Algemene subsidieverordening Zeewolde 2012

Geldend van 11-04-2012 t/m heden

Intitulé

Algemene subsidieverordening Zeewolde 2012

De raad van de gemeente Zeewolde,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 februari 2012;

Besluit

vast te stellen de Algemene subsidieverordening Zeewolde 2012.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde;

  • b.

    raad: raad van de gemeente Zeewolde;

  • c.

    jaarlijkse subsidie: subsidie die per (kalender)jaar of voor een bepaald aantal (kalender)jaren aan een instelling voor een periode van maximaal vier jaar wordt verstrekt;

  • d.

    eenmalige subsidie: subsidie ten behoeve van bijzondere incidentele projecten of activiteiten die niet behoren tot de reguliere gesubsidieerde bezigheden van de aanvrager en waarvoor het college slechts voor een van tevoren bepaalde tijd subsidie wil verstrekken;

  • e.

    gemeente: de gemeente Zeewolde.

Artikel 2. Reikwijdte van de verordening
  • 1. De raad stelt vast dat subsidie kan worden verstrekt voor de beleidsterreinen die opgenomen zijn in de programmabegroting die jaarlijks wordt opgesteld.

  • 2. De raad stelt binnen deze beleidsterreinen nota’s of deelverordeningen vast waarin kaderstellend de inhoudelijke doelstellingen worden omschreven die met de subsidieverstrekking worden beoogd.

  • 3. Het college kan nadere regels stellen waarin de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van de subsidie per beleidsterrein of per gedeeltelijk beleidsterrein zoals bedoeld in het eerste lid en tweede lid worden omschreven.

  • 4. Het college stelt het beleid aangaande de financieel-technische aspecten van subsidies vast door middel van het Financieel-technisch beleidskader.

Artikel 3. Rechtspersoon
  • 1. Uitsluitend activiteiten georganiseerd door een rechtspersoon komen in aanmerking voor subsidiëring.

  • 2. In bijzondere gevallen kan het college beslissen een subsidie te verlenen ten behoeve van door (een groep van) natuurlijke personen georganiseerde activiteiten.

Artikel 4. Bevoegdheid van het college
  • 1. Het college is bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met inachtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen of het subsidieplafond en - indien de begroting nog niet is vastgesteld, dan wel goedgekeurd - onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

  • 2. Het college is bevoegd om voorwaarden aan de beschikking tot subsidieverlening te verbinden.

Hoofdstuk 2. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

Artikel 5. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

1.Het college kan, al dan niet per beleidsterrein, een subsidieplafond zoals bedoeld in artikel 4:22 Algemene wet bestuursrecht, verder Awb, vaststellen.

2 . Het college stelt - in het geval dat hij gebruik maakt van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheid - zo spoedig mogelijk na vaststelling van de gemeentebegroting door de raad het subsidieplafond voor het desbetreffende beleidsterrein vast dat in het daarop volgende kalenderjaar ten hoogste beschikbaar is voor het verstrekken van subsidie ten behoeve van (clusters van) activiteiten.

  • 3.

    Bij de vaststelling van een subsidieplafond wordt aangegeven op welke wijze het beschikbare bedrag wordt verdeeld.

  • 4.

    Het college kan - met inachtneming van de ingevolge artikel 2 door de raad vastgestelde beleidsterreinen en regels - nadere regels stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag.

  • 5.

    Bij de bekendmaking van het subsidieplafond wordt gewezen op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan voor reeds ingediende aanvragen.

  • 6.

    Een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, wordt verleend onder de voorwaarde dat voldoende middelen op de begroting beschikbaar zullen worden gesteld.

Hoofdstuk 3. Aanvraag van de subsidie

Artikel 6. Aanvraagtermijn
  • 1. Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie dient te worden gedaan voor 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar of de jaren, waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.

  • 2. Een aanvraag voor een eenmalige subsidie die past binnen het gemeentelijk beleid dient tenminste twaalf weken voor de start van de activiteiten te worden ingediend bij het college.

  • 3. Het college kan andere termijnen stellen voor het indienen van een aanvraag voor daarbij aan te wijzen subsidies.

Artikel 7. Bij de aanvraag in te dienen gegevens
  • 1. De aanvraag voor een subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het college met behulp van een door het college vastgesteld aanvraagformulier.

  • 2. Bij een aanvraag om subsidie overlegt de aanvrager de volgende gegevens:

    • a.

      een beschrijving van de activiteiten, waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

    • b.

      de doelstellingen en resultaten die daarmee worden nagestreefd en de wijze waarop de activiteiten aan dat doel bijdragen, in bijzonder ook met betrekking tot de mate waarin de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen en op de door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen;

    • c.

      een begroting en dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;

    • d.

      de stand van de reserves op het moment van de aanvraag;

  • 3. Indien een aanvrager voor de eerste maal een subsidie aanvraagt, voegt hij een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten en indien mogelijk het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar als bijlagen toe aan het aanvraagformulier.

  • 4. Het college kan:

    • a.

      modellen vaststellen voor de gegevens zoals bedoeld in het eerste en tweede lid;

    • b.

      binnen een nader te bepalen termijn overlegging van andere stukken of nadere informatie verlangen, indien het college dat voor de beoordeling van de subsidieaanvraag nodig acht;

    • c.

      ontheffing verlenen van een of meer in het eerste, tweede en derde lid gestelde eisen, indien de naleving daarvan redelijkerwijs niet kan worden verlangd of daarmee geen aanwijsbaar belang is gediend.

Artikel 8. Beslistermijn
  • 1. Het college beslist op een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie uiterlijk op 15 december van het jaar, waarop de aanvraag is ingediend. Het college kan deze termijn onder opgave van redenen verlengen.

  • 2. Het college beslist op een aanvraag om een eenmalige subsidie binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag. Het college kan deze termijn met ten hoogste zes weken verlengen, daarbij rekening houdend met de startdatum van de activiteit.

Hoofdstuk 4. Weigering van de subsidie

Artikel 9. Weigeringgronden

Het college kan - naast de in artikelen 4:25 en 4:35 Awb genoemde weigeringsgronden - een aanvraag voor subsidie weigeren, indien:

  • a.

    de activiteiten van de aanvrager niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen of niet of nauwelijks ten goede komen aan de gemeente of haar ingezetenen;

  • b.

    de activiteiten niet passen binnen het vastgestelde beleid, zoals bedoeld in artikel 2;

  • c.

    de aanvrager ook zonder de subsidieverstrekking over voldoende eigen financiële middelen of financiële middelen van derden beschikt om de kosten van de activiteiten te dekken. Het college stelt hieromtrent nadere regels vast in het Financieel-technisch beleidskader ;

  • d.

    de aanvrager met de uitvoering van de activiteiten beoogt winst te maken;

  • e.

    de aanvraag voor subsidie buiten de in artikel 6 bedoelde termijn is ingediend.

Artikel 10. Wet Bibob

Het college kan voor subsidies binnen door de raad vast te stellen beleidsterreinen of onderdelen daarvan bepalen dat de gevraagde subsidie wordt geweigerd of de verleende subsidie wordt ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob).

Hoofdstuk 5. Verlening van de subsidie

Artikel 11. Verlening van de subsidie
  • 1.

    Bij het besluit tot verlening van de subsidie geeft het college aan op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie plaatsvindt.

  • 2.

    Het college is bevoegd om verplichtingen aan de beschikking tot subsidieverlening te verbinden met betrekking tot het beheer en gebruik van de subsidie.

Artikel 12. Betaling en bevoorschotting

  • 1.

    Indien een beschikking tot subsidievaststelling als bedoeld in artikel 16, eerste lid, onderdeel a wordt gegeven, vindt de betaling van de gehele subsidie in één bedrag plaats.

  • 2.

    Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 16, eerste lid, onderdeel b wordt gegeven, wordt honderd procent bevoorschot.

  • 3.

    Indien besloten wordt tot bevoorschotting van de subsidie, worden in het besluit tot subsidieverlening, de hoogte en de termijnen van de voorschotten bepaald.

Hoofdstuk 6. Verplichtingen van de subsidieontvanger

Artikel 13. Tussentijdse rapportage
  • 1. Bij subsidies, die meer dan € 5.000,- bedragen en voor een langere periode dan één (kalender)jaar verleend worden, kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden kosten en inkomsten.

  • 2. Een tussentijdse verantwoording als bedoeld in het eerste lid wordt niet vaker dan één keer per jaar gevraagd,

Artikel 14. Meldingsplicht

De subsidieontvanger doet onverwijld melding aan het college, zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, niet of niet geheel zullen worden verricht of dat niet of niet geheel aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

Artikel 15. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger
  • 1. De subsidieontvanger verricht de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend.

  • 2. De subsidieontvanger informeert het college zo spoedig mogelijk schriftelijk over:

    • a.

      besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon;

    • b.

      relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

    • c.

      ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;

    • d.

      wijziging van de statuten, voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.

  • 3. De subsidieontvanger behoeft de toestemming van het college voor handelingen als vermeld in artikel 4:71 Awb.

Hoofdstuk 7. Verantwoording en vaststelling van de subsidie

Artikel 16. Verantwoording van subsidies tot € 5.000,-
  • 1. Subsidies tot € 5.000,- worden door het college:

    • a.

      direct vastgesteld of;

    • b.

      ambtshalve vastgesteld binnen 13 weken, nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

  • 2. Bij een ambtshalve vaststelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel b kan het college de aanvrager verplichten om op de door hem aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Artikel 17. Verantwoording van subsidies vanaf € 5.000,- tot € 50.000,-
  • 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan € 5.000,-, maar minder dan € 50.000,-, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het college:

    • a.

      bij een eenmalige subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten;

    • b.

      bij een jaarlijks verstrekte subsidie, voor 1 juni in het jaar na afloop van het kalenderjaar.

  • 2. De aanvraag tot vaststelling bevat:

    • a.

      een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;

    • b.

      een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden kosten en inkomsten in de vorm van een financieel verslag of jaarrekening;

    • c.

      een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop;

    • d.

      een schriftelijke accountantsverklaring dan wel schriftelijke verklaring van een van het bestuur van de instelling onafhankelijke partij dan wel een door het bestuur gewaarmerkt financieel overzicht zoals bedoeld in onderdeel b.

  • 3. Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd.

Artikel 18. Verantwoording van subsidies vanaf € 50.000,-
  • 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan € 50.000,-, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het college:

    • a.

      bij een eenmalige subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten;

    • b.

      bij een jaarlijks verstrekte subsidie, voor 1 juni in het jaar na afloop van het kalenderjaar.

  • 2. De aanvraag tot vaststelling bevat:

    • a.

      een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht;

    • b.

      een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden kosten en inkomsten in de vorm van een financieel verslag of jaarrekening;

    • c.

      een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop;

    • d.

      een schriftelijke accountantsverklaring.

  • 3. Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd.

Artikel 19. Vaststelling van de subsidie
  • 1. Het college stelt binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vast.

  • 2. Het college kan de in het eerste lid vermelde termijn onder opgave van redenen verdagen.

  • 3. Het college kan categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen, waarbij de subsidie direct wordt vastgesteld zonder dat de subsidieontvanger een aanvraag voor subsidievaststelling hoeft in te dienen.

  • 4. Indien de aanvraag tot vaststelling van de subsidie niet na afloop van de termijn als bedoeld in de artikelen 17 en 18 is ingediend of onvolledig is, kan het college de subsidie ambtshalve vaststellen. Het college kan besluiten tot een vaststelling op nihil.

  • 5. Alvorens over te gaan tot ambtshalve vaststelling als bedoeld in lid 4 stelt het college de subsidieontvanger een termijn om de aanvraag in te dienen of aan te vullen.

Hoofdstuk 8. Overige bepalingen

Artikel 20. Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen
  • 1. Indien bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, dienen deze tarieven door de subsidieaanvrager te worden berekend met gebruikmaking van een door het college voor te schrijven standaardberekeningswijze.

  • 2. Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt uitgegaan van door het college bepaalde definities.

Artikel 21. Onvoorziene gevallen

In gevallen, die betrekking hebben op de uitvoering van deze verordening, maar waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college, voor zover dit mogelijk is binnen de door de verordening aangegeven grenzen.

Artikel 22. Hardheidsclausule

In gevallen waarin toepassing van deze verordening zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard, kan het college afwijken van het bepaalde in deze verordening.

Artikel 23. Overgangsbepalingen

Aanvragen om subsidie die zijn ingediend voor de datum van inwerkingtreding van deze verordening worden afgedaan volgens de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Zeewolde 2004.

Artikel 24. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op haar bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de Algemene subsidieverordening Zeewolde 2004.

Artikel 25. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Algemene subsidieverordening Zeewolde 2012.

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van de gemeente Zeewolde in zijn openbare vergadering van 29 maart 2012.
de griffier, de voorzitter,
B.J. Schouten G.J. Gorter

Artikelgewijze toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd. In het bijzonder volgt een toelichting op de verschillende vormen van subsidies: de jaarlijkse subsidie (sub c) en de eenmalige subsidie (sub d).

De jaarlijkse subsidie wordt, indien mogelijk, voor meerdere jaren verleend en heeft veelal op voortdurende activiteiten van een instelling betrekking. In voorliggende verordening is bepaald dat deze subsidie voor een periode van ten hoogste vier jaren kan worden verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een (meer)jaarlijkse subsidie te verstrekken. Voor de periode van vier jaar is gekozen, omdat deze termijn én aansluit bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én het een goede termijn lijkt om te bezien of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en, zo ja, of die met de verstrekte subsidies worden gediend. Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht, verder Awb. Bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak dient dan een redelijke termijn in acht te worden genomen.

Eenmalige subsidies zijn subsidies voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal vier jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie die wordt gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals een dansvoorstelling of kunstmanifestatie.

Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben langer dan een jaar.

Artikel 2. Reikwijdte van de verordening

In het eerste lid wordt aangegeven dat subsidies kunnen worden verstrekt voor de beleidsterreinen die zijn opgenomen in de programmabegroting.

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is uiteraard niet te vermijden, dat op onderdelen nadere regels noodzakelijk zullen blijken. Die verscheidenheid onderbrengen in een algemene verordening is mogelijk, maar komt de met een algemene verordening nagestreefde overzichtelijkheid niet ten goede. Bovendien zullen beleidsdoelen en prioriteiten eerder en vaker aan wijzigingen toe zijn dan deze algemene verordening. Binnen de in het eerste lid genoemde beleidsterreinen zal de raad beleidsnota's of deelverordeningen vaststellen.

Hierin worden de te bereiken beleidsdoelen vastgesteld en wordt tenminste een globale omschrijving gegeven van de activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen.

Deze nota's kunnen verder worden uitgewerkt in nadere regels of beleidsregels die door het college kunnen worden vastgesteld. Het derde lid geeft hiervoor de grondslag.

Daarnaast stelt het college op grond van het vierde lid de beleidsregels op financieel-technisch vlak vast in het Financieel-technisch beleidskader. Dit beleidskader omvat onder meer regels over het subsidieplafond, de reservevorming bij de gesubsidieerde instellingen, de over te leggen gegevens en de indexering.

Artikel 3. Rechtspersoon

Bij verenigingen kan een onderscheid worden gemaakt naar verenigingen met volledige of met beperkte rechtsbevoegdheid. In principe komen alleen verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid voor subsidie in aanmerking.

Bij subsidieverlening conform lid 2 wordt door middel van de tenaamstelling van de subsidiebeschikking geregeld welke natuurlijke personen verantwoordelijk zijn voor de besteding van de subsidie. De groep van natuurlijke personen wordt in de beschikking zo volledig mogelijk benoemd, dat wil zeggen dat de individuele personen bij naam worden genoemd.

Artikel 4. Bevoegdheid van het college

Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting en deze Algemene subsidieverordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Onder het begrip 'verstrekken van subsidies' worden de bevoegdheden om te besluiten over het gehele subsidieproces, dus (naast het verlenen van subsidies) ook het bevoorschotten, (lager) vaststellen, terugvorderen en dergelijke, verstaan.

In het eerste lid is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en het subsidieplafond in acht neemt. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiertoe ook artikel 4:33 Awb en voor het verschil met verplichtingen artikel 4:37 Awb.

N.B.

Ook de bevoegdheid om aan een subsidiebeschikking een uitvoeringsovereenkomst te verbinden, berust bij het college.

In beginsel is in afdeling 4.2.4 Awb zeer uitvoerig en nauwgezet bepaald welke verplichtingen onder welke voorwaarden bij een subsidieverlening kunnen worden opgelegd en kunnen alle toegestane verplichtingen in beginsel bij subsidieverlening of subsidiewijziging worden opgelegd.

Ingevolge artikel 3:14 BW mogen bepalingen in subsidieovereenkomsten er niet toe leiden, dat een bestuursorgaan handelt in strijd met de Awb, de publiekrechtelijke subsidieregeling, waarop de subsidie berust, of de andere ongeschreven regels van het publiekrecht. Gezien het bovenstaande is het maar de vraag wanneer het opstellen van een uitvoeringsovereenkomst bij de beschikking extra bevoegdheden geeft. In het geval de subsidieontvanger moet worden verplicht bepaalde activiteiten te verrichten, is het de vraag of er niet veeleer sprake is van een opdracht.

Waar de subsidiebeschikking slechts gericht is op één partij, kunnen door middel van een uitvoeringsovereenkomst meerdere partijen aan elkaar worden gebonden. Dat zou een voordeel kunnen zijn. Ook is het mogelijk een derdenbeding ex. art. 6:253 BW op te nemen.

Het uitgangspunt is dat subsidie alleen bij beschikking kan worden verleend. De uitvoeringsovereenkomst is dan een uitwerking of concretisering van de subsidiebeschikking en kan niet gelden voor een langere periode dan waarvoor de subsidiebeschikking geldt.

Hoofdstuk 2 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

Artikel 5. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

In de Awb zijn in de artikelen 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven.

Op grond van het eerste lid van artikel 5 kan het college een subsidieplafond, al dan niet per beleidsterrein vaststellen. De raad heeft deze bevoegdheid op grond van deze bepaling overgedragen aan het college. Het college stelt het subsidieplafond of de subsidieplafonds vast na vaststelling van de begroting door de raad of onder voorbehoud van vaststelling van de begroting door de raad. Het college vermeldt bij de bekendmaking van het subsidieplafond (na vaststelling van de begroting) de wijze van verdeling van de beschikbare middelen. Eventueel kan het college nadere regels opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen, bijvoorbeeld in het Financieel-technisch beleidskader.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, voordat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering (kunnen) worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is.

Hoofdstuk 3. Aanvraag van de subsidie

Artikel 6. Aanvraagtermijn

In dit artikel wordt aangegeven dat subsidieaanvragen voor jaarlijks terugkerende activiteiten voor 1 september van het jaar voorafgaand aan het desbetreffende subsidietijdvak moeten worden ingediend.

Aanvragen voor eenmalige subsidies dienen tenminste twaalf weken voor aanvang van de activiteit te worden ingediend.

De in lid 1 en 2 genoemde termijnen zijn nodig voor het tijdig kunnen beslissen op aanvragen om subsidies, rekening houdend met eventuele hersteltermijnen en/of integrale afweging van aanvragen en/of eventueel benodigd overleg met de aanvragers.

Artikel 7. Bij de aanvraag in te dienen gegevens

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld.

Er wordt gebruik gemaakt van standaardformulieren, omdat hiermee in ieder geval de rechtszekerheid wordt bevorderd. Voor de aanvrager is meteen duidelijk welke documenten hij dient te overleggen. Het is van belang dat het aanvraagformulier slechts die vragen bevat, die strikt noodzakelijk zijn voor de behandeling van een aanvraag, dus zo eenvoudig mogelijk. Tevens kan met een aanvraagformulier de uniformiteit van behandeling van subsidieaanvragen op de verschillende beleidsterreinen van de gemeente worden bevorderd.

Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb.

In het tweede lid is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overhandigen bij zijn subsidieaanvraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in lid 4. Het college kan zo, desnoods per geval, regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt, waarbij het uitgangspunt is dat het college dit doet om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden.

Het tweede lid, sub d regelt de verplichting om gegevens over de stand van de reserves op het moment van aanvraag te verlenen. Dit om te beoordelen of instellingen wel subsidie nodig hebben voor de door hen te verrichten activiteiten. In het Financieel-technisch beleidskader zullen nadere regels omtrent de reservevorming worden opgenomen.

In het derde lid worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.

Artikel 8. Beslistermijn

In dit artikel worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie.

Enerzijds is er rekening mee gehouden dat een beslissing op een aanvraag nodig is vóór de periode, waarin de activiteiten plaatsvinden worden geleverd. Anderzijds moet het college een redelijke termijn hebben om een aanvraag te kunnen beoordelen. Dit geldt temeer sinds de inwerkingtreding van de “Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen” op 1 oktober 2009.

Als startpunt voor de termijnen wordt uitgegaan van het moment, waarop de volledige gegevens rond de aanvraag zijn ontvangen en de aanvraag aan alle voorschriften voldoet (artikelen 4:5 en 4:15 Awb).

In een aantal gevallen is het wenselijk of zelfs noodzakelijk om naar aanleiding van de subsidieaanvraag in overleg te treden met de aanvragende instelling. Bijvoorbeeld wanneer de aanvraag vragen oproept of wanneer de argumenten van de instelling niet duidelijk zijn. In het geval de beslissing af zal wijken van de aanvraag is communicatie met de instelling vanzelfsprekend wenselijk.

Hoofdstuk 4. Weigering van de subsidie

Artikel 9. Weigeringsgronden

De algemene weigeringsgronden zijn opgenomen in de artikelen 4:25 en 4:35 van de Awb. Artikel 4:25 Awb betreft de situatie dat door de subsidieverstrekking het subsidieplafond zou worden overschreden (zie ook toelichting artikel 4). Bij weigering van subsidie gaat het om een situatie, waarin de subsidie geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. In dit artikel worden de bovenbedoelde weigeringsgronden aangevuld met een nadere, op de gemeentelijke praktijk, toegesneden grond.

Dit betreft het niet of niet in overwegende mate gericht zijn van de activiteiten van de aanvrager op de gemeente of haar ingezetenen, dan wel het niet of nauwelijks ten goede komen van die activiteiten daaraan.

Daarnaast kan de aanvrager over voldoende eigen financiële middelen beschikken. Subsidiëring ligt dan niet in de rede. In het Financieel-technisch beleidskader zal het college hieromtrent nadere regels vaststellen.

Met het bepaalde onder sub d. wordt bedoeld dat de te organiseren activiteit, waarvoor subsidie wordt aangevraagd, zonder winstoogmerk moet worden uitgevoerd. Dat betekent overigens niet dat bedrijven met winstoogmerk uitgesloten zijn van het kunnen ontvangen van een subsidie.

Een aanvraag buiten de termijn kan reden zijn om de aanvraag af te wijzen, als dat vaste praktijk of beleid is (bijv. Afdeling Bestuursrechtspraak Raad van State 21/6/2006, LJN AX9025). Uiteraard kunnen de redelijkheid of de hardheidsclausule tot een andere afweging leiden wanneer de weigering leidt tot onbillijkheden van overwegende aard.

Artikel 10. Wet Bibob

Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 10. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Indien deze weigeringsgrond niet zou zijn opgenomen, dan zou het kunnen betekenen dat het college gehouden is subsidie te verlenen aan aanvragers aan wie het college geen vergunning voor niet-subsidiabele activiteiten zou verlenen. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de persoon, dan wel rechtspersoon van de aanvrager.

De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking staan. Het college zal zich bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of dat risico niet voldoende wordt ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient daarvoor toestemming te zijn verkregen van de ministers van Veiligheid en Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het college heeft hier de bevoegdheid gekregen die goedkeuring te vragen. De bepaling strekt ertoe inzichtelijk te maken voor zowel bestuur als aanvrager van een subsidie in welke gevallen en voor welke (onderdelen van) beleidsdoelen een toetsing aan de Wet Bibob kan plaatsvinden.

Hoofdstuk 5. Verlening van de subsidie

Artikel 11. Verlening van de subsidie

Op grond van het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene aan wie de subsidie is toegekend van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Bij veel, veelal kleinere subsidies zal het stellen van verplichtingen bij de toekenning niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kan het college daarvan eenvoudig afzien. In gevallen, dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zullen dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn.

Artikel 12. Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme.

De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of kosten over te leggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaatsvindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in de verleningsbeschikking vermeld.

De subsidieontvanger is volgens artikel 14 verplicht het te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Met de algemene formulering van dit artikel is de mogelijkheid open gelaten om, zonder dat daartoe wijziging van de verordening noodzakelijk is, recht te doen aan de wijziging van de voorschotregeling, die haar beslag heeft gekregen met de invoering van de vierde tranche Awb. Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats (zie artikel 4:87, lid 1, Awb).

Hoofdstuk 6. Verplichtingen van de subsidieontvanger

Artikel 13. Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan meerjarig verstrekte subsidies, hoger dan € 5.000,--, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen.

Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Met betrekking tot de inhoud van deze formulieren kan het college nadere regels stellen in het Financieel-technisch beleidskader.

Artikel 14. Meldingsplicht

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot 5.000 euro, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht om het tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil kunnen worden vastgesteld of kunnen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente over het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.

Artikel 15. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 15 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, alsook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

Hoofdstuk 7. Verantwoording en vaststelling van de subsidie

Artikel 16. Verantwoording van subsidies tot € 5.000

Kenmerkend voor subsidies tot € 5.000 is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden verminderd.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. De ambtshalve vaststelling zal in de praktijk veelal al vóór het verstrijken van de termijn gebeuren, namelijk als het vanuit oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de gemeente binnen een beperkte termijn, 13 weken na afloop van de activiteit, te reageren.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling is het juridisch beter mogelijk om op te treden, indien de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.

Artikel 17. Verantwoording van subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidieontvanger de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 11, eerste lid wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekendgemaakt.

Het tweede lid bepaalt dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd.

Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Bij subsidies vanaf € 5.000 wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en inkomsten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten.

Bij de financiële verantwoording zal een schriftelijke accountantsverklaring of een schriftelijke verklaring van een van het bestuur van de instelling onafhankelijke partij (bijvoorbeeld een kascommissie) worden gevraagd. Een andere mogelijkheid is het door het bestuur waarmerken van het financieel verantwoordingsdocument. In het Financieel-technisch beleidskader zal het college nader op deze mogelijkheden ingaan.

Ook hier kan het college bepalen dat bij bepaalde categorieën van subsidies de subsidieontvangers niet tot verantwoording van de aan hen verleende subsidie hoeven over te gaan.

Daarnaast kunnen bepaalde subsidieontvangers door het college worden aangewezen die niet tot verantwoording hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de desbetreffende rechtspersoon verschillen.

Waar het hier uiteraard om gaat, is te voorkomen dat subsidieontvangers speciale stukken met andere verantwoordingsmethoden moeten opstellen dan zij gebruikelijk al doen. Zo kan uit een algemeen jaarverslag genoegzaam blijken dat de verkregen subsidie is aangewend voor het doel, waarvoor de subsidie werd verstrekt.

Artikel 18. Verantwoording van subsidies vanaf € 50.000

De verantwoording van subsidies vanaf € 50.000 is grotendeels gelijk aan de verantwoording van subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 euro. Het enige verschil is dat een schriftelijke accountantsverklaring verplicht is voor subsidies vanaf € 50.000.

Artikel 19. Vaststelling van de subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze Algemene subsidieverordening, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen waarbij de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker wordenverminderd.

Hoofdstuk 8. Overige bepalingen

Artikel 20. Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

Een subsidiebedrag kan op verschillende manieren worden bepaald. Er kan een vast bedrag per prestatie of activiteit aan subsidie worden gegeven, maar de subsidie kan ook bestaan uit een bijdrage in de kosten van de subsidiabele activiteiten. De daarmee gemoeid zijnde tarieven of kosten kunnen vaak op verschillende manieren worden berekend.

Het kan daarom wenselijk zijn om vaste berekeningsmethoden of standaardberekeningswijzen te hanteren. Het college zal hieromtrent nadere regels vaststellen in Financieel-technisch beleidskader.

Artikel 21. Onvoorziene gevallen

In het geval zich onvoorziene gevallen voordoen beslist het college. Hij hoort daarbij de betreffende raadscommissie en/of beslist een voorstel te doen aan de gemeenteraad.

Artikel 22. Hardheidsclausule

Met deze bepaling krijgt het college de mogelijkheid om af te wijken van de verordening. Van deze mogelijkheid dient spaarzaam gebruik te worden gemaakt. Er moet sprake zijn van een bijzonder en niet voorzienbaar geval, waarmee bij het opstellen van de verordening geen rekening is gehouden. Bovendien moet sprake zijn van een apert onredelijk besluit bij het strikt toepassen van de verordening.

Artikel 23. Overgangsbepalingen

Dit artikel regelt het overgangsrecht. Hierin wordt aangegeven voor welke gevallen de Algemene subsidieverordening 2004 nog geldt.

Artikel 24. Inwerkingtreding

In dit artikel is aangegeven dat de subsidieverordening in werking treedt op de dag na die van de bekendmaking. Op grond van artikel 23 is deze geldig voor subsidieaanvragen die zijn ingediend met ingang van die dag.

Artikel 25. Citeertitel

Dit artikel bepaalt hoe de verordening kan worden aangehaald.