Reglement van orde provinciale statencommissies Zeeland 2012

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  lid: lid, plaatsvervangend lid of buitengewoon lid van een statencommissie;

• b.

  voorzitter: voorzitter van een statencommissie of diens vervanger;

• c.

  griffier: griffier van provinciale staten of diens vervanger;

• d.

  commissiegriffier: secretaris van een statencommissie of diens vervanger;

• e.

  vergadering: vergadering van een statencommissie;

• f.

  schriftelijk: op papier of elektronisch te lezen stuk.

Artikel 2 Instelling statencommissies

• 1.

  Provinciale staten stellen bij besluit statencommissies in en delen daaraan onderdelen van provinciale zorg toe voor overleg en advisering.

• 2.

  Indien een onderwerp meerdere statencommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke statencommissies besproken, tenzij de voorzitters van de betrokken statencommissies in overleg beslissen dat een gezamenlijke vergadering van de statencommissies wordt belegd of de statencommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt.

• 3.

  Indien een gezamenlijke vergadering van statencommissies wordt belegd, vervult de voorzitter van de statencommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 3 Taken

Een statencommissie heeft de volgende taken:

• a.

  het uitbrengen van advies aan provinciale staten over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de in het besluit bedoeld in artikel 2, eerste lid, aan haar toebedeelde onderwerpen;

• b.

  het uitbrengen van advies aan provinciale staten uit eigener beweging;

• c.

  voeren van overleg met gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning over in ieder geval door gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in het besluit bedoeld in artikel 2, eerste lid, aan haar toebedeelde onderwerpen.

Artikel 3a Bijzondere taken commissie belast met financiën

• 1.

  De commissie belast met financiën heeft tot taak het uitvoeren dan wel doen uitvoeren van onderzoek naar de provinciale jaarrekeningen teneinde tot een oordeel te komen over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde financieel beheer en beleid.

• 2.

  De commissie belast met financiën heeft tevens tot taak te adviseren over de opdrachtverlening aan de externe accountant als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet.

• 3.

  De commissie belast met financiën brengt rechtstreeks aan provinciale staten rapport uit, tevens inhoudende een advies over de bevindingen bij het onderzoek van een provinciale jaarrekening. Het rapport wordt in afschrift aan gedeputeerde staten gezonden.

• 4.

  De commissie belast met financiën is het aanspreekpunt voor de Rekenkamer Zeeland.

Artikel 4 Samenstelling

• 1.

  In de commissie heeft een vertegenwoordiging van iedere statenfractie zitting volgens de volgende verdeelsleutel:

  Aantal leden per fractie	aantal leden in commissie A	Aantal leden in commissie B	Aantal leden in commissie C
  1 t/m 3	1 lid	1 lid	1 lid
  4 t/m 6	2 leden	2 leden	2 leden
  7	2 leden	2 leden	3 leden
  8	2 leden	3 leden	3 leden
  9 of meer	3 leden	3 leden	3 leden

• 2.

  Tenzij provinciale staten de benoeming aan zich houden, benoemt de voorzitter van provinciale staten na voorafgaand overleg met de desbetreffende fractievoorzitter, de leden van elke commissie en voor elke commissie per fractie tenminste een plaatsvervangend lid, dat zitting in een statencommissie heeft bij verhindering, ontstentenis of ter tijdelijke vervanging, als bedoeld in het vijfde lid, van een lid van de commissie als bedoeld in het eerste lid.

• 3.

  Provinciale staten kunnen daarnaast buitengewone leden benoemen.

• 4.

  Een lid kan zowel statenlid als niet-statenlid zijn. De artikelen 10 tot en met 15 van de Provinciewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een statencommissie. De in het eerste lid genoemde leden dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de provinciale staten geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie.

• 5.

  Een commissielid, zijnde een niet-statenlid wordt door de voorzitter van de commissie opgeroepen om in de eerste vergadering in nieuwe samenstelling de eed (verklaring en belofte) af te leggen.

• 6.

  In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd commissielid, zijnde een niet-statenlid op in de eerste vergadering waaraan het commissielid deelneemt de eed (verklaring en belofte) af te leggen.

• 7.

  Een lid van de commissie kan zich om reden van in te brengen deskundigheid tijdens de vergadering van een statencommissie voor de volledige behandeling van een agendapunt tijdelijk laten vervangen door een plaatsvervangend lid.

• 8.

  Bij afwezigheid van een lid kan een statenlid of commissielid, zijnde een niet-statenlid van dezelfde fractie het lid vervangen.

Artikel 5 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door provinciale staten uit hun midden benoemd.

• 2.

  De voorzitter is geen lid van de statencommissie.

• 3.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening;

  • d.

    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van provinciale staten.

• 2.

  Een lid houdt op lid te zijn van een statencommissie indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.

• 3.

  Provinciale staten kunnen een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

• 4.

  Provinciale staten kunnen de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

• 5.

  Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan provinciale staten. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6.

  Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslissen provinciale staten zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en 5.

• 7.

  Indien een fractie, blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van provinciale staten, niet langer vertegenwoordigd is in provinciale staten, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 7 Griffier en commissiegriffier

• 1.

  Ter ondersteuning van iedere statencommissie fungeert een ambtenaar als commissiegriffier.

• 2.

  De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid van de commissiegriffier wordt deze vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen ambtenaar.

• 4.

  De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.

Artikel 8 Commissaris van de Koning en gedeputeerde staten

• 1.

  De voorzitter kan de commissaris van de Koning en één of meer gedeputeerden uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2.

  Indien de commissaris van de Koning of een gedeputeerde bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

• 3.

  De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

• 4.

  De statencommissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de commissaris van de Koning en één of meer gedeputeerden niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

Artikel 9 Secretaris

De statencommissie kan gedeputeerde staten verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Artikel 10 Vergaderfrequentie

• 1.

  De vergaderingen van de statencommissie vinden plaats op basis van het aan het begin van het vergaderjaar door provinciale staten vastgestelde vergaderschema.

• 2.

  Een statencommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 3.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 11 Oproep

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 91, eerste en tweede lid, van de Provinciewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. Deze voorlopige agenda is minstens tien dagen voor een vergadering beschikbaar.

• 3.

  Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, aan de leden gezonden.

Artikel 12 De agenda

• 1.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 3.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de statencommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de statencommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 4.

  Wanneer de statencommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning nadere inlichtingen of advies vragen. De statencommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 5.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de statencommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het provinciehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

• 2.

  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het provinciehuis gebracht.

• 3.

  Indien voor stukken op grond van artikel 91, eerste en tweede lid, van de Provinciewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 14 Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het Provinciaal Blad of op de voor afkondigingen in de provincie gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de provincie ter openbare kennis gebracht.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c.

    de gelegenheid om in te spreken als bedoeld in artikel 17.

Artikel 15 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 16 Opening vergadering; quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De statencommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 17 Gelegenheid om in te spreken

• 1.

  Na de opening van de vergadering kunnen andere aanwezige burgers, tezamen gedurende maximaal dertig minuten, uitsluitend het woord voeren over geagendeerde onderwerpen, die ingevolge artikel 2, eerste lid, aan de commissie zijn toegewezen

  • a.

    Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • b.

    een besluit van het provinciebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • c.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • d.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 2.

  Degene die wil inspreken, meldt dit ten minste een half uur voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 3.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 5.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18 Verslaglegging

• 1.

  De ontwerpverslaglegging van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De ontwerpverslaglegging worden op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord hebben gevoerd, toegezonden.

• 2.

  Tijdens de vergadering wordt, zo mogelijk, de verslaglegging van de vorige vergadering vastgesteld.

• 3.

  De leden, de voorzitter, de commissaris van de Koning en de gedeputeerden hebben het recht een voorstel tot wijziging van de verslaglegging aan de statencommissie te doen, indien de verslaglegging onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de verslaglegging bij de commissiegriffier te worden ingediend.

• 4.

  De verslaglegging moet inhouden:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de commissaris van de Koning en de gedeputeerden, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd. Afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een samenvatting van het advies aan provinciale staten;

  • d.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de statencommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 5.

  De verslaglegging wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

Artikel 19 Spreekregels

• 1.

  Een lid, de voorzitter, de commissaris van de Koning, een gedeputeerde en de secretaris spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats.

• 2.

  Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 20 Volgorde sprekers

• 1.

  Een lid, de commissaris van de Koning, een gedeputeerde of de secretaris, voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

• 2.

  De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

Artikel 21 Aantal spreektermijnen

• 1.

  De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de statencommissie anders beslist.

• 2.

  Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3.

  Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 22 Spreektijd

Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

Artikel 23 Voorstellen van orde

• 1.

  De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de statencommissie terstond.

Artikel 24 Handhaving orde; schorsing

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4.

  De voorzitter kan een statencommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 25 Beraadslaging

• 1.

  De statencommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de statencommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode is verstreken.

• 3.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de statencommissie anders beslist.

Artikel 26 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  De statencommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 27 Advies

• 1.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de statencommissie of er een advies aan provinciale staten wordt uitgebracht.

• 2.

  Indien de statencommissie een advies aan provinciale staten uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 3.

  In het advies worden de standpunten van alle fracties en buitengewone leden opgenomen.

Artikel 28 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 29 Notulen

• 1.

  De verslaglegging van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend voor de leden ter inzage bij de commissiegriffier.

• 2.

  Deze verslaglegging wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de statencommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze verslaglegging.

Artikel 30 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de statencommissie overeenkomstig artikel 91, eerste lid, van de Provinciewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De statencommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 31 Opheffing geheimhouding

Indien provinciale staten op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Provinciewet voornemens zijn de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de statencommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de statencommissie overleg gevoerd.

Artikel 32 Toehoorders en pers

• 1.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2.

  Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 34 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de statencommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 35

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2012.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt het Reglement van orde provinciale statencommissies Zeeland 2003, zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van 15 april 2011.