaris-directeur en het college bepaalde kaders zoals het
formatieplan, de productenraming en het concernplan. Daarbij leggen de afdelingsmanagers verantwoordelijkheden
en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie. De afdelingsmanagers zijn mede verantwoordelijk voor de
kwaliteit en de ontwikkeling van de gehele organisatie.
HOOFDSTUK 1 STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Artikel 2 Doel en uitgangspunt van de organisatie
De ambtelijke organisatie van de gemeente heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij de uitoefening
van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de samenleving. Integraal
management is hierbij uitgangspunt.
Artikel 3 Inrichting en hoofdstructuur van de organisatie
1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de secretaris-directeur aan het hoofd van de
ambtelijke organisatie.
2. De ambtelijke organisatie is ingedeeld in drie afdelingen. De afdelingen zijn gedeeltelijk georganiseerd in
afzonderlijke organisatorische eenheden, de teams. De indeling is als volgt:
Afdeling Bedrijfsvoering
- Team Financiën
- Team P&O
- Team Facilitaire zaken
Afdeling Publiekszaken
- Team Klantcontactcentrum
- Team Welzijn, Onderwijs, Cultuur en Sport
Afdeling Ruimtelijke Zaken
- Team nautisch beheer
- Team groenvoorziening
- Team reiniging, tractie en onderhoud
3. De positie van deze afdelingen met bijbehorende teams en overige eenheden en functies in de ambtelijke
organisatie is aangegeven in een organogram dat als bijlage bij deze verordening is gevoegd.
4. De secretaris-directeur kan wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van de afdelingen.
2
5. De secretaris-directeur kan de taakvelden en de toedeling daarvan aan de afdelingen nader preciseren en daartoe
aanwijzingen geven.
HOOFDSTUK 2 SECRETARIS-DIRECTEUR
Artikel 4 Hoofdtaken
1. De hoofdtaken van de secretaris-directeur zijn:
a) ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;
b) leidinggeven aan de organisatie.
2. Het college wijst de loco-secretaris(sen) aan.
Artikel 5 Ondersteuning van het college en de burgemeester
1. De secretaris-directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van
het college en de individuele leden van het college.
2. De secretaris-directeur ziet toe op een gedegen tijdige en geïntegreerde advisering aan het college en aan de
burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan.
3. De secretaris-directeur zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is
om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen.
4. De secretaris-directeur is de eerste adviseur van het college en in dat kader verantwoordelijk voor:
c) de voorbereiding van de vergaderingen van het college;
d) het zorgdragen voor het vastleggen van de besluitvorming in de vergadering van het college en
terugkoppeling daarvan naar de ambtelijke organisatie;
e) de verstrekking aan het college en de burgemeester van complete en besluitrijpe voorstellen;
f) het toezien op de uitvoering van genomen besluiten en het zo nodig initiëren van nader overleg over
uitvoeringsaspecten;
g) de tijdige en adequate afhandeling van vragen van het college en de burgemeester aan de ambtelijke
organisatie.
Artikel 6 Ambtelijke coördinatie
1. Met het oog op eenheid van beleid ziet de secretaris-directeur toe op de coördinatie van de ambtelijke adviezen
en de uitvoering van besluiten.
2. Ambtelijke adviezen worden door de secretaris-directeur getoetst.
3. Als het advies niet voldoet aan de door hem gestelde eisen, zal hij het advies, met vermelding van zijn
bevindingen, niet doorgeleiden naar het college en terugsturen naar de verantwoordelijke afdelingsmanager.
Artikel 7 Leidinggeven aan de organisatie
1. De secretaris-directeur is als hoofd van de ambtelijke organisatie verantwoording verschuldigd aan het college.
2. De secretaris-directeur geeft leiding aan de afdelingsmanagers en wijst plaatsvervangers aan.
3. De secretaris-directeur is binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders verantwoordelijk voor de volgende taken:
a) aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de
vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;
b) kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, efficiency,
effectiviteit en kwaliteit van producten;
c) facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van
personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;
d) toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van
plannen overeenkomstig de planning en control cyclus; monitoring programma’s uit de programmabegroting;
e) strategieontwikkeling: ondersteunen van de strategieontwikkeling van het college en het managementteam;
f) planning: opstellen, uitvoeren en monitoren van het concernplan.
4. De secretaris-directeur kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen
zoals projecten ter voorbereiding of ter uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat.
HOOFDSTUK 3 OVERIGE FUNCTIONARISSEN
Artikel 8 Afdelingsmanager
1. De afdelingsmanager geeft leiding aan zijn/haar afdeling en legt verantwoording af aan de secretaris-directeur.
3
2. De afdelingsmanager is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de met de secretaris-directeur
afgesproken omvang en kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering binnen de daarvoor vastgestelde
concernkaders.
3. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het opstellen van het afdelingsplan en het realiseren van de daarin
opgenomen doelstellingen en activiteiten.
4. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de integrale voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie
van het beleid van de aan hem/haar toegewezen taakvelden ten behoeve van het gemeentebestuur.
5. De afdelingsmanager fungeert als eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouders.
6. De afdelingsmanager draagt zorg voor een goed functionerend overleg binnen de afdeling.
7. De functie is verder uitgewerkt in een door het college vastgestelde functiebeschrijving.
Artikel 9 Concerncontroller
1. De concerncontroller is ondergeschikt aan de secretaris-directeur en wordt gecombineerd met de functie van
afdelingsmanager bedrijfsvoering.
2. De concerncontroller werkt in opdracht van en ter ondersteuning van burgemeester en wethouders en de
secretaris-directeur bij zijn/haar adviserende en toetsende taak, maar is onafhankelijk in zijn oordeel.
3. De concerncontroller draagt zorg en is verantwoordelijk voor:
a) de ontwikkeling van concerncontrol;
b) de ontwikkeling van het planning- en controle-instrumentarium en het zorgdragen voor de instandhouding
daarvan;
c) het toetsen van de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de planning en control en het
rapporteren daarover;
d) het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, doeltreffendheid van het beleid en de rechtmatigheid van
het beheer van de administratie;
e) adviseren over - en toetsing van de periodieke (voortgangs)rapportages;
f) adviseren over risicomanagement.
4. Indien de concerncontroller bij de uitoefening van de hierboven genoemde werkzaamheden een ten opzichte van
de secretaris-directeur afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na de secretaris-directeur hierover te hebben
ingelicht, mededeling aan het college.
Artikel 10 Teamleider
1. De teamleider geeft leiding aan de medewerkers van een team binnen een afdeling en legt verantwoording af en
rapporteert aan de afdelingsmanager.
2. De teamleider is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de productie, de sturing op de werkprocessen en de
bedrijfsvoering binnen het team.
3. De teamleider ondersteunt de afdelingsmanager bij het leidinggeven aan de afdeling.
HOOFDSTUK 4 OVERLEGVORMEN
Artikel 11 Managementteam
1. Het managementteam (MT) bestaat uit de secretaris-directeur en de afdelingsmanagers;
2. De secretaris-directeur is voorzitter van het managementteam en stelt de agenda vast.
3. Het managementteam heeft tot taak het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door
middel van:
a) het uitwisselen van informatie over afdelingsoverstijgende zaken en het tijdig signaleren van relevante
ontwikkelingen;
b) bevorderen van afdelingsoverstijgende beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording daarover;
c) bewaken van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;
d) stimuleren van de ontwikkeling en uitvoering van een samenhangend middelenbeleid.
4. De leden van het MT streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij het
ontbreken van overeenstemming neemt de secretaris-directeur het besluit.
5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft nodigt de secretaris-directeur anderen uit om ter vergadering een
bijdrage te leveren bij de behandeling van het betreffende agendapunt.
Artikel 12 Overleg MT- college
1. Het MT voert minimaal 4 keer per jaar afstemmend overleg met het college.
2. In dit overleg wordt tenminste aan de orde gesteld:
a) de realisering van politieke doelstellingen en de strategische beleidsvorming;
4
b) de (kwaliteit van de) dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan het college;
c) de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor de) ambtelijke organisatie;
d) ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor bestuursorganen en ambtelijke organisatie.
HOOFDSTUK 5 OVERIGE
Artikel 13 Integrale advisering
1. Indien een advies het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of
uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan de andere afdeling teneinde te komen tot geïntegreerde
advisering, waarin de argumenten voor de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
2. De afdelingshoofden zijn er voor verantwoordelijk dat de bij de secretaris-directeur ingediende collegevoorstellen
zijn getoetst op:
a) de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
b) rechtmatigheid;
c) doelmatigheid;
d) doeltreffendheid;
e) financiële -, juridische - en personele aspecten;
f) de juistheid van de te volgen procedure;
g) communicatieve aspecten;
h) de mate van aandacht die is geschonken aan relevante beleidsalternatieven;
i) de integraliteit van het voorgestelde beleid.
Artikel 14 Mandatering
Mandatering wordt geregeld in een afzonderlijk statuut.
HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN
Artikel 15 Inwerkingtreding
1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.
2. Deze regeling vervangt de Organisatieverordening 2003 van 27 november 2003.
3. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Organisatieverordening gemeente Harlingen 2011.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 26 juli 2011.
de secretaris, de burgemeester,
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl