Regeling gesprekscyclus gemeente Vlaardingen 2011

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

1. Medewerker

  De ambtenaar in de zin van artikel 1:1, eerste lid, onder a van de CAR.

2. Beoordelen

    Het oordelen.

3. Beoordeling

het oordeel van de direct leidinggevende over het functioneren van de medewerker tegen de        achtergrond van de geformuleerde resultaatafspraken en competentieontwikkeling in de cyclusperiode, vastgelegd in het vastgestelde format.

4. College

Het college van burgemeester en wethouders.

5.  Competentie

Een voor de uitoefening van een rol of functie essentiële combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag.

6. Coördinator                                                                                              De medewerker met als Oplegprofiel Coördineren.

7.  Direct leidinggevende

De functionaris die leiding geeft aan een organisatieonderdeel zoals benoemd in het organisatiebesluit en aan wie de medewerker voor zijn werkzaamheden in hiërarchische zin verantwoording verschuldigd is. Dit kan zijn een sectiehoofd, een afdelingshoofd, een gebiedsmanager, een directeur,de gemeentesecretaris of de burgemeester. Voor wat betreft de start- en functioneringsgesprekken zoals bedoeld in deze regeling kan dit ook een medewerker zijn die coördinator is en door direct leidinggevende als bekwaam en bevoegd is aangemerkt tot het houden van startgesprekken en functioneringsgesprekken.

8.  Functie

Het geheel van werkzaamheden dat aan de medewerker is opgedragen te verrichten.

9.  Functiebeschrijving

De functiebeschrijving als bedoeld in artikel 1 van de regeling functiebeschrijven, functiewaarderen en inpassing gemeente Vlaardingen 2011.

10.  Functie-uitoefening

Het totaal van prestaties en gedragingen van de ambtenaar tijdens de uitoefening van zijn functie.

11. Functioneringsgesprek

Een jaarlijks terugkerend gesprek tussen de medewerker en direct leidinggevende over het   functioneren en de ontwikkeling van de medewerker.

12. Gesprekscyclus

Een cyclisch proces van doelen stellen, (resultaatafspraken) plannen, begeleiden en ondersteunen, bijstellen en beoordelen, gedurende een bepaald tijdvak tijdens enkele gesprekken tussen de medewerker en de direct leidinggevende, met een doorlooptermijn van in principe een kalenderjaar. Dit leidt tot een jaarlijkse beoordeling.

13. Informant

Degene die door de direct leidinggevende uitgenodigd wordt informatie, gebaseerd op kennis en/of ervaring verkregen uit hoofde van diens functie of anderszins, te geven in verband met het functioneren van de medewerker.

14. Naast-hogere leidinggevende

De functionaris aan wie de direct leidinggevende van de medewerker voor zijn werkzaamheden in hiërarchische zin verantwoording verschuldigd is.

15. POP

Het Persoonlijke OntwikkelingPlan (POP).

16. P&O-adviseur

De P&O-adviseur van het betreffende organisatieonderdeel.

17.  Startgesprek

Een jaarlijks terugkerend gesprek tussen de medewerker en direct leidinggevende over de werk- en resultaatafspraken en de benodigde ondersteuning van de organisatie en de direct leidinggevende.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1.  De gesprekken in de gesprekscyclus vinden plaats tussen medewerker en direct leidinggevende. De cyclus speelt zich af binnen een kalenderjaar.

2.  Aan een of meer informanten kan informatie gevraagd worden over het functioneren van de

ambtenaar in het tijdvak waarover het gesprek gaat.

3.  De medewerker wordt minstens een week tevoren schriftelijk uitgenodigd voor een gesprek onder opgave van datum, tijd en plaats.

4.  De verslagen van de start- functionerings- en beoordelingsgesprekken en alle daarmee samenhangende informatie worden als vertrouwelijk beschouwd. Inzage is slechts toegestaan

aan de betrokken medewerker, zijn direct leidinggevende, de naast-hogere leidinggevende en de betreffende P&O-adviseur.

Artikel 3 Het startgesprek (facultatief)

1.  De cyclus start (facultatief) met het startgesprek waarbij werk- c.q. resultaatafspraken worden gemaakt, welke afspraken schriftelijk vastgelegd en ondertekend worden door de gesprekspartners. Het startgesprek is uitgangspunt voor de aard en omvang van de werkzaamheden van de medewerker in de cyclusperiode.

2.  Een startgesprek wordt gehouden in het eerste kwartaal van het jaar en wel uiterlijk 1 april.

3.        Tijdens het startgesprek wordt in elk geval aandacht besteed aan:

a.      de beschrijving van beoogde prestatie(s);

b.      de beschrijving van de ontwikkelpunten aan de hand van de relevante competentie behorend bij de functie;

c.      de verwachtingen van direct leidinggevende en ambtenaar over de te leveren prestaties

van de medewerker en de te verwachten ondersteuning van de organisatie en de direct

leidinggevende in het bijzonder;

d.      de verwachtingen over samenwerking in het team.  

Artikel 4 Het functioneringsgesprek (verplicht)

1.        De voortgang en/of evaluatie van de werkzaamheden en de wijze waarop en de omstandigheden waaronder deze worden uitgevoerd door de ambtenaar, worden besproken in een functioneringsgesprek.

2.        Een functioneringsgesprek wordt gehouden rond de zomer van een kalenderjaar en wel uiterlijk 1 september. De mogelijkheid om tussentijds een of meerdere andere gesprekken over het functioneren van de medewerker te houden, bestaat op ieder moment.

3.       In het functioneringsgesprek wordt met name aandacht besteed aan de navolgende onderwerpen:

-         ontwikkeling, samenwerking en ondersteuning

-         werkomstandigheden

-         omgangsvormen

-         integriteit

-         verzuim

Artikel 5 Algemene bepalingen betreffende start- en functioneringsgesprek

1.  De start- en functioneringsgesprekken kunnen plaatsvinden tussen medewerker en coördinator. Mocht een medewerker bezwaren hebben om de gesprekken met een coördinator te voeren, dan bestaat de mogelijkheid om de gesprekken met het sectiehoofd te voeren.

2.  Van het start- of het functioneringsgesprek die ingevolge dit reglement plaatsvinden wordt een - kort - verslag gemaakt door de direct leidinggevende. Het conceptverslag van het gesprek wordt binnen twee weken na het gesprek opgesteld en aan de medewerker gegeven.

3.  De medewerker kan binnen twee weken na ontvangst van het in tweede lid bedoelde verslag zijn commentaar mondeling of schriftelijk indienen. Dit kan leiden tot aanpassing van het verslag. Als hij geen commentaar indient kan hij het verslag ‘voor akkoord’ tekenen, dan wel ‘voor gezien’.

4.  Ingeval de medewerker weigert het in het tweede lid bedoelde verslag te ondertekenen en bij verschil van mening over de inhoud tekent alleen de direct leidinggevende.

5.  Uit de omstandigheid dat een ambtenaar niet binnen twee weken na aanbieding van het in het tweede lid bedoelde verslag reageert, volgt dat hij geacht wordt te hebben geweigerd te ondertekenen. De direct leidinggevende legt de weigering vast onderaan het verslag.

6.  Het in het tweede lid  bedoelde verslag wordt door de direct leidinggevende vastgesteld.

7.  Een afschrift van het in het tweede lid bedoelde verslag wordt aan de medewerker uitgereikt. Het originele exemplaar wordt in het personeelsdossier bewaard.  

Artikel 6 De beoordeling (verplicht)

1. Uitgangspunt voor het moment van het beoordelingsgesprek is het laatste kwartaal en wel uiterlijk 31 december en minimaal twee maanden nadat het functioneringsgesprek heeft plaatsgevonden. Ingeval de omstandigheden dan wel het dienstbelang dat vergen kan een beoordelingsgesprek eerder dan wel later plaatsvinden.

2. De beoordeling vindt plaats volgens een door de directie vastgesteld format.

Artikel 7 Algemene bepalingen betreffende beoordelingsgesprek

1.  De direct leidinggevende stelt de beoordeling op en legt deze voor aan de naast-hogere leidinggevende. Beiden tekenen voor akkoord. Hiermee wordt de beoordeling voorlopig vastgesteld.

2.  Indien de medewerker kan instemmen met de voorlopig vastgestelde beoordeling tekent hij deze voor gezien.

3.  De medewerker kan binnen twee weken na ontvangst van de voorlopig vastgestelde beoordeling schriftelijk bedenkingen indienen bij de naast-hogere leidinggevende.

4.  Indien de medewerker gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij binnen vier weken na ontvangst van de bedenkingen door de naast-hogere leidinggevende gehoord. Indien nodig hoort de naast-hogere leidinggevende ook de direct leidinggevende en de informanten.

5.  De resultaten van deze horing worden vastgelegd in een verslag, dat door alle deelnemers voor gezien wordt getekend.

6.  De naast-hogere leidinggevende stelt, met inachtneming van hetgeen bij een eventuele horing naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

7.  De medewerker tekent de vastgestelde beoordeling voor gezien (ongeacht of hij het eens of oneens is met de beoordeling).

8.  De gemeentesecretaris stelt uit naam van bevoegd gezag de beoordeling vast door ondertekening.

Artikel 6 Bezwaar beoordeling

1.  De medewerker die het niet eens is met het besluit als bedoeld in artikel 7, achtste lid van deze regeling kan binnen zes weken na de schriftelijke bekendmaking een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college.

2.  De werkwijze en termijnen van de bezwarencommissie vinden plaats conform het daarvoor gestelde in de Algemene wet bestuursrecht

Artikel 7 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gesprekscyclus gemeente Vlaardingen 2011”, en treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2012.