Gemeenschappelijke Regeling inzake het in stand houden en exploiteren van een Zeeuwse Muziekschool

1 Deze regeling heeft ten doel een vorm van bestuurlijke en organisatorische samenwerking, waarbinnen het geven van kunsteducatieve activiteiten, waaronder instrumentaal en vocaal muziekonderwijs en muzikale vorming in de ruimste zin ten behoeve van leerlingen woonachtig in de deelnemende gemeenten wordt uitgeoefend.

2 Ter verwezenlijking van dat doel wordt een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regeling gevormd, met de naam “de Zeeuwse Muziekschool”, dat is gevestigd te Middelburg.

1 Het algemeen bestuur telt zoveel leden als er deelnemende gemeenten zijn, met dien verstande dat elke deelnemende gemeente met één lid in het algemeen bestuur is vertegenwoordigd.

2 Het college van elke deelnemende gemeente wijst een lid en een plaatsvervangend lid aan.

3 Leden van het algemeen bestuur zijn lid van het college van de desbetreffende gemeente.

4 Het algemeen bestuur kan personen uitnodigen als adviseur aan de vergadering deel te nemen.

5 Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

6 7Het algemeen bestuur wijst, al dan niet uit zijn midden, een secretaris en een penningmeester aan.

7 Indien de secretaris en de penningmeester geen lid zijn van het algemeen bestuur hebben zij in de vergadering van het algemeen bestuur slechts een adviserende stem. Het algemeen bestuur kan hun aanwijzing te allen tijde intrekken

1 De leden en de plaatsvervangende leden worden aangewezen voor een periode gelijk aan die van de zittingsduur van de leden van de gemeenteraad.

2 De aanwijzing eindigt van rechtswege indien een lid de kwaliteit verliest op grond waarvan hij is aangewezen.

4 Hij die ontslag neemt als lid van het algemeen bestuur blijft zijn functie waarnemen totdat zijn opvolger deze functie heeft aanvaard.

5 De colleges van de deelnemende gemeenten wijzen aan het begin van elke zittingsperiode ten spoedigste, doch in elk geval binnen drie maanden, leden en plaatsvervangende leden aan. Aftredende leden en plaatsvervangende leden kunnen opnieuw worden aangewezen.

6 De aanwijzing ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature geschiedt binnen acht weken nadat deze is ontstaan. Het dan aan te wijzen lid of plaatsvervangend lid treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats hij is aangewezen zou hebben moeten aftreden.

1 Aan het hoofd van de Zeeuwse Muziekschool staat het algemeen bestuur.

2 Aan het algemeen bestuur behoren met betrekking tot de uitvoering van deze regeling alle regelings-, bestuurs- en beheersbevoegdheden die niet bij of krachtens deze regeling aan het dagelijks bestuur, de voorzitter of anderen zijn opdragen.

1 Het algemeen bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar en voorts zo vaak de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, danwel wanneer ten minste een derde deel van de leden zulks, onder opgave van redenen, schriftelijk verzoeken.

2 In het laatste geval wordt de vergadering binnen veertien dagen na ontvangst van het verzoek gehouden.

3 De voorzitter roept de leden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste 1 week van tevoren schriftelijk tot de vergadering op, onder gelijktijdige toezending van de agenda. Tevens bepaalt hij plaats en tijdstip van de vergadering.

4 De agenda met bijbehorende stukken voor de vergadering van het Algemeen Bestuur wordt door of vanwege de voorzitter ter kennisneming toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Dag en uur worden ter openbare kennis gebracht.

5 De algemeen directeur van de Zeeuwse Muziekschool woont de vergaderingen van het algemeen bestuur bij, tenzij anders wordt beslist. Hij heeft daarin een adviserende stem.

1 In de vergaderingen van het algemeen bestuur wordt bij stemmingen het gewicht van de stem van het door de betreffende gemeente aangewezen lid bepaald door de som van het bedrag in euro’s dat de deelnemende gemeente in het lopende begrotingsjaar bijdraagt in de vaste kosten, de niet-toerekenbare kosten en de variabele kosten, afgerond naar boven op een veelvoud van 100.000, gedeeld door de factor 100.000.

2 Het algemeen bestuur vergadert in het openbaar. Indien een derde deel van de aanwezige leden daarom verzoekt, of de voorzitter het nodig oordeelt, worden de deuren gesloten. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

3 In een besloten vergadering wordt niet beraadslaagd, noch een besluit genomen over:

a. begrotingen, begrotingswijzigingen en rekeningen van de Zeeuwse Muziekschool;

b. een voorstel tot het wijzigen of opheffen van deze Gemeenschappelijke Regeling.

4 In een besloten vergadering wordt geen besluit genomen over:

a. het doen van uitgaven die niet of tot een lager bedrag op de begroting voorkomen en het aanwijzen van de middelen tot dekking van zodanige uitgaven;

b. het aangaan van geldleningen, het uitlenen van gelden en het aangaan van rekening-courantovereenkomsten.

5 De artikelen 20, 22 en 28 t/m 32 van de Gemeentewet zijn ten aanzien van de leden en hun plaatsvervangers en de vergaderingen van het algemeen bestuur van overeenkomstige toepassing.

6 Artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is voor wat betreft het opleggen van geheimhouding van overeenkomstige toepassing.

1 Het dagelijks bestuur bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden, met dien verstande dat het algemeen bestuur maximaal twee leden van het dagelijks bestuur van buiten de kring van het algemeen bestuur kan aanwijzen. De aanwijzing geschiedt op aanbeveling van het dagelijks bestuur en voor een periode gelijk aan die van de zittingsduur van de leden van de gemeenteraad. Het algemeen bestuur kan die aanwijzing te allen tijde intrekken.

2 De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter en van het dagelijks bestuur. Daarnaast wijst het dagelijks bestuur al dan niet uit zijn midden een secretaris en een penningmeester aan.

3 Hij die ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn houdt tezelfdertijd van rechtswege op lid van het dagelijks bestuur te zijn.

4 Hij die ontslag neemt als lid van het dagelijks bestuur blijft zijn functie waarnemen totdat zijn opvolger deze functie heeft aanvaard.

5 Het dagelijks bestuur kan personen uitnodigen als adviseur aan de vergadering deel te nemen.

6 De algemeen directeur van de Zeeuwse Muziekschool woont de vergaderingen van het dagelijks bestuur bij, tenzij anders wordt beslist. Hij heeft in die vergaderingen een adviserende stem.

7 De leden van het dagelijks bestuur, niet zijnde lid van het algemeen bestuur, kunnen een tegemoetkoming in de kosten ontvangen. Het algemeen bestuur stelt de bedragen van de tegemoetkomingen op jaarbasis vast.

1 Het dagelijks bestuur vergadert voorafgaand aan elke vergadering van het algemeen bestuur en voorts zo vaak de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden zulks, onder opgave van redenen, schriftelijk verzoeken, in welk laatste geval de vergadering binnen veertien dagen na ontvangst van dit verzoek wordt gehouden.

2 Voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn de artikelen 56, 58 en 59 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

3 Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. Ieder aanwezig lid brengt één stem uit.

1 Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde vast waarin alles, wat verder de vergaderingen en de werkwijze van het bestuur betreft, wordt geregeld. Het wordt aan het algemeen bestuur medegedeeld.

2 De vergaderingen zijn niet openbaar.

1 Het algemeen en het dagelijks bestuur verstrekken aan de raden van de deelnemende gemeenten mondeling of schriftelijk alle inlichtingen die door één of meer leden van die raden worden verlangd.

Deze inlichtingen worden zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen één maand na de dag van het verzoek, verstrekt.

2 Een lid van het algemeen bestuur verschaft de raad van zijn gemeente mondeling of schriftelijk alle inlichtingen die door de raad, of één of meer leden daarvan, worden verlangd en wel zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na de dag van het verzoek.

3 Een lid van het algemeen bestuur is verantwoording schuldig aan de raad van zijn gemeente voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid. Hij geeft de raad deze verantwoording mondeling of schriftelijk binnen één maand na de dag van het verzoek.

1 De voorzitter leidt de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. Artikel 26 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

2 De voorzitter vertegenwoordigt de Zeeuwse Muziekschool in alle rechtsgedingen en bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen.

3 In gedingen of bij rechtshandelingen met de gemeente van welk bestuur hij deel uitmaakt, vertegenwoordigt een ander lid van het Dagelijks Bestuur de Zeeuwse Muziekschool.

4 De voorzitter kan de vertegenwoordiging bij buitengerechtelijke handelingen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde opdragen.

1 De secretaris is verantwoordelijk voor het opmaken van het vergaderverslag, hetwelk in de volgende vergadering wordt vastgesteld, voor alle correspondentie en het houden van afschriften van de uitgaande stukken.

2 Hij laat zich in zijn werkzaamheden bijstaan door (een) door hem, na overleg met de algemeen directeur, aan te wijzen perso(o)n(en).

1 De penningmeester is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie in de uitgebreidste zin van het woord en doet tevens de boekhouding voeren op een door het dagelijks bestuur te bepalen wijze.

2 Hij laat zich in zijn werkzaamheden bijstaan door (een) door hem, na overleg met de algemeen directeur, aan te wijzen perso(o)n(en).

1 Het Dagelijks bestuur is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de Zeeuwse Muziekschool overeenkomstig een door het Algemeen Bestuur met inachtneming van artikel 39, tweede lid, van de Archiefwet 1995, vast te stellen regeling.

2 De secretaris is belast met de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden bedoeld in het vorig lid, overeenkomstig de door het Algemeen Bestuur vast te stellen regeling.

1 De dagelijkse leiding van de Zeeuwse Muziekschool berust bij de algemeen directeur.

2 De algemeen directeur wordt benoemd en ontslagen door het algemeen bestuur en geschorst door het dagelijks bestuur.

3 Het dagelijks bestuur stelt een directiestatuut vast.

4 Het onderwijs wordt overeenkomstig door het algemeen bestuur na overleg met de algemeen directeur vast te stellen regelen gegeven, met inachtneming van het bepaalde in artikel 30 van deze Gemeenschappelijke Regeling.

1 Het algemeen bestuur regelt de organisatie van het ambtelijk apparaat

2 Onverminderd het bepaalde in deze regeling zijn op het personeel, zolang door het algemeen bestuur geen ander besluit is genomen en voorzover geen regeling geldt van de rijksoverheid, van toepassing de rechtspositieregelingen en de regelingen voor de salarissen en lonen zoals deze gelden in de gemeente Middelburg, met dien verstande dat waar in deze regeling sprake is van Raad, Burgemeester en Wethouders en de gemeente, daarvoor wordt gelezen: algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de Zeeuwse Muziekschool.

1 Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting voor het komende kalenderjaar, gebaseerd op toegelichte programma’s alsmede een overzicht van financiële beleidsuitgangspunten voor de komende jaren (meerjarenraming), toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Indien uitvoering is gegeven aan het gestelde in artikel 29, tweede lid, houdt het dagelijks bestuur bij het opstellen van de ontwerpbegroting daarmee rekening.

De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen twee maanden na ontvangst daarvan aan het dagelijks bestuur schriftelijk hun gevoelen doen blijken.

2 Het dagelijks bestuur dient jaarlijks voor 1 juni bij het algemeen bestuur de ontwerpbegroting voor het komende kalenderjaar in, voorzien van een memorie van toelichting alsmede een overzicht van financiële beleidsuitgangspunten voor de komende jaren (meerjarenraming). Bij dezen zijn gevoegd de reacties van de raden van de deelnemende gemeenten op de toegezonden stukken als omschreven in het eerste lid.

3 Het algemeen bestuur stelt vervolgens voor 1 juli de begroting vast. Indien uitvoering is gegeven aan het gestelde in artikel 29, tweede lid dient de begroting voor dat onderdeel in overeenstemming te zijn met hetgeen de betreffende gemeente aangaande haar eigen financiële bijdrage heeft gesteld.

4 Het algemeen bestuur zendt de begroting binnen veertien dagen na de vaststelling aan de raden van de deelnemende gemeente.

5 Het algemeen bestuur zendt de begroting, binnen veertien dagen na de vaststelling, ter kennisneming aan Gedeputeerde Staten.

6 Op wijzigingen van de begroting zijn voorgaande bepalingen zo mogelijk van overeenkomstige toepassing.

1 Het dagelijks bestuur legt vóór 15 april aan het algemeen bestuur verantwoording af over het afgelopen kalenderjaar, onder overlegging van de opgestelde jaarrekening, het ingediende jaarverslag met de daarbij behorende bescheiden en een berekening van de door de gemeenten te betalen bijdragen, benevens het rapport van de met de controle belaste accountant.

2 De jaarrekening en het jaarverslag worden gelijktijdig aan de raden toegezonden, die - binnen twee maanden na ontvangst daarvan - schriftelijk bezwaren kunnen indienen bij het algemeen bestuur.

3 Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening, alsmede de bijdragen die de gemeente- besturen betalen in het eventuele exploitatietekort, vóór 1 juli vast. Het algemeen bestuur zendt de jaarrekening binnen veertien dagen na de vaststelling, aan Gedeputeerde Staten.

4 De vaststelling van de rekening, strekt - voor zover het de daarin opgenomen ontvangsten en uitgaven betreft - het dagelijks bestuur en het rekenplichtig personeel van de Zeeuwse Muziekschool tot decharge, behoudens later in rechten gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden.

1 1. De deelnemende gemeenten verplichten zich bij te dragen in de kosten van de Zeeuwse Muziekschool zijnde vaste kosten, niet-toerekenbare kosten en variabele kosten.

a. De kosten worden als volgt over de deelnemende gemeenten omgeslagen:

bijdrage in de vaste kosten volgens de formule:

aantal inwoners deelnemende gemeente (per 1 jan begrotingsjaar)

------------------------------------------------------------------------------ x totaal vaste kosten

totaal aantal inwoners deelnemende gemeenten

bijdrage in de niet-toerekenbare kosten volgens de formule:

totaal aantal docentenuren deelnemende gemeente

---------------------------------------------------------------- X totaal niet-toerekenbare kosten

totaal aantal docentenuren alle deelnemende gemeenten

bijdrage in de variabele kosten:

het, met inachtneming van het bepaalde in artikel 29 lid 2, met de gemeente overeengekomen budget.

b. Onder vaste kosten worden verstaan de huisvestingskosten van de Zeeuwse Muziekschool over het betreffende kalenderjaar, voor zover deze door het algemeen bestuur als redelijk zijn aangemerkt.

c. De niet-toerekenbare kosten zijn de overige kosten die niet rechtstreeks aan de onderwijssectoren worden toegerekend, namelijk de inhoudelijke overheadkosten, de overige personele verplichtingen, de administratie- en organisatiekosten en de algemene kosten en baten.

d. Er kan een voorziening worden gevormd tot een maximum van 1% van de totale begroting, waaruit incidentele tekorten op de exploitatierekening kunnen worden bestreden. Deze voorziening wordt gevoed door en aangewend voor het verschil tussen het effectieve en begrote bedrag voor organisatiekosten en de overige zelf verworven inkomsten.

e. De variabele kosten zijn de personeelskosten voor docenten en de diverse uitvoeringskosten, die rechtstreeks aan de onderwijssectoren zijn toe te rekenen.

f. Kosten en baten, voortvloeiend uit eventuele verschillen tussen de normatief vastgestelde en de werkelijk afgenomen docentenuren worden ten laste van, respectievelijk ten gunste van een voorziening variabele en niet-toerekenbare kosten gebracht. Deze voorziening is gebonden aan een maximum van 2,5% van de loongevoelige kosten en wordt tevens gevoed door en aangewend voor het effectieve en begrote bedrag voor, vervangingskosten, wachtgelden, kosten garantie-uren en andere personele lasten. Indien de voorziening in enig jaar niet toereikend is om de kosten uit te bestrijden, dan worden deze in verhouding tot het aantal normatief vastgestelde docentenuren door de gemeenten gedragen.

2 Het algemeen bestuur stelt jaarlijks in de begroting het budget voor de docentenuren vast volgens de in de begroting opgenomen onderwijssectoren.

a. Het dagelijks bestuur zendt vóór 1 januari ten behoeve van de nog vast te stellen begroting een opgavenformulier aan de raden van de deelnemende gemeenten. Hierin wordt een prognose gegeven van de kosten per docentenuur per onderwijssector en een voorstel gedaan voor de af te nemen docentenuren per onderwijssector. De gemeenten zenden dit formulier, met de door de gemeente normatief vastgestelde af te nemen docentenuren, vóór 15 februari retour.

Indien het dagelijks bestuur geen opgave heeft ontvangen dient de betreffende gemeente het in de prognose opgenomen budget af te nemen.

b. De vermindering van het budget ten opzichte van de laatste vastgestelde begroting is, behoudens het bepaalde sub c van dit artikel, gebonden aan een maximum.

Het budget van de deelnemende gemeente voor de variabele kosten mag niet meer dan 5% worden verminderd. Daarbij dient eerst rekening gehouden te worden met de trendmatige fluctuatie van de kosten.

c. Indien de toepassing van de 5% vermindering genoemd onder b. leidt tot een verlaging van de totale gemeentelijke bijdragen van het variabele kostenbestanddeel (genoemd in art. 29 sub a) met meer dan 2% van de laatst vastgestelde begroting, vermeerderd met de trendmatige, fluctuatie van de kosten, dan wordt de vermindering van het budget van de betreffende gemeente zodanig evenredig verlaagd, dat de eerder genoemde 2% niet wordt overschreden.

Het dagelijks bestuur dient de conceptbegroting daarmee in overeenstemming te brengen.

3 Indien de vermindering van het budget voor variabele kosten leidt tot extra personeelslasten, voortvloeiend uit het op de Zeeuwse Muziekschool van toepassing verklaarde rechtspositieregelingen, door teruggang van het aantal formatieplaatsen, zullen de betreffende gemeenten hier extra bijdragen voor beschikbaar stellen, in verhouding tot de mate, waarin de budgetverminderingen door die gemeenten de teruggang van het aantal formatieplaatsen hebben veroorzaakt.

4 De deelnemende gemeenten zijn verplicht op verzoek van het Dagelijks Bestuur het bedrag van de in de begroting geraamde bijdrage bij wijze van voorschot, in vier gelijke termijnen, aan de Zeeuwse Muziekschool uit te keren, met dien verstande dat het gehele voorschot voor het einde van ieder cursusjaar is voldaan. De eerste termijn is op 1 februari verschuldigd, de tweede op 1 april, de derde op 1 juni en de vierde op 1 augustus. Bij niet tijdige betaling wordt is de wettelijke rente verschuldigd.

1 De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

2 Indien het algemeen bestuur, de deelnemende gemeenten gehoord hebbende, daartegen geen bezwaar heeft, kan een andere gemeente tot deze regeling toetreden krachtens daartoe strekkende besluiten van de desbetreffende gemeente. Het algemeen bestuur kan nadere voorwaarden stellen met betrekking tot de toetreding van andere gemeenten.

3 Indien één van de deelnemende gemeenten wil uittreden kan zulks geschieden bij besluit van de raad van die gemeente. De uittreding kan slechts geschieden aan het eind van ieder kalenderjaar, met dien verstande dat het besluit voor 1 juli moet zijn genomen met inachtneming van een opzegtermijn van twee jaren.

4 Het algemeen bestuur bepaalt de algemene voorwaarden van uittreding en legt deze vast. Bij verzoek tot uittreding wordt op basis van de algemene voorwaarden per geval bepaald hoe de uittreding kan plaatsvinden. Hierbij zal de uittredende gemeente minimaal een uittredingsbedrag aan de Zeeuwse Muziekschool betalen ter voorziening in de daarmee gemoeide kosten.

1 Deze regeling kan worden gewijzigd of opgeheven bij eensluidende besluiten van de raden van ten minste twee derde van het aantal deelnemende gemeenten.

2 Voorstellen tot wijziging of opheffing kunnen uitgaan van het algemeen bestuur en/of van één of meer deelnemende gemeenten.

3 Indien het voorstel uitgaat van het algemeen bestuur dan zendt dit bestuur het voorstel aan de deelnemende gemeenten, die binnen drie maanden na ontvangst een besluit nemen en dit terstond aan het algemeen bestuur mededelen.

4 Indien het voorstel uitgaat van één of meer deelnemende gemeenten dan zendt, respectievelijk zenden die het voorstel met zijn beschouwingen terzake binnen drie maanden aan de deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeenten nemen binnen drie maanden na ontvangst van het voorstel een besluit en delen dit terstond aan het Algemeen Bestuur mede.

1 Burgemeester en Wethouders van de gemeente Middelburg dragen zorg voor het ter goedkeuring inzenden van de regeling aan Gedeputeerde Staten.

2 Zodra het bericht van goedkeuring van de regeling is ontvangen wordt dit door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Middelburg aan de overige deelnemende gemeenten bericht. Binnen 10 dagen na ontvangst van dit laatste bericht dragen de gemeenten zorg voor inschrijving in het register, als bedoeld in artikel 27, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

3 Burgemeester en Wethouders van de gemeente Middelburg dragen zorg voor de bekendmaking van de regeling in een regionaal dagblad. De aan de bekendmaking verbonden kosten komen ten laste van de Zeeuwse Muziekschool.

4 Op wijzigingen, opheffing, uittreding van en toetreding tot deze regeling zijn voorgaande bepalingen zo mogelijk van overeenkomstige toepassing.

1 In geval van opheffing van deze regeling stelt het algemeen bestuur, de deelnemende gemeenten gehoord hebbende, onder goedkeuring van Gedeputeerde Staten een regeling van de gevolgen van de opheffing vast.

2 Indien nodig blijft het algemeen bestuur na het tijdstip van de opheffing in functie ter afwikkeling van de liquidatie.

3 Na een eventuele opheffing van deze Gemeenschappelijke Regeling draagt elk van de samenwerkende gemeenten bij in de lasten voor garantie en werkloosheidsuitkering, naar de maatstaf als bedoeld in artikel 29, met dien verstande dat bij de toepassing van de daarin opgenomen formule wordt uitgegaan van de gegevens over het laatste kalenderjaar.

1 Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Gemeenschappelijke Regeling de Zeeuwse Muziekschool’.

2 Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand, volgend op die waarin de goedkeuring door Gedeputeerde Staten is ontvangen en de regeling in de registers, bedoeld in artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, is opgenomen.