Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Nieuw-Lekkerland

1 Inleiding

Voorgeschiedenis

De werkgroep Harmonisatie inkoopbeleid heeft naar aanleiding van de voorgenomen samenwerking

tussen de drie gemeenten het initiatief genomen om een nieuw gemeenschappelijk

aanbestedingsbeleid te ontwikkelen. Op het deelterrein Inkoop waren redelijke verschillen te

constateren tussen zowel beleid als uitvoering. Om de samenwerking op inkoopgebied optimaal in te

richten was het noodzakelijk een aantal gemeenschappelijke beleidsuitgangspunten te formuleren.

Deze nieuwe beleidsnota is daarvan het resultaat. Ook sluit de nota aan op hedendaagse

ontwikkelingen met betrekking tot bijv. duurzaam en rechtmatig inkopen en zijn bevindingen van de

Regionale Rekenkamer Alblasserwaard-Vijfherenlanden, bij het uitvoeren van onderzoek naar de

stand van zaken m.b.t. inkopen en aanbesteden, in de betrokken gemeenten, meegenomen.

Raamwerk

Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft een raamwerk waarbinnen iedereen, die betrokken

is bij het uitoefenen van de inkoopfunctie, geacht wordt rechtmatig en doelmatig te handelen. Het

vormt de inkoopleidraad voor de drie betrokken gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-

Lekkerland alsmede de gemeenschappelijke regeling De Waard. Met dit document wordt bovendien

een fundament gelegd voor een verdere professionalisering en maatschappelijk verantwoorde

invulling van de inkoopfunctie van de drie samenwerkende gemeenten en de gemeenschappelijke

regeling De Waard.

Dit document vervangt bij vaststelling;

• -

  het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Liesveld, vastgesteld in maart 2008;

• -

  het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Nieuw-Lekkerland, vastgesteld op 17 maart 2005;

• -

  het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Graafstroom, vastgesteld op 5 november 2004 door het College van B&W.

Aanbestedende diensten

De gemeenschappelijke regeling De Waard is qua organisatiestructuur zodanig van opzet dat er

sprake is van een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie in welke 4 lijnafdelingen en een

stafafdeling zijn opgenomen. De algemeen directeur is tevens gemeentesecretaris voor de drie

gemeentebesturen. Bestuurlijk gezien blijven de gemeentebesturen tot datum herindeling

verantwoordelijk voor de besluitvorming in de eigen gemeente.

Met de vorming van De Waard ontstaat een nieuwe, ambtelijke (uitvoerings-)organisatie die, naast de

drie gemeenten Graafstroom, Nieuw-Lekkerland en Liesveld, eveneens als aanbestedende dienst

aangemerkt dient te worden. In beleidsregel 3.2 wordt dit punt nader toegelicht.

Het aanbestedingsbeleid

Deze nota heeft betrekking op alle opdrachten voor zowel diensten als leveringen als werken van de

deelnemende organisaties in De Waard. Deze nota geeft de algemeen geldende kaders aan waarbij

de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden dienen te worden gehanteerd:

• -

  de vigerende nationale en EG-regelgeving;

• -

  integriteit, transparantie, non-discriminatie, objectiviteit en zorgvuldigheid;

• -

  het bedingen van de meest voordelige prijs bij een omschreven kwaliteitsniveau.

De bedoeling is een gemeenschappelijk beleid te creëren waaraan alle partijen zich conformeren.

Daarbij is het ten behoeve van de uniformiteit onvermijdelijk ook enkele processen in het beleid neer

te leggen. Voorbeelden hiervan zijn de gemeenschappelijke inkoopvoorwaarden resp. de toepassing,

de procedure groslijst leveranciers/aannemers en de richtlijnen voor het aanleggen van een compleet

en rechtmatig aanbestedingsdossier per aanbesteding.

Door een gezamenlijk beleid zijn veel voordelen te realiseren. Het is mogelijk om tot een betere

stroomlijning van de inkoopprocessen te komen, anderzijds kunnen door bundeling resp.

volumevergroting kostenbesparingen worden gerealiseerd.

Uitvoering Inkoopfunctie

In dit beleidsdocument maakt de werkgroep Harmonisatie inkoopbeleid een onderscheid tussen beleid

en uitvoering. Uitvoeringshandelingen van de medewerkers aanbestedings- en inkoopbeleid of

budgethouders blijven in het beleid, behoudens beschrijvingen in de bijlagen, buiten beschouwing. In

bijlage 4 “inkooptaken en verantwoordelijkheden” wordt bijv. in hoofdlijnen ingegaan op de

verantwoordelijkheden van de diverse functies in het aanbestedingsproces.

Nieuwe inkoopfunctie

De aan te stellen inkoopfunctionarissen vervullen een adviserende, coördinerende rol in het

inkoopproces. Zij houden zich enerzijds bezig met het vaststellen van gemeentebrede kaders op

inkoop- en aanbestedingsgebied, het ontwikkelen van inkooptools, verrichten initiërende en toetsende

inkoopwerkzaamheden, maar ook met het begeleiden van en adviseren van budgethouders over

strategische en tactische (Europese) inkoop- en aanbestedingstrajecten.

De werkgroep kiest voor een centraal gecoördineerde inkoop. Argumenten:

• -

  de verantwoordelijkheid voor aanbestedingen blijft bij de budgethouder;

• -

  de inkoopfunctionarissen werken nauw samen met budgethouders, faciliteren, adviseren en

ondersteunen gevraagd en ongevraagd (relatie met integraal management);

• -

  zij hebben echter ook een uitvoerende en toetsende rol (inkoop is niet vrijblijvend);

• -

  de inkoopfunctionarissen bieden een deskundige inkoopexpertise op centraal niveau via de

GR De Waard aan;

-de inkoopfunctionarissen maken gebruik van de schaalvoordelen door het bundelen van

volumes en het aanbesteden van raamcontracten;

-de inkoopfunctionarissen kunnen, in overleg met budgethouders, (tijdelijke) inkoopteams

samenstellen bij omvangrijke, gezamenlijke inkoopprojecten;

-de inkoopfunctionarissen toetsen, vooraf, verplicht alle aanbestedingen boven de

drempelwaarde van meervoudig onderhands aanbesteden (inzet: waarborg rechtmatigheid);

-deze vorm is uitermate geschikt voor producten en diensten die voor méér dan één afdeling

binnen een gemeente of gemeenten met enige regelmaat worden ingekocht.

Leeswijzer

In de inleiding wordt duidelijk dat door de samenwerking tussen de betrokken gemeenten een nieuw,

gezamenlijk beleid nodig is als overkoepelend kader voor het verantwoord (rechtmatig) en

kostenefficiënt (doelmatig) uitgeven van de toevertrouwde budgetten.

Getracht is dit beleid zo pragmatisch en leesbaar mogelijk op te stellen. Dit vindt zijn weerslag in de

korte en heldere beleidsregels in hoofdstuk 3 alsmede een korte toelichting direct onder elke

beleidsregel. In de bijlagen wordt vervolgens ingegaan op de dagelijkse inkooppraktijk,

inkoopprocessen, rollen en verantwoordelijkheden en de gemeenschappelijke inkoopvoorwaarden.

2 Doelstellingen van het beleid

De algemene doelstelling van het gemeenschappelijke aanbestedingsbeleid is als volgt verwoord:

“Het verbeteren van het inkoop- en aanbestedingsproces op een zodanig professionele wijze dat de

samenwerkende gemeenten en de GR De Waard de juiste kwaliteit van de te leveren producten,

diensten en werken tegen de laagst mogelijke integrale kosten verkrijgen”.

Subdoelstellingen:

-‘’De gemeenten en de GR De Waard willen betrouwbare en integere opdrachtgevers zijn die

zowel lokale, regionale als ( inter -)nationale leveranciers eerlijke en gelijke kansen bieden’’;

-‘’Het proces van inkopen en aanbesteden is controleerbaar voor bestuur, management,

burgers en bedrijven’’;

-Waar mogelijk worden lokale en regionale leveranciers in staat gesteld deel te nemen aan

enkelvoudige en meervoudig onderhandse procedures”.

Jaarlijks kopen de gezamenlijke gemeenten voor ca. 25-30 miljoen aan diensten, leveringen en

werken in. Dat schept verantwoordelijkheid; niet alleen naar inwoners, maar ook naar overige

belanghebbenden. De gemeenten en De GR De Waard willen de gemeenschapsgelden op een

efficiënte, verantwoorde en rechtmatige wijze besteden. Bij de procedures die voorafgaan aan

opdrachten moeten de samenwerkende gemeenten en De Waard zich opstellen als betrouwbare

partijen, die bij het verlenen van opdrachten volgens vaste regels en zonder willekeur of bevoordeling

van partijen werken en hierbij zorgvuldig en integer optreden. Bovendien moet de gemeentebesturen

daar op een goede wijze verantwoording over af kunnen leggen aan de burgers. Procedures moeten

controleerbaar zijn, hetgeen specifieke eisen stelt aan de openheid en transparantie van de

procedures.

Deze eisen gelden ook voor het ambtelijk apparaat dat de gemeentebesturen ter zijde staat bij het

uitoefenen van haar taken. Het ambtelijk apparaat dient openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid te

betrachten naar het gemeentebestuur en naar de contractpartners.

Het beleid biedt niet altijd de ruimte om lokale en regionale leveranciers een voorkeurspositie te

geven, hetgeen niet onlogisch is omdat bij grotere bedragen de drempelwaarden gekoppeld zijn aan

openbare dan wel Europese aanbesteding. Bij lagere bedragen (onder de drempels van Openbaar

Aanbesteden) kunnen de gemeenten en De Waard echter wél lokale en regionale bedrijven

uitnodigen voor deelname aan aanbestedingen. Deelname impliceert overigens niet dat er direct

sprake is van opdrachtverlening; ook bij kleinere opdrachten zullen lokale en regionale bedrijven aan

de gestelde criteria (selectie- en gunningscriteria) en eisen uit de offerteaanvraag of het bestek

moeten voldoen.

3 Beleidsregels

3.1 Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten worden door de

gemeenten en de GR De Waard de geldende regels nageleefd.

De overheid (waartoe gemeenten en openbare lichamen van gemeenschappelijke regelingen

behoren) is een grote afnemer van goederen en diensten. Zij mag echter in de meeste gevallen,

behoudens bij de procedure van enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteden, niet een

willekeurig bedrijf kiezen dat de goederen of diensten levert. Hetzelfde geldt voor het laten uitvoeren

van een werk. Voor het kiezen van ondernemingen gelden speciale procedures die moeten worden

nageleefd volgens het geldende aanbestedingsrecht. Boven vastgestelde drempelwaarden voor

leveringen, diensten en werken is de Nederlandse overheid verplicht om opdrachten Europees aan te

besteden.

3.2 De aanbestedende dienst is altijd de “gemeente” of de “gemeenschappelijke

regeling De Waard”.

In het Burgerlijk Wetboek is bepaald dat gemeenten en andere (openbare) lichamen waaraan een

deel van de overheidstaak is opgedragen, zoals de GR De Waard, rechtspersoonlijkheid bezitten.

Organisatieonderdelen van gemeenten of van de GR De Waard hebben geen rechtspersoonlijkheid

en kunnen om die reden niet aan het rechtsverkeer deelnemen. De aanbestedende dienst is daarom

altijd de rechtspersoon: de gemeente (specifiek; de gemeente Graafstroom, Liesveld of Nieuw-

Lekkerland) of de GR de Waard.

3.3 Bij opdrachten boven de Europese drempelbedragen is Europees

aanbesteden verplicht.

De drempelbedragen waarboven Europees dient te worden aanbesteed worden elke twee jaar

opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De meest actuele stand van zaken met betrekking

tot de drempelbedragen is te vinden op de website van het ministerie van Economische Zaken

(www.minez.nl).

Op het moment van vaststellen van dit beleid bedragen deze drempelbedragen voor 2010

(ingangsdatum: vanaf 1 januari 2010):

voor overheidsopdrachten voor werken: € 4.845.000,- (excl. BTW)

voor overheidsopdrachten voor leveringen: € 193.000,- ,,

voor overheidsopdrachten voor diensten: € 193.000,- ,,

Wil een aanbestedende dienst een opdracht geven die boven deze bedragen uitkomt, dan dient

Europees te worden aanbesteed. De drempelbedragen worden elke twee jaar geactualiseerd.

Voor het bepalen van de drempelwaarde dient uitgegaan te worden van het totaalbedrag van de

incidentele investering of aankoop (indien van toepassing), het project (bijv. de bouw van een brug) of

de gezamenlijke waarde van de herhalingsaankopen (goederen of diensten) over een periode van 4

jaar.

3.4 Bij opdrachten onder de Europese drempelbedragen besteden de gemeenten of

de GR De Waard aan volgens de procedure die hoort bij de in het beleid

vastgestelde drempelwaarde.

De te volgen aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de drempelwaarde. Het is altijd toegestaan

om een procedure te volgen die hoort bij een hoger drempelbedrag.

Aanbestedingsvorm Werken Leveringen Diensten

Europees (met of zonder voorselectie)

> het door de EC vastgestelde drempelbedrag

> het door de EC vastgestelde drempelbedrag

> het door de EC vastgestelde drempelbedrag

Openbaar (met of zonder voorselectie) > € 1.500.000,- > € 150.000,- > € 150.000,-

Meervoudig onderhands (min. 3 offertes) > € 75.000,- > € 25.000,- > € 25.000,-

Enkelvoudig onderhands (min. 1 offerte) < € 75.000,- < € 25.000,- < € 25.000,-

Bovenstaande drempelbedragen en bijbehorende aanbestedingsvormen dragen bij aan het doel dat

met dit gemeenschappelijke aanbestedingsbeleid wordt beoogd: doelmatig, integer, professioneel,

rechtmatig en verantwoord aanbesteden.

Voor enkelvoudig onderhands geldt het uitgangspunt dat opdrachten voor leveringen, diensten of

werken niet voorbehouden kunnen worden aan één bedrijf. Er wordt door de gemeenten en de GR De

Waard bij enkelvoudig onderhands gebruikt gemaakt van wisselende bedrijven. Bij aanwezigheid van

een groslijst voor aannemers kan de keuze beperkt worden tot de aannemers die zich middels

eerdere opdrachten bewezen hebben.

Voor meervoudig onderhands geldt het uitgangspunt dat, indien mogelijk, in ieder geval één lokaal

bedrijf, of regionaal bedrijf, mee kan dingen naar de opdracht. Eén keer per drie, gelijksoortige,

aanbestedingen selecteren de aanbestedende diensten, voor zover dit mogelijk is, een nieuw bedrijf

dat uitgenodigd zal worden voor deelname aan de aanbesteding (vooral bij toepassing bij werken).

Een nieuw bedrijf hoeft geen onderdeel van de groslijst aannemers uit te maken. Zie voor een

aanvullende toelichting beleidsregel 3.13.

Jaarlijks zullen de drempelwaarden onder het door de Europese Commissie vastgestelde

drempelbedrag door de aanbestedende diensten, onder regie van de inkoopfunctionaris, geëvalueerd

worden. Het toetsingskader zal o.a. bestaan uit de meest recente ontwikkelingen in de markt, de

wetgeving en de ervaringen van de aanbestedende diensten met deze drempels c.q. de praktische

toepasbaarheid.

In bijlage 8 is een beschrijving, en toepassing, van alle aanbestedingsprocedures opgenomen.

3.5 Vanaf een drempel van € 150.000 besteden de gemeenten of de GR De

Waard opdrachten voor diensten en leveringen aan volgens de openbare

aanbestedingsprocedure; voor werken geldt een drempel van

€ 1.500.000,- of hoger.

Een openbare aanbesteding (nationale procedure) verschilt van de Europese procedure op bepaalde

punten; de termijnen die nageleefd moeten worden en de wijze van publiceren. Bij een openbare

aanbesteding hebben alleen nationale aanbieders toegang tot de aanbesteding, waardoor een

aankondiging alleen in de Staatscourant, vakblad, de eigen website(s) of op een

aanbestedingswebsite (www. Aanbestedingskalender.nl of Tenderned (vermoedelijk vanaf 2010

operationeel)) behoeft te worden gepubliceerd.

Laat onverlet dat voor openbare aanbestedingen dezelfde uitgangspunten als Europees aanbesteden

gelden; het naleven van de beginselen van het aanbestedingsrecht (gelijke behandeling, nondiscriminatie en transparantie).

Bij openbare aanbestedingen gelden overigens geen belemmeringen voor deelname van bedrijven uit

de regio of gemeenten. Ook zij kunnen meedingen naar grotere opdrachten mits zij aan de gestelde

selectie- of kwalificatiecriteria voldoen.

3.6 Bij het aanbesteden worden opdrachten voor gelijksoortige diensten,

leveringen en werken zoveel mogelijk gebundeld.

De gemeenten fuseren de ambtelijke organisaties vanaf 1 september 2009 in één

gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie; de gemeenschappelijke regeling De Waard. Vanuit het

oogpunt van doelmatigheid kan door de uitvoeringsorganisatie door bundeling een optimaal

aanbestedingsresultaat worden behaald. Bundeling van inkoopvolumes genereert voordelen die de

gemeenten apart niet of minder eenvoudig kunnen realiseren.

Gelijksoortige leveringen en diensten moeten in ieder geval organisatiebreed, d.w.z. binnen de

individuele gemeenten of de GR De Waard, gebundeld worden. In de praktijk is vast te stellen dat

bundeling van volumes elkaar niet bijt, omdat gemeenten zeer vaak dezelfde leveringen en diensten

inkopen. Waar mogelijk, en als dit kosteneffectief is, zullen de aanbestedende diensten initiatieven tot

regionale bundeling met andere gemeenten in de Alblasserwaard nemen.

In het voorstel van stuurgroep De Waard d.d. 24-03-2009 staat expliciet dat opschalen helpt en zelfs

noodzakelijk is om de kwaliteitsslag effectief te kunnen maken. En door “massa maken”’ zijn er per

definitie minder meerkosten. Bundeling van gelijksoortige opdrachten binnen alle deelnemende

gemeenten en de GR De Waard is daarmee een pré c.q. een kans om gezamenlijk doelmatig en

effectief in te kunnen kopen. Aan de hand van het totale gezamenlijke bedrag kan bepaald worden

welke procedure gevolgd moet worden.

Om knippen te voorkomen kunnen bepaalde inkooppakketten via een centrale afdeling in de GR De

Waard verlopen. De inhuur of detachering van personeel kan bijv. via P&O lopen, de inkoop van

kantoorartikelen en meubelen via de facilitaire afdeling. Opdrachten in het algemeen, die niet onder

bepaalde afdelingen vallen, kunnen via de inkoopfunctionarissen worden gebundeld, omdat zij goed

zicht kunnen hebben op andere gelijksoortige opdrachten binnen alle aanbestedende diensten.

De inkoopfunctionarissen maken jaarlijks een ronde langs de aanbestedende diensten ter

inventarisatie van de inkopen en aanbestedingen die in een kalenderjaar plaatsvinden. De verkregen

informatie benutten zij voor het opstellen van een inkoopjaarplan waarin de prioriteiten voor dat jaar

benoemd worden. Het jaarplan wordt ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd.

Initiatieven tot bundeling vormen een vast onderdeel bij het opstellen van de prioriteiten.

Eén keer per jaar wordt een inkoopscan (analyse van alle jaarfacturen) uitgevoerd om zodoende een

nauwkeurig beeld van alle jaarlijkse uitgaven te verkrijgen en na te gaan of bundeling tot stand komt

c.q. er nog initiatieven tot bundeling genomen moeten worden.

3.7 Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten met het

doel de werking van de Europese richtlijnen of andere voorgeschreven

aanbestedingsvormen te ontwijken.

Splitsen van opdrachten om het principe van Europees aanbesteden te ontlopen is niet toegestaan.

De berekening van de waarde van een opdracht dient te worden gebaseerd op het totale bedrag van

de opdracht, exclusief omzetbelasting. Bij de berekening moet de aanbestedende dienst ook rekening

houden met eventuele opties en verlengingen van het contract. Uitgangspunt is derhalve de

geraamde waarde van de opdracht of het project gedurende de maximale contractduur.

In lid 1 t/m 16 van artikel 9 van het BAO is opgenomen hoe de raming van de opdracht tot stand komt.

Daarnaast zijn er in artikel 9 ook opties opgenomen om de aanbesteding in percelen te gunnen. De

percelenregeling biedt mogelijkheden om kleinere bedrijven in de markt naar een deel van de

opdracht (een perceel) mee te laten dingen.

Voor andere aanbestedingsvormen geldt het beginsel van niet-splitsen eveneens.

3.8 De gemeenten en de GR De Waard passen zoveel mogelijk uniforme

aanbestedingsreglementen toe.

Daar waar het werken betreft zullen de gemeenten of de GR De Waard het ARW 2005 toepassen

(ARW = Aanbestedingsreglement Werken).

De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het hanteren van

aanbestedingsreglementen en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen

bestaan er diverse reglementen. Met de komst van het ARW 2005, dat weliswaar niet verplicht gesteld

is voor de lokale overheid, maar uitstekend bruikbaar is en door het VNG wordt aanbevolen, is er geen

belemmering om deze toe te passen.

Het ARW 2005 is op dezelfde basis geschoeid als de Europese aanbestedingsrichtlijnen (BAO). Er

wordt gebruik gemaakt van vaste termijnen voor het indienen van inschrijvingen, de wijze van

aanbesteden (meervoudig, openbaar, niet-openbaar) wordt beschreven, bij elektronische publicatie

van de aankondiging van de opdracht mag de inschrijvingstermijn worden ingekort, etc. Het ARW

2005 kan naast de Europese aanbestedingsregelgeving worden toegepast.

3.9 In de planning van projecten horen de aanbestedingsprocedures en de

bijbehorende termijnen in acht te worden genomen. Tijdsduur of –gebrek

kan geen reden zijn om af te wijken van de eigen drempelwaarden of

geldende nationale en/of Europese richtlijnen.

Goed aanbesteden betekent op tijd beginnen. In de gemeentelijke processen moet rekening

gehouden worden met het gegeven dat aanbesteden een projectmatige aanpak voorstaat en diverse

stappen onderkent; de voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de contracteringsfase. Bij elke stap

hebben diverse expertises een rol, enerzijds als adviseur anderzijds als uitvoerende en/of

belanghebbende.

De periode van uitvoering hangt vooral af van de drempelwaarde en de bijbehorende wijze van

aanbesteding. Voor openbaar of Europees aanbesteden dient meer tijd ingeruimd te worden dan een

meervoudig onderhandse aanbesteding; een tijdsduur van 5 of 6 maanden is niet ongewoon.

Tijdgebrek komt vaak voort uit een gebrekkige planning en/of een verkeerde perceptie van de

doorlooptijd van een aanbesteding. Tijdgebrek is echter geen argument om onderhands in plaats van

openbaar of Europees aan te besteden.

3.11 Als aanbesteden volgens het aanbestedingsbeleid niet meer doelmatig

is, kan gemotiveerd van het beleid worden afgeweken.

Er kunnen zich (wettelijk omschreven) omstandigheden voordoen dat het niet doelmatig is om volgens

de, in de drempelwaardentabel omschreven procedures, aan te besteden. Dit kan te maken hebben

met de waarde van de opdracht, met de aard van het werk, de levering of dienst dan wel

marktomstandigheden; er is bijv. maar één leverancier (monopolie) of het onderhoud c.q. levering van

het merendeel van de al aanwezige pompgemalen is uitbesteed aan een leverancier.

Afwijking is alleen mogelijk na advies van de inkoopfunctionaris en na besluitvorming door;

• -

  de directeur van de GR De Waard bij afwijking van de procedure meervoudig onderhands;

• -

  het College bij afwijking van Openbaar aanbesteden.

Het is vrij complex om alle factoren en omstandigheden te benoemen die de rechtvaardiging kunnen

bieden voor een rechtmatige of toegestane afwijking. Er is door de GR De Waard en de gemeenten

gekozen om aan de voorkant een verplichte toets door de inkoopfunctionaris te laten plaatsvinden.

Afwijkingsbesluiten worden via een jaarverslag aan het Dagelijks Bestuur (DB) gerapporteerd.

Afwijking Europees aanbesteden

Bij opdrachten die boven de Europese drempelbedragen uitkomen, is afwijken niet toegestaan,

behalve wanneer dit in overeenstemming met het BAO is. In artikel 31 van het BAO zijn enkele

omstandigheden omschreven binnen welke dit wel mogelijk is.

Voorbeeld: art. 31 lid 1 sub b uit het BAO: “Wanneer de overheidsopdracht om technische en/of

artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde

ondernemer kan worden toevertrouwd”. De aanbestedende dienst kan dan een procedure volgen van

gunning door onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking van een overheidsopdracht.

Voor de interpretatie van het BAO wordt, in alle gevallen, de inkoopfunctionaris benaderd. Zo nodig

wint de inkoopfunctionaris advies in bij een jurist of juridisch adviesbureau.

Afwijkingen meervoudig onderhands en Openbaar aanbesteden

De volgende redenen kunnen aanleiding zijn om, in uitzonderingsgevallen af te wijken van de

procedure meervoudig onderhands of Openbaar aanbesteden:

• -

  bij specialistische producten (slechts leverbaar door één of enkele leverancier(s));

• -

  bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeenten

of de GR De Waard zijn toe te rekenen;

• -

  bij een complex uitvoeringsproces;

• -

  bij verwevenheid met parallelle processen;

• -

  indien het gaat om producten die om artistieke of technische redenen slechts aan één

bepaalde ondernemer kunnen worden toevertrouwd;

-bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge

kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen.

Bij afwijking op grond van bovengenoemde redenen kan een lagere aanbestedingsprocedure door de

aanbestedende dienst worden toegepast; onderhands in plaats van meervoudig onderhands of

onderhands dan wel meervoudig onderhands in plaats van openbare aanbesteding.

3.12 Bij opdrachtverlening wordt waar mogelijk door de gemeenten of de GR

De Waard gebruik gemaakt van raamovereenkomsten met leveranciers,

dienstverleners of aannemers.

Onder 3.6 is sprake van de beleidsregel zoveel mogelijk bundelen. Vooral gebundelde opdrachten

lenen zich bij uitstek ter vastlegging in een raamovereenkomst.

Ook raamovereenkomsten moeten Europees worden aanbesteden indien de drempelwaarde

overschreden wordt. Indien het een opdracht met onbepaalde duur geldt of waarvan de looptijd niet

kan worden bepaald dient het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd worden met 48.

Nb.: Raamovereenkomsten mogen volgende de Europese aanbestedingsregels geen langere looptijd

dan 48 maanden hebben tenzij er sprake is van een (goed gemotiveerd) uitzonderingsgeval.

Raamovereenkomsten kunnen zowel overeenkomsten met of zonder afnameverplichting betreffen.

3.13 Bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen worden

waar mogelijk lokale of regionale bedrijven in staat gesteld om aan de

aanbesteding deel te nemen.

De drie gemeentebesturen en de GR De Waard willen de regionale, economische bedrijvigheid

stimuleren De mogelijkheden daartoe vinden hun grenzen in wet- en regelgeving (zoals het Bao en

onderhavig beleid) en in de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (non-discriminatie,

transparantie). Dit betekent dat regionale bedrijven zoveel mogelijk in staat moeten worden gesteld

om mee te dingen naar opdrachten van de gemeenten of de GR De Waard, zonder dat dit ten koste

gaat van de rechten van niet-regionale bedrijven.

Als voorbeeld kan worden genoemd dat bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure

van de drie aan te vragen offertes, één daarvan wordt aangevraagd bij een bedrijf dat een vestiging in

het verzorgingsgebied van De Waard heeft.

Waar het mogelijk is en voor zover het zinvol is, worden steeds één of meer regionale bedrijven in de

gelegenheid gesteld om aan de onderhandse aanbesteding mee te doen. Voorkeursbehandelingen en

automatismen moeten op dit punt uiteraard worden vermeden. Bij enkelvoudige aanbestedingen wordt

zoveel mogelijk gewisseld van bedrijven.

Voor het aanbesteden van werken is het uitgangspunt dat aannemers voor deelname aan een

enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbesteding op de groslijst moeten staan. In

uitzonderingsgevallen kan hiervan afgeweken worden. De procedure met betrekking tot de groslijst is

nader uitgewerkt in bijlage 3.

3.14 De gemeenten en de GR De Waard verwachten met het oog op ethisch

beleid dat haar medewerkers bij het doen van inkopen of uitvoeren van

aanbestedingen integer handelen.

Alle inkopen van de gemeenten en de GR De Waard worden op transparante, objectieve en niet discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren onderhouden een zakelijke relatie met

de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn.

De gemeenten en de GR De Waard verwachten dat haar medewerkers zodanig handelen, dat dit in

overeenstemming is met de gedragcodes bestuurlijke en ambtelijke integriteit. De gedragscode

bestuurlijke integriteit is de gedragscode voor het College van B&W en de raadsleden, terwijl de

gedragscode ambtelijke integriteit direct te maken heeft met het handelen van de ambtenaren. Een

ambtenaar dient bijv. het algemene belang te dienen, maar ook belangenverstrengeling te vermijden.

De afdeling Kwaliteit zal in een, nog te ontwikkelen, ethisch beleid voor de GR De Waard en

gemeenten het voortouw nemen om o.a. gedragsregels op te stellen voor bijvoorbeeld het vermijden

van de aanname van cadeaus van leveranciers/aannemers en een verbod op het bedingen van

gereduceerde prijzen bij leveranciers voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik.

3.15 Bij alle aanbestedingsprocedure worden objectieve en nietdiscriminerende selectiecriteria gebruikt.

Selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel economische

eisen waaraan een onderneming (“de inschrijver”) moet voldoen om deel te kunnen nemen aan de

aanbestedingsprocedure.

Selectiecriteria moeten niet verward worden met de hierna te behandelen gunningscriteria.

Selectiecriteria zijn criteria die betrekking hebben op beoordeling van de eigenschappen van de

onderneming. De regels ten behoeve van uitsluiting en selectie van ondernemingen kunnen

onderscheiden worden in de volgende drie categorieën:

• 1.

  Uitsluitingsgronden;

• 2.

  Geschiktheidseisen (minimumeisen);

• 3.

  Selectiecriteria.

In bijlage 6 is een nadere toelichting opgenomen over het onderscheid tussen deze drie categorieën.

3.16 Gunning vindt plaats op basis van een objectief gunningscriterium.

Het gunningscriterium heeft altijd betrekking op de beoordeling van de eigenschappen van de

inschrijving (en dus niet de inschrijver).

De aanbestedende diensten moeten een keuze maken uit één van de volgende gunningscriteria:

• 1.

  Laagste prijs

• 2.

  Economisch meest voordeling inschrijving (afgekort: EMVI)

Voor laagste prijs wordt vaak gekozen bij opdrachten waarbij redelijk in detail kan worden omschreven

wat de vraag is (bijv. een technisch bestek voor werken).

Wanneer er gekozen wordt voor het gunningscriterium de “economisch meest voordelige inschrijving”

is van belang dat gunningscriteria nader worden uitgewerkt die verband houden met het voorwerp van

de aanbesteding, zoals kwaliteit en prijs. Voor het begrip kwaliteit worden subcriteria opgenomen

zoals bijv. planning, uitvoeringstermijn, garanties, plan van aanpak, technische waarde en esthetische

kenmerken. De inschrijvers moeten vervolgens weten welke waarde (weging) aan deze nadere

gunningscriteria worden toegekend.

Gunningscriteria moeten in een openbare of Europese aanbesteding altijd in de publicatie van de

aankondiging van de opdracht worden opgenomen. In het programma van eisen of het bestek dienen

de uitgewerkte gunningscriteria, inclusief weging van mogelijke subcriteria, volledig te zijn

opgenomen.

3.17 Bij het inkopen van producten en diensten moet er zoveel mogelijk

sprake zijn van duurzaam en maarschappelijk verantwoord inkopen.

De gemeenten en de GR De Waard conformeren zich aan het standpunt van de VNG; 75% duurzaam

inkopen in 2010 en 100% duurzaam inkopen in 2015. Het staat de gemeenten en de GR De Waard

vrij om hun eigen ambitieniveau in de periode van 2010 – 2015 hoger te stellen.

Het programma Duurzaam Inkopen stimuleert overheden om milieuaspecten en sociale aspecten mee

te nemen bij de inkoop van producten en diensten. Het programma loopt tot 2010. Het Kenniscentrum

Duurzaam Inkopen heeft duurzaamheidscriteria ontwikkeld, die de gemeenten en de GR De Waard

kunnen toepassen bij hun inkopen en bij het volgen van aanbestedingsprocedures.

Met deze criteria voor duurzaam inkopen kan de aanbestedende dienst bepalen of een inkoop wel of

niet duurzaam is. De vastgestelde duurzaamheidscriteria zijn te vinden op

www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/criteria. Vooralsnog zijn deze duurzaamheidscriteria de

criteria waaraan op grond van dit beleid moet worden voldaan. Deze criteria, die zowel eisen,

gunnings- als selectiecriteria kunnen betreffen, zijn per product of dienst één op één over te nemen in

bestekken of offerteaanvragen.

Procedureel gezien moeten medewerkers, die inkopen, verplicht bij elke aanbesteding een afweging

maken omtrent de mogelijkheid tot duurzaam inkopen. Dit impliceert dat (1) in bestekken of

offerteaanvragen duurzaamheidsaspecten zoveel mogelijk worden opgenomen, (2) duurzaamheid

expliciet wordt meegenomen bij het beoordelen van offertes en leveranciers door dit in de selectie- en

gunningscriteria op te nemen en (3) duurzaamheidsafspraken waar mogelijk in het contract worden

opgenomen.

De inkoopfunctionarissen kunnen advies inzake duurzaam inkopen verstrekken resp. zijn gewend om

met duurzaamheidscriteria om te gaan. Bij aanbestedingen boven de grens van meervoudig

onderhands voor zowel leveringen, diensten (> € 25.000) en werken (>€ 75.000,-) is het aan te raden

separaat per aanbesteding vast te leggen of er sprake is van het toepassen van

duurzaamheidscriteria. Hierdoor is controle en rapportage over het aspect duurzaam inkopen

mogelijk.

Maatschappelijk verantwoord inkopen uit zich in het inkopen van de gemeenten en de GR De Waard

bij bedrijven die maatschappelijk verantwoord ondernemen. Maatschappelijk verantwoord

ondernemen is een actief streven van bedrijven en organisaties om niet alleen winst te maken, maar

ook rekening te houden met het uitoefenen van een zo’n positief mogelijke invloed op de

maatschappij.

Een bedrijf of organisatie neemt bij maatschappelijk verantwoord ondernemen bijv.

verantwoordelijkheid voor haar handelen omtrent mensenrechten, arbeid, milieu, gezondheid en

consumentenbescherming. Op internet is achtergrondinformatie over dit onderwerp beschikbaar via

sites, zoals www.maatschappelijkverantwoordondernemen.net en www.mvo.ez.nl.

3.18 De gemeenten en de GR De Waard leggen alle contracten, die voortkomen

uit aanbestedingen, vast in een contractbeheersysteem.

De ervaring leert dat de looptijden van contracten niet altijd optimaal in beeld zijn en/of goed

bijgehouden worden. De kans op ongewenste verlengingen dan wel onrechtmatige (niet afgesproken)

verlengingen is daardoor groot.

Met een contractbeheersysteem kunnen contracten in de gaten worden gehouden. Dit kunnen diverse

soorten contracten betreffen, zoals inkoop, verkoop, lease, huurkoop, inhuur, verhuur, onderhoud,

dienstverlening, samenwerking. Acties die moeten worden uitgevoerd, kunnen zo gesignaleerd

worden. Bijvoorbeeld het tijdig opzeggen van een contract.

Het is daarom van belang dat alle contracten met opdrachtnemers die tot stand zijn gekomen door

toepassing van dit aanbestedingsbeleid, worden vastgelegd in een contractbeheersysteem. Het

huidige document managementsysteem van de gemeenten (Decos) beschikt over een aparte

contractenmodule, die over de vereiste functionaliteit beschikt om contracten te registreren en te

signaleren. De inkoopfunctionarissen nemen het initiatief om contractbeheer voor de gemeenten en

de GR De Waard, procesmatig gezien, op te zetten. Registreren van contracten en het signaleren van

contracttermijnen (het aflopen van contracten) maken ook deel uit van hun werkzaamheden.

De budgethouder is, en blijft, verantwoordelijk voor het managen van het contract, waaronder het

bewaken van de afgesproken prestaties en/of leveringen, het controleren van afgesproken

leveringstermijnen, het uitvoeren van evaluaties en fungeert als dagelijks aanspreekpersoon voor

leveranciers en/of aannemers

Professioneel contractbeheer borgt dat medewerkers of afdelingen op tijd over de juiste informatie,

signaleringen en analyses kunnen beschikken.

In de naaste toekomst wordt er een koppeling tot stand gebracht tussen contractbeheer en het

vastleggen van orders in het financiële systeem. Het doel hiervan is tweeledig: het kunnen uitvoeren

van controles op de aangegane financiële verplichtingen in relatie tot de afgesloten contracten, maar

ook het tot stand brengen van een bewaking op uitputting van budgetten.

3.19 Van iedere aanbesteding wordt door de organisatie of het organisatieonderdeel

dat de aanbesteding uitvoert een dossier aangelegd.

De aanbestedende dienst, d.w.z. het desbetreffende organisatieonderdeel van de gemeenten of de

GR De Waard, dat de aanbestedingsprocedure heeft gevolgd, houdt van iedere aanbesteding een

aanbestedingsdossier bij.

Het dossier is bedoeld om

in geval van een rechtszaak het proces van de aanbesteding aan te tonen;

te worden gebruikt ten behoeve van het opstellen van rapporten aan het bestuur;

als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen;

ter controle voor de accountant.

Het dossier is in beginsel openbaar in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur, voor zover

geen uitzonderingsgronden van de wet van toepassing zijn..

De dossiers worden aangelegd en bijgehouden door de vakafdelingen. In bijlage 5 is opgenomen

waaruit een aanbestedingsdossier minimaal dient te bestaan.

3.20 De gemeenten en de GR De Waard streven naar het toepassen en

integreren van innovatief aanbesteden in de dagelijkse

aanbestedingspraktijk.

Innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij de gemeenten en de GR De

Waard maximaal gebruik maken van de kennis, de innovatie- en denkkracht in de markt. In plaats van

gebruik te maken van een volledig gedetailleerd programma van eisen of bestek, kiest de

budgethouder voor functionele specificaties.

In een functionele specificatie wordt ruimte opengelaten aan bedrijven om een eigen oplossing aan te

bieden. Deze ruimte voor oplossingen kan velerlei voordelen opleveren; een betere kwaliteit, een

lagere prijs, een betere benutting van het budget of een kortere opleveringstermijn.

Voorbeelden van innovatief aanbesteden zijn design & construct (D&C), design construct en

maintenance (DCM), het bouwteam en een prijsvraag voor ontwerpen. De gemeenten en de GR De

Waard willen de toepassing van innovatief aanbesteden voor opdrachten, die zich hiervoor lenen,

bevorderen.

3.21 Bij het inkopen van (standaard) producten en diensten verklaren de

gemeenten en de GR De Waard de eigen inkoopvoorwaarden van

toepassing.

Voor opdrachten tot levering van producten en diensten heeft de vakafdeling of budgethouder vaak

afstemming over allerlei randvoorwaarden met betrekking tot een opdracht. Dit kan variëren van

betalingsvoorwaarden, tot garantie, tot aflevering en afspraken over vertrouwelijkheid van informatie.

In de praktijk blijkt dat het zinvoller is om de steeds terugkerende bepalingen en eisen op te nemen in

een algemeen document en dat van toepassing te verklaren: “De Algemene Inkoopvoorwaarden van

de GR De Waard en haar deelnemers”.

Door middel van vaststelling van het aanbestedingsbeleid van de gemeenten en de GR De Waard

stellen de besturen en de directie van de GR De Waard ook een set gelijkluidende Algemene

Inkoopvoorwaarden voor iedere deelnemer vast.

Met het oog op de toepasbaarheid van de Algemene Inkoopvoorwaarden is het belangrijk

onderstaande uitgangspunten toe te passen:

• -

  het van toepassing verklaren van de Algemene Inkoopvoorwaarden (dit kan al in de offerteaanvraag)

• -

  het uitdrukkelijk van de hand wijzen van andere voorwaarden die de opdrachtnemer wil gebruiken;

• -

  het toezenden van de Algemene Inkoopvoorwaarden (bijv. gelijktijdig met de opdracht)

Bij complexe opdrachten of opdrachten met een aanzienlijke waarde is er vaak sprake van

maatwerkafspraken, die afwijken van de standaard inkoopvoorwaarden. In dergelijke gevallen ontstaat

de noodzaak tot het opstellen van een maatwerkcontract.

Bij opdrachten voor de uitvoering van werken zullen er vaak andere voorwaarden uit de branche van

toepassing verklaard worden, zoals de Uniforme Administratieve Voorwaarden 1989 (UAV), de UAV

voor geïntegreerde contracten (UAV-GC), de Algemene Voorwaarden voor Aannemingen in het

bouwbedrijf 1992 (AVA) of De Nieuwe Regeling (DNR 2005).

Bijlagen

• -

  Bijlage 1 ; Definities inkoop en aanbesteden;

• -

  Bijlage 2 ; Algemene inkoopvoorwaarden van de GR De Waard en haar deelnemers

• -

  Bijlage 3 ; Groslijst aannemers

• -

  Bijlage 4; Inkooptaken en verantwoordelijkheden

• -

  Bijlage 5; Richtlijnen aanbestedingsdossier

• -

  Bijlage 6; Categorieën selectiecriteria

• -

  Bijlage 7; Aanbestedingsprocedures

Bijlage 1 Definities inkoop en aanbesteden

Aanbesteden:

Aanbesteden is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor

werken, leveringen en diensten.

Aanbestedende dienst:

De dienst die verantwoordelijk is voor het aanbesteden van een werk, levering of dienst. De

aanbestedingsregelgeving geeft aan dat de individuele gemeenten alsmede de

uitvoeringsorganisatie De Waard als geheel een aanbestedende dienst zijn in de zin van

aanbestedingsregelgeving.

Aanbestedingsprocedure: De wijze van uitschrijven van een opdracht.

Aankondiging: Een bekendmaking van een opdracht in het EU-publicatieblad of een ander medium zoals de aanbestedingskalender.

ARW 2005: Aanbestedingsreglement werken dat in Nederland voor de overheid in 2005 is ingevoerd. Geldt als verplichting voor de aanbesteding van werken bij de centrale overheid. Gemeenten kunnen deze op vrijwillige basis opleggen.

BAO: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten.

Bestek: Een beschrijving van de opdracht, de eventuele daarbij behorende tekeningen en de voor de

opdracht geldende voorwaarden.

Contract: Elk type van overeenkomst of order tussen twee of meer partijen voor de levering van goederen of diensten. Er zijn verschillende contractvormen zoals consignatiecontract, duurcontract,

exclusiviteitcontract en raamcontract

Contracteren: Onderdeel van de inkoopfunctie dat betrekking heeft op het onderhandelen met leveranciers met als resultaat een koopovereenkomst over te leveren goederen en/of diensten.

Diensten: De diensten als bedoeld in bijlage 2 van het Besluit aanbestedingsregels voor

overheidsopdrachten 2005.

Functionele beschrijving: Een beschrijving van de functionaliteit van de aan te besteden opdracht.

Gemeenten: De samenwerkende gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland (vanaf Hoofdstuk 3 wordt er verwezen naar gemeenten of de gemeenten).

GR De Waard: De gemeenschappelijke regeling De Waard. In de regeling is sprake van een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten.

Groslijst: Lijst van potentiële leveranciers of aannemers, opgesteld op basis van marktonderzoek en mogelijk ook op basis van soortgelijke inkooptransacties in het verleden, die aan bepaalde eisen blijken te voldoen en tot wie de leveranciers- c.q. aannemerskeuze kan worden beperkt.

Gunningscriteria: Het totaal van criteria die betrekking hebben op de kwaliteit en/of de prijs van de inschrijving aan de hand waarvan de inschrijvingen beoordeeld worden.

Herhalingsaankoop: Een aankoop die wat betreft specificaties, en evt. leverancier, gelijk is aan een reeds eerder gedane aankoop.

Inkoop: Elk proces dat leidt tot een factuur.

Inschrijver: De ondernemer die een inschrijving doet. Ook wel genoemd: gegadigde of aanbieder.

Inschrijving:

Ook wel genoemd; een offerte of een aanbieding.

Leveringen: De aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten.

Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen.

Opdrachtgever: De gemeente, gemeenten en/of de GR De Waard.

Opdrachtnemer: De inschrijver aan wie de opdracht is gegund.

Overeenkomst: De schriftelijke vastlegging tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer van de opdracht die middels de gunning wordt verleend.

Programma van eisen: De technische of functionele beschrijving van de opdracht waar de aanbesteding betrekking op heeft.

Raamovereenkomst: Een schriftelijke overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever waarbij de eerste zich verplicht om in een bepaalde periode goederen of diensten tegen een vooraf vastgestelde prijs en condities te leveren. Aan de leverancier wordt meestal een indicatie gegeven van de af te nemen hoeveelheden. De specifieke aantallen en levertijdstippen worden bepaald in zogenaamde afroeporders, ook wel raamorder.

Selectiecriteria: Alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan ondernemingen moeten voldoen om deel te kunnen nemen aan een aanbestedingsprocedure.

Technische beschrijving: Een beschrijving van de technische vereisten van de opdracht.

Werken: Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Bijlage 2

De algemene inkoopvoorwaarden van de GR

De Waard en haar deelnemers

Algemene Inkoopvoorwaarden van de GR De Waard en haar deelnemers.

Artikel 1. DEFINITIES

De GR De Waard en haar deelnemers: de publiekrechtelijke rechtspersoon GR De Waard en de gemeenten

Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland (hierna te noemen "GR De Waard en/of haar deelnemers");

Opdrachtnemer: de partij met wie de gemeente een rechtsverhouding heeft waarop deze voorwaarden

toepasselijk zijn;

Prestatie: de verplichting die opdrachtnemer jegens de GR De Waard en/of haar deelnemers heeft op grond van

een overeenkomst tot het verrichten van diensten of werken dan wel het leveren van roerende zaken, zoals

bedoeld in de vigerende algemene nationale wetgeving betreffende inkoop- en aanbesteding.

Overige begrippen: zie de bepalingen in de vigerende algemene nationale wetgeving betreffende inkoop- en

aanbesteding.

Partijen: de GR De Waard, haar deelnemers en opdrachtnemer.

Artikel 2. TOEPASSELIJKHEID

1.Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten met betrekking tot het

verrichten van een prestatie als omschreven in artikel 1.

2.Partijen kunnen alleen in een schriftelijke overeenkomst van deze voorwaarden afwijken. Ook wijzigingen

van en aanvullingen op een overeenkomst zijn slechts bindend indien zij schriftelijk zijn overeengekomen.

3.Door aanvaarding van een opdracht of door met de uitvoering daarvan aan te vangen, erkent de

opdrachtnemer dat deze Algemene Inkoopvoorwaarden daarop van toepassing zijn.

4.De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van opdrachtnemer en/of

derden wordt uitdrukkelijk verworpen.

5.Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige

bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht.

Artikel 3. PRIJZEN EN TARIEVEN

1.Tenzij in de overeenkomst schriftelijk anders is bepaald, zal de prijs vast en bindend zijn voor de duur van

de overeenkomst. De vermelde prijs is exclusief omzetbelasting (BTW) en omvat alle directe en/of indirecte

kosten zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten die door de opdrachtnemer in verband met de prestatie zijn

of worden gemaakt.

2.Alle kosten die met de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst verband houden worden geacht in

de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn inbegrepen.

3.Wanneer duidelijk wordt dat er meerkosten ontstaan, brengt de opdrachtnemer de GR De Waard en/of haar

deelnemers hiervan onverwijld doch uiterlijk binnen twee werkdagen schriftelijk op de hoogte. Een reactie, of

het ontbreken van een reactie hierop van de GR De Waard en/of haar deelnemers houdt op zichzelf geen

acceptatie van de meerkosten in. Indien de meerprijs naar het oordeel van de GR De Waard en/of haar

deelnemers onredelijk is, zullen partijen hierover in overleg treden.

Artikel 4. TIJDIGHEID / BOETECLAUSULE

1.Indien de prestatie niet conform de overeenkomst binnen de overeengekomen termijn en/of op de

overeengekomen plaats is geleverd, stellen de GR De Waard en/of haar deelnemers opdrachtnemer schriftelijk in

gebreke en geven een nieuwe redelijke termijn aan, waarbinnen de prestatie alsnog geleverd kan worden. Indien

de prestatie dan alsnog niet conform de overeenkomst wordt geleverd, is opdrachtnemer in verzuim en wordt aan

de GR De Waard en/of haar deelnemers zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk

opeisbare boete verschuldigd van 0,1% van de prijs van de desbetreffende prestatie, vermeerderd met de

omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10%. Indien de aflevering

eerder blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.

2.De boete komt de opdrachtgever toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede

begrepen:

-zijn vordering tot nakoming van de verplichting tot aflevering van zaken die aan de overeenkomst

beantwoorden;

• -

  zijn recht op schadevergoeding voor zover de schade het bedrag van de boete te boven gaat.

  • 3.

    De boete wordt verrekend met de door de GR De Waard en/of haar deelnemers verschuldigde betalingen,

ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

4.Onverlet het voorgaande zal opdrachtnemer, zodra het voor hem kenbaar wordt dat hij zijn prestatie niet

binnen de afgesproken termijnen of op het afgesproken tijdstip kan verrichten, dit schriftelijk aan de

GR De Waard en/of haar deelnemers mededelen, met vermelding van de aard van deze omstandigheden, de door

hem getroffen of te treffen maatregelen en de vermoedelijke duur van de vertraging.

Artikel 5. INSPECTIES, KEURINGEN, BEPROEVINGEN

1.De GR De Waard en/of haar deelnemers zijn te allen tijde gerechtigd de prestatie of daartoe behorende zaken

en/of werkzaamheden te onderwerpen aan een tussentijdse of eindtest. Deze test kan zowel voor, tijdens of

binnen een redelijke termijn na de levering of verrichting van de prestatie plaatsvinden. De opdrachtnemer biedt

daartoe binnen redelijke grenzen de nodige hulp en faciliteiten.

2.Indien en voor zover de prestatie eigenschappen dient te bezitten, waarvan de aanwezigheid eerst na

opstelling, montage of inbouw kan worden vastgesteld, dan zal de eindkeuring of eindbeproeving

plaatsvinden zodra de prestatie of het object waarvoor de prestatie bestemd is, daartoe gereed is.

• 3.

  Tussentijdse inspecties, keuringen of beproevingen, of het ontbreken daarvan, houdt geen aanvaarding in.

• 4.

  In geval van afkeuring van de geleverde prestatie zal opdrachtnemer binnen vijf werkdagen zorgdragen voor

herstel of vervanging van de geleverde prestatie. Indien opdrachtnemer niet aan deze verplichting voldoet

binnen de gestelde termijn, verkeert opdrachtnemer in verzuim en zijn de GR De Waard en/of haar deelnemers

gerechtigd de prestatie van een derde af te nemen, dan wel maatregelen te (laten) treffen voor rekening en risico

van opdrachtnemer.

Artikel 6. VERPAKKING EN TRANSPORT

1.Te leveren goederen dienen franko (Incoterms 2000: Delivered Duty Paid) gelost op het afleveradres te

worden geleverd.

2.De opdrachtnemer zal de leverantie zodanig verpakken en beveiligen, dat deze bij normaal transport en

normale behandeling zijn bestemming in ongeschonden staat bereikt en veilig gelost kan worden.

3.De opdrachtnemer zal aan de instructies van de GR De Waard en/of haar deelnemers op dit gebied voldoen,

het transportrisico verzekeren en de benodigde documenten verzorgen.

• 4.

  Verpakking en transport dienen aan relevante wettelijke eisen te voldoen.

• 5.

  Zendingen die niet aan het voorgaande voldoen, kunnen worden geweigerd.

• 6.

  De GR De Waard en/of haar deelnemers behoudt zich het recht voor emballage voor rekening en risico van de

opdrachtnemer aan deze te retourneren, tegen creditering van het daarvoor door de opdrachtnemer aan de GR De

Waard en/of haar deelnemers in rekening gebrachte bedrag.

7.De GR De Waard en/of haar deelnemers hebben het recht de levering van de prestatie uit te stellen.

Opdrachtnemer zal in dit geval de zaken deugdelijk verpakt, afgescheiden en herkenbaar opslaan, beveiligen en

verzekeren.

Artikel 7. AANVAARDING

1.De prestatie zal geacht worden te zijn aanvaard na het leveren van de prestatie, tenzij de GR De Waard en/of

haar deelnemers binnen redelijke termijn na het leveren van de prestatie schriftelijk het tegendeel kenbaar

hebben gemaakt.

2.De opdrachtnemer verleent de GR De Waard en/of haar deelnemers het recht de prestatie ook vóór de

aanvaarding daarvan te gebruiken.

3.Indien de GR De Waard en/of haar deelnemers de roerende zaken of de prestatie na aflevering afkeuren of bij

inspectie niet akkoord bevinden, zal de opdrachtnemer ze binnen twee weken nadat de GR De Waard en/of haar

deelnemers hem dit hebben medegedeeld, op eigen kosten bij de GR De Waard en/of haar deelnemers afhalen.

Artikel 8. TOT DE LEVERING BEHORENDE INFORMATIEDRAGERS EN/OF DIENSTEN

1.Indien en voor zover het meeleveren van certificaten, attesten, montagevoorschriften, onderhouds- en

bedieningsvoorschriften, tekeningen of andere documenten, of het geven van training en instructie is

overeengekomen, maken deze deel uit van de prestatie.

2.De opdrachtnemer dient ervoor te zorgen dat al deze zaken op of vóór de afleverdatum tijdig in het bezit van

de GR De Waard en/of haar deelnemers zijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Bij ontbreken van

een of meerdere van deze zaken geldt de prestatie als niet geleverd en wordt aanvaarding niet geacht te hebben

plaatsgehad.

Artikel 9. OVERGANG VAN EIGENDOM EN RISICO

1.De GR De Waard en/of haar deelnemers worden eigenaar van gekochte roerende zaken zodra deze in de

feitelijke macht van de GR De Waard en/of haar deelnemers zijn gekomen. De GR De Waard en/of haar

deelnemers worden eigenaar van in haar opdracht door opdrachtnemer of derden vervaardigde zaken, zodra deze

ontstaan. Dit geldt onverminderd enig recht op afkeuring dat de GR De Waard en/of haar deelnemers

op grond van deze voorwaarden toekomen.

2.In geval van vooruitbetaling of tussentijdse betalingen gaat de eigendom over naar de GR De Waard en/of

haar deelnemers op het moment van zodanige betaling naar rato van de betaling.

3.Het risico van gekochte roerende zaken gaat op de GR De Waard en/of haar deelnemers over tegelijk met de

eigendom, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de overeenkomst montage, installatie en

keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden.

4.Het risico ten aanzien van in opdracht van GR De Waard en/of haar deelnemers door opdrachtnemer

vervaardigde zaken gaat niet eerder over op de GR De Waard en/of haar deelnemers dan nadat deze in feitelijke

macht van de GR De Waard en/of haar deelnemers zijn gekomen, doch, indien van toepassing, niet eerder dan

nadat conform de overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden.

Artikel 10. TER BESCHIKKING GESTELDE GOEDEREN OF HULPMIDDELEN

1.Alle goederen of hulpmiddelen die door de GR De Waard en/of haar deelnemers of haar opdrachtgever ter

beschikking worden gesteld of op kosten van de GR De Waard en/of haar deelnemers of haar opdrachtgever

worden vervaardigd, worden of blijven eigendom van de GR De Waard en/of haar deelnemers of haar

opdrachtgever.

2.De opdrachtnemer draagt gedurende het gebruik alle risico's tenzij aantoonbaar is dat eventuele defecten

voortvloeien uit afwijkingen of fouten, die reeds aanwezig waren toen het goed of het hulpmiddel door de

GR De Waard en/of haar deelnemers aan hem ter beschikking werd gesteld. Dit laatste geldt niet indien het goed

of hulpmiddel op kosten van de GR De Waard en/of haar deelnemers maar in opdracht van de opdrachtnemer

door hemzelf of derden is vervaardigd.

3.De opdrachtnemer zal voornoemde goederen of hulpmiddelen slechts gebruiken ten behoeve van door de

GR De Waard en/of haar deelnemers bij hem geplaatste orders tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is

overeengekomen. Tevens zal de opdrachtnemer deze goederen of hulpmiddelen niet vermenigvuldigen, kopiëren

of aan derden afstaan of toegankelijk maken.

Artikel 11. KWALITEIT EN VEILIGHEID

1.Opdrachtnemer garandeert dat zijn prestaties volledig in overeenstemming zijn met het doel waarvoor deze

bestemd zijn.

2.De prestatie is van goede kwaliteit en vrij van ontwerp-, uitvoerings- en/of materiaalfouten. Als de prestatie

(mede) het leveren van een roerende zaak betreft, is deze vervaardigd van nieuwe materialen, tenzij anders

wordt overeengekomen.

3.Voor zover de prestatie wordt uitgevoerd op een plaats buiten de bedrijfsruimten en/of terreinen van de

opdrachtnemer zullen de voor die plaats geldende wetten en (veiligheids)voorschriften, alsmede de door de

GR De Waard en/of haar deelnemers of haar opdrachtgever voor die plaats van toepassing verklaarde

voorschriften, worden nageleefd;

4.Indien in de overeenkomst en/of in de daarmee verband houdende informatie wordt verwezen naar

technische, veiligheids-, kwaliteits- en/of andere voorschriften, wordt de opdrachtnemer geacht deze te

kennen en te kunnen toepassen, tenzij hij de GR De Waard en/of haar deelnemers onverwijld schriftelijk van het

tegendeel in kennis stelt.

5.De GR De Waard en/of haar deelnemers zijn te allen tijde bevoegd de inschakeling van door opdrachtnemer

ingeschakelde onderaannemers te weigeren, indien tijdens de door hen uitgevoerde werkzaamheden blijkt dat zij

niet in staat zijn het werk of een deel van het werk volgens de overeenkomst uit te voeren.

6. De opdrachtnemer dient zich voordat met de uitvoering van de overeenkomst een aanvang wordt gemaakt

op de hoogte te stellen van alle relevante feiten en omstandigheden – derhalve ook de ligging van kabels en

leidingen – op het terrein en/of in de gebouwen waar het werk zal worden uitgevoerd.

7. De opdrachtnemer zal voor zijn rekening en risico en in overleg met de bevoegde bestuursorganen als de

beheerders en vergunninghouders van de kabels en leidingen, alle maatregelen treffen, inclusief het

verleggen van kabels en leidingen en het verkrijgen van de vereiste publiekrechtelijke en privaatrechtelijke

medewerking(en) en goedkeuring(en) die nodig zijn om het werk ongestoord te kunnen uitvoeren. De

opdrachtnemer zal tijdig zorgdragen voor de noodzakelijke meldingen bij het Kabel- en Leidingen

InformatieCentrum (KLIC) in de regio waar het werk wordt uitgevoerd.

Artikel 12. GARANTIE

.

1.De opdrachtnemer garandeert dat alle gebreken welke zich aan de prestatie mochten voordoen, gedurende

één jaar na aanvaarding of ingebruikname van de prestatie of het object waarvoor deze bestemd is, te (doen)

herstellen en daarvoor alle kosten te dragen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.De opdrachtnemer verbindt zich al het mogelijke te doen de gebreken op zo kort mogelijke termijn te (doen)

herstellen of de prestatie te (doen) vervangen.

3.Bij gebreke van behoorlijke nakoming van deze herstelverplichting en/of nakoming daarvan binnen de

gestelde termijn, zomede in spoedeisende gevallen, hebben de GR De Waard en/of haar deelnemers het recht

voor rekening en risico van de opdrachtnemer het nodige te verrichten of door derden te doen verrichten. De

opdrachtnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

4.De in lid 1 genoemde garantietermijn wordt verlengd met de herstelperiode voor zover de prestatie

gedurende deze periode niet gebruikt kan worden dan wel niet naar behoren genoten kan worden; voor

vervangen artikelen en prestaties vangt de garantieperiode opnieuw aan bij ingebruikname.

5.Het eigendom van en risico voor, op grond van voornoemde herstelverplichting, vervangen zaken berusten

bij de opdrachtnemer vanaf het tijdstip van vervanging. Hij dient zodanige zaken zo spoedig mogelijk tot

zich te nemen, tenzij de GR De Waard en/of haar deelnemers verzoeken de vervangen zaken aan haar ter

beschikking te stellen voor onderzoek.

Artikel 13. FACTURERING EN BETALING

1.Betaling van de factuur, inclusief BTW, zal plaatsvinden 30 dagen na ontvangst van de factuur, mits de

prestatie is geleverd en is aanvaard en de factuur is goedgekeurd.

2.De GR De Waard en/of haar deelnemers zijn gerechtigd de betaling geheel of gedeeltelijk op te schorten

indien er een tekortkoming aan de prestatie wordt geconstateerd. De GR De Waard en/of haar deelnemers zijn

gerechtigd het factuurbedrag te verminderen met die bedragen, die de opdrachtnemer is verschuldigd aan de GR

De Waard en/of haar deelnemers. Betaling door de GR De Waard en/of haar deelnemers houdt op geen enkele

Wijze afstand van recht in.

3.Het is opdrachtnemer verboden de betaling van facturen door de GR De Waard en/of haar deelnemers

onderling te verrekenen.

4.De GR De Waard en/of haar deelnemers hebben de bevoegdheid om in door haar bepaalde gevallen dat deel

van de prijs dat betrekking heeft op loonbelasting en premies niet aan opdrachtgever te betalen, maar te voldoen

via een G-rekening dan wel rechtstreeks aan de fiscus en de bedrijfsvereniging.

Artikel 14. GEHEIMHOUDING.

Opdrachtnemer is verplicht alle informatie en kennis die hij van de GR De Waard en/of haar deelnemers

ontvangt of die hij bij de uitvoering

van de overeenkomst opdoet, vertrouwelijk te behandelen en geheim te houden tegenover derden.

Opdrachtnemer zal door hem ingeschakelde werknemers en derden eenzelfde geheimhoudingsplicht opleggen en

staat ervoor in dat zij zich aan deze geheimhoudingsplicht houden.

Artikel 15. INTELLECTUEEL EIGENDOM, VRIJWARING

1.De opdrachtnemer verklaart dat de prestatie geen inbreuk maakt op rechten van intellectueel eigendom van

derden en vrijwaart de GR De Waard en/of haar deelnemers tegen aanspraken te dezer zake, indien en voor

zover de inbreuk niet het gevolg is van een door de GR De Waard en/of haar deelnemers voorgeschreven

ontwerp.

2.De intellectuele eigendomsrechten die ontstaan bij in opdracht van de GR De Waard en/of haar deelnemers

verrichtte prestaties, berusten bij de GR De Waard en/of haar deelnemers.

Artikel 16. OVERDRAAGBAARHEID

De opdrachtnemer zal zijn rechten en verplichtingen, die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien, noch

geheel, noch gedeeltelijk aan derden overdragen, noch geheel of gedeeltelijk verpanden zonder voorafgaande

schriftelijke toestemming van de GR De Waard en/of haar deelnemers. Aan deze toestemming kunnen redelijke

voorwaarden worden verbonden. Zodanige toestemming laat onverlet alle verplichtingen voor de opdrachtnemer

uit de overeenkomst voortvloeiende.

Artikel 17. ONTBINDING EN BEËINDIGING

1.De GR De Waard en/of haar deelnemers hebben het recht zonder nadere ingebrekestelling en zonder

rechterlijke tussenkomst de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding

gehouden te zijn en onverminderd haar rechten, als opdrachtnemer:

a.onherroepelijk is of wordt veroordeeld op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a,

227b of 323a, 328a ter tweede lid, 416, 417, 417bis, 420 bis, 420 ter of 420quater van het Wetboek van

Strafrecht,

• b.

  niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de overeenkomst na te komen,

• c.

  in staat van faillissement, surséance van betaling of van liquidatie verkeert (of als dit is aangevraagd) of

zijn werkzaamheden heeft gestaakt,

d.veroordeeld is voor een delict in strijd met de op hem van toepassing zijnde beroepsgedragsregels of

aannemelijk is dat hij een ernstige fout heeft begaan,

e.niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de belastingen of de sociale

zekerheidsbijdragen, of

• f.

  als op een aanmerkelijk deel van zijn vermogen beslag wordt gelegd, of

• g.

  opdrachtnemer in een met sub a t/m f vergelijkbare situatie verkeert op grond van toepasselijke wet- of

regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie,

h.onverminderd alle andere rechten kunnen de GR De Waard en/of haar deelnemers de overeenkomst geheel of

gedeeltelijk ontbinden indien door opdrachtnemer of een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig

voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die deel uitmaakt van (het bedrijf) van de GR De

Waard en/of haar deelnemers of aan een van haar ondergeschikten of vertegenwoordigers.

2.Alle vorderingen, die de GR De Waard en/of haar deelnemers in deze gevallen op de opdrachtnemer mochten

hebben of verkrijgen, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn.

Artikel 18. AANSPRAKELIJKHEID + VERZEKERING

1.Opdrachtnemer die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover de

GR De Waard en/of haar deelnemers, alsmede zijn personeel en door de GR De Waard en/of haar deelnemers

ingeschakelde derden aansprakelijk voor de geleden en/of te lijden schade.

2.Opdrachtnemer vrijwaart de GR De Waard en/of haar deelnemers tegen alle (financiële) gevolgen van

aanspraken van derden (waarbij personeel en andere in opdracht van de GR De Waard en/of haar deelnemers

werkzaam zijnde personen als derden zijn te beschouwen) in enig verband staande met de uitvoering van zijn

verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst.

3.Opdrachtnemer verklaart dat hij, gelet op de aard en omvang van de prestatie en de omvang van de

potentiële schade afdoende is verzekerd en zich afdoende verzekerd houdt voor de uitvoering van de

overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere wettelijke aansprakelijkheden die van toepassing

zijn. De GR De Waard en/of haar deelnemers hebben het recht van de opdrachtnemer in dit kader te verlangen

een verzekering af te sluiten en afgesloten te houden.

4. Opdrachtnemer overlegt op verzoek van de GR De Waard en/of haar deelnemers onverwijld een gewaarmerkt

afschrift van de verzekeringspolis(sen) en de bewijzen van premiebetaling van genoemde verzekeringen over.

Artikel 19. PUBLIEKRECHTELIJKE VERPLICHTINGEN

Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de GR De Waard en/of haar

deelnemers van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de GR De Waard en/of haar

deelnemers rustende verplichtingen.

Artikel 20. TOEPASSELIJK RECHT

1 Op de overeenkomst en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten is uitsluitend het Nederlands recht van

toepassing. Europese en internationale regelingen inzake koop van roerende lichamelijke zaken worden

uitgesloten voor zover de werking hiervan door partijen kan worden uitgesloten.

2.De bepalingen als volgens deze Algemene Inkoopvoorwaarden ontheffen de opdrachtnemer niet van zijn

aansprakelijkheid die hem volgens de reguliere wet is opgelegd.

Artikel 21. GESCHILLENREGELING

Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst of van daaruit voortvloeiende nadere

overeenkomsten, zullen worden onderworpen aan het oordeel van de daartoe bevoegde rechter te Dordrecht.

CITEERTITEL

Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als ‘Algemene inkoopvoorwaarden GR De Waard en haar

deelnemers2009’