Algemene Subsidieverordening Boxtel 2010

Toelichting Algemene subsidieverordening Boxtel 2010

Algemeen:

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt eisen aan de procedure van subsidieverlening en geeft tevens een deel van de basisbepalingen die nodig zijn bij de subsidieverlening (zoals weigering en intrekking van subsidie). De Awb bepaalt verder wanneer er sprake is van subsidie en wanneer een wettelijk voorschrift (zoals een subsidie verordening) is vereist. (4:23, eerste lid).

Samenhang tussen de Awb en deze verordening in het subsidieproces:

De subsidieverordening gaat uit van proportionaliteit, sturing op prestaties en hoofdlijnen, uniformering en vereenvoudiging en verantwoord vertrouwen met risicoacceptatie. Om dit te bereiken wordt gewerkt met subsidieregimes:

Indeling subsidieregime

N.a.v. het geluidsverslag bij de vaststelling van de ASV in de raadsvergadering van 21-12-2010:

Bij meerdere subsidies per instelling bepaalt de som van de subsidies (per boekjaar) het regime voor alle subsidies. Hiermee wordt voorkomen, dat een instelling door verschillende subsidieaanvragen in te dienen in een lager regime komt terwijl de som der subsidies een hoger regime vraagt.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsomschrijving

In dit artikel worden de begrippen uitgelegd die bij de toekenning van subsidies een rol spelen. Bij de begrippen is zoveel mogelijk aangesloten bij de wettelijke bepalingen. Ten aanzien van de begrippen subsidie en, subsidieplafond is de wettelijke definitie opgenomen. Bij de overige definities is, voor zover deze uit formele wetgeving voortvloeien, daarop zoveel mogelijk aangesloten.

Het begrip subsidie; ‘de aanspraak op financiële middelen’ dient letterlijk te worden opgevat. Dit houdt in dat verstrekkingen in natura en vormen van indirecte bevoordeling, als bij verhuur van bijvoorbeeld accommodaties, buiten beeld blijven.

Artikel 2: Reikwijdte verordening

De in het eerste lid van de verordening opgenomen beleidsterreinen vinden hun grondslag in de paragrafen van de programmabegroting. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen subsidie aanvragen, ten behoeve van activiteiten die aantoonbaar gericht zijn op de Boxtelse gemeenschap. Is zeer wenselijk dat het college in de regeling nadere regels stelt met betrekking tot de hoogte van de subsidie die aan natuurlijke personen verstrekt worden.

Artikel 3: Delegatie van bevoegdheden

Het college is belast met de uitvoering van deze verordening. Echter wanneer in de gemeentebegroting respectievelijk de daarvan afgeleide afdelingswerkplannen geen post is opgenomen ten behoeve van de activiteiten waarvoor subsidie gevraagd wordt, beslist de raad over de subsidieverstrekking.

Artikel 4: Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

In de Awb zijn in artikel 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 5 kan de raad subsidieplafonds per beleidsterrein vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting. De raad stelt subsidieplafonds vast en maakt daarbij de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekend. Eventueel kan het college nadere regels opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, voordat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeldt staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het plafond. Vandaar dat de VNG het publiceren van subsidieplafonds aanbeveelt. Het is aan te bevelen om enige tijd te nemen tussen het vaststellen van de begroting en het publiceren van subsidieplafonds en de wijze van verdeling van de beschikbare middelen.

Belangrijk is de verplichting om nadere regels te stellen over de verdeling van de beschikbare bedragen.

Lid 5. Indien wordt gewerkt met een begrotingsvoorbehoud moet er rekening worden gehouden met het feit gemeenten moeten hun begroting voorleggen aan de provincie ter goedkeuring; pas daarna is er sprake van een definitieve begroting en treedt het vierde lid van dit artikel pas in werking.

Artikel 5: Algemene weigeringgrondslagen

De algemeen geldende weigeringsgronden, opgenomen in artikel 4:25 en 4:35 Awb, worden hier aangevuld met het niet of niet in overwegende mate gericht zijn van de activiteiten van de aanvrager op de gemeente, dan wel haar ingezetenen of daaraan niet of nauwelijks ten goede komen.

Hoofdstuk 2 t/m 4: Budgetsubsidie; Activiteitensubsidie; Waarderingssubsidie en Projectsubsidie

De regels rondom budgetsubsidie staan in Hoofdstuk 2, in de artikelen 7 t/m 7e

De regels rondom activiteitensubsidie staan in Hoofdstuk 3, in de artikelen 8 t/m 8c

De regels rondom waarderingssubsidie staan in Hoofdstuk 4, in de artikelen 9 t/m 9c

De regels rondom projectsubsidie staan in Hoofdstuk 5, in artikel 10

Artikel 6a; 7a en 8a: Bij aanvraag in te dienen gegevens

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld. Door het gebruik van standaardformulieren wordt in de rechtszekerheid bevorderd. Voor de aanvrager is meteen duidelijk welke documenten hij dient te overleggen. Het is van belang dat het aanvraagformulier slechts die vragen bevat, die strikt noodzakelijk zijn voor de behandeling van een aanvraag, dus zo eenvoudig mogelijk. Tevens kan met een aanvraagformulier de uniformiteit van behandeling van subsidieaanvragen in de verschillende beleidsterreinen van de gemeente worden bevorderd.

Voor een aanvrager moet duidelijk zijn, waarvoor hij subsidie kan aanvragen en op welke manier dit in zijn werk gaat. Van een burger kan niet worden verwacht dat hij een ingewikkelde subsidieverordening volledig zal begrijpen. Daarom is het van belang om als gemeente duidelijk te communiceren.

Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb. In het tweede lid is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaanvraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in lid 4. Het college kan zo desnoods per geval regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt.

In artikel 7a, lid 2, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.

In artikel 7a, lid 3, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.

Artikel 6b; 7b en 8b: Aanvraag- en beslistermijn

Lid 1 en 2: Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. In dit artikel wordt slechts een uiterste indiendatum genoemd voor jaarlijkse budgetsubsidies. Een budgetsubsidie wordt voorafgaand aan de subsidiabele activiteiten verstrekt. De aanvraagtermijnen is uiteraard afhankelijk van de voor opstelling van de begroting en de vaststelling daarvan gehanteerde termijnen.

Lid 3: Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken redelijk geacht. Indien deskundigen of een commissie moet worden geraadpleegd over de kwaliteit van de subsidieaanvragen, wordt deze beslistermijn tot tweeëntwintig weken verlengd.

Nu de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen per 1 oktober 2009 in werking is getreden, bestaat het risico dat bestuursorganen, die zich niet aan de door zichzelf gestelde termijnen houden, met een dwangsom kunnen worden geconfronteerd. In gevallen, waarin de behandeling van aanvragen (denk aan complexe, omvangrijke subsidies, zoals voor het bouwen van een gebouw en dergelijke) zeker meer tijd zal vergen dan de hiervoor genoemde termijnen, ligt het voor de hand in nadere regels te bepalen hoe en onder welke voorwaarden het risico van de overschrijding van termijnen kan worden beperkt. Onder omstandigheden kan het college zich een termijn van een half jaar gunnen om tot een beslissing te komen. Gezien de complexiteit van bepaalde subsidieaanvragen en de daarmee gemoeide gelden en nagestreefde beleidsdoelen is deze termijn verdedigbaar. Gelet op de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen verdient het echter aanbeveling een voorzienbare lange beslistermijn in nadere regels vast te leggen.

De termijnen lijken redelijk royaal. Uitgangspunt moet zijn, dat afhandelen binnen 13 weken de maximale termijn is, in principe wordt de aanvraag zo servicegericht dus zo snel mogelijk afgehandeld.

Voor de jaarlijks terugkerende subsidies wordt de beslistermijn gesteld op 31 december, zodat de begroting door de raad is goedgekeurd en vastgesteld.

Artikel 6c: Subsidie verlening en betaling

Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen.

Lid 2: is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Bij veel, veelal kleinere subsidies zal het stellen van verplichtingen bij de toekenning niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kan het college daarvan eenvoudig afzien. In gevallen, dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zal dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn. Een uitputtende opsomming in de verordening van alle mogelijke aan een subsidiënt op te leggen verplichtingen komt de overzichtelijkheid, noch de doelmatigheid van de verordening ten goede. Een bij de beschikking verstrekte bijlage, waarin de verplichtingen zijn opgenomen, is overzichtelijk en klantvriendelijk. In artikel 4:37 Awb staan de standaardverplichtingen vermeld welke het college bij de beschikking tot subsidieverlening aan de subsidieontvanger kan opleggen. Er kan maatwerk worden gevonden door een differentiatie te maken tussen verplichtingen, die worden gesteld aan eenmalige subsidies, en jaarlijkse (boekjaar)subsidies. Voor een selectie uit de verplichtingen, die te stellen zijn bij het verlenen van de jaarlijkse subsidies; zie ook titel 4.2.8 Awb.

Bij de in het tweede lid te stellen verplichtingen kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het verzekeren van de zaken, die voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit noodzakelijk zijn, de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger, reservevorming, het bestuur, het aanstellen van toezichthouders, de inrichting van de administratie en de benodigde toestemming van het college voor het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71 Awb.

Het is van belang voor de verantwoording, dat op een heldere manier wordt aangegeven wat met de verlening van de subsidie wordt verlangd. Oftewel: welke indicatoren leiden tot beantwoording van de vraag of de prestatie is geleverd. Als de prestatieverlening te gedetailleerd is geformuleerd, kunnen er onbedoeld problemen ontstaan bij de verantwoording, bijvoorbeeld als er subsidie wordt gegeven voor een natuurlijke erfafscheiding. De subsidieontvanger heeft in zijn plan aangegeven daartoe 50 bomen te willen planten. De erfafscheiding is gerealiseerd; alleen zijn er twee bomen overleden. Afhankelijk van de formulering van de prestatie kan er discussie ontstaan of dit gevolgen heeft voor de subsidievaststelling.

Lid 3: is geregeld dat voorschotten automatisch (ambtshalve) worden verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen.

Artikel 6d: Aanvraag tot subsidievaststelling

Bij subsidies van 50.000 euro of meer wordt de vaststelling van de subsidie plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde baten en lasten. Bij de financiële verantwoording dient een (goedkeurende) accountantsverklaring gevoegd te zijn.

Het is van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Hierbij kan het raadzaam zijn om ook de accountant te consulteren. In de regel worden drie niveaus van controle onderscheiden:

• 1.

  een getrouwheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 2.

  een rechtmatigheidverklaring bij een financiële verantwoording;

• 3.

  een rechtmatigheidverklaring bij een financiële verantwoording plus een Assurance-rapport bij het activiteitenverslag.

Artikel 6e:

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze Algemene subsidieregeling, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

Artikel 7c en 8c: Subsidie verlening, vaststelling, betaling en verantwoording

Zowel de activiteiten subsidie als de waarderingssubsidie worden vastgesteld zonder voorafgaande verlening. De betaling vindt plaats volgens het in de vaststellingsbeschikking opgenomen betalingsritme. Verantwoording kan gelijktijdig plaatsvinden met de nieuwe aanvraag, tenzij het college anders bepaald.

Artikel 9: Projectsubsidie

Onder de projectsubsidie worden alle niet periodiek terugkerende subsidieaanvragen gevangen. De niet periodiek terugkerende aard van de aanvraag kan zowel betrekking hebben op de aanvrager als op de activiteit. Om flexibiliteit te bevorderen is ervoor gekozen om inhoudelijke regels voor een projectsubsidie in de regelingen op te nemen.

Artikel 10: Meldingsplicht

De subsidieontvanger is volgens artikel 11 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verlengingsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Artikel 11: Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 12 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

Artikel 12: Hardheidsclausule

In de hardheidsclausule is aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of deelverordening te worden neergelegd.