Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning gemeente Rucphen 2004

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c.

    technische bijstand bij het formuleren van initiatief-voorstellen, amendementen en moties.

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op

verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

3.Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in

het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris

beslist.

4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier.

Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier

de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde

bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

• 1.

  Ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:

  • a.

    niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad als zodanig;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 5 verstoort.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk met redenen omkleed over het verzoek.

Artikel 4

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium.

Artikel 5

• 1.

  De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 2.

  Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg.

Artikel 6

De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep gedaan wordt op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 7

De secretaris verstrekt het college c.q. de portefeuillehouder inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

Artikel 8

Vervallen.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning.

Artikel 9

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, kunnen jaarlijks een declaratie indienen ter tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Het maximaal te declareren bedrag is het aantal raadsleden van de betreffende fractie maal € 250,00.

• 2.

  In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden kan tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden door de fracties een extra declaratie ingediend worden ter tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Het maximaal te declareren bedrag is het aantal raadsleden van de fractie maal € 75,00.

• 3.

  Vervallen.

• 4.

  Vervallen.

• 5.

  Declaraties worden ingediend bij de griffier, die voor betaalbaarstelling zorgdraagt.

• 6.

  In de maand januari legt de griffier een overzicht van de in het vorige jaar uitbetaalde declaraties voor aan het presidium.

Artikel 10

• 1.

  Fracties besteden hun bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Artikel 11

• 1.

  Elke fractie heeft het recht om ten behoeve van fractieactiviteiten om niet gebruik te maken van daartoe door de secretaris aangewezen lokaliteiten in het gemeentehuis.

• 2.

  Voor het inzien van raadsstukken, documentatie en vakliteratuur wordt om niet een daartoe aangewezen ruimte ter beschikking gesteld aan alle raads- en commissiele den.

• 3.

  Uitsluitend ten behoeve van fractieactiviteiten kan elke fractie om niet gebruik maken van de bij de leeskamer behorende kopieermachine en koffiezetapparaat.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 12

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na vaststelling en heeft terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2004 met dien verstande dat het verstrekken van de vergoedingen ex artikel 9, lid 1 pas per 1 januari 2005 aan de orde is.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning gemeente Rucphen 2004'.

_______________________________________________________________________

Artikelsgewijze toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om een verzoek om feitelijke informatie van geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact op met de griffier. De griffier neemt vervolgens contact op met het sectorhoofd die beoordeelt wie het beste de betreffende informatie kan geven of de gevraagde inzage kan verzorgen. Bij feitelijke informatie van geringe omvang kan gedacht worden aan routinematig te verstrekken informatie. Een verzoek kan ook betrekking hebben op inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het heeft in de Wet openbaarheid van bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van diezelfde wet. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in de diverse reglementen van orde. Technische bijstand bij het formuleren van initiatief-voorstellen, amendementen en moties betreft een zwaardere categorie. Zonodig schakelt de griffier daarbij de gemeentesecretaris in.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffier en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een zekere formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Onnodige, d.w.z. disproportionele, formalisering is evenwel vermeden. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

In het vierde lid is sprake van een aanwijzingsbevoegdheid voor de secretaris.

Artikelen 2 en 3.

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 2, eerste lid, onderdeel c wordt de relatie gelegd met het bepaalde in artikel 6. Aldus wordt voorkomen dat er als het ware een 'open eind' regeling ontstaat. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). De raad kan met gebruikmaking van artikel 180 Gemeentewet aan de burgemeester verzoeken verantwoording over zijn besluit af te leggen.

Artikel 4.

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor gegeven wordt, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5.

In deze bepaling is voorzien in een eigen en een gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.

Artikel 6.

Niet gekozen is voor de benadering die in de modelverordening van BZK en VNG is opgenomen waar het betreft de mogelijkheden om verzoeken om ambtelijke bijstand te limiteren. Daarbij zou volgens het model gekozen kunnen worden voor een maximaal te noemen aantal keren of een maximaal te noemen uren. De praktijk tot nu toe wijst uit dat de meeste verzoeken door de griffier kunnen worden afgehandeld en dat daardoor het beroep op de ambtelijke organisatie beperkt is.

Ook de in het model opgenomen verplichting voor de secretaris om een register bij te houden waarin aantekening gemaakt wordt van welk raadslid om bijstand heeft verzocht, over welk onderwerp het ging, welke ambtenaar bijstand heeft verleend, hoeveel tijd het verlenen van bijstand heeft gekost en de reden waarom (indien van toepassing) een verzoek om bijstand is geweigerd, is niet overgenomen.

Dit wordt een te vergaande en onnodige formalisering geacht. Gekozen is voor een flexibele en vooral praktijkgerichte oplossing met een zekere minimum-waarborg.

Om de gemeentesecretaris enig houvast te geven is het criterium 'werkbaar evenwicht' in de verordening opgenomen.

Artikel 7.

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat het college c.q. de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is, respectievelijk kan zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die de dualisering heeft teweeggebracht, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

De bepaling inzake het opleggen van geheimhouding aan de ambtenaar m.b.t. een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van een gegeven advies, zoals opgenomen in de modelverordening, is niet overgenomen. Niet alleen lijkt een dergelijke bepaling in strijd met het bepaalde in artikel 125 van de Ambtenarenwet juncto artikel 160 van de Gemeentewet (college is bevoegde gezag), het brengt een ambtenaar ook in een zeer moeilijke positie ten opzichte van 'zijn' portefeuillehouder.

Uiteraard kan de griffier, gezien de vertrouwensrelatie tussen griffier en raadsleden en gelet op de specifieke aard van de functie van de griffier, wel om geheimhouding worden verzocht.

Artikel 8.

Vervallen.

Artikel 9.

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning.

Gelet op het gegeven dat vergoedingen worden verstrekt op declaratiebasis en gelet op de hoogte van de maximale vergoeding is niet gekozen voor controle via de accountant, zoals voorgeschreven in de model-verordening, maar voor 'verantwoording' aan het presidium (lid 5).

Artikel 10.

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan werkzaamheden die verband houden met het functioneren van de fractie. De verordening noemt in dit verband het versterken door fracties van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 11.

Hiermede wordt vastgelegd dat de fracties over faciliteiten in het gemeentehuis kunnen beschikken.

Artikel 12.

De verordening kan in werking treden met terugwerkende kracht. De wet verzet zich hier niet tegen.

______________________________________________________________________________