Verordening agendacommissie 2004

Artikelsgewijze toelichting op de verordening agendacommissie 2004

Artikelsgewijze toelichting op de verordening agendacommissie 2004

(Raadsbesluit 15 maart 2004, nr. CS/CTRJ/2004/5.)

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3

De belangrijkste taak van de agendacommissie is het –mede- voorbereiden van de beraadslagingen en de besluitvorming door en in de raadscommissies en de gemeenteraad. Het gaat hierbij om zaken als het opstellen van de raadsagenda, het informeren van de raad omtrent de beraadslagingen en de besluitvorming in de raadscommissies, het maken van afspraken met het college en de individuele wethouders, het in goede banen leiden van de uitvoering van raadsbesluiten. Het zijn taken die tot het “dagelijks bestuur” van de raad behoren en vóór de dualisering van het gemeentebestuur tot de taken van het college behoorden.

Het is van wezenlijk belang, dat deze taken van de agendacommissie worden onderscheiden van de taken en de bevoegdheid, die het college van burgemeester en wethouders thans ontleent aan artikel 160, lid 1 onder b van de Gemeentewet: “beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren, tenzij bij of krachtens de wet de burgemeester hiermee is belast”.

De gemeenteraad kanaan zijn agendacommissie geen taken of bevoegdheden overdragen, die de wet bij het college heeft neergelegd. In artikel 3 onder d. van de verordening is dan ook de bevoegdheid van de agendacommissie in deze zin afgebakend.

Het zal in de praktijk niet altijd even duidelijk zijn of een voorbereidende handeling tot de competentie van het college behoort of dat de agendacommissie de betreffende handeling mag verrichten. Regelmatig overleg tussen college(leden) en de agendacommissie is dan ook geboden. Voorts heeft de burgemeester in dit verband een belangrijke (coördinerende) rol als voorzitter van de raad én tevens voorzitter van het college van burgemeester en wethouders.

Als taak wordt voorts genoemd het beheer van het budget, dat de raad voor haar eigen functioneren –inclusief de griffie- beschikbaar heeft gesteld. De fungerende voorzitter van de commissie wordt in artikel vijf van de verordening belast met de portefeuille financiën, d.w.z. hij of zij treedt op als bestuurlijk eerstverantwoordelijke en primair aanspreekpunt voor de griffier.

Het zorg dragen voor de communicatie c.a. naar burgers en instellingen heeft te maken met de taak van de raad als volksvertegenwoordiger.

Artikel 4

Op grond van artikel 84, lid 2 Gemeentewet mogen de burgemeester en de wethouders geen lid zijn van een door de raad ingestelde commissie (met uitzondering van een bezwarencommissie en een klachtencommissie).

De agendacommissie bestaat uit de door de raad benoemde voorzitters van de raadscommissies. Dit betekent, dat plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissies niet tevens plaatsvervangend lid zijn van de agendacommissie.

De voorzitters van de raadscommissies zijn lid van de raad.

Vanwege de coördinerende rol van de burgemeester (voorzitter van college én raad) is bepaald, dat de burgemeester uitgenodigd kan worden de vergaderingen van de bestuurscommissie bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 5

Artikel 5

Het wordt wenselijk geacht de commissievoorzitter tevens de belasten met de portefeuille financiën, dit wil zeggen het beheer van het door de raad beschikbaar gestelde budget voor het functioneren van de gemeenteraad. De term bestuurlijk eerstverantwoordelijke brengt tot uiting, dat uiteindelijk de commissie als geheel verantwoordelijk is voor de uitvoering van ook deze taak.

Zoals dit ook voor de (gewone) raadscommissies geldt, regelt de voorzitter zelf in voorkomend geval zijn vervanging.

De overige omschreven taken van de voorzitter spreken voor zich.

Artikel 6

Dit artikel biedt de commissie de mogelijkheid om taken (portefeuilles) te verdelen en portefeuillehouders aan te wijzen.

Voor bepaalde taken ligt de primaire verantwoordelijkheid al vast. In het tweede en derde lid worden deze verantwoordelijkheden bij voorbaat vastgelegd.

De commissie blijft in totaliteit eindverantwoordelijk aan de raad voor al haar taken.

Artikel 7

De zittingsperiode van de voorzitter en de overige leden is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar.

De benoeming eindigt derhalve van rechtswege.

Artikel 8

Gelet op de taken van de commissie ligt het in de rede, dat de griffier van de raad tevens griffier van deze commissie is.

De commissie regelt in voorkomend geval (verlof, ziekte) de vervanging van de griffier aan. Dit zal in de regel een medewerker van de griffie zijn.

Artikel 9

Om soepel en snel te kunnen reageren in bijzondere gevallen, biedt deze bepaling de mogelijkheid een schriftelijke consultatieronde te houden. Het biedt een extra mogelijkheid om de commissieleden te informeren c.q. bij de besluitvorming te betrekken.

Artikel 10

Gelet op de huidige praktijk wordt ervan uit gegaan, dat de commissie ten minste één keer per maand vergadert.

Op initiatief van de voorzitter kan de commissie vaker vergaderen.

Artikel 11

De leden van de commissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken ten minste vier dagen voor de vergadering. Deze termijn wijkt af van de gebruikelijke termijn van tien dagen, die voor de vergaderingen van de gewone raadscommissies geldt. De termijn van vier dagen is voldoende, gelet op de taken van de commissie (niet beleidbepalend) en de agenda met stukken niet wordt gepubliceerd en voor het publiek ter inzage ligt.

Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering.

Artikel 12

Artikel 12

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda voorlopig vast. Het ligt voor de hand dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier.

Uiteindelijk bepaalt de commissie de agenda door deze –al dan niet gewijzigd- vast te stellen.

De taak van de commissie om de agenda (definitief) vast te stellen komt tot uitdrukking in het derde lid. Dit betekent dat de commissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of nader advies aan bijvoorbeeld het college of de burgemeester wordt gezonden. De commissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Uiteraard zal hierover overleg gevoerd worden met het college dan wel de burgemeester.

Artikel 13

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op de visiekamer van de gemeenteraad in het stadhuis ter inzage gelegd. De raadsleden kunnende stukken inzien (inclusief de stukken waaromtrent door de voorzitter uitdrukkelijk geheimhouding is opgelegd).

Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.

Artikel 14

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is.

Artikel 15

Uitgangspunt is dat de commissie in beslotenheid vergadert. De commissie kan in bijzondere gevallen besluiten een vergadering geheel of gedeeltelijk (afhankelijk van het onderwerp) in het openbaar te houden.

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de commissie ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 14 van de verordening voorziet hierin.

Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van de commissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren.

Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de commissieleden over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 16 en 17

Artikel 30 van de Gemeentewet regelt het besluitquorum van de raad. Voor de commissie ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin.

Voor de besluitvorming is op grond van het tweede lid nodig, dat bij de aanvang van de vergadering voldoende leden (= meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden) aanwezig zijn en de presentielijst hebben getekend.

Op grond van het eerste lid komt het besluit vervolgens tot stand bij meerderheid van de leden die op het moment van de besluitvorming feitelijk aanwezig zijn en aan de stemming hebben deelgenomen.

Indien de stemmen staken (er geen meerderheid voor of tegen is) komt er geen besluit tot stand en wordt de beslissing tot de volgende vergadering uitgesteld.

Artikel 18

Het artikel sluit aan op de huidige praktijk betreffende het notuleren van commissievergaderingen.

Dit betekent dat er een verslag en een besluitenlijst wordt gemaakt.

De besluitenlijst wordt binnen vijf dagen na afloop van de vergadering aan de leden gezonden, zodat zij het besprokene snel kunnen inbrengen in bijvoorbeeld het overleg met de fractie.

Vanwege de onderwerpen, die in de commissie aan de orde komen, zal de commissie in beslotenheid vergaderen.

De geheimhouding van hetgeen in de commissie aan de orde is, geldt niet voor de raad en/of de raadsleden onderling. Ook geldt de geheimhouding niet voor degene, die qualitate qua bij de commissievergadering zijn uitgenodigd of anderszins aanwezig zijn. Voor schending van de geheimhouding gelden voor de aanwezigen specifieke sancties.

In het algemeen belang en met algemene stemmen kan de commissie besluiten de conclusies dan wel beknopte notulen van een besloten vergadering openbaar te maken en zodoende te streven naar de gewenste optimale openheid c.q. openbaarheid.

Artikel 19

Op grond van artikel 4, lid 2 van deze verordening kan de voorzitter de burgemeester uitnodigen de commissievergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

De commissie moet een expliciet besluit nemen om ook anderen toe te laten en aan de beraadslagingen te laten deelnemen.

Artikel 20

Hetgeen besproken wordt in een (besloten) vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig.

Niet alleen kan de commissie geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan de commissie opleggen ten aanzien van de stukken, die zij aan de commissie overleggen.

De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een (besloten) vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.

De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, of de gemeenteraad, haar opheft.

Artikel 21

De raad kan de geheimhouding die de commissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 22 t/m 24

Deze artikelen spreken voor zich en behoeven onzes inziens geen nadere toelichting.