Procedureregeling Organisatieveranderingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1

  Medewerker: de ambtenaar ingevolge artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO alsmede door het college nader aan te wijzen groepen.

• 2

  Directeur: de algemeen directeur / gemeentesecretaris, de directeur van een hoofdafdeling, het hoofd van de concernstaf dan wel de griffier, afhankelijk van het organisatieonderdeel waar de medewerker werkzaam is.

• 3

  Ondernemingsraad: de ondernemingsraad van de gemeente Zoetermeer.

• 4

  Organisatorische eenheid: een hoofdafdeling (dit is ook de griffie, de concernstaf of de staf gemeentesecretaris), een afdeling of een team.

• 5

  Organisatieverandering: wijziging van opzet en de inrichting van een organisatorische eenheid van de gemeente Zoetermeer. Onderscheid wordt gemaakt in de volgende typen organisatieverandering:

  • a

    Verandering binnen een hoofdafdeling;

  • b

    Verandering tussen hoofdafdelingen;

  • c

    Verandering in hoofdstructuur;

  • d

    Externe veranderingen, zoals het aangaan van een gemeenschappelijke regeling, verzelfstandiging.

• 6

  WOR: Wet op de Ondernemingsraden; hierin zijn onder andere geregeld de rechten en plichten van zowel de bestuurder als de ondernemingsraad bij organisatieverandering.

• 7

  Leidraad bij Procedureregeling Organisatieverandering: toelichting op en verdere uitwerking van de bij een organisatieverandering te nemen stappen.

Artikel 2 Het adviesrecht en instemmingsrecht van de Ondernemingsraad

De ondernemingsraad wordt conform artikel 25 WOR door de bestuurder namens de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit betreffende belangrijke wijzigingen van de organisatie.

De ondernemingsraad krijgt deze gelegenheid in ieder geval wanneer de organisatieverandering:

• a

  Een wijziging in verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreft;

• b

  De onder a. genoemde wijziging resulteert in een andere van toepassing zijnde generieke functiebeschrijving;

• c

  Een verandering van structuur betreft;

• d

  In elk geval waarin de bestuurder dit namens de ondernemer en de ondernemingsraad wenselijk achten.

Uitgangspunten bij een aanvraag om advies dan wel instemming conform artikel 27 WOR zijn:

• a

  Dat de verandering – conform de WOR en jurisprudentie – als belangrijk wordt geduid;

• b

  De aanvraag tijdig is, in die zin dat het advies van de OR van wezenlijke invloed op het te nemen besluit kan zijn;

• c

  De instemming niet een onomkeerbaar besluit betreft.

Het advies of de instemming wordt uitgebracht aan de bestuurder.

Artikel 3 Doelstelling

Organisatieveranderingen verlopen volgens een in overleg met de verantwoordelijk opdrachtgever en de ondernemingsraad vast te leggen proces met als doel centraal overzicht te houden van de organisatieveranderingen en de belangen van de medewerkers te borgen. Hierbij wordt afgesproken wie bij de organisatieverandering worden betrokken en op basis waarvan het besluit wordt genomen.

Artikel 4 Werkwijze

Het proces van organisatieveranderingen kan conform zes fasen worden doorlopen:

• I

  Oriëntatiefase;

• II

  Initiatiefase;

• III

  Uitvoeringsfase (onderzoek en advies)

• IV

  Implementatiefase;

• V

  Afrondingsfase;

• VI

  Evaluatiefase.

Opdrachtgever en de ondernemingsraad bepalen in overleg het te volgen proces en liggen dit schriftelijk vast; dit geldt eveneens voor de in artikel 9 genoemde op te leveren producten.

Artikel 5 Besluitvorming bij organisatieverandering binnen een hoofdafdeling

Bij een organisatieverandering binnen een hoofdafdeling is de betreffende directeur de verantwoordelijk opdrachtgever. De opdrachtgever overlegt met de ondernemingsraad of het voorgenomen besluit conform het gestelde in artikel 2 door de bestuurder ter advisering aan de ondernemingsraad moet worden voorgelegd.In het geval hierover geen overeenstemming wordt bereikt, beslist de bestuurder.

Artikel 6 Besluitvorming bij organisatieveranderingen tussen hoofdafdelingen

Bij een organisatieverandering tussen hoofdafdelingen is de algemeen directeur de verantwoordelijk opdrachtgever. De opdrachtgever overlegt met de ondernemingsraad of het voorgenomen besluit conform het gestelde in artikel 2 door de bestuurder ter advisering aan de ondernemingsraad moet worden voorgelegd.In het geval hierover geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het college.

Artikel 7 Besluitvorming bij organisatieverandering in de hoofdstructuur

Bij een organisatieverandering in de hoofdstructuur is de algemeen directeur de verantwoordelijk opdrachtgever. Het voorgenomen besluit wordt conform artikel 25 WOR door de bestuurder ter advisering aan de ondernemingsraad voorgelegd.

Artikel 8 Besluitvorming bij externe organisatieverandering

Bij een externe organisatieverandering is het college de verantwoordelijk opdrachtgever. Het voorgenomen besluit wordt conform artikel 25 WOR door de bestuurder ter advisering aan de ondernemingsraad voorgelegd en wordt ter zake conform artikel 8:3:1 van de CAR/UWO overleg gevoerd in het Georganiseerd Overleg, onder andere over een op te stellen sociaal plan.

Artikel 9 Op te leveren producten binnen een organisatieverandering

Opdrachtgever en ondernemingsraad bepalen in overleg de op te leveren producten en leggen dit schriftelijk vast; dit geldt eveneens voor het in artikel 4 genoemde te volgen proces. Tenzij andere afspraken worden gemaakt, zijn de volgende producten daarbij maatgevend:

• -

  Projectvoorstel en / of projectmandaat;

• -

  Een project initiatie document;

• -

  Een organisatieplan;

• -

  Een formatieplan;

• -

  Een ontvlechtingplan;

• -

  Een ‘was-wordt-lijst’;

• -

  Een implementatieplan;

• -

  Een afsluitdocument met daarin opgenomen een evaluatieplan;

• -

  Een evaluatierapport.

Artikel 10 Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Procedureregeling Organisatieveranderingen’ en treedt in werking op 15 juni 2010.

Met de invoering van deze regeling vervalt de ‘Procedureregeling Organisatieveranderingen met bijlagen van 1 januari 2006’.