Besluit Inrichting Planning & Control-documenten kunstsector

Ondertekening

Toelichting op het besluit Inrichting Planning & Control-documenten kunstsector

Artikel 2 Jaarplan

De afwijking op de regel, dat een subsidie betrekking heeft op een kalenderjaar, kan gelden voor het geval een instelling een seizoensbegroting kent.

Artikel 3 Inhoud van het jaarplan

Het jaarplan bevat achtereenvolgens:

• 1.

  beleidsinformatie;

• 2.

  bestuursinformatie (informatieraster);

• 3.

  het begrotingsdeel.

1. Beleidsinformatie

Een korte schets van de voor de beleidsvorming van de instelling van belang zijnde exogene en endogene ontwikkelingen. De beschreven beleidsontwikkelingen moeten consistent zijn met het informatieraster en de begroting.

2. Bestuursinformatie

De bestuursinformatie bevat het door of namens Burgemeester en Wethouders goedgekeurde informatieraster.

• 1.a.

  Het informatieraster geeft in korte kernachtige overzichten aan wat de omvang van de productie en/of dienstverlening van de instelling is. De output van de instelling wordt gedefinieerd in activiteiten. In het informatieraster worden verticaal de activiteiten opgesomd en wordt horizontaal per activiteit aangegeven wat de geplande hoeveelheid is, en wat de baten en lasten van de activiteit zijn. In het informatieraster worden bovendien de goedgekeurde kengetallen en kritische succesfactoren vermeld. Over de wijze van kostentoerekening aan de verschillende producten zal per instelling nadere besluitvorming plaatsvinden.

• 1.b.

  Het informatieraster bevat de gegevens over het planjaar, het lopende boekjaar op basis van het volgens de subsidiebeschikking toegekende subsidie en de drie voorafgaande jaarverslagen. In het geval van een seizoensbegroting worden tevens de gegevens inzake het verwachte resultaat van het aan het planjaar voorafgaande seizoen vermeld.

• 1.c.

  In het verschillenraster worden de verschillen tussen het planjaar en het laatste verslagjaar (het verslagjaar voorafgaand aan het lopende boekjaar) vermeld en voorzover van belang worden tevens de verschillen tussen planjaar en lopende boekjaar aangegeven. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in structureel/incidenteel en exogeen/endogeen.

• 2.

  Het beginsel van stelselmatigheid is van toepassing. Dit houdt in, dat in de tijd bezien een bestendige gedragslijn moet worden gevolgd, behoudens gegronde redenen die wijziging kunnen rechtvaardigen. Eventuele wijzigingen dienen inhoudelijk en cijfermatig te worden toegelicht.

3. Het begrotingsdeel

Het beginsel van stelselmatigheid is van toepassing. De gelijktijdige stelselmatigheid brengt met zich mee, dat de posten in de begroting gerangschikt moeten worden in een logische samenhang. De volgtijdelijke stelselmatigheid houdt in, dat in de tijd bezien een bestendige gedragslijn moet worden gevolgd, behoudens gegronde redenen die wijziging kunnen rechtvaardigen. Eventuele wijzigingen dienen te worden toegelicht.

De begroting moet een goed inzicht bieden in de afzonderlijke baten en lasten. Salderingen zijn derhalve niet toegestaan.

Het begrotingsdeel heeft minimaal de volgende inhoud.

1. De exploitatiebegroting

De exploitatiebegroting wordt conform Bijlage 1 opgesteld en bevat derhalve minimaal het volgende:

• 1.a.

  De gegevens over het planjaar, het lopende boekjaar (op basis van het volgens de subsidiebeschikking toegekende subsidie) en het laatst ingediende jaarverslag (het verslagjaar voorafgaand aan het lopende boekjaar). In het geval van een seizoensbegroting worden tevens de gegevens inzake het verwachte resultaat van het aan de begroting voorafgaande seizoen vermeld.

• 1.b.

  de Baten, verdeeld in categorieën, en het Totaal van de Baten; de Lasten, verdeeld in categorieën, en het Totaal van de Lasten. De structurele subsidies die dienen ter volledige dekking van het exploitatietekort.

Indien het noodzakelijk inzicht dit vereist kan het aantal lasten- en batencategorieën zoals opgenomen in Bijlage 1 worden uitgebreid.

Het gevraagde gemeentelijke subsidie dient cijfermatig te worden onderbouwd.

De verschillenkolom.

In de verschillenkolom worden de verschillen tussen het planjaar en het verslagJaar (het verslagjaar voorafgaand aan het lopende boekjaar) vernield en voorzover van belang worden tevens de verschillen tussen planjaar en lopende boekjaar aangegeven. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in structureel/incidenteel en exogeen/endogeen.

2. Een toelichting op de exploitatiebegroting.

Indien noodzakelijk voor het vereiste inzicht worden hier de diverse posten van de exploitatiebegroting van het verslagjaar nader toegelicht. In ieder geval worden de volgende gegevens opgenomen:

• 2.a.

  Een opgave van de vaste personeelsformatie in equivalenten van een volledige betrekking en de gemiddelde loonsom per equivalent van een volledige betrekking.

• 2.b.

  Een overzicht van de gehanteerde tariefstructuur inclusief eventuele kortingsregels.

• 2.c.

  Een kostenverdeelstaat, waarin de verschillende baten en lasten zoals opgenomen in de exploitatiebegroting (conform Bijlage 1) worden toegerekend aan de activiteiten. De kostenverdeelstaat sluit aan op de gegevens in het informatieraster.

• 2.d.

  Een toelichting op de belangrijkste verschillen, zoals aangegeven in de verschillenkolom (1.c.). Hierbij wordt onderscheid gemaakt in structureel/incidenteel en exogeen/endogeen.

• 2.e.

  Een staat van vaste activa. Op de staat van vaste activa worden alle investeringen opgenomen die duurzaam dienstbaar zijn aan de instelling. Waardering geschiedt op basis van historische kosten. De vaste activa worden in beginsel lineair afgeschreven. Indien vaste activa zijn gefinancierd met Eigen Vermogen of met bijdragen van derden (à fond perdu). dan wordt onder de passiva een gelijk bedrag opgenomen als "egalisatievoorziening investering". Jaarlijks wordt op dit activum en de desbetreffende voorziening met een gelijk bedrag afgeschreven. De staat vaste activa bevat in elk geval de volgende gegevens: omschrijving van de investering; het aanschaffingsjaar; het oorspronkelijke bedrag van de investering; het totaal van de afschrijvingen tot aan het planjaar: de afschrijving in het planjaar; het afschrijvingspercentage; overige verminderingen en vermeerderingen in het planjaar; boekwaarde aan het begin van het planjaar: boekwaarde aan het einde van het planjaar.

• 2.f.

  Een overzicht van de langlopende leningen. Dat wil zeggen de leningen met een looptijd langer dan één jaar. Hierbij dienen de resterende looptijd, het geldende rentepercentage en de overige van belang zijnde voorwaarden te worden vermeld.

• 2.g.

  Een overzicht van door de gemeente verstrekte garanties op geldleningen. Hierbij dienen de volgende gegevens vermeld te worden: het geldende rentepercentage, het aflossingspercentage en het restant van de hoofdsom einde planjaar.

• 2.h.

  Een staat van reserves en voorzieningen (stand einde laatste verslagjaar en de verwachte mutaties in het lopende boekjaar en het planjaar).

Artikel 4 Inhoud van het jaarverslag

Het jaarverslag bevat achtereenvolgens:

• 1.

  beleidsinformatie;

• 2.

  bestuursinformatie (informatieraster);

• 3.

  de jaarrekening.

1. Beleidsinformatie

Een korte schets van de voor de beleidsvorming van de instelling van belang zijnde exogene en endogene ontwikkelingen.

2. Bestuursinformatie

De bestuursinformatie bevat het door of namens Burgemeester en Wethouders goedgekeurde informatieraster.

• 1.a.

  Het informatieraster geeft in korte kernachtige overzichten aan wat de omvang van de productie en/of dienstverlening van de instelling is. De output van de instelling wordt gedefinieerd in activiteiten. In het informatieraster worden verticaal de activiteiten opgesomd en wordt horizontaal per activiteit aangegeven wat de geplande hoeveelheid is, en wat de baten en lasten van de activiteit zijn. In het informatieraster worden bovendien de goedgekeurde kengetallen en kritische succesfactoren vermeld.

• 1.b.

  Het informatieraster bevat de gegevens over het verslagjaar, het bijbehorende planjaar op basis van het volgens de subsidiebeschikking toegekende subsidie en de drie voorafgaande verslagjaren (op basis van het definitief vastgestelde subsidie).

• 1.c.

  In het verschillenraster worden de verschillen tussen het verslagjaar en riet voorafgaande verslagjaar vermeld en voorzover van belang worden tevens de verschillen tussen planjaar en verslagjaar aangegeven. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in structureel/incidenteel en exogeen/endogeen

• 2.

  Het beginsel van stelselmatigheid is van toepassing. Het informatieraster in het jaarverslag is wat de opbouw, indeling en soort gegevens betreft dan ook gelijk aan die van de goedgekeurde begroting. Eventuele wijzigingen dienen goed te worden toegelicht (inhoudelijk en cijfermatig).

3. De jaarrekening.

De jaarrekening heeft minimaal de volgende inhoud.

• 1.

  De balans. De balans geeft getrouw. duidelijk en stelselmatig de grootte van het vermogen en zijn samenstelling in actief-en passiefposten op het einde van het boekjaar weer.

  • *

    Getrouw: in overeenstemming met de werkelijkheid.

  • *

    Duidelijk: er mag geen misverstand bestaan over de door de instelling gekozen grondslagen van waardering (en resultaatbepaling) alsmede van presentatie.

  • *

    Stelselmatigheid.

  De gelijktijdige stelselmatigheid brengt met zich mee, dat de posten in de jaarrekening gerangschikt moeten worden in een logische samenhang en dat soort verwante posten volgens in beginsel gelijke maatstaven moeten worden gewaardeerd. De volgtijdelijke stelselmatigheid houdt in, dat in de tijd bezien een bestendige gedragslijn moet worden gevolgd, behoudens gegronde redenen die wijziging kunnen rechtvaardigen.

  Wijzigingen op het punt van de duidelijkheid en stelselmatigheid dienen goed te worden toegelicht en beargumenteerd.

• 1.a.

  De balans wordt volgens bijgevoegd model opgesteld (Bijlage 3). Een uitbreiding van het aantal posten is uiteraard geboden, indien het gevraagde inzicht in het vermogen en zijn samenstelling dit vraagt.

Vaste activa

Onder de vaste activa worden alle investeringen opgenomen die duurzaam dienstbaar zijn aan de instelling. Waardering geschiedt op basis van historische kosten. De vaste activa worden in beginsel lineair afgeschreven. Indien de vaste activa zijn gefinancierd met Eigen Vermogen of met bijdragen van derden (à fond perdu), dan wordt onder de passiva een gelijk bedrag opgenomen als "egalisatievoorziening investering". Jaarlijks wordt op dit activum en de desbetreffende voorziening met een gelijk bedrag afgeschreven.

Voorzieningen

Voorzieningen worden gevormd voor daadwerkelijke toekomstige verplichtingen. Te denken valt aan een "voorziening groot onderhoud" of een "voorziening wachtgeldverplichtingen". Voorzieningen zijn geen onderwerp van bestemming van het resultaat, doch medebepalend voor het resultaat. Een voorziening heeft betrekking op:

• *

  Verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is te schatten;

• *

  op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde verwachte verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• *

  kosten welke in een volgend boekjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren. Aan de vorming van voorzieningen moet een goede onderbouwing ten grondslag liggen. In het geval van een voorziening "groot onderhoud" kan dit een Meerjaren Onderhouds- en/of Investeringsplan behelzen.

Reserves

Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten reserves:

• *

  de bestemmingsreserve;

• *

  de algemene reserve.

De Bestemmingsreserve is voor een tevoren aangegeven doel bestemd of is dat deel van de reserve, dat gebruikt is ter financiering van investering in kapitaalgoederen. Deze reserve

dient goed te worden toegelicht. De vorming van bestemmingsreserves dient door middel van de jaarplanprocedure te worden goedgekeurd.

De algemene reserve is dat deel van de reserve, dat niet belegd is in vaste activa en waar geen toekomstige verplichtingen of goedgekeurde bestedingen tegenover staan. Deze reserve kan snel liquide gemaakt worden en kan dus aangewend worden voor het opvangen van tegenvallers in een bepaald jaar.

De belangrijkste functie van de algemene reserve is de egalisatiefunctie. Deze reserve maakt het mogelijk eventueel tegenvallende resultaten op te vangen. Daarnaast heeft de algemene reserve een bufferfunctie. Deze functie maakt het mogelijk noodzakelijke aanpassingsprocessen niet schoksgewijs, maar geleidelijk te laten verlopen.

2. De exploitatierekening

Het beginsel van stelselmatigheid is van toepassing. Dat wil zeggen, dat de exploitatierekening wat de opbouw. indeling en soort gegevens betreft gelijk is aan die van de goedgekeurde begroting. Eventuele wijzigingen dienen goed te worden toegelicht. De exploitatierekening moet een goed inzicht bieden in de afzonderlijke baten en lasten. Salderingen zijn derhalve in beginsel niet toegestaan. De afzonderlijke posten worden toegelicht.

De exploitatierekening wordt conform Bijlage 2 opgesteld en bevat derhalve minimaal het volgende:

• 2.a.

  De gegevens over het verslagjaar, het betreffende planjaar (op basis van het volgens de subsidiebeschikking toegekende subsidie) en het voorafgaande jaarverslag.

• 2.b.

  De Baten, verdeeld in categorieën. en het Totaal van de Baten; de Lasten, verdeeld in categorieën, en het Totaal van de Lasten. De structurele subsidies, die dienen ter volledige dekking van het exploitatietekort. Indien het noodzakelijk inzicht dit vereist kan het aantal lasten- en batencategorieën zoals opgenomen in Bijlage 2 worden uitgebreid. Het gevraagde gemeentelijke subsidie is conform de subsidiebeschikking.

• 2.c.

  De verschillenkolom. In de verschillenkolom worden de verschillen tussen het verslagjaar en het voorafgaande verslagjaar vermeld en voorzover van belang worden tevens de verschillen tussen planjaar en verslagjaar aangegeven.

3. Een toelichting op de balans

De balans dient van een goede toelichting te zijn voorzien. Dit geldt zowel voor de afzonderlijke posten op de balans van het desbetreffende verslagjaar als voor de verschillen ten opzichte van de voorafgaande balans. De reserves en voorzieningen dienen altijd te worden toegelicht.

De vorderingen op de gemeente Rotterdam dienen in de toelichting te worden gesplitst naar jaar en aard van de subsidietoekenning. Daarnaast dient de toelichting op de balans in ieder geval het volgende te bevatten:

• 3.a.

  Een staat van vaste activa De staat van vaste activa bevat in elk geval de volgende gegevens: omschrijving van de investering; het aanschaffingsjaar: het oorspronkelijke bedrag van de investering; het totaal van de afschrijvingen tot aan het verslagjaar; de afschrijving in het verslagjaar; het afschrijvingspercentage; overige verminderingen en vermeerderingen in het verslagjaar; boekwaarde aan het begin van het verslagjaar; boekwaarde aan het einde van het verslagjaar.

• 3.b.

  Een overzicht van de langlopende leningen. Dat wil zeggen de leningen met een looptijd langer dan één jaar. Hierbij dienen de resterende looptijd. het geldende rentepercentage en de overige van belang zijnde voorwaarden te worden vermeld.

4. Een toelichting op de exploitatierekening

Indien noodzakelijk voor het vereiste inzicht worden hier de diverse posten van de exploitatierekening van het verslagjaar nader toegelicht. In ieder geval worden de volgende gegevens opgenomen: een opgave van de vaste personeelsformatie in equivalenten van een volledige betrekking en de gemiddelde loonsom per equivalent van een volledige betrekking.

• *

  een overzicht van de gehanteerde tariefstructuur inclusief eventuele koningsregels.

• *

  een kostenverdeelstaat, waarin de verschillende baten en lasten zoals opgenomen in de exploitatierekening (conform Bijlage 2) worden toegerekend aan de activiteiten. De kostenverdeelstaat sluit aan op de gegevens in het informatieraster.

• *

  Daarnaast worden de belangrijkste verschillen, zoals aangegeven in de verschillenkolom (2.c.) toegelicht. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in structureel/incidenteel en exogeen/endogeen.

5. Overige gegevens

• 5.a.

  De niet uit de balans blijkende verplichtingen. Dit zijn de belangrijke niet in de balans opgenomen verplichtingen waaraan de instellingen voor een aantal jaren is verbonden. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende verplichtingen:

  • *

    easeverplichtingen;

  • *

    huurverplichtingen;

  • *

    verplichtingen uit hoofde van personeelslasten;

  • *

    et cetera.

• 5.b.

  Een overzicht van door de gemeente verstrekte garanties op geldleningen. Hierbij dienen de volgende gegevens vermeld te worden: het geldende rentepercentage, het aflossingspercentage en het restant van de hoofdsom einde planjaar.

• 5.c.

  Een opgave inclusief toelichting van aan de instelling gelieerde rechtspersonen, (financieel/personeel).

• 5.d.

  Een verklaring van een accountant conform de Verordening algemene subsidievoorwaarden 1994.

BIJLAGE 1 t/m 3

SCHEMA'S NIET OPGENOMEN (ZIE GBL)