Reglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde

Geldend van 16-09-1997 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-03-1997

Intitulé

Reglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde,

gelet op de bepalingen van de Wet persoonsregistraties, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht,

overwegende dat het wenselijk is regels te stellen voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde;

Besluiten

vast te stellen het navolgende Reglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde.

Artikel 1. Definities

Bij de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    cliëntenregistratie Sociale Zaken: het geheel van geautomatiseerde en niet geautomatiseerde, medische en niet medische gegevensverzamelingen met betrekking tot personen die in het kader van de uitvoering van één of meer wetten op het terrein der Sociale Voorzieningen met de gemeente Zeewolde een verstrekkingenrelatie hebben of gehad hebben;

  • b.

    sociale voorzieningen: de voorzieningen geregeld in de Algemene bijstandswet, de Wet Werkloosheidsvoorziening, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers" en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen:

  • c.

    verstrekkingenrelatie: een relatie tussen een cliënt en de gemeente Zeewolde in verband met een aanvraag van of een toegekend recht op een sociale voorziening te verzorgen door de gemeente Zeewolde en bestaande uit financiële bijstand in vaste periodieke termijnen of een eenmalige financiële ondersteuning, dan wel een voorziening in natura;

  • d.

    houder: degene die in de zin van de Wet persoonsregistraties de zeggenschap heeft over de cliëntenregistratie Sociale Zaken;

  • e.

    bewerker: degene die in de zin van de Wet persoonsregistraties de apparatuur onder zich heeft waarmee in opdracht van de houder de cliëntenregistratie Sociale Zaken, waarvan hij zelf niet de houder is, wordt gevoerd;

  • f.

    beheerder: degene die namens de houder de hem door de houder toegemeten dagelijkse verantwoordelijkheid draagt voor de cliëntenregistratie Sociale Zaken of een onderdeel daarvan, welke in gebruik is binnen de onder zijn gezag vallende functionele eenheid binnen de gemeente;

  • g.

    geregistreerde: de natuurlijke persoon over wie in de cliëntenregistratie Sociale Zaken gegevens opgenomen zijn betreffende zijn of haar verstrekkingenrelatie tot de gemeente Zeewolde.

Artikel 2. Aanwijzing houder bewerker en beheerder

  • 1. Houder van de cliëntenregistratie Sociale Zaken is de gemeente Zeewolde, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en wethouders.

  • 2. Bewerker van de cliëntenregistratie Sociale Zaken is voor het gedeelte van de cliëntenregistratie Sociale Zaken dat gebruikt wordt door de administratieve beambten als bedoeld in artikel 12, onder c. voor de in artikel 3 van de overeenkomst tussen Zeewolde en Gak-diensten bedoelde werkzaamheden: de tot de Gak Groep N.V. behorende rechtspersoon Gak Diensten gevestigd te Amsterdam.

  • 3. Tot beheerder is door de houder aangewezen:

    • -

      het hoofd van de sector Basisvoorzieningen van de gemeente Zeewolde voor het gebruik van de cliëntenregistratie Sociale Zaken binnen de genoemde sector en op de locaties waar degenen werkzaam zijn die blijkens de bijlage "Uitbesteding van werkzaamheden" als bedoeld in artikel 5, tweede lid, door de houder zijn ingeschakeld bij de taak van uitvoering van wetten houdende een regeling van een sociale voorziening;

    • -

      het hoofd van de afdeling Financiën voor het gebruik van de cliëntenregistratie Sociale Zaken binnen die afdeling.

Artikel 3. Doel cliëntenregistratie Sociale Zaken

Doel van de cliëntenregistratie Sociale Zaken is:

  • a.

    te kunnen beschikken over de gegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van wetten houdende een regeling van een sociale voorziening jegens de aanvragers van een sociale voorziening of verstrekkingsgerechtigden;

  • b.

    te kunnen beschikken over gegevens noodzakelijk voor de uitoefening van de houder toekomende verhaalsrechten in het kader van de uitvoering van wetten houdende een regeling van een sociale voorziening;

  • c.

    gegevens te verschaffen voor het voeren van beleid en beheer in het kader van de uitvoering van de onder a en b omschreven taken.

Artikel 4. Verbanden tussen de cliëntenregistratie Sociale Zaken en andere registraties

De cliëntenregistratie Sociale Zaken heeft verbanden met de Gemeentelijke Basisadministratie van de gemeente Zeewolde en met de Gemeenschappelijke Verwijsindex Sociale Zekerheid (GVI), gehouden door het Landelijk instituut sociale verzekeringen.

Artikel 5. Afbakening verantwoordelijkheden

  • 1. De houder is verantwoordelijk voor inhoud, werking en gebruik van de cliëntenregistratie Sociale Zaken overeenkomstig haar doel alsmede voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.

  • 2. Indien de houder instellingen of personen buiten de eigen organisatie inschakelt bij de taak van de uitvoering van de wetten houdende een regeling van een sociale voorziening, wordt in de bijlage "Uitbesteding van werkzaamheden" bij dit reglement aangegeven welke derden zijn ingeschakeld en welke bevoegdheden op het punt van toegang tot en gebruik van gegevens uit de cliëntenregistratie Sociale Zaken, als geregeld in artikel 12, 13 en 14, hen daarbij zijn toegekend.

  • 3. Personen buiten de organisatie van de houder die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van wetten houdende een regeling van een sociale voorziening zijn op gelijke voet als personen in dienst van de houder bij de uitoefening van hun taak geheimhouding verschuldigd met betrekking tot hetgeen zij over de persoon of zaken van een ander vernemen; dit betreft zowel de ongeschreven informatie als de gegevens welke zijn vastgelegd in de cliëntenregistratie Sociale Zaken.

  • 4. De houder draagt er zorg voor dat personen bedoeld in het derde lid op de hoogte gebracht worden van de regels van dit reglement en van hun verplichting tot geheimhouding en tot naleving van de regels van dit reglement en de daarbij geldende werkafspraken.

  • 5. De bewerker is verantwoordelijk voor een tijdige, technisch deugdelijke en volledige verwerking van de gegevens in de geautomatiseerde onderdelen van de cliëntenregistratie Sociale Zaken welke voldoet aan de afgesproken voorwaarden en voor een optimale toegankelijkheid van de gegevens voor instellingen of personen als bedoeld in het tweede lid.

  • 6. De houder treft maatregelen ter beveiliging van de tot de cliëntenregistratie Sociale Zaken behorende gegevens, zowel in opgeslagen toestand als tijdens vervoer en transmissie. Deze maatregelen houdende tenminste in voorzieningen tegen:

    • a.

      beschadiging of verloren gaan van de gegevens als gevolg van brand of calamiteiten dan wel als gevolg van kwaadwillige handelingen of onachtzaamheid van derden of eigen medewerkers;

    • b.

      onbevoegde wijziging van gegevens;

    • c.

      ontvreemding van gegevens;

    • d.

      kennisneming van gegevens door onbevoegden.

  • 7. De houder draagt er zorg voor dat in de overeenkomst met de bewerker bepalingen worden opgenomen op grond waarvan de bewerker waarborgt dat eenzelfde bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van gegevens van de geregistreerden geldt als welke in dit reglement wordt beoogd.

Artikel 6. Op te nemen gegevens

In de cliëntenregistratie Sociale Zaken worden opgenomen de gegevens, met bijbehorende aanvraagformulieren, rapporten, adviezen en andere administratieve stukken en correspondentie, noodzakelijk voor het uitvoeren van de wetten houdende de regeling van sociale voorzieningen, alsmede de gegevens die dienen voor het voeren van beleid en beheer in het kader van de uitvoering van de sociale voorzieningen. De volgende categorieën gegevens kunnen omtrent de geregistreerde in de cliëntenregistratie Sociale Zaken opgenomen zijn:

  • a.

    persoonsidentificerende gegevens met betrekking tot de geregistreerde zoals: sociaal-fiscaal nummer, geslacht, voornamen en familienaam, voorvoegsels, geboortedatum, geboorteplaats, adres en woonplaats, verblijfadres, nationaliteit, burgerlijke status, datum overlijden;

  • b.

    gegevens betreffende de financiële situatie van de geregistreerde, waaronder inkomen uit arbeid, vermogen, subsidies of studiebeurzen, alsmede gegevens betreffende de vermogenspositie;

  • c.

    gegevens betreffende de leefvorm en woonsituatie, waaronder persoonsidentificerende gegevens en financiële gegevens met betrekking tot gezinsleden van geregistreerde of personen met wie geregistreerde een woning deelt;

  • d.

    gegevens ten behoeve van de inhouding van premies en loonbelasting;

  • e.

    medische en psychologische gegevens;

  • f.

    gegevens betreffende arbeidsverleden en huidige situatie op de arbeidsmarkt, waaronder: gegevens over vroegere en actuele dienstverbanden, ontslaggegevens, gegevens over arbeid als zelfstandige of als vrijwilliger, opleidingsgegevens, en adviezen met betrekking tot inpassing in arbeid;

  • g.

    alle gegevens met betrekking tot de toekenning, afwijzing, berekening, betaling, schorsing, opschorting of terugvordering van een verstrekking;

  • h.

    gegevens voortvloeiend uit controle en opsporing;

  • i.

    gegevens met betrekking tot de ziektekostenverzekering;

  • j.

    gegevens met betrekking tot op derden uitgeoefend verhaal of onder derden dan wel onder geregistreerde gelegd beslag;

  • k.

    gegevens met betrekking tot een jegens een aanvrager van een sociale voorziening of een verstrekkingsgerechtigde gevoerde gerechtelijke procedure.

Artikel 7. Gevoelige gegevens

  • 1. Gegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksualiteit of intiem levensgedrag, alsmede gegevens van medische, psychologische, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke aard worden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken niet opgenomen dan voor zover hierna bepaald.

  • 2. Onder gegevens betreffende iemands ras wordt verstaan: huidskleur, nationaliteit, afkomst, nationale of etnische afstamming, geboorteplaats, geboorteplaats van de ouders en elk ander gegeven waaruit informatie betreffende het ras kan worden afgeleid.

  • 3. Onder gegevens van strafrechtelijke aard worden begrepen gegevens die strafrechtelijk relevant zijn, waaronder verdenkingen welke nog niet als redelijk vermoeden van schuld van een strafbaar feit kunnen worden aangemerkt, en gegevens betreffende strafvorderlijke maatregelen.

Artikel 8. Voorwaarden voor opname van gegevens met betrekking tot ras

Gegevens betreffende iemands ras worden met het oog op de identificatie van de geregistreerde persoon slechts in de cliëntenregistratie Sociale Zaken opgenomen indien en voor zover dit met het oog op dit doel onvermijdelijk is.

Artikel 9. Voorwaarden opname gevoelige gegevens i.h.a.

Onverminderd het bepaalde in artikel 8 worden de in artikel 9 genoemde gegevens slechts in de cliëntenregistratie Sociale Zaken opgenomen indien en voor zover:

  • -

    dit noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke of een bij wet opgelegde verplichting, of

  • -

    dit noodzakelijk is met het oog op een door de betrokkene gevraagde rechtmatige beslissing of verstrekking, of

  • -

    dit geschiedt met schriftelijke toestemming van de betrokkene en noodzakelijk is voor het doel van de registratie, of

  • -

    dit noodzakelijk is met het oog op een gewichtig belang van de geregistreerde tenzij deze hiertegen schriftelijk bezwaar heeft gemaakt, of

  • -

    dit noodzakelijk is met het oog op gewichtige belangen van de houder en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 10. Herkomst van de gegevens

De in de Cliëntenregistratie Sociale Zaken opgenomen gegevens worden verkregen van de geregistreerde, diens partner, van derden, of uit eigen onderzoek.

Tot die derden kunnen behoren:

  • -

    de (ex)werkgever of (ex)opdrachtgever van werk aan de geregistreerde,

  • -

    andere gemeentelijke sociale diensten,

  • -

    de uitvoeringsinstellingen sociale verzekeringen,

  • -

    het Landelijk instituut sociale verzekeringen,

  • -

    de Sociale verzekeringsbank,

  • -

    de Ziekenfondsraad en zorgverzekeraars, de Rijksbelastingdienst,

  • -

    de Arbeidsvoorzieningsorganisatie,

  • -

    het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds,

  • -

    bedrijfspensioenfondsen en ondernemingspensioenfondsen,

  • -

    risicofondsen en VUT-stichtingen,

  • -

    de griffiers van colleges geheel of ten dele met rechtspraak belast,

  • -

    de Informatie Beheer Groep,

  • -

    woningbouwverenigingen en andere instanties en personen die woonruimte verhuren,

  • -

    de Administratie Individuele Huursubsidie,

  • -

    het ministerie van Justitie waar het betreft informatie met betrekking tot detentie,

  • -

    het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij waar het betreft informatie omtrent de productiebeperkende maatregelen voor het bedrijf van de ondernemer in de agrarische sector,

  • -

    instanties die in het kader van de openbare nutsvoorziening energie en water leveren, de vreemdelingendienst, de Kamers van Koophandel.

Artikel 11. Bevaartermijnen en vernietiging

  • 1. Wanneer met een geregistreerde geen verstrekkingenrelaties meer lopen, worden de gegevens nog vijf jaren vanaf het jaar van beëindiging van de laatste verstrekkingenrelatie in de Cliëntenregistratie Sociale Zaken bewaard.

  • 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid worden medische en psychologische gegevens tot vijf jaar na de beëindiging van de inschrijving in de gemeente of na het jaar van eerder overlijden van de geregistreerde bewaard.

  • 3. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid worden collectieve maandelijkse overzichten van vastgestelde en betaalde verstrekkingen bewaard tot tien jaar na het jaar van vervaardiging ervan.

  • 4. Vernietiging van de in het eerste, tweede en derde lid genoemde gegevens vindt plaats, rekening houdend met de organisatorische en technische mogelijkheden, zo spoedig mogelijk na het verstrijken van de in die leden genoemde termijn, tenzij in redelijkheid kan worden aangenomen dat de gegevens hun belang nog niet verloren hebben.

Artikel 12. Directe toegang tot gegevens

Direct toegang tot de gegevens in de cliëntenregistratie Sociale Zaken hebben:

  • a.

    ter raadpleging en ter bewerking, de bijstandsconsulent in verband met het beoordelen van gedane aanvragen om verstrekkingen bij de gemeente Zeewolde op het punt van recht, vorm of hoogte van de verstrekking, periode van de verstrekking en betaling van de verstrekking, en in verband met de toepassing van regels met betrekking tot toegekende verstrekkingen in ruime zin;

  • b.

    ter raadpleging, de toetser in verband met de door hem te verrichten beoordeling op juistheid van de door de bijstandsconsulent verrichte werkzaamheden en uitgebrachte adviezen;

  • c.

    ter raadpleging, en het geautomatiseerde gedeelte van de cliëntenregistratie Sociale Zaken ter mutatie, de administratieve beambten;

  • d.

    voorzover het betreft het geautomatiseerde betalingssysteem van de cliëntenregistratie Sociale Zaken en de met betrekking tot de gedane betalingen op papier vastgelegde gegevens, ter raadpleging en ter bewerking, personen werkzaam bij de afdeling Financiën van de gemeente Zeewolde.

Artikel 13. Interne gegevensverstrekking

  • 1. Personen werkzaam in dienst van of in opdracht van de houder die in verband met hun taak directe toegang hebben tot de gegevens in de cliëntenregistratie Sociale Zaken verstrekken op verzoek, indien zij daartoe binnen hun functie gerechtigd zijn, gegevens aan andere personen werkzaam in dienst of in opdracht van de houder, indien en voorzover zij deze gegevens behoeven in verband met de vaststelling van aanspraken of verplichtingen jegens geregistreerden, voor het voeren van bestuursrechtelijke, civiele, tuchtrechtelijke, straf- en andere beroepsprocedures, alsmede voor verhaalsprocedures, waaronder begrepen de beoordeling van de mogelijkheden daartoe, voor statistisch of beleidsonderzoek, dan wel voor beheers of controledoeleinden.

  • 2. De medische en psychologische gegevens van de cliëntenregistratie Sociale Zaken worden slechts aan andere voor of in dienst van de houder werkzame personen dan de in artikel 12p sub a., b. en c. genoemde personen verstrekt, indien en voorzover noodzakelijk voor een zorgvuldige besluitvorming inzake de vaststelling van aanspraken of verplichtingen van of jegens geregistreerden, het voeren van bestuursrechtelijke, civiele, tuchtrechtelijke, straf- en andere beroepsprocedures, alsmede verhaalsprocedures, waaronder mede begrepen de beoordeling van de mogelijkheden daartoe.

Artikel 14. Derdenverstrekking

  • 1. Onder gegevensverstrekking aan derden wordt verstaan iedere vorm van ter beschikkingstelling van gegevens op persoonsniveau uit de cliëntenregistratie Sociale Zaken aan een persoon of instelling buiten de organisatie van de houder, met uitzondering van de geregistreerde en de bewerker, ongeacht of van de gegevens door die derde feitelijk wordt kennisgenomen.

  • 2. Op personen in dienst van of werkzaam in opdracht van de houder rust de verplichting tot geheimhouding van de in de cliëntenregistratie Sociale Zaken aanwezige persoonsgegevens, tenzij:

    • 1e

      . de gegevensverstrekking voor een goede uitvoering van de taak van de houder op het terrein van de sociale voorzieningen noodzakelijk kan worden geacht;

    • 2e

      een wettelijk voorschrift tot de verstrekking van de gegevens verplicht;

    • 3e

      de geregistreerde schriftelijk toestemming heeft gegeven voor het verstrekken van hem of haar betreffende gegevens aan de betrokken derde;

    • 4e

      op grond van een wet houdende een regeling van een sociale voorziening verstrekking van gegevens onder de daar aangegeven voorwaarden aan de daar genoemde derden is toegestaan.

  • 3. Op grond van het bepaalde in de Algemene bijstandswet, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen zijn met betrekking tot de voor de uitvoering van die wetten verzamelde gegevens in de volgende gevallen en onder de in dit artikel genoemde volgende voorwaarden of beperkingen, toegestaan:

    • 1e

      desgevraagd, de verstrekking van gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de in de gegevensverstrekking betrokkenen daardoor niet onevenredig wordt geschaad;

    • 2e

      verplicht, verstrekking aan een uitvoeringsorgaan sociale verzekeringswetten of aan een overheidsorgaan voorzover dit is belast met het verrichten van uitkeringen, het doen van verstrekkingen dan wel het heffen van bijdragen, gegevens betreffende een bij de uitvoering van de in de aanhef van dit artikellid genoemde wetten gerezen vermoeden dat een misdrijf is gepleegd ten nadele van bedoelde organen;

    • 3e

      verstrekking van gegevens aan de in de Organisatiewet sociale verzekeringen bedoelde uitvoeringsinstellingen, het College van toezicht sociale verzekeringen en het Landelijk instituut sociale verzekeringen voor de uitvoering van de aan deze instellingen en personen opgedragen uitvoering van wettelijke regelingen;

    • 4e

      verstrekking van gegevens aan de Rijksbelastingdienst voor de heffing of invordering van enige rijksbelasting of premies volksverzekeringen;

    • 5e

      verstrekking van gegevens aan andere gemeenten voor de uitvoering van de Algemene bijstandswet, de Wet werkloosheidsvoorziening, de Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen;

    • 6e

      verstrekking van gegevens aan de Sociale verzekeringsbank, voor de uitvoering van de Algemene Ouderdomswet, de Algemene Weduwen- en Wezenwet en de Algemene Kinderbijslagwet;

    • 7e

      de Ziekenfondsraad en de ziekenfondsen voor de uitvoering van de Ziekenfondswet en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten.

  • 4. In de gevallen genoemd in lid 3 onder ten derde t/m ten zevende worden de gegevens desgevraagd verplicht verstrekt, of kunnen de gegevens uit eigen beweging worden verstrekt, tenzij de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen daardoor onevenredig wordt geschaad.

  • 5. Voor de in lid 3 onder ten derde t/m ten zevende bedoelde verstrekkingen worden geen kosten in rekening gebracht.

  • 6. Indien hiervoor een wettelijke grond aanwezig is wordt bij de verstrekking van gegevens aan derden gebruik gemaakt van het sociaal-fiscaal nummer.

  • 7. Bij gegevensverstrekking aan derden dient degene die zorg draagt voor de verstrekking, alvorens tot verstrekking over te gaan, na te gaan of degene aan wie de gegevens worden verstrekt redelijkerwijs bevoegd is te achten die gegevens te verkrijgen.

Artikel 15. Protocolplicht

  • 1. De houder is verplicht aan te tekenen of te doen aantekenen welke gegevens uit de cliëntenregistratie Sociale Zaken aan welke derden zijn verstrekt.

  • 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid hoeft geen aantekening te worden gemaakt indien het gaat om in het kader van de gevalsbehandeling gebruikelijke verstrekkingen van gegevens, tenzij moet worden aangenomen dat het belang van de geregistreerde door het achterwege laten van de aantekening onevenredig zou worden geschaad.

  • 3. Aantekeningen betreffende gegevensverstrekkingen aan derden worden tenminste één jaar bewaard.

Artikel 16. Inzagerecht

  • 1. Een ieder heeft, met in achtneming van het bepaalde in artikel 19, jegens de houder het recht te vernemen of gegevens omtrent hem of haar in de cliëntenregistratie Sociale Zaken zijn opgenomen en zo ja, welke gegevens dat zijn en welke hun herkomst is.

  • 2. Het recht op inzage omvat niet voorlopige aantekeningen, voordat deze in de stukken zijn verwerkt.

  • 3. De houder kan inzage in de gegevens aan de geregistreerde weigeren voorzover dit noodzakelijk is in het belang van:

    • a.

      de veiligheid van de staat;

    • b.

      de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

    • c.

      economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

    • d.

      inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;

    • e.

      gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.

  • 4. Inzage van gegevens in de Cliëntenregistratie Sociale Zaken wordt binnen 4 weken te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek verleend door de houder in de regel op de hieronder aangegeven wijze:

    - inzage in de dossiergedeelten van de cliëntenregistratie Sociale Zaken door middel van fysieke inzage in het dossier;

    - inzage in de overige onderdelen van de cliëntenregistratie Sociale Zaken als regel door het verstrekken van een afdruk van de gegevens. Van dossierstukken worden desgewenst afschriften verstrekt.

  • 5. Van een weigering tot inzage, geheel of gedeeltelijk, als bedoeld in het derde lid stelt de houder de verzoeker schriftelijk binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek tot inzage op de hoogte onder opgaaf van de van toepassing zijnde grond.

Artikel 17. Correctierecht

  • 1. De geregistreerde heeft het recht, met in achtneming van het bepaalde in het tweede lid en van het bepaalde in artikel 19, een schriftelijk verzoek tot correctie van gegevens in te dienen bij de houder indien geregistreerde meent dat gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de cliëntenregistratie Sociale Zaken onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de cliëntenregistratie Sociale Zaken voorkomen.

  • 2. Correctie kan bestaan uit het aanvullen, verwijderen of verbeteren van gegevens. Het in het eerste lid bedoelde verzoek behelst de verlangde aan te brengen wijzigingen.

  • 3. De houder deelt aan de verzoeker binnen acht weken na ontvangst van het verzoek om correctie schriftelijk mede of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering om aan het verzoek te voldoen is met redenen omkleed.

  • 4. De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

  • 5. Is aan een verzoek als bedoeld in de vorige leden van dit artikel voldaan, dan is de houder verplicht om aan degenen aan wie hij naar zijn weten in het jaar voorafgaande aan het verzoek en in de sinds dat verzoek verstreken periode de betrokken gegevens heeft verstrekt, mededeling te doen van de verbetering, aanvulling of verwijdering. De houder doet aan de verzoeker opgaaf van degene aan wie hij de mededeling heeft gedaan. Toepassing van dit artikellid blijft achterwege indien de verzoeker te kennen heeft gegeven geen prijs te stellen op het doorgeven van correcties als bedoeld in dit lid.

Artikel 18. Inzage in gegevensverstrekking aan derden

  • 1. De geregistreerde heeft het recht, door indiening van een daartoe strekkend schriftelijk verzoek, met in achtneming van het bepaalde in artikel 19, van de houder te vernemen of hem of haar betreffende gegevens uit de cliëntenregistratie Sociale Zaken in het jaar voorafgaande aan het verzoek zijn verstrekt aan derden en zo ja, welke gegevens dit zijn en aan welke derden zij zijn verstrekt.

  • 2. De houder kan weigeren aan het in het eerste lid bedoelde verzoek te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

    • a.

      de veiligheid van de staat;

    • b.

      de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

    • c.

      economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

    • d.

      inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;

    • e.

      gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.

  • 3. De houder beantwoordt het in het eerste lid bedoelde verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk. Indien, in aanmerking genomen het bepaalde in artikel 15, tweede lid, de vastlegging van de gegevensverstrekking achterwege is gebleven, kan de houder volstaan met een in algemene termen vervatte mededeling betreffende de aard van de verstrekte gegevens en degenen aan wie deze zijn verstrekt.

  • 4. Van een weigering tot voldoening aan het verzoek, geheel of gedeeltelijk, als bedoeld in het tweede lid, stelt de houder de verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk op de hoogte onder opgave van de van toepassing zijnde grond.

Artikel 19. Voorschriften bij indienen van en behandeling van verzoeken

  • 1. Bij de uitoefening van de rechten voortvloeiend uit dit reglement of uit de van toepassing zijnde wettelijke regelingen wordt met betrekking tot degene ten aanzien van wie het recht wordt uitgeoefend, opgave gedaan van: het sociaal-fiscaal nummer, de volledige voor- en achternaam, de geboortedatum, het adres en telefoonnummer en, indien van toepassing het verblijfadres en telefoonnummer, en wordt de cliëntenregistratie Sociale Zaken vermeld als de registratie in verband waarmee het verzoek tot uitoefening van een recht gedaan wordt.

  • 2. Voor de uitoefening van rechten voortvloeiend uit dit reglement, of uit de van toepassing zijnde wettelijke regelingen dient de minderjarige die de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt en de onder curatele gestelde zich te laten vertegenwoordigen door zijn wettelijk vertegenwoordiger.

  • 3. De wettelijke vertegenwoordiger dient bij het indienen van verzoeken ter uitoefening van de rechten voortvloeiend uit dit reglement of uit de van toepassing zijnde wettelijke regelingen naast de kopie van een zijn eigen persoon betreffend identiteitsbewijs als bedoeld in het zesde lid, een bewijs de wettelijke vertegenwoordiging over te leggen.

  • 4. Voor de uitoefening van de rechten voortvloeiend uit dit reglement of uit de van toepassing zijnde wettelijke regelingen kan men zich doen vertegenwoordigen door een gemachtigde.

  • 5. De gemachtigde dient bij het indienen van verzoeken tot uitoefening van rechten voortvloeiend uit dit reglement of uit de van toepassing zijnde wettelijke regelingen naast de kopie van een zijn eigen persoon betreffend identiteitsbewijs als bedoeld in het zesde lid, een schriftelijke volmacht over te leggen.

  • 6. Van een ieder die in verband met de uitoefening van rechten voortvloeiend uit dit reglement of uit de van toepassing zijnde wettelijke regelingen optreedt voor zichzelf of namens een ander, wordt bij directe persoonlijke contacten het tonen van een hem- of haarzelf betreffend geldig identiteitsdocument verlangd en bij schriftelijke contacten het bijsluiten van een kopie van een hem- of haarzelf betreffend geldig identiteitsdocument. Als identiteitsdocument wordt toegelaten een geldig Nederlands rijbewijs of een geldig document aangewezen in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht.

Artikel 20. Kopie correspondentie naar vertegenwoordigde

Van de aan een wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde verzonden correspondentie in verband met de uitoefening van rechten voortvloeiend uit dit reglement of uit van toepassing zijnde wettelijke regelingen wordt tevens een kopie gezonden aan degene die vertegenwoordigd wordt.

Artikel 21. Klachtenbehandeling

  • 1. Een ieder kan, in geval de houder, bewerker, of een instelling of persoon welke in opdracht van de houder of bewerker werkzaam is, jegens hem of haar een verplichting uit dit reglement niet nakomt dan wel anderszins jegens hem of haar onzorgvuldig handelt met betrekking tot de in de cliëntenregistratie Sociale Zaken opgeslagen gegevens, zich met een klacht wenden tot de houder.

  • 2. De in het vorige lid bedoelde klacht dient te worden gezonden aan: gemeente Zeewolder, t.a.v. hoofd van de sector Basisvoorzieningen, Raadhuisplein 1, 3891 ER Zeewolde, onder vermelding van "klacht".

  • 3. De in het eerste lid bedoelde klacht wordt afgehandeld overeenkomstig de klachtenprocedure van de houder.

Artikel 22. Bekendmaking reglement

  • 1. Dit reglement ligt voor een ieder ter inzage

    • -

      bij de houder: gemeente Zeewolde, Raadhuisplein 1, 3891 ER Zeewolde;

    • -

      bij de bewerker: Gak Diensten, Uilenstede 473, 1183 AV Amstelveen;

    • -

      op de locatie waar ingevolge de Bijlage "Uitbesteding van werkzaamheden" op grond van artikel 5, tweede lid, derden ten behoeve van de houder werkzaam zijn en toegang hebben tot de cliëntenregistratie Sociale Zaken.

  • 2. De houder draagt er zorg voor dat aan het feit van de terinzagelegging voldoende bekendheid wordt gegeven en wel aldus dat bij deze bekendmaking de aard van de cliëntenregistratie Sociale Zaken, de datum van vaststelling van het reglement, de naam, het adres en de vestigingsplaats van de houder alsmede de plaatsen waar dit reglement ter inzage ligt, wordt vermeld.

  • 3. De houder doet van het feit van de terinzagelegging en de aard van de cliëntenregistratie Sociale Zaken schriftelijk mededeling aan de Registratiekamer onder opgave van haar naam, adres en vestigingsplaats.

  • 4. Op verzoek wordt tegen vergoeding van de kostprijs een afschrift van dit reglement met bijbehorende toelichting verstrekt.

Artikel 23. Datum inwerkingtreding

Dit reglement wordt geacht in werking te zijn getreden op 1 maart 1997.

Artikel 24. Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als: "Privacyreglement cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde".

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde op 16 september 1997.
de secretaris, de burgemeester,
Nomen G.H. Faber

Bijlage

Bijlage bij artikel 5, lid 2 van het Reglement ter bescherming van de persoon­lijke levenssfeer van geregistreerden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken van de gemeente Zeewolde

Uitbesteding werkzaamheden

Door de gemeente Zeewolde zijn op grond van een schriftelijke overeenkomst met Gak Diensten, gevestigd aan het Bos en Lommerplantsoen 1, 1055 CA Amsterdam en kantoorhoudend te Uilenstede 437, 1183 AV Amstelveen

uitbesteed aan:

administratieve beambten in dienst van Gak Diensten te Amsterdam,

werkzaam te:Apeldoorn, op het Gak kantoor, gevestigd aan de Chr. Geurtsweg 10, 7335 JV Apeldoorn, telefoon 055 - 5779100;

werkzaamheden:

van administratieve aard als bedoeld in artikel 3 van de overeenkomst gesloten tussen Zeewolde en Gak Diensten, welke werkzaamheden zijn gespecificeerd in de Bijlagen II bij artikel 3 van de overeenkomst.

Bevoegdheden

Hierbij zijn de werknemers van Gak Diensten de bevoegdheden toegekend van artikel 12, sub c, artikel 13, lid 1 en artikel 14 Privacyreglement Sociale Zaken Zeewolde voorzover gebruik van deze bevoegdheden noodzakelijk is voor de uitoefening van de aan hen opgedragen werkzaamheden.

Nota-toelichting

Toelichting op het Privacyreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden in de cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde

Algemeen

Aan overheidsorganen wordt in artikel 19 van de Wet persoonsregistra­ties (WPR) de verplichting opgelegd een privacyreglement op te stellen ten aan­zien van door hen gehouden persoonsregistraties in de zin van artikel 1 van de WPR. Het Privacyreglement cliëntenregistratie Sociale Zaken Zeewolde beoogt ter uitvoering van artikel 19 en 20 van de Wet persoons­registraties een regeling te geven voor alle persoonsgegevens van degenen die een aanvraag om een voorziening hebben gedaan dan wel die een verstrekking krijgen of hebben ontvangen van de gemeente Zeewolde, welke in de genoemde door de gemeente Zeewolde gehouden en systematisch toeganke­lijk gemaakte onderdelen van de cliëntenregistratie Sociale Zaken, zijn opgeslagen. Het reglement geeft regels met betrekking tot het gebruik en de bescherming van de gegevens. Aangegeven wordt wat het doel van de registratie is, welke (soorten) gegevens in verband met dat doel opgeslagen worden, uit welke bronnen zij gewon­nen worden en wanneer de gegevens vernietigd moeten worden. Voorts is geregeld wie directe toegang hebben tot de gegevens en aan wie en in welke gevallen de gegevens intern doorgegeven kunnen worden. Het reglement formuleert voorts een zorgplicht voor de houder voor voldoende beveiliging door middel van verschillende soorten maatregelen. Daarnaast geeft het reglement verschillende rechten aan de geregistreerde en noemt het een aantal plichten van de houder jegens de geregistreerde. Zo heeft de geregistreerde als belangrijkste middel tot controle op de over hem- of haarzelf verzamelde gegevens en de wijze waarop ermee is omgegaan, het inzagerecht en het recht van correctie (de artikelen 16 en 17). De externe gegevensverstrekking (artikel 14) is in het reglement aan een aantal voorwaarden gebonden. De houder heeft de plicht bij te houden aan wie welke gegevens zijn verstrekt en dient desgevraagd aan de geregistreerde inzicht te verschaffen in de verstrekking van hem of haar betreffende gegevens welke in het jaar voorafgaande aan zijn verzoek heeft plaatsgevonden (protocolplicht: artikel 15 en inzagerecht in gegevens­verstrekkin­gen aan derden: artikel 18). Klachten met betrekking tot de privacybescher­ming zullen binnen de gemeente Zeewolde volgens de regels van de klachten­procedure van de gemeente Zeewolde, op de voor het geval meest adequate wijze worden onderzocht. De geregistreerde heeft voorts op grond van de WPR de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar bij de (op grond van de WPR ingestelde) Registra­tiekamer of de civiele rechter. Daarnaast staat voor hem of haar ook de weg open van een actie uit onrechtmatige daad bij de civiele rechter. Het reglement ligt ter inzage op de sector Basisvoorzienin­gen van de gemeente Zeewolde. Op verzoek wordt tegen betaling van de kostprijs een exem­plaar verstrekt (artikel 22).

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Onder de cliëntenregistratie Sociale Zaken wordt het geheel van op meerdere natuurlijke personen herleidbare gegevens gevat, die systema­tisch zijn opge­slagen in het computerbestand of in dossiers, en welke verzameld worden voor de uitvoering van de sociale voorzieningen. Welke wettelijke regelingen daarbij betrokken zijn is eveneens gedefinieerd in dit artikel.Het geautomatiseerde systeem kan verschillende deelfuncties die met elkaar in verbinding staan, vertegenwoordigen: zoals de verstrekkingenregistraties voor de verschillende Sociale Voorzieningenwetten en de betalingsadmini­stratie en de terugvorderings- en verhaalsregistratie e.d.De verschillende functies van het totale systeem zijn afgesteld op de door de gemeente Zeewolde bij de behandeling van de aangevraagde en toege­kende verstrekkingen aangebrachte takenscheiding in de eigen organisatie.Artikel 2In dit artikel wordt aangegeven bij wie bepaalde verantwoordelijkheden ten aanzien van de registratie zijn gelegd.In artikel 1 zijn de verantwoordelijken gedefinieerd, zoals de houder, de beheerder en de bewerker. De verantwoordelijkheden in hun onderlinge verhouding worden met name in artikel 5 nog nader uitgewerkt, voorzover dit voor de privacyreglementering van belang is.Interne instructies van de houder en eventueel met derden gesloten con­tracten kunnen nog nader invulling geven aan de wijze van uitoefening van taken en verantwoordelijkheden en de onderlinge aansprakelijkheidsver­deling. Volgens de regeling van de Wet persoonsregistraties (WPR) is de houder echter de aan te spreken verantwoordelijke terzake van de privacy­bescherming.Artikel 3Krachtens artikel 18 van de WPR mag een overheidsorgaan een registratie slechts aanleggen indien dit noodzakelijk is voor een goede vervulling van de taak van de houder. Bovendien zullen zodanige persoonsregistraties slechts persoonsgegevens bevatten die voor het doel van de registratie noodzake­lijk zijn.In artikel 2 wordt het verband tussen de taak van de houder op het terrein van de uitvoering van wetten houdende een regeling van een sociale voorzie­ning in verband gebracht met de aanleg van de cliëntenregistratie Sociale Zaken. Het beschreven doel van de registratie Sociale Zaken bakent de inhoud van de registratie (zie artikel 6) en de gebruiksmogelijkheden door de houder globaal af. De cliëntenregistratie Sociale Zaken is dienstig bij de aan de sector Basisvoorzieningen van de gemeente Zeewolde opgedragen taak van uit­voering van de Sociale Voorzieningen welke gedefinieerd zijn in artikel 1. De inhoud en opzet van die regelingen is zo dat ook rechten die uit die regelin­gen voortvloeien tot het uitoefenen van financieel verhaal door de gemeente op anderen dan de geregistreerde er onder vallen.Alle gegevens die in verband met de uitoefening van verhaal moeten worden vastgelegd, zitten dus in de cliëntenregistratie Sociale Zaken.Het begrip "beheer" dient ruim te worden opgevat in de zin van: alle organisatorische en bestuurlijke aangelegenheden die verband houden met het functioneren van de sector Basisvoorzieningen en van derden die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de taken op het terrein van de sociale voorzienin­gen. Onder beheer wordt onder meer ook verstaan sturing van het personeel van de sector Basisvoorzieningen waar het betreft de kwaliteit van hun werk.Artikel 4Ingevolge artikel 20 WPR moet worden aangegeven welke verbanden er bestaan tussen de te reglementeren registratie en andere gegevensverza­melingen. Met verband wordt bedoeld een bestendige relatie tussen de inhoud van het ene gegevensbestand en het andere gegevensbestand. In het geval van de cliëntenregistratie Sociale Zaken bestaat er een directe koppeling met de Gemeentelijke Basisadministratie welke op persoons­identificerende gegevens als bedoeld in artikel 6 sub a. een bron van informatie vormt en met de Gemeenschappelijke Verwijsindex ingericht door de in de Organisatiewet sociale verzekeringen bedoelde uitvoeringsinstellingen sociale verzekeringen welke bij het Landelijk instituut sociale verzekerin­gen in beheer is. Bij het Lisv kan door de gemeente langs elektronische weg informatie worden opge­vraagd, namelijk of een geregistreerde ook bekend is of bekend is geweest als verzekerde of uitkeringsgerechtigde bij een uitvoeringsinstelling SV en zo ja bij welke instelling en in welke periode en voor welke wettelijke regeling. Deze informatie kan van belang zijn bij de uitvoering van de wetten houdende een regeling van een sociale voorziening.Artikel 5In deze bepaling wordt de eindverantwoordelijkheid voor het hele reilen en zeilen van de registratie ten behoeve van de uitvoering van de sociale voor­ziening nog eens duidelijk bij de houder gelegd. De houder moet bewaken dat degenen die binnen de organisatie van de gemeente Zeewolde werken met de registratie daar de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij betrachten, de regels van het reglement naleven en dat er ook voldoende fysieke beveiliging van het registratiesysteem is. De houder heeft ook de zorgplicht om, als hij anderen dan tot de gemeente Zeewolde in dienstbetrekking staande personen, inschakelt bij vorenbedoelde taak, die instellin­gen of personen te wijzen op de regels die terzake van het gebruik en de bescherming van de persoonsgegevens gelden en dezen te binden aan het hanteren van voldoende veiligheidsnormen. In een bijlage "Uitbesteding Werkzaamheden" wordt omschreven welke instellingen en personen buiten de organisatie van de gemeente Zeewolde zijn ingeschakeld en welke bevoegdheden deze personen toekomen op het vlak van directe toegang tot de registratie of onderdelen daarvan, het intern (binnen de gemeente Zeewolde) kunnen verstrekken van informatie uit de registratie of het aan derden mogen verstrekken van infor­matie uit de registratie op basis van de regels van het derdenverstrekkingenartikel.Artikel 6Ingevolge de WPR wordt in dit artikel aangegeven welke categorieën van gegevens maximaal in de registratie kunnen worden opgenomen ten aanzien van een geregistreerde. De hier opgesomde noodzakelijke categorieën van gegevens worden bepaald door de inhoud van alle in het definitieartikel genoemde wetten houdende regeling van een sociale voorziening tezamen, waar de registratie dienstig aan is. Als attributen bij een geregistreerde kunnen ook persoonsgegevens van anderen dan de geregistreerde worden opgenomen. De gezinssituatie en samenwoonsituatie zijn immers van groot belang bij de uitkomst van de toepassing van de wetten houdende een regeling van een sociale voorziening voor het recht op of op de hoogte van de verstrekking.Artikel 7 t/m 9Deze artikelen geven regels inzake de opname in een registratie van gevoelige gegevens op grond van artikel 7 van de WPR.De houder heeft derhalve aan de regels van de WPR te toetsen of opname van een gevoelig gegeven in de cliëntenregistratie Sociale Zaken noodzake­lijk is gezien het doel van de registratie.Artikel 10Dit artikel geeft een indruk van de bronnen waaraan gegevens in de cliënten­registratie Sociale Zaken ontleend kunnen worden. De voorbeelden van derden die in dit artikel worden weergegeven zijn ontleend aan de wettelijk geregelde informatieverplichtingen van derden jegens de gemeente bij de uitvoering van de Algemene bijstandswet, de wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers en de wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen. In het algemeen wordt informatie verzameld via bepaalde werkprocessen waarin qua gegevensinhoud voorgestructureerde aanvraag­formulieren en rapporten worden gebruikt. De meeste informatie zal afkomstig zijn van de betrokken geregistreerde zelf.Artikel 11Een van de aspecten van privacybescherming is dat eenmaal verzamelde gegevens niet voor altijd opgeslagen blijven. De WPR regelt dat de gegevens niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk is, gezien het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Wanneer het doel waarvoor gegevens verzameld worden is weggevallen, hoort na verloop van een redelijke termijn tot vernietiging van de gegevens te worden overgegaan.Wat een redelijke termijn is hangt mede af van het belang dat de ge­meente nog heeft bij de gegevens met het oog op latere aanspraken en de kosten die met het verzamelen van nieuwe gegevens gemoeid zijn. Ook voor de geregi­streer­de kan het, om dezelfde redenen, van belang zijn dat de gegevens niet te snel worden vernietigd.In artikel 11 zijn de door de gemeente Zeewolde gehanteerde bewaarter­mijnen weergegeven. Na ommekomst van deze termijnen, die zijn te rekenen in hele kalenderjaren, worden de gegevens, zowel die in het geautomatiseerde gedeelte als in de dossierverzamelingen, rekening houdend met de organisa­torische en technische mogelijkheden van de administratie en de automati­seringsafdeling c.q. bewerker, zo spoedig mogelijk verwijderd. Een redelijke uitleg van de bepaling vergt dat uiterlijk aan het eind van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin de bewaartermijn is verstreken, de gegevens verwijderd zijn.Gegevens met betrekking tot een verstrekkingenrelatie waarvoor de bewaar­termijn verloopt, maar die blijken in verband met de aanvraag van een nieuwe verstrekking van belang te zijn of die in het kader van een gerechte­lijke procedure van belang zijn, kunnen aan de dossiers van die nieuwe aan­vraag of verstrekking worden toegevoegd. Zij volgen dan de bewaartermijnen die voor de gegevens gelden in de dossiers waaraan zij zijn toegevoegd.Ook anderszins kunnen gegevens waarvan de gemeente blijkt dat ondanks het verstrijken van de bewaartermijn van een belang tot het bewaren van die gegevens is gebleken, die gegevens nog buiten de vernietiging houden.Artikel 12Onder directe toegang wordt verstaan: het zonder tussenkomst van een ander kunnen raadplegen en eventueel bewerken van de gegevens welke behoren tot de cliëntenregistratie Sociale Zaken. De bijstandsconsulent die belast is met het verzamelen van gegevens voor de beoordeling van een aanvraag om een verstrekking en de verdere behan­deling van een eenmaal toegekende verstrekking, is degene die in deze de meest uitgebreide rechten heeft: namelijk zowel het raadplegen als het toevoegen of wijzi­gen van gegevens in de geautomatiseerde gedeelten van de cliëntenregistratie Sociale Zaken en dossierverzamelingen die de gegevens bevatten voor de uitoefening van die opdracht.Een administratieve kracht die de consulent in het bijhouden van de registratie bijstaat heeft een van de consulent afgeleide bevoegdheid, die niet apart beschreven is.De onder c. beschreven toegang door administratieve beambten heeft te maken met een in het beoordelingsproces door de gemeente extra inge­bouwde controle op volledigheid en correctheid van de voor de beslissing noodzakelijke gegevens in de dossiers en in het geautomatiseerde systeem. Indien mankementen in de gegevensset ontdekt worden hebben deze beambten na aanvulling van de gegevensset door de bijstandsconsulent de bevoegdheid de gegevens in te brengen in het geautomatiseerde gedeelte van de cliëntenregistratie Sociale Zaken. In het algemeen bestaat binnen een organisatie een zekere werkverdeling tussen de verschillende met beoordeling van aanvragen van verstrekkingen belaste beambten. Duidelijk moge zijn dat vervanging van de ene beambte door de andere, bijvoorbeeld in geval van afwezigheid door ziekte of vakantie e.d., niet verhinderd wordt door dit artikel.Artikel 13In dit artikel is de interne gegevensverstrekking geregeld. Niet al het perso­neel van de gemeente Zeewolde dat betrokken is bij de uitvoering van de sociale voorzieningen zal direct toegang hoeven hebben tot de cliëntenre­gistratie Sociale zaken, maar kunnen overigens wel op bepaalde momenten voor de uitoefening van hun eigen specifieke taak gegevens uit de cliënten­registratie Sociale zaken behoeven. Indien zij gegevens behoeven voor de uitvoering van de hen specifiek opgedragen taak, zullen zij de nodige gegevens kunnen ontvangen van personen die wel direct toegang hebben tot de registratie (zie artikel 12).Artikel 14In dit artikel is de gegevensverstrekking aan derden geregeld. Onder derden worden verstaan personen of instellingen buiten de organisatie van de houder, met uitzondering van een persoon die zich wendt tot de houder in de hoedanigheid van geregistreerde of bewerker. Tot de organi­satie van de houder worden mede gerekend personen die zijn ingeschakeld bij de taak door de houder, als bedoeld in artikel 5, lid 2 en aangeduid in de bijlage "Uitbesteding van werkzaam­heden".Het geven van een on-line aansluiting op de cliëntenregistratie Sociale Zaken aan een persoon of instelling buiten de organisatie van de houder, is reeds een verstrekking van alle in de cliëntenregistratie aanwezige gegevens. De vraag of die persoon of instelling ook gebruik heeft gemaakt van die moge­lijkheid, doet daarbij niet ter zake!De bij of voor de gemeente Zeewolde werkzame personen hebben een geheimhoudingsverplichting ten aanzien van alles wat hen bekend wordt over personen of zaken van een ander in het kader van de uitvoering van wetten houdende een regeling inzake een sociale voorziening. Deze geheim­houdingsverplichting omvat geschreven en ongeschreven informatie; in elk geval strekt de geheimhoudingsverplichting zich dus uit tot alle gegevens die zijn vastgelegd in de cliëntenregistratie Sociale Zaken. De geheimhoudings­verplichting is niet absoluut. In verband met haar taak en met samenwerking met andere organen bijvoorbeeld die een publiek­rechtelijke taak uitoefenen, is uitwisseling door de gemeente van informatie soms gewenst of nood­zakelijk. Een stelsel van regels voorziet in de toegestane of noodzakelijke doorbreking van die geheimhoudings­verplichting.Daarnaast is door de toestemming van de geregistreerde tot het verstrekken van gegevens, welke toestemming dan wel schriftelijk moet worden gegeven en duidelijk qua inhoud moet zijn, het geheim ook opgeheven. Met schrifte­lijke toestemming van de geregistreerde mag de houder gegevens aan derden verstrekken, hij is het niet verplicht.In de leden 2 t/m 7 worden de gronden en de voorwaarden voor toegestane of verplichte gegevensverstrekkingen opgesomd waar de gemeente in het kader van de uitvoering van wetten houdende een sociale voorziening toe gerech­tigd is. Deze regeling is gebaseerd op de specifiek voor gemeentefunctionarissen geldende geheimhoudingsbepalingen welke voorgaan ingevolge artikel 18, lid 3 jo. artikel 11 WPR, op de algemene geheimhou­dingsbepaling voor over­heids­organen ten aanzien van gegevens opgeno­men in persoonsregistraties, neergelegd in artikel 18, lid 3, van de WPR.Aan de arbeidsvoorzieningenorganisatie die niet apart is genoemd in artikel 14, kunnen ook gegevens worden verstrekt. In de "Wet Arbeidsvoor­ziening 1997" is voorzien in een bepaling tot desgevraagd verplichte verstrekking van gegevens of spontane verstrekking van gegevens aan de arbeidsvoorzie­ningenorganisatie voorzover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de in die wet of andere wetten aan de arbeidsvoorzieningen­organisatie opgedragen taken.Verstrekking van gegevens aan de arbeidsvoorzieningenorganisatie kan ook reeds geschieden op grond van artikel 14, lid 2 ten eerste: "als de gegevens­verstrekking door een goede uitvoering van de taak van de houder op het terrein van de sociale voorzieningen noodzakelijk is"; het gaat dan dus om verstrekkingen die gemotiveerd kunnen worden vanuit de eigen taakop­dracht.Het gebruik van het sofi-nummer bij gegevensuitwisseling is wetsgebon­den. Alleen organen die krachtens een voorschrift vastgelegd in een wet in formele zin of een daarop gebaseerde uitvoeringsregeling het sofi-nummer in hun administratie mogen opnemen als attribuut of er hun administratie op mogen of moeten inrichten kunnen in onderlinge contacten het sofi- nummer gebruiken bij gegevensuitwisseling.Artikel 15Artikel 32 van de WPR bepaalt dat de houder ten opzichte van de geregi­streerde de plicht heeft (behoudens enkele uitzonderingen) desgevraagd opgave te doen van de verstrekkingen aan derden die in het jaar vooraf­gaande aan het verzoek hebben plaatsgevonden. Daarbij volstaat een in algemene termen vervatte mede­deling betreffende de aard van de verstrekte gegevens en degenen aan wie deze zijn verstrekt, indien de vastlegging daarvan achterwege is gebleven en de houder redelijkerwijs mocht aanne­men dat de belangen van de geregistreerde daardoor niet onevenredig zouden worden geschaad.De verplichting tot het vastleggen van gegevensverstrekkingen aan derden is in artikel 15 weergegeven.De uitzondering die in de WPR is voorzien dat: verstrekkingen aan derden niet exact vastgelegd hoeven worden, als aannemelijk is dat wanneer dit niet geschiedt, de belangen van de geregistreerde niet onevenredig worden geschaad, is in dit reglement vertaald in de keuze om de in het kader van gevalsbehandeling gebruikelijke verstrekkingen niet apart vast te leggen. (Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan verstrekking van gegevens omtrent inkomsten en ingehouden belasting en premies aan de Rijksbelastingdienst.) Daarbij is er van uitgegaan dat de belangen van de geregistreerde in zijn algemeenheid niet onevenredig worden geschaad door de zo-even bedoelde werkwijze.In het algemeen kan door het vasthouden van kopieën van schriftelijk verstrekte informatie, welke wijze van verstrekken tot de vaste beleidslijn hoort binnen de gemeente Zeewolde, in het dossier gemakkelijk worden nagegaan wanneer welke informatie en waarom verstrekt is aan welke derde.Artikel 16Een verzoek om inzage kan mondeling bij de bijstandsconculent of schrifte­lijk bij de gemeente Zeewolde, sector Basisvoorzieningen, worden ingediend.Bij het indienen van een verzoek om inzage dient men zijn verzoek in te kleden onder opgave van de in artikel 19 vermelde gegevens.Wanneer men zich terzake van de inzage wil laten vertegenwoordigen of moet laten vertegenwoordigen, dient men rekening te houden met de extra eisen die artikel 19 aan het indienen van een verzoek om inzage stelt.Een ieder kan een inzageverzoek doen. Immers het eerste gedeelte van het inzagerecht geformuleerd in artikel 29 WPR houdt in, dat men het recht heeft te vernemen "of gegevens in de registratie zijn opgenomen".Indien men geregistreerd is kan men vervolgens ook verzoeken om een schriftelijke opgave van de in de registratie opgenomen gegevens.Buiten het dossier gehouden op de sector Basisvoorzieningen, is de cliënten­registratie Sociale Zaken veelal geautomatiseerd. Inzage in deze gegevens (bijvoorbeeld een specificatie van een gedane verstrekking) wordt dan ook gegeven door een schermafdruk te verstrekken.Hoewel de WPR het recht geeft op schriftelijke inzage, heeft de gemeente Zeewolde er voor gekozen inzage in dossiers te verlenen via het inzien van dossiers bij de sector Basisvoorzieningen, waarna op verzoek kopieën van stukken aan de geregistreerde zullen worden verstrekt. Enerzijds is dit gedaan omdat het toezenden van complete dossiers met soms bijzonder vertrouwe­lijke gegevens niet de meest privacyveilige manier van het verlenen van inzage is; anderzijds kan een toelichting op de stukken verhelderend zijn voor de geregistreerde; bovendien geeft deze vorm van inzage ook een maximale openheid. De gemeente zal bij fysieke inzage zich van de juiste identiteit van de geregistreerde, zijn wettelijke vertegen­woordiger of zijn gemachtigde overtuigen, opdat gegevens niet in verkeer­de handen terecht komen (zie ook artikel 19).Indien de geregistreerde echter duidelijk weet aan te geven van welke stukken hij een kopie wenst te ontvangen, kan de weg van schriftelijke inzage direct gekozen worden.Ook als de geregistreerde er op staat schriftelijk inzage te krijgen, zal aan dit verzoek voldaan moeten worden. De houder mag in dat geval vanuit een oogpunt van een efficiënte benadering van het verlenen van inzage, vragen stellen omtrent eventuele aan te brengen beperkingen in de omvang van de stukken waar de betrokkene het oog op heeft bij inzage.Niet onder het inzagerecht vallen de losse aantekeningen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een telefoongesprek, kladblaadjes etc., waarvan de inhoud voor zover nodig in de blijvende dossierstukken wordt verwerkt en die vervol­gens worden weggegooid.Niet onder alle omstandigheden zal inzage worden gegeven. Artikel 16 formuleert in het derde lid een aantal uitzonderingen. Bij uitzondering e. is onder meer gedacht aan verhaalsdossiers, waarin zich vertrouwelijke financiële gegevens kunnen bevinden van degene op wie wordt verhaald. De belanghebbende heeft doorgaans geen belang bij inzage in deze gegevens, terwijl de belangen van derden zich tegen inzage kunnen verzetten gezien het vertrouwelijk karakter van de gegevens.Ook kan het belang van de gemeente Zeewolde als partij in een civiele proce­dure zich verzetten tegen inzage.Tijdens de inzage licht de bijstandsconsulent de gegevens toe, indien van de zijde van de geregistreerde daarom wordt gevraagd of de gemeente zelf direct verduidelijking nodig acht. Het laatste kan met name bij medische gege­vens wenselijk zijn.Indien inzage wordt verlangd van medische gegevens, wordt door de bij­standsconsulent contact opgenomen met de opsteller van het rapport en verzocht aan te geven of rechtstreekse kennisneming van het rapport door de geregistreerde naar zijn inschatting hoogstwaarschijnlijk schadelijk zou zijn voor de geestelijke of lichamelijke gezondheid van betrokkene; indien de opsteller van het rapport deze mening zou zijn toegedaan, kan de arts advi­seren dat de inzage via de behandelende arts of via een vertrouwensarts geschiedt. Hetzelfde geldt voor psychologische rapporten.Indien geregistreerde een dergelijke begeleide vorm van inzage niet wenst, is hij gerechtigd zelf in aanwezigheid van de bijstandsconsulent de rapporten in te zien.Artikel 17Voor de correctie van een gegeven dat van een derde afkomstig is, is in principe die derde verantwoordelijk. Voor de correctie van bijvoorbeeld een rapport van een ander uitvoeringsorgaan dat zich in het dossier bevindt zal de belanghebbende dus naar dat andere orgaan moeten worden verwezen. Het is daarbij aan te bevelen dat de ambtenaar van de gemeente Zeewolde zelf even contact legt met de betrokken derde. Indien het gegeven bij de betrok­ken derde is gecorrigeerd, zal dat ook tot correctie leiden in de registratie van de gemeente Zeewolde.In de regeling van het recht op correctie wordt met opzet gesproken over een feitelijke onjuistheid van een gegeven. Indien in de cliëntenregistratie Sociale Zaken een mening (bijvoorbeeld van een door de gemeente geraad­pleegd arts) is weergegeven, hoeft een bezwaar dat een belanghebbende daartegen heeft niet zonder meer tot correctie van die mening leiden, eventueel wel tot toevoeging van het commentaar van de belanghebbende. Ook in geval van blijvende onenigheid over een correctie kan het stand­punt van de geregistreerde over de correctie bij de gegevens gevoegd worden. Indien de weigering tot correctie door de geregistreerde niet aanvaardbaar wordt geacht, kan de geregistreerde zijn geschilpunt op grond van artikel 34 van de YPR voorleggen aan de burger­lijke rechter. Het verzoek­schrift moet worden ingediend binnen acht weken na ontvangst van het antwoord van de gemeente Zeewolde. Indien de gemeente Zeewolde niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen acht weken na afloop van die termijn. Ook kan de geregistreerde de Registratiekamer verzoeken om bemiddeling in het geschil. De Registratiekamer kan een (overigens niet bindend, maar uiteraard wel gewicht in de schaal leggend) advies uitbrengen.Artikel 18In dit artikel is het in artikel 35 van de WPR geformuleerde recht ver­woord: namelijk het recht van geregistreerde kennis te kunnen nemen van de gegevensverstrekkingen aan derden die ten aanzien van hem/haar hebben plaatsgevonden. Dit recht is qua periode afgebakend tot het bieden van een overzicht over één jaar, terug te rekenen vanaf tijdstip waarop het verzoek daartoe door de geregistreerde is gedaan.Het vastleggen van gegevensverstrekkingen is administratief gezien vrijwel onmogelijk indien het gaat om verstrekkingen die op grote schaal plaats­vinden en voorts veelal standaard zijn (de zogenaamde gebruikelijke ver­strekkingen).Zoals hierboven in de toelichting bij artikel 15 reeds werd vermeld, worden gezien het routinematige karakter van deze verstrekkingen de belangen van de geregistreerde naar het oordeel van de houder niet onevenredig geschaad, als in deze gevallen vastlegging achterwege blijft.Wél zal in het antwoord op een verzoek tot inzage in de gegevensverstrek­kingen aan derden, kort worden aangegeven welke derden bij gebruikelijke standaardverstrekkingen betrokken kunnen zijn, in welke frequentie zo'n verstrekking kan voorkomen en welke soort gegevens het dan betreft.Artikel 19In dit artikel is de uitoefening van de rechten zoals die verwoord zijn in de artikelen 16, 17 en 18 van dit reglement, op formele punten uitgewerkt. Maar ook bij andere verzoeken welke jegens de gemeente gedaan worden op het terrein van de privacybescherming en de betrokkenheid daarbij van de cliëntenregistratie Sociale Zaken, kan dit artikel van overeenkomstige toe­passing zijn.Zowel bij een mondeling bij de bijstandsconsulent ingediend verzoek als een schriftelijk tot de gemeente gericht verzoek, dienen ten aanzien van de geregistreerde met betrekking tot wiens gegevens het verzoek wordt gedaan, de zaken opgegeven of vermeld te worden als beschreven in lid 1.De geregistreerde kan zelf het verzoek (ten aanzien van zichzelf) komen doen; het kan ook zijn dat hij zich laat vertegenwoordigen of moet laten vertegen­woordigen. In dat geval zal dus een vertegenwoordiger namens hem/ haar het verzoek indienen.In geval de betrokken geregistreerde zich zelf bij de bijstandsconsulent ter uitoefening van zijn of haar rechten vervoegt, zal hem of haar het tonen van een identiteitsdocument gevraagd worden, ter vaststelling van de identiteit van de persoon die zich vervoegd heeft.Ook een gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger zal zich moeten legiti­meren. Bij schriftelijke contacten dienen zij een kopie van een henzelf betreffend identiteitsbewijs in te sluiten. Bovendien zullen deze personen een bewijs van wettelijke vertegenwoordiging dienen over te leggen dan wel een door de geregistreerde ondertekende machtiging moeten overleggen.Als deugdelijk identiteitsbewijs kunnen worden aangemerkt een paspoort, een identiteitskaart B (Toeristenkaart) en C (Toeristenkaart Benelux), een identiteitskaart Nederlandse Gemeenten en een Nederlands rijbewijs.Artikel 20De gemeente stuurt aan de geregistreerde altijd een kopie van met de wettelijk vertegenwoordiger of gemachtigde gevoerde correspondentie.Artikel 21Klachten over privacybescherming worden behandeld volgens de algemene klachtenprocedure die bij de gemeente Zeewolde is ingericht.Het terzake opgestelde klachtenreglement geeft de regels met betrekking tot de behandeling van klachten door de gemeente.