Reglement van orde voor Raadsconferenties 2006

Geldend van 01-10-2006 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor Raadsconferenties 2006

De raad van de gemeente Asten;

gezien de evaluatie dualisme 22 maart 2005;

gelezen de handreiking VNG “De Raad vraagt Raad” Den Haag 2005;

gezien het advies van het presidium 6 oktober 2005 en 6 april 2006;

gehoord het advies van de commissie ALGEMENE ZAKEN EN CONTROL d.d.7 september 2006;

b e s l u i t:

vast te stellen het “Reglement van Orde voor Raadsconferenties 2006”.

Het reglement luidt als volgt:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

1.In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    voorzitter: de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;

  • b.

    voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de conferentie;

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    reguliere raadsvergadering: een vergadering onder toepassing van het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2006”.

  • e.

    presidium: zoals omschreven in art. 5 lid 2, jnct. art. 1a. van het“Reglement van orde voor vergaderingen en anderewerkzaamheden van de gemeenteraad 2006”

  • 2.

    Een raadsconferentie kan als volgt worden geduid:

    • ·

      Een overleg gehouden door (een deel van) de gemeenteraad;

    • ·

      Het overleg gaat buiten de reguliere vergaderingen en inspraakprocedures om;

    • ·

      Doel is dat raadsleden informatie, ideeën dan wel meningen verzamelen, over een bepaald onderwerp;

    • ·

      Hierover wordt van gedachten gewisseld met elkaar, intern en/of extern betrokkenen;

    • ·

      Deze worden het college meegegeven ter verdere voorbereiding van concrete voorstellen die later in reguliere raadsvergaderingen behandeld worden;

    • ·

      In de regel komen die onderwerpen aan de orde met aspecten van meerdere maatschappelijk beleidsvelden;

    • ·

      Er liggen geen beleidsvoorstellen dan wel richtinggevende startnotities voor;

    • ·

      Deelnemers kunnen de beschikking hebben over reeds bestaande relevante feitelijke achtergrondinformatie;

    • ·

      Tijdens raadsconferenties kan geen gebruik worden gemaakt van instrumenten zoals initiatiefvoorstellen, amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en verzoeken om inlichtingen van het college;

    • ·

      Tijdens raadsconferenties worden geen besluiten genomen.

Artikel 2 Beleggen van een raadsconferentie

  • 1. Een raadsconferentie wordt gehouden indien:

    • a.

      het presidium daartoe heeft besloten;

    • b.

      een meerderheid van de raadsleden bij de conferentie aanwezig is.

  • 2. Het presidium besluit tevens:

    • a.

      over welk onderwerp een raadsconferentie wordt gehouden;

    • b.

      over het tijdstip en de locatie van de raadsconferentie

    • c.

      wie, of welke organisaties, buiten de raadsleden, worden uitgenodigd om aan de conferentie deel te nemen.

Artikel 3 De voorzitter

De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de conferentie;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van dit reglement;

  • d.

    hetgeen dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 4 De griffier

  • 1. De griffier is in elke raadsconferentie aanwezig.

  • 2. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad daartoe aangewezen ambtenaar.

  • 3. De griffier kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Hoofdstuk 2 Conferenties

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 5 Oproep

  • 1. De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een conferentie de leden van de raad en overige genodigden een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de conferentie, met dien verstande dat tussen het tijdstip van verzending en het tijdstip van de conferentie in elk geval twee weekeinden zitten.

  • 2. De voorlopige agenda en, indien van toepassing, de daarbij behorende stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raad en genodigden verzonden.

  • 3. 3Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 7, tweede lid, wordt deze agenda en, indien van toepassing, de daarbij behorende stukken, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de conferentie aan de leden van de raad en genodigden gezonden.

Artikel 6 Agenda

  • 1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda van de conferentie vast.

  • 2. Op voorstel van een lid van de raad of van de voorzitter kan de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 7 Ter inzage leggen van stukken

  • 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de ter inzage legging melding in de openbare kennisgeving bedoeld in artikel 10. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

  • 2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuisgebracht.

  • 3. Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad inzage.

Artikel 8 Openbare kennisgeving

  • 1. De conferentie wordt door aankondiging op de gemeentepagina, publicatiebord en zo mogelijk door plaatsing op de website van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

  • 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de conferentie;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

Paragraaf 2 Orde der conferentie

Artikel 9 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de raad en elke genodigde de presentielijst. Aan het einde van elke conferentie wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 10 Zitplaatsen

De voorzitter draagt zorg voor zitplaatsen voor de deelnemende leden van de raad, de genodigden en de griffier.

Artikel 11 Opening conferentie; quorum

  • 1 De voorzitter opent de conferentie op het vastgestelde uur, indien het vereiste aantal leden van de raad, cf. art. 2 lid 1 sub b blijkens de presentielijst aanwezig is.

  • 2 Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is wordt de conferentie gesloten.

  • 3 Het presidium bepaalt in zijn volgende bijeenkomst dag en uur van de volgende raadsconferentie. Artikel 2 is daarbij van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12 Verslag

  • 1. Het conceptverslag wordt aan de leden van de raad toegezonden, zo mogelijk gelijktijdig met de schriftelijke oproep van de eerstvolgende reguliere raadsvergadering. De ontwerpverslag worden gelijktijdig aan de overige genodigden toegezonden.

  • 2. Het conceptverslag wordt zo spoedig mogelijk na gereedkoming op de website van de gemeente geplaatst.

  • 3. Bij het begin van de eerstvolgende reguliere raadsvergadering wordt, zoveel mogelijk, het verslag van de raadsconferentie vastgesteld.

  • 4. De raadsleden, de voorzitter, en de genodigden, allen voor zover aanwezig, hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd is. Een voorstel tot verandering dient uiterlijk 8 uur voor aanvang van de reguliere vergadering waarin het verslag wordt vastgesteld, bij de griffier te worden ingediend.

  • 5. Het verslag bevat tenminste:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de griffier, de ter conferentie aanwezige raadsleden en genodigden, alsmede de namen van de raadsleden die afwezig waren;

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de fractie danwel van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

  • 6. Het verslag wordt opgesteld onder zorg van de griffier.

  • 7. Het vastgestelde verslag worden door de griffier ondertekend.

Artikel 13 Spreekregels

  • 1. De leden van de raad en de genodigden spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

  • 2. De leden van de raad en de genodigden voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

  • 3. De voorzitter kan bepalen dat de leden van de raad en de genodigden vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 14 Spreektijd

Een lid van de raad kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de genodigden.

Artikel 15 Handhaving orde; schorsing

  • 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

    • b.

      een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2. Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de conferentie, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de conferentie voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de conferentie sluiten.

Artikel 16 Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1. De raad, voor zover aanwezig, kan bepalen dat anderen dan voor de conferentie genodigde personen deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de raad genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 17 Sluiting

Wanneer de voorzitter vaststelt, dat over een onderwerp voldoende is beraadslaagd, sluit hij de conferentie, tenzij de raad anders beslist.

Hoofdstuk 3 Rechten van leden

Artikel 18 Voorstellen van orde

  • 1. De voorzitter en leden van de raad, voor zover aanwezig, kunnen tijdens de conferentie mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de conferentie betreffen.

  • 3. Over een voorstel van orde beslist de raad terstond.

Hoofdstuk 4 Toehoorders en pers

Artikel 19 Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de conferentie bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 20 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsconferentie geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 21 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de conferentie het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de conferentie, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 22 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 23 Citeertitel en in werking treden

Het reglement treedt in werking op 1 oktober 2006 en kan worden aangehaald onder de titel: “Reglement van orde voor raadsconferenties 2006”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Asten d.d. 19 september 2006.
De raad voornoemd,
de griffier,
ir. C.W.J.B. Verborg
de voorzitter,
ir. J. Beenakker