Verordening op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden

Geldend van 30-07-2011 t/m heden

Intitulé

Verordening op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden

De Raad der gemeente Vaals :gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

b e s l u i t :vast te stellen de verordening op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden.

Paragraaf 1

Administratieve organisatie

Artikel 1 Organisatie van beheer en administratie

1. De organisatie van het beheer van vermogenswaarden en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en het in stand houden van plannings- en controlinstrumenten.

3. Bij de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college van burgemeester en wethouders het in deze verordening gestelde in acht.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid voor het beheer en administratie

1. De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van een in de “organisatie-verordening” opgenomen afdeling of stafbureau bij het hoofd van de afdeling of het stafbureau.

3. De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor de plannings- en controlinstrumenten. Het college van burgemeester en wethouders delegeert het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en van de plannings- en controlinstrumenten aan het hoofd van de afdeling Middelen.

4. De opzet van de administratieve organisatie alsmede de plannings- en controlinstrumenten worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk het managementteam voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.

5. Onverlet het gestelde in de “organisatie-verordening” dient het hoofd van een afdeling of stafbureau met inachtneming van het gestelde in deze verordening, voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend te toetsen op:- tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van debegrotingsdiscipline;- rechtmatigheid en doelmatigheid;- juistheid van de te volgen procedure;- aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 3 Inrichting administratieve organisatie

1. Onder het begrip administratieve organisatie wordt in deze verordening verstaan het complex van organisatorische maatregelen, dat gericht is op het tot stand brengen en het in stand houden van de materiële waarden in de organisatie alsmede op een goede werking van de financiële administratie.

2. De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar is aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt.

3. Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een logische en adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid administratieve organisatie

1. Bij de verdeling van taken en bevoegdheden binnen de gemeentelijke organisatie terzake van de administratie en van het financieel beheer wordt het uitgangspunt van delegatie en mandaat zoveel mogelijk toegepast.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Middelen draagt de gemeentesecretaris ervoor zorg dat maatregelen worden genomen welke de juistheid van de financiële administratie waarborgen. Hij draagt zorg voor een zodanige administratieve organisatie dat kan worden voldoen aan de eisen van doelmatig beheer alsmede dat alle maatregelenworden genomen voor een goede werking van de interne controle, gericht op de volledigheid en juistheid van de administratieve verantwoording en de getrouwheid van de rekening.

Paragraaf 2

Administratie

Artikel 5 Gemeentelijke administratie

1. Onder het begrip administratie wordt in deze verordening verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover dient te worden afgelegd.

2. De administratie van de gemeente bestaat uit de algemene dienst, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel, alsmede uit de per afdeling of stafbureau verbijzonderde administraties, zogenaamde subadministraties. Het betreffende hoofd van de afdeling of stafbureau is zelfstandig verantwoordelijk voor deze subadministratie.

3. De administratie van de gemeente is zodanig van opzet en werking dat zij mede dienstbaar is voor:- het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen c.q. stafbureaus;- het verstrekken van informatie, nodig voor het maken van beleidskeuzen;

- het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid alsmede de controle daarop;- het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot het gestelde beleid en de ter zake geldende wet- en regelgeving;- de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie.

4. Iedere administratie en subadministratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.

5. Onderdeel van de administratie als zodanig vormt de financiële administratie. Hieronder wordt in deze verordening verstaan het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie(-eenheden) teneinde te komen tot een goed inzicht in alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording over:- de financieel-economische positie;- het beheer van vermogenswaarden;- de uitvoering van de in de begroting vastgelegde beleidsdoelen;- het afwikkelen van vorderingen en schulden.6. Bij de inrichting en de werking van de financiële administratie dient zoveel mogelijk te worden voldaan aan het gestelde in het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften.

Artikel 6 Financiële administratie

1. Het college van burgemeester en wethouders wijst, onverminderd de verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Middelen, een functionaris aan - te noemen administrateur - die verantwoordelijk is voor het voeren van een behoorlijke financiële administratie alsmede met de coördinatie van alle zaken die deze administratie betreffen en het adviseren van het college vanburgemeester en wethouders terzake.

2. In de financiële administratie worden de bezittingen en schulden, alsmede de baten en lasten van de gemeente geregistreerd. De financiële administratie dient de informatie op te leveren, die nodig is voor het besturen en doen functioneren van de gemeentehuishouding, alsmede ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

3. De administrateur is tevens verantwoordelijk voor de opzet en inhoud van het rekeningschema, waarop de financiële administratie is gebaseerd. Bij de opzet van dit schema pleegt de administrateur overleg met de hoofden van de afdelingen en de gemeentesecretaris.

4. De administrateur is verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige verwerking in de financiële administratie van de door de afdelingen aangeboden boekingsstukken.

5. De administrateur heeft het recht te weigeren boekingen uit te voeren indien de boekingsstukken niet voldoen aan de eisen van interne controle, welke eisen door het college van burgemeester en wethouders nader kunnen worden geformuleerd.

6. Het college van burgemeester en wethouders wijst plaatsvervangers aan voor de functionaris als bedoeld onder lid 1.

7. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere richtlijnen verstrekken ten aanzien van de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de in de leden 1,3, 4, 5 en 6 genoemde functionarissen gebruik maken van de hen gegeven bevoegdheden.

Paragraaf 3

Beheer van vermogenswaarden

Artikel 7 Financieel beheer

1. Onder het financieel beheer in de zin van deze verordening wordt verstaan het geheel van activiteiten en processen met betrekking tot het beheer, de bewaring en de registratie van de geldmiddelen van de gemeente als geheel.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders worden, ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende beheersing van de financiële activiteiten en processen, bij deze verordening de financiële beheerstaak en de daaraan verbonden verantwoordingsplicht onder meer georganiseerd door toedeling aan betrokken functies, respectievelijk functionarissen. Het college van burgemeester en wethouders bewaakt de vereiste functiescheiding.

3. Het college van burgemeester en wethouders wijst, onverminderd de verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Middelen, een functionaris aan - te noemen de kassier - die bevoegd is tot het beschikken over de banken girotegoeden van de gemeente en het verrichten van betalingen. Bovendien is de kassier belast met het incasseren van vorderingen.

4. Alle ontvangsten van de gemeente worden geïnd via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen bankrekeningen.

5. Contant geldverkeer kan niet plaatsvinden, met uitzondering van nader aan te wijzen te innen inkomsten en voor het doen van geringe uitgaven.

6. Het college van burgemeester en wethouders wijst plaatsvervangers aan voor de functionaris als bedoeld onder lid 3.

7. Voor het beheer, de bewaring en de registratie van contant geld kan het college van burgemeester en wethouders subkassiers aanstellen, die functioneren onder verantwoordelijkheid van het betreffende afdelingshoofd.

8. De subkassiers nemen bij de uitoefening van hun functie de schriftelijke door het college van burgemeester en wethouders goed te keuren aanwijzingen van de kassier in acht.

9. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere richtlijnen verstrekken ten aanzien van de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de in de leden 3, 6, 7 en 8 genoemde functionarissen gebruik maken van de hen gegeven bevoegdheden.

Artikel 8 Budgetbeheer

1. In de begroting worden de per beleidsterrein door de gemeenteraad, op voorstel van het college van burgemeester en wethouders, de onderscheiden budgetten vastgesteld.

2. Een budget geeft per beleidsterrein de toegestane ruimte aan voor wat betreft de kosten die mogen worden gemaakt alsmede het verwachtingspatroon voor wat betreft de inkomsten die moeten worden gerealiseerd.

3. Het college van burgemeester en wethouders mandateert, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde budgetruimte, de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het realiseren van inkomsten aan het hoofd van de afdeling c.q. stafbureau, waaronder het betreffende beleidsterrein ressorteert, door toewijzing van de posten uit de begroting.Het hoofd van de afdeling c.q. stafbureau is in deze zin budgethouder te noemen.

4. Binnen de aan hem verstrekte delegaties c.q. mandaten initieert de budgethouder zaken die tot zijn beleidsveld kunnen worden gerekend en adviseert hierover gevraagd of ongevraagd de bestuursorganen en/of andere afdelingen of stafbureau’s.5. De budgethouder is verantwoordelijk voor een voortdurende bewaking van de gerealiseerde uitgaven en inkomsten in relatie tot het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budget alsmede een bewaking van de toereikendheid van het budget en informeert het college van burgemeester en wethouders via het hoofd van de afdeling Middelen hierover gevraagd of ongevraagd. Indiende budgetruimte ontoereikend is mogen geen uitgaven plaatsvinden, alvorens de gemeenteraad besluit tot aanpassing van het budget.

6. Niet alleen ten aanzien van de financiële aspecten maar ook met betrekking tot in begrotingen of jaarplannen vastgelegde activiteiten en eventueel daaraan gekoppelde prestatiegegevens dient een voortdurende bewaking van realisatie versus planning plaats te vinden door de budgethouder. Ook hieromtrent adviseert de budgethouder het college van burgemeester en wethouders via het hoofd van de afdeling Middelen.

7. De budgethouder is verplicht zorg te dragen dat aan het college van burgemeester en wethouder tijdig de nodige voorstellen tot wijziging van de begrotingen en meerjarenramingen worden ingediend, indien de noodzaak daartoe zich voordoet.8. Als blijkt dat taken niet binnen het gestelde budget kunnen worden uitgevoerd, kan het college van burgemeester en wethouders binnen de beheersbegroting per beleidsterrein de budgetten wijzigen. Is op dat beleidsterrein geen mogelijkheid tot verschuiving aanwezig, dan dient een voorstel tot wijziging van de beleidsbegroting aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.

9. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere instructies geven met betrekking tot het uitvoeren van het budgetbeheer.

Artikel 9 Treasury beleid

1. Onder treasury-beleid in de zin van deze verordening worden verstaan alle handelingen die gericht zijn op de optimale financiering van de gemeentelijke activiteiten alsmede het optimaal beleggen van gemeentelijke gelden.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Middelen is de kassier verantwoordelijk voor het voeren van een behoorlijke treasurybeleid alsmede het adviseren van het college van burgemeester en wethouders terzake.

3. De in het vorige lid genoemde verantwoordelijkheid komt op de volgende wijze tot uitdrukking:

a. de administrateur draagt zorg voor het aantrekken van de benodigdegeldmiddelen ter financiering van de exploitatie- en kapitaaluitgaven;

b. de administrateur is belast met het cash-management van de gemeente en kan uit dien hoofde, onder goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, richtlijnen verstrekken ten aanzien van (de bewaking van) het innen van vorderingen en het doen van betalingen, voorzover deze activiteiten niet onder zijn directe verantwoordelijkheid worden uitgevoerd;

c. de administrateur draagt voorts zorg voor een optimale belegging van tijdelijke overtollige liquide middelen van de gemeente.4. Onder het treasury-beleid in de zin van deze verordening valt ook het bewaren van gemeentelijke reserves en voorzieningen. Ten aanzien hiervan worden in deze verordening onderstaande nadere regels gesteld:

a. vorming van een reserve en/of voorziening kan slechts geschieden bij besluit van de gemeenteraad op voorstel van het college vanburgemeester en wethouders;

b. het beheer van de door de gemeenteraad ingestelde reserves en voorzieningen geschiedt op aanwijzing van het college vanburgemeester en wethouders door het hoofd van de afdelingen en/of stafbureau’s;

c. reserves en voorzieningen met een algemene financieringsfunctie dan wel dienende ter dekking van algemeen financiële risico’s worden beheerd door het hoofd van de afdeling Middelen;

d. indien een reserve of voorziening tot het taakveld van meerdere afdelingen c.q. stafbureau’s behoort, geschiedt het beheer in overlegtussen de betreffende hoofden. In die gevallen waar geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het college van burgemeesteren wethouders.

Paragraaf 4

Informatie-uitwisseling

Artikel 10 Informatie-uitwisseling

1. De administrateur en het hoofd van de stafafdeling Middelen worden tijdig op de hoogte gesteld van alle door de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de hoofden van de afdelingen en stafbureau’s genomen besluiten en handelingen waaraan financiële consequenties zijn verbonden.

 

2. De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de administrateur c.q. het hoofd van de stafafdeling Middelen alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig hebben.

 

3. De betreffende budgethouder dient de op zijn beleidsterrein betrekking hebbende boekingsstukken voor akkoord te paraferen en aan te geven ten laste c.q. ten bate van welk rekeningnummer een uitgave respectievelijk een inkomst moet worden verantwoord.

 

4. De administrateur draagt ervoor zorg dat de door de afdelingen aangeboden gegevens met betrekking tot schulden en vorderingen tijdig in de crediteuren- respectievelijk debiteurenadministratie worden opgenomen.

 

5. Geen betaling geschiedt dan nadat door de budgethouder voor akkoord is geparafeerd en het rekeningnummer van de begroting ten laste of ten gunste waarvan de verantwoording dient plaats te vinden is aangegeven.

 

6. Indien zulks om organisatorische redenen noodzakelijk is, kan het college van burgemeester en wethouders op een daartoe strekkend gemotiveerd verzoek van de budgethouder bepalen dat binnen door haar te stellen regelen een of meer met name aangewezen ambtenaren van zijn afdeling of stafbureau namens hem en onder zijn verantwoordelijkheid de in het vijfde lid bedoeldeschriftelijke goedkeuring verlenen. 

Paragraaf 5

Plannings- en controlinstrumenten

Artikel 11 Doelmatigheid en rechtmatigheid

1. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de inrichting van een systeem van doelmatigheid en rechtmatigheid.

2. Het systeem van doelmatigheid en rechtmatigheid is gericht op het waarborgen van:- de economisch verantwoorde verwerving van middelen;- het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;- de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

Artikel 12 Instrumenten

1. Het systeem van doelmatigheid en rechtmatigheid is tevens bedoeld ter bevordering van de sturing en beheersing van processen. Dit vindt plaats aan de hand van een stelsel van plannings- en controlinstrumenten.

2. Het stelsel van plannings- en controlinstrumenten bestaat uit:

a. Planningsinstrumenten, te weten:- het meerjarig collegeprogramma, waarin de politiek-beleidsmatige keuzen van het college zijn geformuleerd;- een meerjarenraming voor tenminste de periode van de komende vier jaren voor de gemeente als geheel, opgebouwd vanuit deafdelingen en stafbureaus, waarmee het meerjarig financieel beleid vormt krijgt;- de begrotingscirculaire/-brief, waarin de kaders worden aangegeven waarbinnen de jaarlijkse begroting dient te worden opgesteld;- de beleidsbegroting opgebouwd vanuit de afdelingen en stafbureaus, als sturings- en beheersingsinstrument voor de gemeenteraad. Hierin worden de beleidsvoornemens voor het komende jaar expliciet geformuleerd;- de beheersbegroting opgebouwd vanuit de afdelingen en stafbureaus, als sturings- en beheersingsinstrument voor het college van burgemeester en wethouders;- de jaarplannen, opgesteld per afdeling, waarin het door het gemeentebestuur bepaalde beleid wordt vertaald naar concrete activiteiten voor de afdeling binnen de planningsperiode van een dienstjaar.

b. Controlinstrumenten, te weten:- de periodieke management-rapportages omtrent de uitvoering van de begroting, opgebouwd vanuit de afdelingen en stafbureau’s;- de rekeningcirculaire/-brief, waarin de kaders worden aangegeven waarbinnen de jaarlijkse rekening dient te worden opgesteld;- de jaarrekening en -verslag, opgebouwd vanuit de afdelingen en stafbureau’s.

3. Over de vorm, inhoud en frequentie van de onderscheiden instrumenten kan het college van burgemeester en wethouders nadere voorschriften geven, met inachtneming van wettelijke bepalingen terzake.

 

4. De periodieke management-rapportages, de jaarrekening alsmede het jaarverslag dient de gemeenteraad informatie te verschaffen omtrent de stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de beleidsvoornemens en de daarmee verbonden financiële gevolgen en het gevoerde beheer.

Artikel 13 Begroting

1. Middels de begrotingscirculaire/-brief geeft het hoofd van de stafafdeling Middelen aan de overige afdelingen en stafbureau’s aan welke, voor de op te stellen begroting en meerjarenraming relevante, informatie moet worden aangeleverd. De hoofden van de betreffende afdelingen en stafbureau’s leveren de informatie aan de stafafdeling Middelen, nadat zij deze informatie eerst hebben laten goedkeuren door de betreffende portefeuillehouder.

 

2. Aan de hand van de door de afdelingen en stafbureau’s aangeleverde informatie stelt het hoofd van de stafafdeling Middelen, na toetsing, de ontwerp beleids- en beheersbegroting met toelichtingen voor het komende jaar samen alsmede de meerjarenraming voor de vier jaren en adviseert het college van burgemeester en wethouders hieromtrent.

 

3. De gemeentebegroting wordt opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen en dient - in overleg met het toezichthoudend orgaan - zoveel mogelijk te voldoen aan het Besluit gemeentelijke comptabileitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

 

4. De hoofden van de afdelingen en stafbureau’s zijn verplicht ervoor te zorgen dat aan het college van burgemeester en wethouders tijdig de nodige voorstellen tot wijziging van de beleids- dan wel beheersbegrotingen worden ingediend.

 

5. Geen uitgaven mogen geschieden dan voorzover ze in de begroting zijn geraamd of bij een besluit van de raad aan de begroting zijn toegevoegd. Voorzover van toepassing behoeven deze begroting(swijzigingen) vooraf goedkeuring door Gedeputeerde Staten.

Artikel 14 Managementrapportages

1. In de managementrapportage leggen de hoofden van de afdelingen en stafbureau’s, door tussenkomst van het hoofd van de stafafdeling Middelen, 2 maal per jaar verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de stand van uitvoering van de begroting. Bij deze rapportage dient de nadruk te liggen op de signalering en analyse van afwijkingen ten opzichte van de begroting en daaraan gekoppelde planningen.

 

2. Middels de management-rapportages legt het college van burgemeester en wethouders gedurende het dienstjaar 2 maal verantwoording af aan de gemeenteraad omtrent de realisatie van de beleidsvoornemens en het daartoe gevoerde beheer alsmede de daarmee verbonden financiële gevolgen.

Artikel 15 Jaarrekening

1. Middels de jaarrekeningcirculaire/-brief geeft het hoofd van de stafafdeling Middelen aan de overige afdelingen en stafbureau’s aan welke, voor de op te stellen jaarrekening en jaarverslag relevante, informatie moet worden aangeleverd. De hoofden van de betreffende afdelingen en stafbureau’s leveren de informatie aan de stafafdeling Middelen, nadat zij deze informatie eerst hebben laten goedkeuren door de betreffende portefeuillehouder.

2. Mede aan de hand van de door de afdelingen en stafbureau’s aangeleverde informatie stelt het hoofd van de stafafdeling Middelen, na toetsing, de ontwerp jaarrekening en -verslag voor het afgelopen jaar samen en adviseert het college van burgemeester en wethouders hieromtrent.

 

3. De gemeenterekening wordt opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen en dient - in overleg met het toezichthoudend orgaan - zoveel mogelijk te voldoen aan het Besluit gemeentelijke comptabileitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

 

4. De jaarrekening gaat vergezeld van het accountantsverslag met betrekking tot deze rekening.

Artikel 16 Verantwoording en decharge

1. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de gemeenteraad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatieeenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later in rechte gebleken onrechtmatigheden.

 

2. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van rekening en verslag aan de gemeenteraad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 17 Verantwoordelijkheid voor instrumenten

1. Verantwoordelijk voor het opstellen van de planningsinstrumenten, te weten:a. het meerjarig collegeprogramma is het college van burgemeester en wethouders.b. de meerjarenraming alsmede beleids- en beheersbegroting is het hoofd van de stafafdeling Middelen, zij het dat de hoofden van de overige afdelingen en stafbureau’s inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de aspecten betreffende hun afdeling c.q. stafbureau.c. de begrotingscirculaire/-brief is het hoofd van de stafafdeling Middelen.d. de jaarplannen per afdeling is het betreffende afdelingshoofd.

 

2. Verantwoordelijk voor het opstellen van de controlinstrumenten, te weten:a. de periodieke rapportage is het hoofd van de stafafdeling Middelen, zij het dat de hoofden van de overige afdelingen en stafbureau’s inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de aspecten betreffende hun afdeling c.q. stafbureau alsmede voor het aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de periodieke rapportage.b. rekeningcirculaire/-brief is het hoofd van de stafafdeling Middelen.c. de jaarrekening en het jaarverslag is het hoofd van de stafafdeling Middelen, zij het dat de hoofden van de overige afdelingen enstafbureau’s inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de aspecten betreffende hun afdeling c.q. stafbureau.

Paragraaf 6

Controlling

Artikel 18 Control-functie

1. Teneinde het in paragraaf 5 genoemde instrumentarium optimaal te laten functioneren, is in de organisatie de control-functie geïntroduceerd. Deze functie heeft betrekking op:a. het proces van beleidsvoorbereiding en het proces van voorziening in managementinformatie, noodzakelijk voor planning, beheersing en verantwoording;b. de beheersing en uitvoering van het beleid door analyse en interpretatie van informatie over doeltreffendheid en doelmatigheid, zowel tijdens de uitvoering als achteraf.

 

2. De hoofdelementen van de control-functie zijn terug te vinden in de taakbeschrijvingen van:- de gemeentesecretaris,- het hoofd van de stafafdeling Middelen,- de overige afdelingshoofden.

3. De gemeentesecretaris is in zijn functie van voorzitter van het managementteam,met ondersteuning van het hoofd van de stafafdeling Middelen, verantwoordelijk voor:a. het afstemmen van het strategisch financieel, personeels-, organisatie-, informatie- en automatiseringsbeleid van de afdelingen onderling en van de gemeente als geheel;b. het bevorderen van een evenwichtige inbreng van alle betrokkenen bij onderwerpen waar verschillende belangen in het geding zijn;c. het binnen de gemeentelijke organisatie ontwikkelen van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methodes diede besturing, bewaking, toetsing en verantwoording van de financiële middelen en de doelmatige besteding ervan mogelijk maken;d. de implementatie van de sub c ontwikkelde kaders binnen de gemeentelijke organisatie alsmede de bewaking hiervan;e. het ontwikkelen van een personeels- en organisatieplan;f. het systeembeheer met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking.

 

4. Het hoofd van de stafafdeling Middelen is als financieel controller verantwoordelijk voor:a. het ontwikkelen van het strategisch financieel beleid van de gemeente en het adviseren van het college van burgemeester en wethouders terzake;b. de financiële planning op gemeenteniveau en de aansluiting daarvan op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;c. de coördinatie van de totstandkoming van de begrotingen en de rekening;d. de financiering van de gemeente;e. het voeren van de financiële administratie alsmede de tijdigheid, volledigheid, juistheid en toereikendheid van de onder zijnverantwoordelijkheid gevoerde administratie en verstrekte informatie, exclusief de subadministraties als bedoeld in artikel 4 lid 2;f. het bedrijfseconomisch analyseren en interpreteren van de periodieke management-rapportages en de rekening;g. het ondersteunen van de overige afdelingen en stafbureau’s, teneinde de controlling van de gemeente als geheel te optimaliseren;h. het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de algemene dienst. 

Paragraaf 7

Slotbepalingen

Artikel 19 Overgangsbepalingen

1. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

 

2. De “Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer der gemeente Vaals”, vastgesteld door de gemeenteraad van Vaals op 30 december 1974, wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 20 Citeerwijze

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam: “Beheersverordening gemeente Vaals 2001".

Artikel 21 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op de maand waarin deze verordening is vastgesteld.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering d.d. 02-07-2001
De Secretaris,                                                        De Voorzitter,