Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn

Geldend van 18-02-2022 t/m heden

Intitulé

Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn

De raad van de gemeente Hellendoorn;

gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 10 juni 2003;

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

b e s l u i t:

I. vast te stellen de

Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en van de burgerleden.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de agenda van de raads- en raadspleinvergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier kan de voorzitters van het raadsplein terzijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van het raadsplein.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van het raadsplein.

  • 3. De griffier is verantwoordelijk voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden en burgerleden.

Artikel 5 Ondersteuning presidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

  • 1. De griffier is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de raad en de raadscommissies bij de aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen. Indien deze ambtenaren naar het oordeel van de griffier zonder genoegzame grond weigerachtig zijn de gevraagde inlichtingen te verstrekken, stelt de griffier zich in verbinding met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de inlichtingen binnen redelijke tijd alsnog worden verstrekt.

  • 2. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad en de burgerleden desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Het bepaalde in de artikelen 1 tot en met 5 van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning is van toepassing.

Artikel 8 Organisatie griffie

  • 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3. De plaatsvervangede griffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

Indien de griffier meer dan 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Ondertekening

II. met ingang van het tijdstip waarop de Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn in werking treedt in te trekken zijn besluit van 14 maart 2002, nr. 02.2800 tot vaststelling van de Instructie plaatsvervangend gemeentesecretaris.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. De raadscommissieagenda's worden vastgesteld door de raadscommissies en worden voorbereid door de raadscommissievoorzitters. De ambtelijke voorbereiding en de administratieve ondersteuning gebeurt onder verantwoordelijkheid van de griffier. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijke denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raad- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiesecretarissen en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning van de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel behoren deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.