Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR1424
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR1424/1
Regeling vervallen per 01-10-2007
Verordening betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats
Geldend van 01-05-1997 t/m 30-09-2007 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-1996
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsDe raad van de gemeente Hoogeveen,
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 17 maart 1997;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995;
besluit: vast te stellen de navolgende verordening:
VERORDENING betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
"wet": de Archiefwet 1995;
- b.
"gemeentelijke organen": de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
- c.
"beheerder": degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- d.
"beheerseenheid": een door Burgemeester en Wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- e.
"informatiesysteem": systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2.
Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid van de wet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen wordt als archiefplaats, bedoeld in artikel 31 van de wet, de kelder aan de noordkant in het raadhuis, Raadhuisplein 1, aangewezen. Bescheiden die jonger zijn dan 20 jaar, die in deze bewaarplaats geplaatst zijn, zijn uitgesloten van de openbaarheid.
Voor de registers van de burgerlijke stand gelden de openbaarheidstermijnen, die genoemd zijn in Boek 1, artikel 17a, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Hoofdstuk III De zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6.
-
1. Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7.
Burgemeester en Wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 8.
Onder de bevelen van Burgemeester en Wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en Wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 9.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 10.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 11.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 12.
De gemeentesecretaris brengt eenmaal per vier jaar verslag uit aan Burgemeester en Wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 13.
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, voorzover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 14.
De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 15.
-
1. De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 16.
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Burgemeester en Wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 17.
De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon.
- b.
Bouw, verbouwing of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte.
- c.
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
- d.
Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.
- e.
Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 18.
De gemeentesecretaris doet eenmaal per vier jaar aan Burgemeester en Wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 19.
De Archiefverordening van de gemeente Hoogeveen, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 januari 1970 en de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 april 1976, worden ingetrokken.
Artikel 20.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin zij is bekend gemaakt en werkt terug tot en met 1 januari 1996.
Artikel 21.
Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening gemeente Hoogeveen 1996".
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hoogeveen, gehouden op 27 maart 1997.
De secretaris, De voorzitter,
M.A.C. van Egdom, S. Faber
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl