Verordening Instructie griffier stadsdeel West

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning  van de leden van de raad.

De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de(termijn)agenda van de raad.

1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

2. De griffier staat de voorzitter van het Presidium ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van het Presidium.

3. de griffier zorgt voor ondersteuning van de (sessie)voorzitters voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies

1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. De griffier zorgt voor ondersteuning door de griffie van de vergaderingen tijdens de Politieke Avonden en draagt zorg voor goede en tijdige verslaglegging.

3. De griffier zorgt voor de verzending van de agenda,en achterliggende stukken aan (duo)raadsleden.

1 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Presidium en zorgt voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. De griffier zorgt voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijst en overige stukken aan de Presidiumleden.

3. Indien het Presidium aanvullende ondersteuning behoeft zorgt de griffier er voor dat deze gegeven wordt.

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

De griffier draagt er in samenwerking met de stadsdeelsecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.

1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3. De griffiemedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

2. Gedurende de afwezigheid als bedoeld in het eerste lid, wordt hij vervangen door de plaatsvervangend raadsgriffier

1. Aan de voorzitter van de raad en bij diens afwezigheid aan de plaatsvervangend voorzitter van de raad wordt de bevoegdheid gemandateerd tot het namens de raad uitvoeren van het Ambtenarenreglement Amsterdam, van de lokale rechtspositieregelingen en de daaraan verbonden nadere regelingen voor de griffier.

2. De raad is bevoegd tot het benoemen, overplaatsen en ontslaan van de griffier.

3. Het besluiten voor schorsing van de griffier wordt overgelaten aan het presidium.

1. Aan de griffier en in diens afwezigheid aan de raadsvoorzitter, wordt de bevoegdheid gemandateerd tot het namens de raad uitvoeren van het Ambtenarenreglement Amsterdam, van de lokale rechtspositieregelingen en de daaraan verbonden nadere regelingen ten behoeve van de plaatsvervangend griffier en de overige medewerkers van de griffie.

2. Hieronder vallen ook het nemen van besluiten met betrekking tot de benoeming, overplaatsing, schorsing of ontslag van de plaatsvervangend griffier en de overige medewerkers van de griffie.

3. In het geval van artikel 11 lid 2 overlegt de griffier met het Presidium.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, handelt de griffier volgens de instructie van de voorzitter van de raad, met kennisgeving aan het presidium.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

De termijnagenda van de raad wordt voorbereid door het Presidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda of lange termijn agenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

De voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. De griffier zit naast de voorzitter van de raad tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Voor het Presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De taken van het presidium zijn:

het opstellen van de agenda voor de Politieke Avonden en overige zaken het functioneren van de raad betreffen.

Het Presidium wordt door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beantwoording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier.

De verdeling van bevoegdheden zoals opgenomen in dit artikel is tot stand gekomen op basis van de volgende uitgangspunten:

• -

  de verhoudingen moeten duidelijk zijn en binnen het dualistische systeem passen;

• -

  onnodige verschillen tussen werknemers van het stadsdeel zijn ongewenst;

• -

  de stadsdeelraad moet als bevoegd gezag in de zin van het NGRA slagvaardig kunnen werken.

De griffier treedt op als bevoegd gezag in de zin van het NGRA voor de medewerkers van de griffie.

Zo kan de griffier functioneren als werkgever van de medewerkers van zijn bureau. Het in deze instructie opgenomen mandaat staat grotendeels gelijk aan het mandaat dat de stadsdeelsecretaris heeft ten aanzien van de rest van de organisatie.