Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Geldend van 18-02-2022 t/m heden

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

De raad van de gemeente Hellendoorn;

gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 10 juni 2003;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

B e s l u i t:

I. vast te stellen de

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Paragraaf 1

Ambtelijke bijstand

Artikel 1
  • 1. De griffier is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de raad bij de aan het college van burgemeester of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen. Indien deze ambtenaren naar het oordeel van de griffier zonder genoegzame grond weigerachtig zijn de gevraagde inlichtingen te verstrekken, stelt de griffier zich in verbinding met de secretaris. De secretaris draagt er zorg voor dat de inlichtingen binnen redelijke tijd alsnog worden verstrekt.

  • 2. Een raadslid of een burgerlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 3. De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 4. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het tweede lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 5. De bijstand, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2
  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid of burgerlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid of burgerlid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4
  • 1. Indien een raadslid of burgerlid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende bijstand, stelt het raadslid of burgerlid de griffier hiervan op de hoogte. De griffier deelt dit mede aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid of burgerlid.

Paragraaf 2

Fractieondersteuning

Artikel 6
  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Hellendoorn, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 555,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een vast bedrag van € 200,-- per raadszetel.

Artikel 7
  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers toekomen;

    • e.

      opleidingen voor raads- en burgerleden.

Artikel 8
  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt elk kalenderjaar vóór 31 januari verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de bijdrage voor fractieondersteuning verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden naar rato van de in artikel 6, tweede lid genoemde bedragen. In de maand na de verkiezingen wordt de bijdrage voor fractieondersteuning, eveneens naar rato van de in artikel 6, tweede lid, genoemde bedragen, verstrekt voor de overige maanden van dat jaar op basis van de zetelverdeling van de raad.

Artikel 9

Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, vastgestelde bijdrage opnieuw vastgesteld op basis van de nieuwe zetelverdeling en vindt verrekening van de fractievergoeding over het kalenderjaar plaats vanaf de splitsingsdatum.

Artikel 10
  • 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage, toekomend aan een fractie, ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2. De reserve per jaarultimo mag niet groter zijn dan twee maal de bijdrage die de fractie per 31 december van het betreffende kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

Artikel 11

Elke fractie legt vóór 15 februari van enig kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning over het afgelopen kalenderjaar door overlegging van een verslag.

Paragraaf 3

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2003.

II. met ingang van het in artikel 12 genoemde tijdstip in te trekken de Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad (Rb. van 10 oktober 1995, nr. 95.8842).

Ondertekening

De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. In de verordening is het recht op ambtelijke bijstand ook toegekend aan burgerleden. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijke beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Het recht moet daarnaast ook bestaan voor burgerleden. Het recht moet daarnaast ook bestaan voor burgerleden. Waar in deze toelichting over raadsleden wordt gesproken, worden daarmee tevens burgerleden bedoeld.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op het raadsplein.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar, die de bijstand verleent, moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college staan en worden dus niet de griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet 2017 zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raads- of burgerlid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien - naar de mening van het raads- of burgerlid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raads- of burgerlid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Om te verzekeren dat een ambtenaar zich niet door collegeleden onder druk voelt worden gezet om inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raads- of burgerlid is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raads- of burgerlid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. De ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent, blijft wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 7

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en burgerleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd worden geregeld. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Het bijwonen van fractievergaderingen door burgerleden kan worden aangemerkt als fractieondersteuning, zodat aan hen eventueel een financiële bijdrage voor het bijwonen van die vergaderingen kan worden verstrekt. Over de hoogte van de vergoeding en het maximale aantal te vergoeden vergaderingen kunnen eventueel in het presidium afspraken worden gemaakt.

Artikel 8

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 9

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 10

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Dit maximum is beperkt en kan hooguit 200% bedragen van de bijdrage, die de fractie per 31 december van het betreffende kalenderjaar toekomt ingevolge artikel 6 van de verordening. Overschotten die in volgende kalenderjaren ontstaan, worden zo spoedig mogelijk terugbetaald aan de gemeente Hellendoorn.

Artikel 11

Het verslag komt als 'ingekomen brief' op de agenda van de raad en is daarmee dus ook openbaar. Onderdeel van het verslag is een specificatie van de uitgaven die hebben plaatsgevonden. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 12

De verordening zal per 1 juli 2003 in werking treden. Er is voor gekozen geen terugwerkende kracht te verlenen aan artikel 6. Dit betekent dat de fracties in 2003 recht hebben op de helft van de in artikel 6 genoemde bedragen.