Algemene regeling budgethouders van de gemeente Wijchen

Artikel 1.

In deze regeling wordt verstaan onder

• A.

  Budget een taakstelling, tot uitdrukking komend in inkomsten, respectievelijk uitgaven, verbonden aan een of meer producten en/of (hulp)kosten-plaatsen in de begroting, dan wel aan een investering. Tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen prestaties, kengetallen en voorschriften.

• B.

  Budgethouder de functionaris die door Burgemeester en Wethouders is aangewezen om de tot zijn organisatieonderdeel behorende taakstelling uit te voeren.

• C.

  Deelbudgethouder de functionaris die door de budgethouder is aangewezen om namens hem of haar een deel van de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren.

• D.

  College het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijchen.

• E.

  Directie de gemeentesecretaris en de directeuren.

• F.

  Verplichtingen overeenkomsten tot de levering van goederen- en/of verlening van diensten aan- en/of door de gemeente Wijchen, de aanneming van werken voor- of door de gemeente Wijchen, of de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2

• 1.

  Jaarlijks, voor een door het College vast te stellen datum, bieden de budgethouders het College en de directie de begroting aan ten behoeve van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het College vastgestelde begrotingsrichtlijnen. De begroting bestaat uit:

• de

  beleidsbegroting Begroting voor de gemeenteraad waarbij beheersproducten zijn samengevoegd tot beleidsproducten

• de

  werkbegroting Begroting op het niveau van deelproducten (functionele classificatie: FCL) en kostensoort (ECL)

• 2.

  Indien in de werkbegroting de prestaties, zowel kwalitatief als kwantitatief, niet of onvoldoende zijn beschreven zullen tussen het College en de budgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

• 3.

  Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad, bij de vaststelling van de begroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het College opdracht geeft om de begroting uit te voeren.

• 4.

  Een (deel)budgethouder mag verevenen tussen kostensoorten, met uitzondering van die welke zijn aangeduid met de categorie 6 (zie artikel 8: Budgetsubstitutie).

• 5.

  Indien aan het einde van het begrotingsjaar blijkt dat geraamde budgetten niet volledig zijn besteed en dat de producten als bedoeld in de beheersbegroting / het activiteitenplan geleverd zijn, mag een gedeelte van het restantbudget door de (deel)budgethouder worden gereserveerd (zie artikel 11: Beloning).

Artikel 3

• 1.

  Mandatering wordt schriftelijk in het mandaatregister vastgelegd. Dit geldt zowel voor de budgetten die door het College aan de budgethouders zijn gemandateerd als voor de budgetten die door de budgethouders zijn gemandateerd aan de deelbudgethouders.

• 2.

  De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op aIle gemandateerde budgethouders en deelbudgethouders.

• 3.

  Doormandateren van budgetbevoegdheid en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de hiërarchisch naast hogere mandaatgever. Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt aan de naast hogere mandaatgever en aan het hoofd afdeling financiën.

• 4.

  De functie van budgethouder is principieel onverenigbaar met de functie van beheerder gemeentefinanciën, kashouder of met de registrerende functie.

Artikel 4

• 1.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Indien niet voldoende budget aanwezig is dient vooraf door de budgethouder bij het College aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd. Het College dient hierop positief te beslissen.

• 2.

  Verplichtingen boven f 10.000,-- worden schriftelijk vastgelegd op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van het project zichtbaar is. Van de aangegane verplichting wordt mededeling gedaan aan de afdeling financiën.

• 3.

  Voor de vastlegging van verplichtingen en de op een budget betrekking hebbende betalingen kan gebruik worden gemaakt van de diensten van de afdeling financiën.

• 4.

  Op deze regeling is het gestelde in de aanbestedingsregeling van de gemeente Wijchen van toepassing.

Artikel 5

• 1.

  Uitsluitend in geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan - indien mogelijk na overleg met het College - verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 2.

  Als van de bepaling onder 1. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het College terstond door de budgethouder geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen.

• 3.

  De budgethouder zorgt er voor dat onmiddellijk aan het College een voorstel wordt voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

Artikel 6

• 1.

  Betalingsstukken en ontvangsten worden gefiatteerd door de verantwoordelijke deelbudgethouder en budgethouder.

• 2.

  Bij afwezigheid van de deelbudgethouder worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de naast hogere budgethouder. Bij afwezigheid van de budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door een lid van de directie.

• 3.

  De afdeling financiën toetst, alvorens tot betaling wordt overgegaan, of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten. Het hoofd van de afdeling financiën is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van uitgaven en verplichtingen.

Artikel 7.

Aan het hoofd van de afdeling financiën van de gemeente zijn de algemene registratie van budgetten en de signalering van afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is vastgesteld opgedragen.

Artikel 8

• 1.

  De budgethouder is uitsluitend bevoegd binnen zijn deelproducten te schuiven met de kostensoorten mits de taakstelling wordt gerealiseerd.

• 2.

  Buiten de schuifruimte vallen het omzetten van programmakosten in personeelskosten, de doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen, de subsidies en de verplichte uitgaven.

• 3.

  Uitgavenbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten, tenzij tussen de betreffende uitgave en inkomst een direct causaal verband aanwezig is.

• 4.

  Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

Artikel 9

• 1.

  Een projectbudget (b.v. budget ten behoeve van een investering) kan betrekking hebben op een periode van meerdere jaren.

• 2.

  Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed wordt toegevoegd aan de algemene middelen. Slechts indien aantoonbaar verplichtingen zijn aangegaan, bedoeld ter uitvoering van de taakstelling binnen het budget, mag de verplichting door middel van transitoria worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar.

• 3.

  Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan slechts worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar onder de volgende voorwaarden:

  • •

    Het budget is incidenteel toegekend;

  • •

    De gevraagde ruimte is aanwezig;

  • •

    In de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen;

• 4.

  Een budget voor incidentele middelen (niet een investering zijnde) vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend. De consequenties daarvan worden in de desbetreffende jaarrekening verwerkt.

Artikel 10

• 1.

  Budgetoverschrijdingen zijn niet toegestaan.

• 2.

  De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke kwartaalsgewijze managementrapportage (Marap) van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan de budgethouder.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke kwartaalsgewijze managementrapportage (Marap) van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan de directie en het College op de hiervoor vastgestelde tijdstippen.

• 4.

  De onder punt 2 genoemde verantwoording vormt de basis van een bestuursrapportage of Burap die in juni en december door de budgethouder aan de directie via het College aan de gemeenteraad wordt aangeboden.

• 5.

  De consulenten van de afdeling financiën verstrekken ten behoeve van de rapportages onder 2 tot en met 4 aan de budgethouders een overzicht van de inkomsten en uitgaven.

• 6.

  Aan het hoofd van de afdeling financiën is - in zijn functie van concerncontroller - opgedragen het signaleren van afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van het budget is vastgesteld.

• 7.

  Het hoofd van de afdeling Financiën coördineert de samenstelling van de onder 2 tot en met 4 genoemde overzichten.

• 8.

  De financiële consequenties van de bestuursrapportage worden vertaald in een door de gemeenteraad vast te stellen begrotingswijziging.

Artikel 11

Dit artikel is geschrapt n.a.v. behandeling in Commissie FOW van 11 oktober 2001. Zie beslissingenlijst B&W 16 oktober 2001, punt 6, openbaar. Hier wordt vermeld' 'beheersverordening' moet zijn 'regeling budgethouders'.

Artikel 12

• 1.

  Een budgethouder is, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid, gerechtigd door interne opdrachtverlening onder nader te bepalen voorwaarden, een budget geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een andere afdeling. De budgethouder van die afdeling treedt dan op als deelbudgethouder.

• 2.

  In het geval dat gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid uit het eerste lid, gelden voor de uitvoering van de interne opdracht onverkort de in deze regeling opgenomen bepalingen voor de (deel)budgethouder.

• 3.

  Een (deel)budgethouder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. De (deel)budgethouder kan zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 4.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College.

Artikel 13

De regeling treedt in werking met ingang van 13 september 2001

Artikel 14

De regeling kan worden aangehaald als "Algemene regeling budgethouders van de gemeente Wijchen”.