Controlstatuut gemeente Wijchen 2009

Ondertekening

Voetnoten

[1]

Integraal management zoals dat binnen Wijchen is ingevoerd betekent dat elke leidinggevende niet alleen verantwoordelijk is voor de producten die op zijn/haar afdeling worden gemaakt, maar ook voor de afstemming hiervan met andere afdelingen, en voor de inzet van de middelen die daarbij nodig zijn, vaak aangeduid met het acroniem PIOFAH, personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting. Vroeger maakte de afdeling financiën de begroting en rekening voor de gehele organisatie alleen, nu maakt elke manager de begroting en rekening voor zijn onderdeel en de afdeling financiën stelt de onderdelen samen en adviseert, ondersteunt, controleert, bewaakt en toetst op consistentie, kwaliteit en uniformiteit om een aantal (control-)aspecten te noemen. Vroeger zorgde de afdeling P&O voor de selectie, ontslag en zorg voor het personeel, nu doet de manager dat zelf met ondersteuning en kritische beschouwing van P&O. Dat zelfde geldt ook voor de andere aspecten.

[2]

Die werkprocessen (zoals voor het in behandeling nemen en verstrekken van een bouw- of milieuvergunning, een subsidieaanvrage of het opstellen van een bestemmingsplan) moeten goed in elkaar zitten, dat wil zeggen effectief zijn (tot het gewenste product leiden), efficiënt zijn (met zo weinig mogelijk inzet van middelen tot het product leiden), tot een kwalitatief goed product leiden en makkelijk overdraagbaar en transparant zijn. Bij dat laatste gaat het om de eis dat vervanging altijd mogelijk is en dat processen ook door anderen toetsbaar zijn, bijvoorbeeld door een leidinggevende of een controller.

Toelichting:

Het controlstatuut is de uitwerking van de in 2003 door het college vastgestelde nota Who’s in control? In deze nota zijn mede ten behoeve van een overleg met de gemeenteraad de strategische keuzes bepaald voor de invulling van de functie van gemeentecontroller in de gemeente Wijchen. In deze nota is bepaald wat eigenlijk onder control moet worden verstaan. Kern hiervan is dat controlling iets anders is dan controleren. Het gaat namelijk veeleer om het organiseren dat de gemeente in control is, dus de organisatie beheerst. Hiermee is tevens aangeduid dat controlling de primaire taak van elke manager in de organisatie is. Het is immers de taak van elke manager om voor zijn onderdeel in control te zijn, om dus “controller” te zijn. In de filosofie van integraal management[1] betekent dat zelfs dat elke manager controller is over alle aspecten van de beleids- en bedrijfsvoering. De manager moet dus organiseren dat hij/zij goed zicht heeft op de effectiviteit, efficiency en tijdigheid van de productie, alsmede op de goede, betrouwbare en tijdige informatievoorziening, waarover hij rapporteert aan de directie en college. Het is in hiërarchische zin geredeneerd de taak van de directie om de managers in deze scherp te houden, het is de taak van het college om de directie scherp te houden en het is de taak van de raad om het college scherp te houden.

Controlling is in de beschrijving zoals hiervoor geboden echt wat anders dan louter controle. Het “organiseren van” is namelijk vooral een voorwaardenscheppende klus. Bijna altijd wordt gesproken over het tandem planning en control. Zonder doelen geen beheersing zou je kunnen zeggen. Die planning of doelen en de beheersing, mal en contramal gaan zoals aangegeven over alle aspecten van de beleids- en bedrijfsvoering. Control is ook veel meer dan alleen de financiën. Organiseren gaat immers ook over veel meer dan alleen de centen. Bijvoorbeeld de inrichting van de werkprocessen.[2] Maar daarnaast kan gedacht worden aan de juridische kwaliteit, de formatiebewaking, hoe omgegaan wordt met de personele aspecten, met de informatietechniek, met de kwaliteit van de aan het bestuur verstrekte informatie, de archivering enzovoorts. Controlling gaat dus over allerlei aspecten van het dagelijks werk. Dat niet alleen, voor al die verschillende aspecten hebben we in de organisatie ook specialisten aangesteld. Bij de afdeling financiën rust al sinds jaar en dag de specialiteit om over financiële vraagstukken te adviseren en processen te bewaken, niet alleen van de eigen afdeling maar voor de gehele organisatie. Dat was zo vóór de invoering van integraal management en dat is nog steeds zo. Bij de afdeling BMO rust de specialiteit om te adviseren over bijvoorbeeld de personele en juridische aspecten en om ook als waakhond op te treden. Bij de afdeling Facilitaire zaken idem voor de specialiteiten documentaire informatievoorziening, I&A, huisvesting en kantoorinrichting. Wij hebben dus op dit moment al veel controllers in huis, alleen noemen we ze niet zo.

Voor iedereen is het logisch dat vanuit deze afdelingen werkzaamheden worden verricht die zitten op het snijvlak van adviseren, ondersteunen, kritisch bewaken en rapporteren. Er wordt niet of nauwelijks onderscheid gemaakt tussen het adviserende deel en het bewakende deel, al gaat het om andere en soms zelfs conflicterende rollen.

Van controllers wordt verlangd dat ze rechtstreeks toegang hebben tot de verantwoordelijken (bestuur, directie, management) en zonder gevaar op doofpotacties eventuele misstanden kunnen droppen of adviezen kunnen geven. In Wijchen is dit geregeld in de Organisatieverordening. Veel van onze leidinggevenden zijn controller over bepaalde organisatiebrede aspecten van de bedrijfsvoering. De manager financiën is bijvoorbeeld belast met de financial control voor de gehele organisatie en onder deze functioneren enkele medewerkers die hier de concrete werkzaamheden voor verrichten. De managers kunnen allen rechtstreeks adviseren aan de directie en aan het college, zowel mondeling als schriftelijk. Natuurlijk vereist de collegialiteit dat eerst met de betreffende collega of manager contact wordt gezocht, overleg plaatsvindt en het dan tot aanpassing en desnoods ingrijpen komt, maar in het uiterste geval staat de weg naar boven ook rechtstreeks open.

Voor Wijchen is bepaald dat de gemeentesecretaris formeel zal optreden als gemeentecontroller. Hij is degene die verantwoordelijk is voor de algehele kwaliteit van de control en de advisering hierover aan het college van burgemeester en wethouders. In het duale stelsel legt het college exclusief verantwoording af aan de gemeenteraad en de gemeentecontroller heeft geen afzonderlijke adviesbevoegdheid jegens de raad.

In 2007 is gekozen voor een andere hiërarchische indeling van de controlfunctie. Op basis van deze nieuwe situatie is het controlstatuut in 2009 aangepast.

Hoofdstuk I, Begripsbepalingen

a.2. Bij de begrippen doelgericht, doelmatig en doeltreffend gaat het om de vraag in hoeverre de organisatie in staat is de door het bestuur gestelde doelen te bereiken. Dat kan gaan om strategische doelen, maar ook doelen die veel meer met de wijze van uitvoering hebben te maken. Uiteindelijk gaat het om het organiseren dat het bestuur en het management de informatie krijgen over de mate waarin de organisatie juist bezig is en met de juiste dingen bezig is, dat de risico’s beheerst worden, besluiten van bestuur en management ook worden uitgevoerd en dergelijke.

Hoofdstuk II, De plaats van de gemeentecontroller in de organisatie

Artikel 2

Voor Wijchen is bepaald dat de functie van gemeentecontroller en gemeentesecretaris qua verantwoordelijkheden zo verweven zijn dat deze, zoals in veel overheidsorganisaties, in één functie verenigd zijn. Het is immers de primaire taak van de gemeentesecretaris, en de directie, om zich via onderzoek en rapportages ervan te vergewissen dat de organisatie in control is.

Artikel 3

Teneinde de gemeentesecretaris te faciliteren in zijn rol van gemeentecontroller wordt een “algemeen controller” toegevoegd die de feitelijke werkzaamheden die voortvloeien uit zijn functie zal verrichten. Deze functionaris zal functioneel worden ondergebracht bij de afdeling bestuurs- en managementondersteuning en ook belast (kunnen) worden met de taken van directiesecretaris.

Hoofdstuk III, De reikwijdte van de bevoegdheden

Artikel 5

Met betrekking tot de rol van de managers op het terrein van het financiële beheer van hun afdeling, hun rol als budgethouder, verwijzen wij naar de Regeling budgethouders.

Artikel 6

De algemeen controller kan op zijn werkterrein binnen de organisatie optreden met het gezag van de gemeentesecretaris, respectievelijk de directie. Medewerkers binnen de organisatie zijn met andere woorden verplicht hem van betrouwbare, juiste en tijdige informatie te voorzien als waren de vragen gesteld door de gemeentesecretaris.

Artikel 7

Het meest in het oog springende onderdeel van de controlwerkzaamheden bij de gemeente zijn de financiën. In veel organisaties is de controltaak zelfs verengd tot een financiële. Wij hebben dat bewust niet gedaan. Als buitengewoon kwetsbaar onderdeel van de organisatie is de financiële control wel apart genoemd. In Wijchen is de afdelingsmanager financiën belast met de financial control. Dit is overigens de reguliere taak van deze manager. Ten behoeve van de specifieke werkzaamheden beschikt deze manager over eigen medewerkers met controltaken en een toegesneden control-opleiding. Het toezicht op en de advisering over de administratieve organisatie en de feitelijke uitvoering van de financiële processen en de wijze van budgetbewaking gebeurt door deze medewerkers. Deze medewerkers adviseren en rapporteren rechtstreeks aan hun afdelingsmanager als financieel controller. De afdelingsmanager rapporteert aan de gemeentecontroller. Bij onenigheid tussen de afdelingsmanager en de betreffende controlmedewerkers over de inhoud van een rapportage worden beide opvattingen door de afdelingsmanager voorgelegd aan de gemeentecontroller.

Artikel 8

Binnen de afdeling BMO zijn de controlgebieden personeelsbeheer en juridische zaken te onderscheiden. Binnen de afdeling facilitaire zaken zijn de controlgebieden facilitair beheer, informatisering en automatisering te onderscheiden. Op deze gebieden zijn medewerkers aangewezen die de control uitvoeren over de desbetreffende aspecten voor de gehele organisatie. Het is bepaald niet de bedoeling deze controltaken te gaan centraliseren bij een gemeentecontroller en een algemeen controller. Het enige dat wordt toegevoegd is dat de laatste functionarissen hun onderzoek ook kunnen richten op de wijze waarop de betreffende managers respectievelijk de specifieke controlmedewerkers hun werk doen.

Hoofdstuk V, Rapportages

Artikel 11

Vaste rubrieken in de maandelijkse rapportages zijn onder meer de stand van zaken van de uitvoering van het afdelingsplan, bijzondere projecten, de budgetten, de postafhandeling en het ziekteverzuim. Afhankelijk van het soort afdeling kunnen hier specifieke succesfactoren aan worden toegevoegd. De rapportages worden gearchiveerd opdat ook anderen in de organisatie, het bestuur, de accountant en eventuele onderzoekers hiervan kennis kunnen nemen.