Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Hoorn

“ Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Hoorn”.

• 1.

  Aanleiding en verantwoording

• 2.

  Toepassingsgebied

• 3.

  Juridische kaders

• 4.

  Ethische en ideële kaders

• 5.

  Economische kaders

• 6.

  Organisatorische kaders

• 7.

  Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

1. AANLEIDING EN VERANTWOORDING

De inkoopfunctie binnen overheidsinstanties is de laatste jaren sterk in ontwikkeling, zo ook binnen de gemeente Hoorn. Relevante ontwikkelingen zijn een verscherping van wet- en regelgeving, een toename van financiële verantwoordingseisen, veranderende marktwerking en duurzaam inkopen. Deze ontwikkelingen resulteren, onder meer, in de noodzaak om de besteding van publieke gelden op objectieve, transparante en non-discriminatoire wijze uit te voeren.

Daarnaast zijn in het onderzoek van de rekenkamercommissie naar de inkooppraktijk van de gemeente Hoorn1een tiental aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen hebben gevolgen voor de inrichting van de inkoopfunctie binnen de gemeente Hoorn.

De inkoopfunctie binnen de gemeente is opgericht om de doelmatigheid, kwaliteit en rechtmatigheid van de aanbestedingen te verbeteren en te waarborgen en het inkoop- en aanbestedingsbeleid binnen de organisatie uit te dragen.

Het nu voorliggende document ‘Inkoop en Aanbestedingsbeleid’ vervangt de huidige beleidsnotitie inkoopmanagement2 en Inkopen a la 20073.

____________

1 Februari 2008

2 vastgesteld door de Raad d.d. 11 februari 2004

3 Februari 2007

Het belang van een professionele inkoopfunctie binnen de gemeente Hoorn.

Het niet op de juiste wijze uitvoeren van inkoop- en aanbestedingstrajecten, en die in strijd zijn met de wet- en regelgeving, kan een aantal risico’s met zich meebrengen te weten:

• ·

  Klachten bij de Europese commissie;

• ·

  Aanspannen van rechtsgedingen door een marktpartij;

• ·

  Imagoschade voor de politiek;

• ·

  Rechtmatigheidsfouten;

• ·

  Slechte publiciteit in de media.

Door inkoop en aanbesteding professioneel te organiseren binnen de gemeente Hoorn, wordt de kans dat een risico zich ook daadwerkelijk voordoet, aanzienlijk verkleind. Verder streeft de gemeente naar inkoopsynergie ofwel het bundelen van inkoopvolumes, binnen de eigen gemeentelijke organisatie, maar ook in samenwerking met andere publiekrechtelijke organisaties in de regio (zie hoofdstuk 4).

Doel

De gemeente Hoorn streeft bij inkoop en aanbestedingen naar een optimale prijs-, kwaliteit- en duurzaamheidsverhouding en handelt hierbij volgens de wettelijke beginselen en bepalingen voor het plaatsen van overheidsopdrachten.

Documentenstructuur inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Hoorn

Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid bestaat uit de volgende documenten:

2. TOEPASSINGSGEBIED

Deze beleidsnotitie schept de kaders voor de inrichting en uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsproces en is daarmee van kracht voor alle inkopen en aanbestedingen binnen de gemeente Hoorn. De kaders worden uitgewerkt in een inkoophandboek4 met uniforme procedures, werkinstructies en gedragslijnen. Het college is er verantwoordelijk voor dat het inkoop- en aanbestedingsproces is ingericht volgens de vastgelegde uitgangspunten en leidt tot realisatie van de gestelde doelen.

De volgende uitgangspunten zijn van belang voor de gemeente Hoorn op het gebied van inkoop en aanbesteding:

Juridisch:

• ·

  Wet- en regelgeving;

• ·

  Inkoopvoorwaarden.

Ethisch en ideëel:

• ·

  Integriteit;

• ·

  Duurzaam inkopen;

• ·

  Maatschappelijke eisen aan leveranciers;

• ·

  Social return;

• ·

  Sociale werkvoorziening;

• ·

  Lokale economie.

Economisch:

• ·

  Inkoopmatrix;

• ·

  Leveranciersbeleid;

• ·

  Inkoopsynergie;

• ·

  Staatssteun.

Organisatorisch:

• .

  Inkooporganisatie;

• .

  Standaard werkwijze;

• .

  Samenwerking in de regio;

• .

  Evaluatie (control).

_____________________

4 Dit inkoophandboek vervangt het inkoophandboek vastgesteld door de    raad d.d. 1 september 2003

3. JURIDISCHE KADERS

Inkopen en aanbesteden door overheden worden steeds meer gereguleerd door Europese en nationale regelgeving, onder meer bedoeld ter waarborging van de vrije mededinging. De gemeente Hoorn is als gemeente (overheid) aangewezen als aanbestedende dienst en is hiermee verplicht zich te houden aan onderstaande wet- en regelgeving bij het inkopen en aanbesteden van opdrachten.

Naast deze specifiek op inkoop en aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere relevante wetten en verordeningen van invloed op de inkooppraktijk van de Gemeente Hoorn:

• ·

  Algemene wet Bestuursrecht (AwB): bevat algemene regels van bestuursrecht.

  -Met name van belang zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, het zorgvuldigheids-, motivering-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel.

• ·

  Wet Openbaarheid Bestuur (WOB): regelt de inzage van bepaalde documenten van de overheid.

• ·

  Wet BIBOB: Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur.

• ·

  De Gemeentewet: wettelijk kader voor het handelen van de gemeente.

• ·

  Het Burgerlijk Wetboek: met name van toepassing op het verbintenissen- en overeenkomstenrecht.

Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn

Door het gebruik van de inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn wordt een aantal zaken juridisch vastgelegd. Bij de aanbesteding van leveringen en diensten dienen de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn5 uitdrukkelijk en specifiek van toepassing te worden verklaard. In bijzondere situaties (afhankelijkheid van de markt en toepasbaarheid) kan de gemeente van deze voorwaarden afwijken, in overleg met Bureau Inkoop en Aanbesteding.

___________

5 vastgesteld door de Raad d.d. 11 februari 2004

4. ETHISCHE EN IDEELE KADERS

Integriteit

Voor alle medewerkers geldt dat zij met leveranciers slechts een zakelijke relatie onderhouden en alle (inter)acties met leveranciers uitsluitend gericht zijn op de realisatie van gemeentelijke belangen. Elke situatie in welke het accepteren van een geschenk, ongeacht de vorm en omvang, beslissingen kan beïnvloeden of zelfs maar de schijn kan opwekken dat te doen, moet worden vermeden. Medewerkers worden geacht zich te gedragen naar de gemeentelijke gedragscode en hun leidinggevende te informeren over situaties waarin bovenstaande gedragslijnen worden overschreden.

Duurzaam inkopen

Overheden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om duurzame bedrijfsvoering. Bovendien hebben gemeenten als grootinkoper een grote invloed op de markt. De gemeente Hoorn dient bij alle inkopen en aanbestedingen duurzaamheidscriteria op te nemen. Dit zijn alleen de criteria die gereed zijn verklaard door SenterNovem. Hiermee wordt de leveranciersmarkt gestimuleerd in te spelen op duurzaamheid.

De gemeente Hoorn heeft op 24 januari 2007 de deelnameverklaring programma Duurzaam Inkopen getekend. Door deel te nemen aan dit programma, verklaart de gemeente Hoorn te streven naar 75%6 duurzame inkopen in 2010 en 100% in 2015.

Onder leiding van het ministerie van VROM/ SenterNovem stellen de gezamenlijke overheden duurzaamheidscriteria vast. Duurzaamheidscriteria worden ontwikkeld voor alle productgroepen die de overheid inkoopt: van kantoormeubelen en energie tot wegen en kantoorgebouwen. Per productgroep worden eisen opgesteld voor milieu- en sociale aspecten.

De criteria worden juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheden wil leveren, móet aan deze eisen voldoen. Daarnaast bevatten de criteriasets ‘wensen’. Op deze punten kúnnen leveranciers zich onderscheiden, net als op de prijs.

__________

6 vastgesteld in de klimaatvisie door de Raad d.d. 24 juli 2008

Maatschappelijke eisen aan de leveranciers

De gemeente Hoorn doet geen zaken met opdrachtnemers die zich niet houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied kinderarbeid, eerlijke handel en discriminatie. Voor ARBO en milieuaspecten zal worden aangesloten bij de landelijke keurmerken op dit gebied. Opdrachtnemers die zijn aangesloten bij een branchevereniging hebben de voorkeur.

Met de inwerkingtreding van de Wet BIBOB (zie juridisch kader) heeft de gemeente een instrument in handen om de integriteit van opdrachtnemers te beoordelen. Op grond hiervan is het mogelijk om inschrijvende of uitnodigende bedrijven bij openbare aanbestedingsprocedures te screenen en uit te sluiten op grond van verdenking van (ook toekomstige) betrokkenheid bij criminele activiteiten dan wel bij criminele organisaties. Bureau BIBOB voert een onderzoek uit naar de integriteit van aanvragers of gegadigden, en adviseert de gemeente hierover.

Social return

Bij social return maakt de gemeente gebruik van haar positie als opdrachtgever om werkgevers te bewegen uitkeringsgerechtigden en/ of leerlingen in te schakelen bij het uitvoeren van overheidsopdrachten.

Social return geldt bij aanbestedingen met een bepaalde waarde in de sectoren:

• ·

  bouw;

• ·

  infrastructuur en onderhoud;

• ·

  groenvoorziening;

• ·

  zorg;

• ·

  schoonmaak;

• ·

  catering.

Bij deze projecten moet aandacht worden besteed aan social return om zo werkzoekenden of jongeren een baan of leerwerkstage aan te bieden. Per aanbesteding moet, eventueel in overleg met Bureau Inkoop en Aanbesteding, worden bezien of social return kan worden meegenomen als gunningcriteria.

Sociale werkvoorziening

Bij mogelijke opdrachten voor een SW-bedrijf, wordt samen met Bureau Inkoop en Aanbesteding gekeken of de opdracht rechtstreeks aan een SW-bedrijf kan worden gegund of dat de opdracht via de reguliere aanbestedingsvormen dient te worden aanbesteed. Hierbij mag geen sprake zijn van discriminatie of het creëren van een preferente positie voor één marktpartij of een groep specifieke marktpartijen.

Lokale economie

In verband met de thans geldende aanbestedingswet- en regelgeving (zie hoofdstuk 3) kan de gemeente Hoorn geen beleid hanteren van voorkeursbehandeling voor MKB, lokale of regionale

leveranciers. Wel worden deze partijen - voorzover zij bekend zijn bij de gemeente -nadrukkelijk uitgenodigd mee te doen aan aanbestedingen.

5. ECONOMISCHE KADERS

Algemeen

Het verkrijgen van de gewenste kwaliteit tegen een zo laag mogelijke prijs, met zoveel mogelijk zekerheid over de uiteindelijke prijs en kwaliteit.

Inkoopmatrix

Om te voldoen aan de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie is in de gemeente Hoorn –net als in veel andere gemeenten- de keuze gemaakt om regels te stellen beneden de Europese drempelbedragen.

Op basis van de financiële verordening7 artikel 17 draagt het college zorg voor een matrix van inkoopprocedures met drempelbedragen en beslissingsbevoegdheden. De inkoopmatrix wordt door het college regelmatig geactualiseerd, rekening houdend met de Bao en ARW 2005.

_________

7 vastgesteld in de Raad d.d. 24 juni 2008

Leveranciersbeleid

Iedere leverancier heeft eerlijke en gelijke kansen om mee te dingen naar een gemeentelijke opdracht. Op basis van objectieve criteria wordt een leverancier geselecteerd. De gemeente doet uitsluitend zaken met betrouwbare en professionele leveranciers, hierbij geldt :

• ·

  De gemeente streeft ernaar zaken te doen met een zo beperkt mogelijk aantal professionele leveranciers met wie een continue relatie wordt opgebouwd die gebaseerd is op het realiseren van zakelijke doelstellingen. Raamcontracten zullen de looptijd8 zoals gesteld in de Bao niet overschrijden;

• ·

  Leveranciers worden zoveel als mogelijk betrokken bij het realiseren van de gemeentedoelstelling en het continu verbeteren van efficiency en effectiviteit. De gemeente verlangt een actieve en innovatieve houding van leveranciers in het aanbieden van verbeteradviezen.

________

8 ingevolge lid 5 van artikel 32 van het Bao mag de looptijd van een raamovereenkomst niet langer zijn dan 4 jaar. In uitzonderingsgevallenwelke deugdelijk gemotiveerd zijn, mag de looptijd langer zijn.

Inkoopsynergie

De gemeente Hoorn streeft naar inkoopsynergie ofwel het bundelen van inkoopvolumes. Inkoopsynergie kan worden nagestreefd binnen de eigen gemeentelijke organisatie, maar ook in samenwerking met andere publiekrechtelijke organisaties in de regio (zie hoofdstuk 4).Een hulpmiddel om inkoopsynergie te bereiken is het aangaan van raamcontracten met leveranciers.

Voordelen van inkoopsynergie zijn:

• ·

  Financieel voordeel door schaalvergroting;

• ·

  Daling van de beheerskosten door vermindering van het aantal leveranciers en facturen;

• ·

  Verbetering van de leveranciersrelaties;

• ·

  Risicoverkleining dat in strijd wordt gehandeld met de Europese regels, omdat alle inkoopvolumes bij elkaar opgeteld boven de Europese drempel uitkomen;

• ·

  Vermindering van het aantal inkopers binnen de gemeente Hoorn.

Staatssteun

Staatssteun is verboden, tenzij een van de uitzonderingen of vrijstellingsverordeningen op de steun van toepassing is.

6. ORGANISATORISCHE KADERS

Inkooporganisatie

Binnen de gemeente Hoorn wordt, voor de uitwerking van de inkoopfunctie, gewerkt volgens het principe van centraal gecoördineerde inkoop. Dit houdt in dat afdelingen zelf, binnen de gestelde

kaders, het uniforme gemeentelijk inkoopproces moeten volgen. De verantwoordelijkheid, conform de filosofie van integraal management, ligt bij de afdelingen zelf.

Ten behoeve van geclusterde inkoop en aanbestedingen boven een in de matrix vastgestelde drempel wordt Bureau Inkoop en Aanbesteding altijd betrokken. Bureau Inkoop en Aanbestedingen is betrokken bij het inkoop- en aanbestedingsproces voor alle Nationaal- en Europees openbare aanbestedingen.

Dit houdt concreet in dat Bureau Inkoop en Aanbesteding inkoopprocedures begeleidt en adviezen geeft maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij de behoeftestellende afdeling, zij is project- en inhoudelijk verantwoordelijk.

Hanteren van een standaard werkwijze

Uitgangspunt is dat volgens een standaard werkwijze zal worden gewerkt. Binnen de gemeente Hoorn ligt de uitvoering van het inkoopproces gedeeltelijk bij medewerkers waarbij inkoop niet hun primaire taak is. Om in deze situatie toch de benodigde professionaliteit te waarborgen, wordt gebruik gemaakt van het inkoopproces, methoden en procedures die zijn ontwikkeld in het inkoophandboek, opgesteld door Bureau Inkoop en Aanbesteding.

Samenwerking in de regio

Waar mogelijk wordt samengewerkt met gemeenten in de regio. Het doel hierbij is het bereiken van inkoopsynergie (zie ook hoofdstuk 5) en het delen van kennis en ervaring op het gebied van inkoop en aanbestedingen. De regio’s waarmee de gemeente Hoorn samenwerkt zijn de Westfriese Gemeenten en de NHN gemeenten.

Evaluatie van inkoop en aanbestedingsbeleid (control)

Het opstellen van algemene procedures, het invoeren van functiescheiding en een interne controlemaatregelen reduceert de mogelijkheid tot misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden en middelen. Ten behoeve van de inkoopcontrol wordt de toepassing van het inkoop en aanbestedingsbeleid periodiek beoordeeld en gecontroleerd onder leiding van Bureau Planning en Control.

7. AFWIJKEN VAN HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID

De keuze van de inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van de inkoopmatrix en de daarbij behorende drempelbedragen.

Wanneer het belang van een andere inkoop- of aanbestedingsprocedure naar verwachting groter is, dan mag met uitzondering van Europese aanbestedingen, van dit principe worden afgeweken. Redenen om af te wijken kunnen bijvoorbeeld zijn dat er sprake is van een calamiteit of een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht (Octrooi of Auteursrecht) of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten).

Voorstellen voor de keuze van een inkoop- of aanbestedingsprocedure in afwijking van de inkoopmatrix moeten worden gemotiveerd en altijd zijn voorzien van een advies van het Bureau Inkoop en Aanbesteding en ter besluitvorming worden voorgelegd aan het College.