Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Openbaar lichaam:

• De gemeenschappelijke regeling van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.

• b.

  Administratie:

• Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  Financiële administratie:

• Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    ­de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    ­het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    ­alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• d.

  Administratieve organisatie:

• Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  Financieel beheer:

• Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.

• f.

  Rechtmatigheid:

• Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

• g.

  Doelmatigheid:

• Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen

• h.

  Doeltreffendheid:

• De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  Het Bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe bestuursperiode een programma-indeling vast.

• 2.

  Per programma wordt vastgesteld:

  • -

    De te leveren prestaties en de daarmee samenhangende (context van) de beoogde maatschappelijke effecten;

  • -

    Indicatoren voor de maatschappelijke effecten op programmaniveau;

  • -

    De baten en lasten.

• 3.

  De directie draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling vanproducten uit de productraming aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van programma’s in de producten staat voor de bestuursperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzingen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  De directie biedt uiterlijk 1 mei van het begrotingsjaar een ontwerpbegroting (waarin is opgenomen een investeringsbegroting) aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. In deze programbegroting worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

• 2.

  De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen twee maanden na toezending van de ontwerpbegroting de directie van hun gevoelens doen blijken. De directie voegt de commentaren waarin de gevoelens van de raden zijn vervat, bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het Bestuur wordt aangeboden.

• 3.

  Het Bestuur stelt de begroting nadat de onder het vorige lid genoemde termijn van twee maanden is verstreken zo spoedig mogelijk vast, doch in ieder geval vóór 10 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet indienen.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1.

  De directie stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  De directie draagt ten aanzien van de financiële raming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen;

  • b.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    de lasten niet dusdanig worden overschreden dat realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt.

• 3.

  De directie draagt er zorg voor dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

• 1.

  De directie draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor een regelmatige toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel.

• 2.

  De directie zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het eerste lid indien nodig voor een plan van verbetering. De directie neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 3.

  De belangrijkste uitkomsten van de toetsen alsmede de te nemen en genomen maatregelen worden opgenomen en/of verantwoord in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting respectievelijk het jaarverslag.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  De directie informeert het Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam over het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages worden aan het Bestuur aangeboden op de volgende tijdstippen:

  • -

    De 1e managementrapportage vóór 1 juni van het lopende begrotingsjaar waarin de eerste vier maanden worden behandeld;

  • -

    De 2e managementrapportage vóór 1 oktober van het lopende begrotingsjaar waarin de eerste acht maanden worden behandeld.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportages gaan met name in op afwijkingen in baten en lasten.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1.

  De directie legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft de directie aan:

  • -

    wat is bereikt;

  • -

    welke prestaties zijn geleverd;

  • -

    wat de kosten zijn;

  • -

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 2.

  Het Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

TITEL 2: FINANCIELE POSITIE

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

De directie draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en het meerjarenperspectief is opgenomen.

Artikel 10. Waardering en afschrijving activa

• 1.

  Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgingsprijs of zonodig aangepast door duurzame waardeverminderingen.

• 2.

  De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar

• 3.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief het saldo van agio en disagio worden lineair in 4 jaar afgeschreven.

• 4.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 5.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur.

• 6.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemde worden altijd geactiveerd.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

In de voorbereiding van de ontwerpbegroting beoordeelt de directie jaarlijks de vorming en besteding (uitputting respectievelijk onderuitputting) van reserves en voorzieningen.

(Beleids-)wijzigingen worden opgenomen in de begroting; verantwoording vindt plaats in de rekening.

Artikel 13. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  De directie draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2

  De directie draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeenschappelijke regeling systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren)-vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar.

• 3

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt de directie maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 14. Weerstandsvermogen en risico’s

De directie geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 15. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet de directie in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• -

  de kasgeldlimiet;

• -

  de renterisico norm;

• -

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen

Artikel 18. Financiële administratie

De directie draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 19. Financiële organisatie

De directie draagt de zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen het openbaar lichaam en de deelnemende gemeenten.

• e.

  de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van het openbaar lichaam.

Artikel 20. Aanbesteding en inkoop

De directie draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 21. Subsidieverstrekking en steunverlening

De directie draagt zorg voor de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2007, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2006 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân”

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur d.d. 10 oktober 2007

Voorzitter,

T.Twerda

Secretaris,

R.A.F. Jansen