E-mailprotocol Gemeente Tubbergen 2012

1. Het protocol is van toepassing op functionele berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres. Privé berichten vallen niet onder de werking van het protocol.

2. Het protocol is tevens van toepassing op inkomende faxen en berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website.

1. Naar de eigen organisatie verschaft het protocol duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van functionele berichten.

2. Naar derden maakt het protocol kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de gemeente Tubbergen te verzenden en verschaft het duidelijkheid over de voorwaarden die de gemeente Tubbergen stelt aan het gebruik van de elektronische weg.

1. Verzending langs elektronische weg per e-mail staat niet open voorzover het betreft:

• a.

  berichten zonder naam en adres van de afzender;

• b.

  berichten waarvan het e-mailadres van de afzender niet herleidbaar is;

• c.

  berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden;

• d.

  berichten die inclusief bijlagen de e-mailgrootte van 10 Mb overschrijden;

• e.

  berichten waarvan wordt vermoed dat zij een computervirus bevatten.

2. Met uitzondering van klachten en bezwaarschriften stuurt het team dat belast is met documentaire informatievoorziening in voorkomende gevallen een elektronisch bericht dat het bericht van afzender op grond van het bepaalde in het eerste lid niet in behandeling wordt genomen, met vermelding van de reden daarvan.

1. Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of die rechtstreeks binnenkomen op het algemene e-mailadres worden door het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening geregistreerd in het daarvoor bestemde document management systeem. Daarna wordt het bericht langs elektronische weg doorgezonden aan de behandelaar.

2. Op een persoonlijk e-mailadres ingekomen archiefwaardige berichten worden door de behandelaar geregistreerd in het daarvoor bestemde document management systeem. Indien een bericht op een persoonlijk e-mailadres wordt ontvangen dat niet tot de behandelaar behoort, stuurt de ontvanger het bericht door aan het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening.

3. Het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening, houdt toezicht of te registreren en archiveren berichten als bedoeld in het vorige lid aan de registratie-/ archiefcriteria voldoen.

1. Een e-mailbericht tot behandeling waarvan kennelijk een niet tot de gemeente Tubbergen behorend bestuursorgaan bevoegd is, wordt door tussenkomst van de behandelaar onverwijld doorgezonden naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.

2. Het bestuursorgaan zendt e-mail die niet voor hem bestemd is en die ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug aan de afzender.

3. Berichten als bedoeld in het eerste en tweede lid worden elektronisch verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".

1. Indien de inhoud van een bericht niet voldoet aan daartoe gestelde wettelijke vereisten, wordt de afzender, door tussenkomst van de behandelaar, een redelijke termijn gegund om het verzuim te herstellen.

2. Uitgaande berichten als bedoeld in het eerste lid kunnen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, elektronisch worden verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".

1. Als ter afhandeling van een elektronisch bericht een besluit wordt genomen, is elektronische verzending alleen toegestaan, indien:

• a.

  voldaan wordt aan het bepaalde in artikel 11;

• b.

  het uitgaande bericht ondertekend is middels een met voldoende waarborgen omgeven elektronische handtekening;

2. Besluiten worden in ieder geval verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".

1. Het team dat belast met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor de registratie en archivering van archiefwaardige berichten verzonden vanaf het algemene e-mailadres.

2. Eenieder draagt zorg voor het registreren en archiveren van archiefwaardige berichten die rechtstreeks zijn verstuurd vanaf zijn persoonlijke e-mailadres.

3. Het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening, houdt toezicht of te registreren en archiveren berichten als bedoeld in het vorige lid aan de registratie-/ archiefcriteria voldoen.