Procedure-regeling organieke functiebeschrijving en -waardering

Artikel 1 Begripsbepaling

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  ambtenaar: De ambtenaar zoals bedoeld in artikel 1:1, lid 1 onder a van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Gorinchem

• b

  organiekefunctie: een taak of een groep van taken, zoals die binnen het raam van de voor de gemeente geldende regelingen door of namens burgemeester en wethouders is vastgesteld om door een ambtenaar te worden vervuld.

• c

  functiefamilie: een samenstel van meerdere functiebeschrijvingen, die samenhang tonen met betrekking tot aard en/of inhoud en die zijn ingedeeld naar bandbreedtes.

• d

  functiebeschrijving: De beschrijving van een organieke functie dan wel functiefamilie die door een of meerdere ambtenaren kan worden vervuld.

• e

  functiedeskundige: De met de uitvoering van de Procedure-regeling functiebeschrijving en -waardering belaste (externe) deskundige.

• f

  toetsingscommissie: De commissie, bedoeld in artikel 6, lid 1.

• g

  bezwarencommissie: De commissie, bedoeld in artikel 7, lid 1.

• h

  conversietabel: een tabel die een koppeling legt tussen de resultaten van de waardering en de functionele salarisniveaus.

• i

  directleidinggevende: degene die hiërarchisch direct boven de ambtenaar is geplaatst. Dit is voor deze regeling het afdelingshoofd of de gemeentesecretaris dan wel voor de griffie de griffier of het presidium.

• j

  afdelingshoofd: degene die leiding geeft aan een afdeling.

• k

  directie: deze bestaat uit de directeuren en de algemeen directeur c.q. gemeentesecretaris.

• l

  gemeentesecretaris: het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• m

  functieniveau: de salarisschaal als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Gorinchem, zoals die voor een functie met toepassing van het functiewaarderingssysteem en de conversietabel is vastgesteld.

• n

  G.O.: De commissie voor georganiseerd overleg zoals bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Gorinchem

• o

  OR: De ondernemingsraad zoals bedoeld in artikel 2 van de Wet op de ondernemingsraden

• p

  Managementoverleg: Het ambtelijk overleg tussen afdelingshoofden en directie

• q

  Griffier: Het hoofd van de griffie

• r

  Voorzitter van de gemeenteraad: De burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad

Artikel 2 Werkingssfeer

Deze regeling is niet van toepassing op:

• a

  De vrijwilliger van de gemeentelijke brandweer als bedoeld in hoofdstuk 19 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Gorinchem;

• b

  De medewerker die werkzaam is op een gesubsidieerde arbeidsplaats

• c

  De bijzondere ambtenaar van de burgerlijke stand

Artikel 3 De methodiek functiebeschrijving

De functies worden organiek beschreven en ondergebracht in functiefamilies

De volgende elementen komen in de functiebeschrijving voor:

• a

  plaats in de organisatie: geeft inzicht in de organisatorische positionering van de functie in de organisatie

• b

  het functieprofiel: betreft een samenhangend geheel van werkzaamheden, dat binnen bepaalde kaders moeten worden uitgevoerd

• c

  bandbreedte: een nadere uitwerking van het functieprofiel binnen de betreffende functiefamilie, in termen van het geldende functiewaarderingssysteem

• d

  indicatie kennis en vaardigheid: het voor de functie benodigde kennisniveau (BO, VMBO, MBO, HBO, Post-HBO, academisch, postacademisch) alsmede de voor de functie benodigde vaardigheden

Functiebeschrijvingen worden opgemaakt:

• a

  voor nieuwe organieke functies welke duurzaam vervuld moeten worden

• b

  bij wijziging van het waarderingssysteem: voor die organieke functies waarvoor de directie dit noodzakelijk acht

• c

  bij wijziging van de organisatie of wijziging van de taakinhoud van een of meer organieke functies: voor alle organieke functies die bij deze wijziging betrokken zijn.

Jaarlijks wordt in de maand oktober door het Managementoverleg geïnventariseerd of er aanpassingen in de functiebeschrijvingen nodig zijn.

Het eigendomsrecht tot het aanbrengen van veranderingen in de beschreven organieke functies ligt bij P&O.

Voor de behandeling van de in lid 3 bedoelde nieuwe of aangepaste functiebeschrijvingen zijn alle bepalingen van deze regeling van toepassing.

Artikel 4 De organieke functiebeschrijving

De functiedeskundige i.s.m. het college van B&W stelt een organieke functiebeschrijving op voor de functie van gemeentesecretaris.

De gemeentesecretaris stelt de organieke functiebeschrijving op voor de functie van directeur. De afdelingshoofden stellen in het managementoverleg de organieke functiebeschrijvingen op van de tot de afdelingen behorende functies, met uitzondering van de functie van afdelingshoofd. Allen kunnen zich laten bijstaan door de functiedeskundige.

De voorzitter van de raad stelt de organieke functiebeschrijving op voor de functie van griffier. Hij kan zich laten bijstaan door de functiedeskundige. De griffier stelt de organieke functiebeschrijving op voor de overige medewerkers van de griffie.

De concept-functiebeschrijving i.c. de indeling van de functie in de bandbreedte van een functiefamilie, wordt besproken met de betreffende ambtena(a)r(en).

Naar aanleiding van deze gesprekken past de opsteller van de organieke functiebeschrijving in overleg met de functiedeskundige zo nodig de concept-functiebeschrijving aan.

Daarna stelt de gemeentesecretaris danwel het college danwel de griffier danwel de voorzitter van de raad de functiebeschrijvingen, na ingewonnen advies van de OR, vast. De functiebeschrijvingen worden voor akkoord getekend door de gemeentesecretaris danwel het college danwel de griffier danwel de voorzitter van de raad.

Artikel 5 Bedenkingen tegen de concept-functiebeschrijving

Indien een of meer van de in artikel 4 genoemde personen de concept-functiebeschrijving niet juist en/of niet volledig acht, wordt in overleg met betrokkenen getracht tot overeenstemming te komen. Wordt deze overeenstemming niet bereikt, dan wordt de concept-beschrijving vergezeld van de opmerkingen van de ambtena(a)r(en) voorgelegd aan de gemeentesecretaris danwel het college danwel de griffier danwel de voorzitter van de raad, zodat deze er bij de vaststelling van de beschrijving zoals bedoeld in artikel 4 lid 6, kennis van kunnen nemen.

Artikel 6 De analyse

Het niveau van de bij de gemeente voorkomende organieke functies, uitgezonderd de in artikel 2 bedoelde functies, wordt vastgesteld volgens het daartoe vastgestelde functiewaarderingssysteem dat als bijlage aan deze regeling is toegevoegd.

De functiedeskundige vervaardigt aan de hand van de vastgestelde functiebeschrijving een concept-waarderingsadvies voor de toetsingscommissie.

Artikel 7 De toetsingscommissie

Er is een toetsingscommissie, bestaande uit:

• a

  Een lid, bekend met functiewaardering, voor te dragen door de werknemersvertegenwoordiging namens de commissie voor georganiseerd overleg,

• b

  Een lid, bekend met functiewaardering, voor te dragen door het College van B&W, niet zijnde een lid van dat college of de gemeenteraad

• c

  Een lid, tevens onafhankelijk voorzitter, op voordracht van de onder a. en b. genoemde leden

Op uitnodiging van de commissie is de functiedeskundige als adviseur bij de vergaderingen aanwezig.

Het hoofd van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning dan wel een P&O adviseur is secretaris/adviseur van de toetsingscommissie.

De vergaderingen van de toetsingscommissie zijn niet openbaar. De leden, secretaris en adviseur zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun uit de stukken of de beraadslagingen bekend is geworden.

De toetsingscommissie toetst het concept-waarderingsadvies in een voltallige vergadering. De toetsingscommissie neemt een besluit bij meerderheid van stemmen.

Het verslag van de commissievergadering waarin, indien het advies niet unaniem is, ook de minderheidsstandpunten zijn verwoord, alsmede in voorkomende gevallen een afwijkende mening van de functiedeskundige, wordt aan de gemeentesecretaris respectievelijk het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de griffier respectievelijk de voorzitter van de raad gezonden.

De gemeentesecretaris respectievelijk het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de griffier respectievelijk de voorzitter van de raad, stelt het functieniveau vast, rekening houdend met het uitgebrachte advies als bedoeld in lid 9. Er kan gemotiveerd van het waarderingsadvies worden afgeweken. Tevens stelt de gemeentesecretaris respectievelijk het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de griffier respectievelijk de voorzitter van de raad met behulp van de conversietabel het daarbij behorende functieniveau vast.

De vastgestelde uitslag wordt aan de ambtenaar bekend gemaakt en aan de leidinggevende en de toetsingscommissie medegedeeld.

De toetsingscommissie adviseert desgewenst het college van burgemeester en wethouders over de conversietabel. Burgemeester en wethouders stellen de conversietabel vast, mits daarover overeenstemming is bereikt in de commissie voor Georganiseerd Overleg.

Artikel 8 Mogelijkheid tot het maken van bezwaar tegen de beschrijving en de waardering

Indien de ambtenaar die de functie vervult, het niet eens is met de vastgestelde functiebeschrijving, de indeling in een functiefamilie, de indeling in een bandbreedte en/of de functiewaarderingsuitslag, kan hij dat in een bezwaarschrift kenbaar maken bij het college van B&W binnen zes weken na schriftelijke bekendmaking van de functiewaarderingsuitslag. Voor de medewerkers van de griffie en de griffier geldt dat zij bezwaar aan kunnen tekenen bij de gemeenteraad.

Het college van B&W danwel de gemeenteraad legt het bezwaarschrift ter behandeling voor aan de vaste commissie van advies voor bezwaarschriften inzake personele aangelegenheden als bedoeld in artikel 9 lid 1.

Artikel 9 De bezwarencommissie

Er is een bezwarencommissie, gebaseerd op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht, zijnde de bezwarencommissie in personele aangelegenheden. Voor de samenstelling en werkwijze van deze commissie wordt verwezen naar de Regeling inzake de behandeling van bezwaarschriften in personele aangelegenheden.

Het lidmaatschap van de bezwarencommissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de toetsingscommissie.

De taak van de bezwarencommissie bestaat uit:

• a

  Beoordelen of de vastgestelde functiebeschrijving en –waardering op een correcte wijze tot stand is/zijn gekomen conform procedures ingevolge de vastgestelde Procedure-regeling functiebeschrijving en –waardering.

• b

  Beoordeling van de indeling in een functiefamilie

• c

  Beoordeling van de indeling in een bandbreedte

• d

  Beoordelen van de vastgestelde functiebeschrijving

• e

  Beoordelen van de vastgestelde functiewaardering

De bezwarencommissie zal na bezwaar tegen de functiewaardering de functie in de volle omvang bezien; zij zal zich niet beperken tot het gezichtspunt waartegen bezwaar is ingediend. Indien wordt overwogen te adviseren de waardering voor een niet-bestreden gezichtspunt te verlagen, stelt zij in elk geval de indiener van het bezwaarschrift en de betrokken ambtena(a)r(en) in de gelegenheid hierover hun zienswijze naar voren te brengen. Tevens stelt zij de indiener van het bezwaarschrift in de gelegenheid het bezwaarschrift in te trekken.

Artikel 10 Vaststelling van de waardering na bezwaar

Vaststelling van de waardering na bezwaar vindt plaats bij afzonderlijk besluit van burgemeester en wethouders danwel de gemeenteraad binnen zes weken na ontvangst van het advies van de commissie voor de bezwaarschriften.

De beslissing als bedoeld in lid 1 wordt aan de indiener van het bezwaarschrift bekendgemaakt en aan de overige in artikel 7 lid 7 genoemde personen medegedeeld, met overlegging van het uitgebrachte advies van de bezwarencommissie. Eveneens wordt deze beslissing in voorkomende gevallen bekend gemaakt aan de raadsman van de indiener van het bezwaarschrift.

Artikel 11 Slot- en overgangsbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als “Procedure-regeling organieke functiebeschrijving en -waardering 2004”.

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, beslissen burgemeester en wethouders in de geest van deze regeling, gehoord de OR.

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2004 onder intrekking van de Regeling Functiewaardering Gorinchem 1996.

Voor eventuele in behandeling zijnde herwaarderingen blijft de regeling gelden die van toepassing was bij de aanvang van de procedure voor herwaardering.

De onder vigeur van de Regeling Functiewaardering Gorinchem 1996 vastgestelde waarderingen blijven van kracht tot zij zijn vervangen door waarderingen op basis van deze regeling.

Algemene toelichting (T)

Doel van de systematische functiebeschrijving is inzicht te verschaffen in organisatie en taakverdeling, waarbij de nadruk ligt op taakverdeling. Doel van de methodische functiewaardering is om op basis van dit inzicht en met behulp van een functiewaarderingsmethodiek:

• -

  de niveau-verhoudingen binnen de organisatie te bepalen en

• -

  dit vast te leggen in functieniveaus.

Uit het bovenstaande komt naar voren dat bij deze vorm van beschrijving en waardering niet wordt uitgegaan van afzonderlijke functies van individuele ambtenaren, maar van een min of meer samenhangend geheel van functies zoals die binnen een organisatorisch verband in relatie tot elkaar te onderkennen zijn. Deze functies worden organieke functies genoemd. Dit wil echter nog niet zeggen dat de individuele ambtenaar in de dagelijkse praktijk precies dat doet wat volgens de organieke functie van hem verwacht wordt. De feitelijke werkzaamheden van individuele ambtenaren kunnen in meer of mindere mate afwijken van de organieke functie. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• -

  de ambtenaar heeft nog onvoldoende ervaring en (mogelijk) kennis om de organieke functie volledig en in volle omvang te kunnen vervullen; hij is bezig zich in te werken dan wel extra kennis te vergaren;

• -

  de ambtenaar heeft zoveel ervaring en extra kennis opgedaan dat hij regelmatig de moeilijkere problemen krijgt toegewezen;

• -

  door duidelijk van elkaar verschillende inhoudelijke inbreng van enkele ambtenaren is er een taakverdeling gegroeid, die afwijkt van de oorspronkelijke organieke opzet en nu een duidelijk persoonsgebonden, tijdelijk karakter draagt.

In voorkomende gevallen kan door middel van een personeelsbeoordeling en een flexibel beloningsbeleid een adequate oplossing worden gevonden.

Organiek wil dus zeggen dat de beschrijvingen niet als afgebakende werkinstructies dienen; de inhoud van de functies wordt op hoofdlijnen beschreven en gebaseerd op de door de organisatie gewenste situatie. Functiefamilies houdt in dat functies die kwa geaardheid en/of werkproces van de werkzaamheden sterk op elkaar lijken en die in de organisatie op meer plaatsen voorkomen in één beschrijving worden gegoten, de zogenaamde functiefamilie geheten. Binnen een functiefamilie kunnen functies van verschillende zwaarte voorkomen. Dit komt tot uitdrukking in zogenaamde bandbreedtes. De bandbreedtes geven in combinatie met de functie-eisen het verschil in zwaarte binnen een functiefamilie weer.

De concept-functiebeschrijving, die wordt opgesteld door afdelingshoofden of sectorhoofden of gemeentesecretaris of griffier of de voorzitter van de raad, wordt voor akkoord getekend door de gemeentesecretaris als voorzitter van het Managementteam of door het college van B&W in het geval van de functie gemeentesecretaris of door de griffier in geval van functies van de griffie of door de voorzitter van de gemeenteraad in geval van de functie griffier. Zij tekenen om te onderschrijven dat de functie past binnen de taakstelling van de afdeling dan wel de algehele organisatie.

Indien een functionaris op wie de functiebeschrijving van toepassing is zich niet kan verenigen met de inhoud van de conceptfunctiebeschrijving, kan dit bijvoorbeeld duiden op:

• -

  bezwaren tegen de organiek opgedragen taken. Dergelijke bezwaren kunnen alleen behandeld worden in relatie tot de taken van het organisatieonderdeel en in relatie tot de overige organieke functies binnen dat onderdeel;

• -

  bezwaren overwegend gebaseerd op een geconstateerd verschil tussen organieke functies en het geheel van feitelijke werkzaamheden; indien dit verschil niet terug te voeren is op een –organisatorisch gezien- onjuiste situatie, zal bezien moeten worden in hoeverre voor dit probleem een persoonsgebonden oplossing kan worden gevonden.

De bedenkingen die een functionaris heeft tegen de concept-beschrijving kunnen ertoe leiden dat het concept wordt aangepast. De bedenkingen worden in elk geval schriftelijk vastgelegd en als bijlage toegevoegd aan de concept-beschrijving zodat er bij de definitieve vaststelling van de functiebeschrijving kennis van kan worden genomen

De voor de functie vereiste competenties worden eerst gekozen uit een nader vast te stellen competentiehandboek, nadat de functiewaardering is vastgesteld. Competenties vormen geen basis voor de functiewaardering, maar worden beschreven met het oog op andere instrumenten van personeelsbeleid (o.a. werving en selectie, opleiding en training, persoonlijke ontwikkelingsplannen).

De regeling regelt niet de inschaling van de individuele ambtenaar; zij heeft uitsluitend betrekking op de functiebeschrijving en de waardering daarvan. Aldus is echter wel een basis gelegd voor de individuele inschaling, maar deze is hiermee nog niet volledig bepaald. Afhankelijk van onder andere de functievervulling, leeftijd en dienstjaren zal voor iedere ambtenaar afzonderlijk bekeken moeten worden hoe hij moet worden ingeschaald en bezoldigd. Hulpmiddelen hierbij zijn functioneringsgesprekken, methodische personeelsbeoordeling en eventuele richtlijnen beloningsbeleid. De bezoldigingsverordening dient hiervoor openingen te bieden.

De waardering van een functiebeschrijving komt als volgt tot stand: de functiedeskundige stelt een waarderingsadvies op dat, nadat daarover het advies van een uit externe leden bestaande toetsingscommissie is ingewonnen, aan de gemeentesecretaris danwel het college danwel de griffier danwel de voorzitter van de raad, ter vaststelling wordt voorgelegd. De waardering wordt aan de hand van het uitgebrachte advies van de toetsingscommissie vastgesteld en bepaalt het functieniveau van de organieke functie alsmede het daarbij behorende salarisniveau.

Een toetsingscommissie heeft tot taak na te gaan of de door de functiedeskundige opgestelde waarderingen juist zijn en passen binnen het gevoel van de arbeidsgemeenschap. Opgemerkt wordt dat wanneer de vakbonden zitting hebben in de toetsingscommissie, deze tevens een procesbewakende rol kunnen hebben. De acceptatiegraad van de waarderingen bij het personeel zal hoger liggen wanneer de waarderingsadviezen nog eens getoetst zijn door een commissie.

“Gelet op recente jurisprudentie (TAR 1997, nr. 149 en 172) bestaat tegen het besluit tot vaststelling van de organieke functiebeschrijving op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) beroep open bij de arrondissementsrechtbank. Die wet schrijft voor dat alvorens beroep kan worden ingesteld eerst bij het bestuursorgaan bezwaar moet zijn ingediend. In de regeling is dan ook een formele bezwarenprocedure opgenomen. De arrondissementsrechtbank te Zutphen stelt in de aangehaalde uitspraken dat de herschrijving van een functie een besluit is in de zin van de Awb en dat de functievervuller bij de beschrijving ervan een rechtstreeks belang heeft, omdat de functiebeschrijving bepalend is voor de functiewaardering. De toetsing moet wel terughoudend zijn en dient zich te beperken tot de vraag of de beschrijving op voldoende gronden berust. De waardering van een functie daarentegen wordt gezien als een besluit van algemene strekking, waartegen bezwaar en beroep mogelijk is indien de ambtenaar rechtstreeks in zijn belang is getroffen, aldus de Centrale Raad van Beroep (TAR 1996, 144)”.

Als formele adviesinstantie voor het behandelen van bezwaren is een bezwarencommissie ingesteld. De bezwarencommissie heeft tot taak:

• -

  beoordeling of de bestreden beschrijving en/of waardering van de organieke functie conform de procedure op rechtmatige wijze tot stand is gekomen (procedurele toetsing)

• -

  inhoudelijke beoordeling van de bestreden waardering van de organieke functie.

• -

  Inhoudelijke beoordeling van het bezwaar op indeling in een functiefamilie en/of indeling in een bandbreedte

Indien de commissie in haar advies voor wat betreft het eerste aspect opmerkingen maakt, is de organisatie verplicht ter zake een nieuw besluit te nemen, rekening houdende met die opmerkingen. Het advies van de bezwarencommissie is dus voor wat betreft de procedurele toets als bindend te beschouwen. Indien de gemeente in het kader van de Awb ook een algemene bezwarencommissie heeft ingesteld, dient de relatieve competentie tussen beide commissies geregeld te worden.

De gemeente Gorinchem heeft er voor gekozen dat het bezwaar tegen de functiebeschrijving eerst kan worden ingediend na ontvangst van de uitslag van de functiewaardering. Het voordeel hiervan voor de ambtenaar is dat de functiehouder het totaal (beschrijving en waardering tezamen) kan overzien.

Tegen een beslissing op een bezwaar betreffende organieke functiewaardering kan sinds de uitspraken van de Centrale Raad van Beroep van 1996 (TAR 1996, 141 t/m 144) binnen zes weken een beroep bij de arrondissementsrechtbank, sector bestuursrecht worden ingesteld. De Raad is namelijk van mening dat een besluit betreffende de waardering van een organieke functie een besluit is in de zin van artikel 7:1 Awb (voor beroep vatbaar) en dat een dergelijke beslissing voldoet aan de definitie van het begrip ‘besluit’, zoals neergelegd in artikel 3:1 Awb, waartegen op grond van hoofdstuk 8 Awb beroep open staat. Vervolgens is de Raad van oordeel dat de belangen van de appellant tegen een organieke functiewaardering rechtstreeks bij het besluit zijn betrokken en dat appellant dientengevolge kan worden aangemerkt als belanghebbende in de zin van artikel 1:2, lid 1 van de Awb. Het gaat sinds deze uitspraken van de Centrale Raad van Beroep dus niet meer om de mate van betrokkenheid van de functievervuller bij de totstandkoming van de functiebeschrijving, maar om het persoonlijk belang dat de functievervuller volgens de Raad heeft bij de gevolgen van het organieke functiewaarderingsbesluit, n.l. de individuele salarisaanpassing. De Raad stelt zich ten aanzien van de gronden voor een beroep op het standpunt dat de rechterlijke toetsing van organieke functiewaarderingsbesluiten terughoudend dient te zijn. Terughoudend in die zin dat de rechter zich naast de overige in aanmerking komende toetsing van het besluit aan geschreven en ongeschreven recht, moet beperken tot de vraag of de waardering op voldoende gronden berust.